Arbeitshilfe – Absageschreiben nach § 134 GWB (Informationspflicht)

von Thomas Ax

Das Absageschreiben nach § 134 GWB (Informationspflicht) ist im Oberschwellenbereich der kritischste Schritt vor dem eigentlichen Zuschlag.

Fehler bei der Begründung oder das Nichteinhalten der gesetzlichen Wartefrist machen den späteren Vertrag nichtig (§ 135 GWB).

Das Gesetz verlangt, dass der unterlegene Bieter den Namen des erfolgreichen Bieters, die Gründe für die Ablehnung seines Angebots sowie den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses erfährt.

Hier ist ein rechtssicheres Muster für ein Absageschreiben, das die zuvor erarbeiteten verbalen Begründungen direkt aufgreift und integriert.

Muster-Absageschreiben nach § 134 GWB

Per e-Vergabe-Portal / Vorab per E-Mail

[Name des unterlegenen Bieters]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]

Datum: 19. Oktober 2026

Vergabeverfahren: [Name des Projekts / Ausschreibung]
Referenznummer / Aktenzeichen: [Nummer]
Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung nach § 134 GWB

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für die Einreichung Ihres Angebots im Rahmen des oben genannten Vergabeverfahrens und das damit verbundene Interesse an der Zusammenarbeit mit unserem Hause.

Nach Abschluss der formellen, fachlichen und wirtschaftlichen Prüfung der eingegangenen Angebote müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Ihr Angebot nicht für den Zuschlag berücksichtigt werden kann.

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben des § 134 GWB informieren wir Sie hiermit über die Gründe dieser Entscheidung sowie über das weitere Verfahren:

1. Name des Bieters, dessen Angebot bezuschlagt werden soll:
Der Zuschlag soll auf das Angebot der [Name des erfolgreichen Bieters / der Bietergemeinschaft, Ort] erteilt werden.

2. Gründe für die Ablehnung Ihres Angebots:

Ihr Angebot war formal zulässig und wurde in die finale wirtschaftliche Wertung (4. Wertungsstufe) einbezogen. Das Angebot des für den Zuschlag vorgesehenen Bieters hat jedoch in der Gesamtschau aller Zuschlagskriterien (Preis und Leistung) die höchste Punktzahl erreicht und stellt somit das wirtschaftlichste Angebot dar.

Im Rahmen der qualitativen Leistungsbewertung wurden für Ihr Angebot die folgenden maßgeblichen Gründe und Punktabzüge festgestellt:

• Zuschlagskriterium „Personalkonzept“:
  Ihr eingereichtes Personalkonzept erfüllt die Mindestanforderungen. Ein Punktabzug erfolgte jedoch, da Sie auf Seite 5 Ihres Konzepts für die Kernphase des Rollouts (Monat 3–4) lediglich eine pauschale Verfügbarkeit des Personals zusichern. Im Gegensatz zu den Vorgaben in den Vergabeunterlagen fehlte an dieser Stelle ein detaillierter Kapazitätenplan (FTE-Ausweisung nach Arbeitspaketen). Es verbleibt somit ein mittleres Planungsrisiko für die Vergabestelle. Der für den Zuschlag vorgesehene Bieter reichte an dieser Stelle einen lückenlosen und stundengenauen Kapazitätenplan ein.
• Zuschlagskriterium „Nachhaltigkeit“:
  Ihr Angebot erfüllt die Mindestanforderungen, indem Sie zusichern, die gesetzlichen Vorgaben zur Schadstoffklasse Euro 6 für die eingesetzten Transportfahrzeuge einzuhalten. Punkteabzüge erfolgten, da das Konzept über diese gesetzlichen Mindeststandards hinaus keine projektspezifischen Optimierungen aufzeigt (z. B. eine optimierte Routenplanung oder den Einsatz von teilelektrifizierten Fahrzeugen für die 'letzte Meile'), obwohl dies in den Hinweisen zur Wertung ausdrücklich als punktsteigernder Mehrwert definiert war. Das Angebot des erfolgreichen Bieters sah hier ein konkretes, softwaregestütztes Routenoptimierungskonzept vor, das zu einer messbaren CO₂-Reduktion führt.

In der Gesamtwertung erzielte Ihr Angebot [Anzahl] Punkte, während das Angebot des Bestbieters [Anzahl] Punkte erreichte.

3. Frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses (Fristhinzurechnung):

Der Vertrag mit dem erfolgreichen Bieter darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Wartefrist geschlossen werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Da dieses Schreiben am heutigen Tage elektronisch übermittelt wird, beträgt die Wartefrist 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung dieses Schreibens (20. Oktober 2026).

Der Vertrag wird daher frühestens am 30. Oktober 2026 abgeschlossen werden.

Wir bedauern, Ihnen keine positivere Nachricht zukommen lassen zu können, und verbleiben