VergMan
VergMan ® für öffentliche Aufraggeber
Ax Vergaberecht setzen aus guten Gründen auf das von Rechtsanwalt Dr. Thomas Ax entwickelte und seit Jahren bewährte Beratungskonzept VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber (AG – Kunden).
VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber hat 2021 erneut routiniert und sicher AG – Kunden fachlich und vergaberechtlich komplett und umfassend bei der Durchführung ihrer komplexen und anspruchsvollen Vergabeverfahren unterstützt – natürlich erfolgreich dh störungsfrei, termingerecht. Ziel jeweils erreicht: best value for best money.
Unsere Liste zufriedener Kunden seit 2019 im Bereich Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen.
Stadtverwaltung Geisa
-Bauamt-
36419 Geisa
MWB – Mittelhessische Wasserbetriebe
35398 Gießen
Stadtentwässerungsbetrieb Paderborn (STEB)
33106 Paderborn
Kläranlagenbetriebsverband Ems- und Wörsbachtal
65520 Bad Camberg
Abwasserverband Mittlerer Rheingau
65385 Rüdesheim am Rhein
Abwasserverband Kronberg
61476 Kronberg im Taunus
Magistrat der Hochschulstadt Geisenheim
Eigenbetrieb Stadtwerke Geisenheim
65366 Geisenheim
Burgenstadt Schlitz
Stadtwerke Schlitz
36110 Schlitz
Durchgeführt werden alle Arten von Verfahren insbesondere auch und insbesondere zur Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen gemäß § 17 VGV – Verhandlungsverfahren mit TNW -.
Mit der Ausführung des Auftrages wird innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung begonnen. Das gesamte Verfahren wird schnellst möglich, längstens innerhalb von 120 Tagen ab Auftragserteilung durchgeführt und abgeschlossen. Die genaue Zeitplanung wird unverzüglich nach Auftragserteilung mit dem AG – Kunden abgestimmt.
VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber stellt die Einhaltung der vergabe- und förderrechtlichen Bestimmungen bei Durchführung der Vergabeverfahren sicher.
Selbstverständlich ist die vergaberechtliche Prüfung der Zulässigkeit der Verfahrensart sowie die entsprechende Dokumentation Gegenstand der Leistung.
VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber stimmt die erforderlichen Termine mit dem AG – Kunden ab und überwacht die innerhalb des Vergabeverfahrens einzuhaltenden Fristen.
VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber wirkt bei der Behandlung von Verfahrensrügen und Nachprüfverfahren mit. Verfahrensrügen und Nachprüfungsverfahren sind bislang ausgeblieben. Für den Fall der Fälle wird vereinbart, dass eine diesbezügliche Beratung nach Aufwand entsprechend der angebotenen Stundensätze erfolgt. VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber wickelt die Vergabeverfahren elektronisch über die vom AG genutzte Vergabeplattform ab.
VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber besteht im Wesentlichen aus folgenden Arbeitsschritten:
Arbeitsschritt I: Erstellung des Pflichtenheftes
Vor Beginn des Vergabeverfahrens erfolgt eine grundsätzliche Abstimmung über Grundlagen, die formalen Bedingungen und die inhaltlichen Eckpunkte des Verfahrens. Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte von Bedeutung:
Formale Bedingungen
- Abstimmung des genauen Zeitplanes, Terminkoordination
- Ausschluss von befangenen Personen
- Bildung der Vergabekommission/-en
- ggfls. Thematik der Beteiligung von bereits an der Vorplanung beteiligten Büros (Projektantenproblematik)
Inhaltliche Eckpunkte
- Beschreibung der Aufgabenstellung, Festlegung der zu erbringenden Leistung
- Festlegung der Eignungskriterien (Mindestanforderungen) und Auswahlkriterien sowie der hierzu geforderten Nachweise
- Festlegung und Gewichtung der Zuschlagskriterien, Bewertungsmatrix
Zu den formalen und inhaltlichen Fragestellungen werden Lösungsvorschläge unterbreitet und diese mit dem AG – Kunden in einem Arbeitsgespräch abgestimmt. Das Arbeitsgespräch findet in den Räumen des AG – Kunden statt. Die Ergebnisse werden in Form eines Pflichtenheftes zusammengefasst.
Arbeitsschritt II: Erstellung der Vergabeunterlagen
Dieser Arbeitsschritt beinhaltet die Erstellung aller für das Vergabeverfahren notwendigen Unterlagen. Hierzu zählen sowohl die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb als auch die Vergabeunterlagen für das Verhandlungsverfahren bspw. Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Bewerbungsbedingungen, Vertragsentwurf. Diese Unterlagen werden durch VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber den AN auf Grundlage des abgestimmten Pflichtenheftes erstellt. Die notwendigen Anlagen, wie z.B. vorhandene Planungsunterlagen, werden nach Absprache in einer geeigneten Form durch den AG – Kunden zur Verfügung gestellt.
Arbeitsschritt III: Durchführung des Teilnahmewettbewerbes
Zu diesem Teil gehören folgende Leistungen:
- Entwurf und – nach Freigabe durch den AG – Kunden – Veranlassung der Bekanntmachung über die Vergabeplattform. Neben der erforderlichen Bekanntmachung im EU-Amtsblatt veranlasst VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber die Bekanntmachung in Abstimmung mit dem AG – Kunden in allen gewünschten Veröffentlichungsorganen. Eventuell anfallende Veröffentlichungsgebühren trägt der AG – Kunde.
- Einstellung der Vergabeunterlagen/Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb auf der Vergabeplattform
- Koordination und Mitwirkung bei der Beantwortung von Rückfragen der Bewerber. Die Bieterkommunikation erfolgt grundsätzlich elektronisch über die Vergabeplattform durch VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber. VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber überwacht den Eingang entsprechender Anfragen auf der Plattform und veranlasst das Erforderliche. Auf den Eingang von Rügen weist VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber den AG – Kunden unverzüglich hin. Sofern während des Vergabeverfahrens Bewerberanfragen zu beantworten sind, koordiniert VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber deren Beantwortung in Abstimmung mit dem AG – Kunden. Das/die Antwortschreiben sowie ggf. zu aktualisierende Unterlagen werden in anonymisierter Form zeitnah von VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber über das Vergabeportal (Kommunikation) an alle Bewerber versandt sowie auf der Vergabeplattform hochgeladen.
- Prüfung/Wertung der Bewerbungen im Hinblick auf die Auswahlkriterien
- Ggf. Nachfordern von Unterlagen
- Vorschlag, welche der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden
- Protokollierung des Auswahlverfahrens/ Erstellung der Dokumentation zur Bewerberauswahl
- Vorbereiten der Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bewerber einschließlich Begründung der Nichtberücksichtigung
- Versand der vom AG – Kunden freigegebenen Absageschreiben über das Vergabeportal
Arbeitsschritt IV: Durchführung des Verhandlungsverfahrens
Zu diesem Teil gehören folgende Leistungen:
- Erstellung und Versand (über Vergabeportal) der Aufforderung zur Angebotsabgabe und der Vergabeunterlagen an die ausgewählten Bewerber
- Prüfung der Erst-Angebote
- Vorbewertung der Erst-Angebote unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien
- Vorbereitung der Verhandlungsgespräche in Absprache mit dem AG, Erstellung eines Gesprächsleitfadens, Fragenkatalogs
- Teilnahme/ Moderation der Gespräche unter Beteiligung der Vergabekommission/-en des Auftraggebers.
- Nachbereitung der Verhandlungsgespräche, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen aufgrund der geführten Bewerbergespräche
- Aufforderung zur Abgabe des finalen Angebotes
- Auswertung der finalen, verbindlichen Angebote, Erstellung des Vergabevorschlags in Abstimmung mit dem AG – Kunden
Nach Annahme des Vergabevorschlags durch den AG – Kunden erfolgt
- Erstellung eines unterschriftsreifen Auftragsschreibens, des/der Vertrages sowie der Absageschreiben für nicht berücksichtigte Bewerber
- Versand der Informations-/ Absageschreiben nach § 134 GWB über die Vergabeplattform
- Übermittlung des vom AG freigegebenen bzw. unterschriebenen Auftragsschreibens über die Vergabeplattform
- Erstellung der Bekanntmachung vergebener Aufträge für das EU-Amtsblatt und Übermittlung der Bekanntmachung über die Vergabeplattform
- Zusammenstellung aller Verfahrensunterlagen für die Dokumentation / Erstellung Vergabevermerk
- Ggf zu beachtende Anforderungen an die Dokumentation aufgrund von Fördermittelbescheiden werden dem AN vom AG bei Auftragserteilung mitgeteilt und sind ebenfalls zu berücksichtigen.
Honorare
Die angebotenen Honorare verstehen sich einschließlich sämtlicher Nebenkosten.
Die Honorare für die Arbeitsschritte I – IV werden als Pauschalpreise angeboten.
Die zusätzlichen optionalen Leistungen werden nach dem tatsächlichen Aufwand transparent und nachvollziehbar abgerechnet.
Die Zahlung des Entgeltes erfolgt nach Abschluss des jeweiligen Arbeitsschrittes.
Soweit optionale Leistungen anfallen, werden diese nach Absprache und auf Nachweis monatlich abgerechnet.
VergMan ® für Unternehmen
Auftragserteilungschancen signifikant erhöhen
Wir können den Auftrag nicht garantieren, aber wir können Auftragserteilungschancen signifikant erhöhen.
Das haben wir in den vergangenen 20 Jahren unserer Erfahrung für Unternehmen in allen Leistungsbereichen und Branchen überzeugend unter Beweis gestellt.
Das von uns entwickelte VergMan ® Vergabemanagement für Unternehmen ist das erprobte und taugliche und praxisgerechte Instrument zur Gewährleistung und Durchsetzung von Bieterrechten.
Auftraggeber missachtet Vergaberecht
Vielfach werden Unternehmen benachteiligt.
Dem Wunschbieter soll zum Auftrag verholfen werden.
Die notwendige Ausschreibung unterbleibt.
Ausschreibungspflichtige wesentliche Änderungen von Verträgen werden nicht ausgeschrieben.
Ein immer weiter so kann es nicht geben.
Wettbewerb ist zu erzeugen und diskriminierungsfrei zu gestalten.
Trotzdem: Eignungsanforderungen werden nicht oder schwer erfüllbar gemacht, die Leistungsbeschreibung unzulässig produktbezogen abgefasst, die Zuschlagskriterien bzw Bewertungsmaßstäbe an dem Wunschunternehmen und dessen Fähigkeiten bzw dessen absehbaren Angebot ausgerichtet.
Das müssen Sie sich nicht bieten lassen.
Auftraggeber muss die Bestimmungen über das Vergabeverfahren einhalten
Setzen Sie durch Ihren Anspruch, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren einhält.
Zwingende Rügeobliegenheit
Vergabefehler müssen in jedem Fall zunächst gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Wirkung der Rüge
Die Rüge bewirkt nicht eine Aussetzung des Vergabeverfahrens oder ein Verbot der Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber kann also im Zweifel schnell den Sack zu machen.
Nachprüfungsantrag bzw EV notwendig
Hierzu muss professionell ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt und der Nachprüfungsantrag dem öffentlichen Auftraggeber von der Vergabekammer zugestellt werden oder Erlass einer EV beantragt und die ergangene EV dem öffentlichen Auftraggeber zugestellt werden.
Sinn und Zweck der Rüge
Die Rüge soll dem Auftraggeber die Möglichkeit geben, mögliche Vergaberechtsverstöße frühzeitig selbst zu korrigieren und damit ein Nachprüfungsfahren/EV-Verfahren zu verhindern. Sie ist eine Pflicht des Bieters. Für den Auftraggeber ist die Rüge Chance und zumeist Konfrontation.
Rüge ist Ausdruck eines professionellen Geschäftsgebarens
Das rügende Unternehmen wird als möglicher Partner professionell Ernst genommen.
Mit dem kann man nicht alles machen.
An dem führt kein Weg vorbei.
Der kämpft um sein Recht und behaupte sich.
Auswirkungen der Rüge
Die Rüge ist Voraussetzung für die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags. Der Bieter kann sich im Nachprüfungsverfahren grundsätzlich nicht auf Vergaberechtsverstöße berufen, die er nicht vorab gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat. Nur mittels der Rüge kann sich der Bieter die Möglichkeit eines späteren Nachprüfungsverfahrens offen halten. Die Rügeverpflichtung bezieht sich auf jeden einzelnen Vergaberechtsverstoß.
Form der Rüge
Da der Bieter hinsichtlich seiner Rügeobliegenheit darlegungs- und beweispflichtig ist, muss die Rüge schriftlich oder bei Eilbedürftigkeit mindestens per E-Mail erfolgen. Den Zugang der E-Mail muss sich der Bieter dann umgehend bestätigen lassen.
Inhalt der Rüge
Notwendig ist, dass der Bieter dem Auftraggeber zweifelsfrei mitgeteilt, worin der vermeintliche Vergabeverstoß besteht, d.h. den Vergaberechtsverstoß benennt und inwiefern er vom Auftraggeber Abhilfe verlangt oder ein bestimmtes Begehren äußert.
Hier liegt in der Praxis häufig das Problem.
Bieter fassen ihre Schreiben nicht präzise genug ab und äußern lediglich allgemeine Fragen, Hinweise oder Kritik.
Der Auftraggeber muss erkennen können, welcher Sachverhalt aus welchem Grund vom Bieter als Verstoß angesehen wird, dass es sich nicht nur um die Klärung von Fragen, um einen Hinweis, Kritik oder Unverständnisses z. B. über den Inhalt der Ausschreibung oder Verfahrensabläufe und Entscheidungen handelt. Also: Eine bloße Nachfrage des Bieters bei dem Auftraggeber ist nicht als Rüge zu werten. Eine Umdeutung einer bloßen Nachfrage in eine Rüge ist nicht möglich.
Der rügende Bieter muss deutlich machen, dass er von der Vergabestelle erwartet, dass der vermeintliche Verstoß behoben wird.
Der Bieter muss auch eine Frist bestimmen, bis zu der er eine Antwort der Vergabestelle erwartet.
Zeitläufe beachten
Wenn der Ablauf der Zuschlagsfrist nicht unmittelbar bevorsteht, sollte der Bieter die Entscheidung des Auftraggebers abwarten.
Er muss dies jedoch nicht.
Es ist möglich, den Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer unmittelbar nach Zugang der Rüge beim Auftraggeber zu stellen.
Das von uns entwickelte VergMan ® Vergabemanagement für Unternehmen ist das erprobte und taugliche und praxisgerechte Instrument zur Gewährleistung und Durchsetzung von Bieterrechten.