Arbeitshilfe - Rechtssichere, praxiserprobte Textbausteine für den Vergabevermerk im Oberschwellenbereich

von Thomas Ax

Rechtssichere, praxiserprobte Textbausteine für den Vergabevermerk im Oberschwellenbereich.

Die Vorlagen spiegeln die geforderte Detailtiefe wider, wie sie von Vergabekammern verlangt wird. Sie sind nach dem Prinzip Soll-Maßstab ➔ Ist-Befund ➔ Bewertung aufgebaut.

1. Zuschlagskriterium: Personalkonzept

Wichtig im Oberschwellenbereich: Vermeiden Sie eine unzulässige Vermischung mit der Eignungsstufe. Bewertet werden darf hier nicht die allgemeine Qualifikation des Unternehmens (Eignung), sondern ausschließlich die konkrete Organisation, Struktur und Verfügbarkeit des für dieses Projekt angebotenen Teams (§ 58 Abs. 2 VgV).

Formulierungsbeispiel für den Vergabevermerk (Guter Erfüllungsgrad, z.B. 8 von 10 Punkten):

„Nach den Vergabeunterlagen (Teil B, S. 14) wurde ein schlüssiges Personalkonzept gefordert, das die projektbezogene Teamstruktur, eine durchgehende Verfügbarkeit sowie eine verbindliche Vertretungsregelung für Schlüsselpositionen lückenlos darstellt.

Der Bieter [Name] reicht ein detailliertes Personalkonzept ein, welches die Anforderungen im Wesentlichen vollumfänglich erfüllt. Positiv hervorzuheben ist, dass für die Position der Projektleitung eine namentlich benannte, adäquate Vertretung mit gleichwertigem Kompetenzprofil ausgewiesen wird. Der Bieter stellt zudem ein plausibles Organigramm bereit, das die Kommunikationswege zur Vergabestelle klar abbildet.

Ein Punktabzug (2 Punkte) erfolgt jedoch, da der Bieter auf Seite 5 seines Konzepts für die Kernphase des Rollouts (Monat 3–4) lediglich eine pauschale Verfügbarkeit des Personals zusichert. Im Gegensatz zur geforderten Vorlage fehlt hier ein detaillierter Kapazitätenplan (FTE-Ausweisung nach Arbeitspaketen). Es verbleibt somit ein mittleres Planungsrisiko für die Vergabestelle, was eine Höchstpunktzahl ausschließt.“

2. Zuschlagskriterium: Technischer Lösungsansatz

Wichtig im Oberschwellenbereich: Vermeiden Sie pauschale Lobpreisungen („innovativ“, „modern“). Beschreiben Sie präzise den technischen Mehrwert oder das verbleibende Risiko für die Vergabestelle.

Formulierungsbeispiel für den Vergabevermerk (Sehr guter Erfüllungsgrad, z.B. 10 von 10 Punkten):

„Gegenstand der Bewertung war gemäß der Bewertungsmatrix (Anlage 3) die technologische Plausibilität, die Risikominimierung im Migrationsprozess sowie die Schnittstellenkompatibilität zur bestehenden Systemumgebung der Vergabestelle.

Der technische Lösungsansatz des Bieters [Name] erfüllt die gesetzten Anforderungen in herausragender Weise und bietet einen erheblichen, projektspezifischen Mehrwert. Der Bieter beschreibt auf den Seiten 8–12 seines Konzepts eine native Schnittstellenarchitektur, die – im Gegensatz zu den Mindestanforderungen – keinerlei zusätzliche Middleware erfordert.

Das Migrationsrisiko wird durch eine dedizierte, automatisierte Rollback-Routine (S. 14 des Konzepts) auf ein Minimum reduziert. Die vorgeschlagene Methodik ist exakt auf die behördliche Netzinfrastruktur zugeschnitten. Da das Konzept die Anforderungen nicht nur lückenlos abdeckt, sondern funktionale und sicherheitstechnische Vorteile realisiert, die über das geforderte Maß hinausgehen, wird die maximale Punktzahl vergeben.“

3. Zuschlagskriterium: Nachhaltigkeit

Wichtig im Oberschwellenbereich: Kriterien zur Nachhaltigkeit (Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsbedingungen) müssen einen direkten Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen (§ 127 Abs. 3 GWB). Allgemeine Unternehmenszertifikate (z. B. „Wir drucken im Büro doppelseitig“) dürfen nicht gewertet werden. Bewertet wird die konkrete Ausführung des Auftrags.

Formulierungsbeispiel für den Vergabevermerk (Mittelmäßiger Erfüllungsgrad, z.B. 5 von 10 Punkten):

„Gemäß den Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Ziff. 6) wird bewertet, mit welchen konkreten und nachprüfbaren Maßnahmen der Bieter die CO₂-Emissionen bei der logistischen Auftragsabwicklung (Transport- und Lieferwege) minimiert.

Der Bieter [Name] erhält hierfür eine durchschnittliche Bewertung (5 von 10 Punkten). Das Angebot erfüllt die Mindestanforderungen, indem der Bieter zusichert, die gesetzlichen Vorgaben zur Schadstoffklasse Euro 6 für die eingesetzten Transportfahrzeuge einzuhalten.

Punkteabzüge (5 Punkte) erfolgen, da das Konzept über diese gesetzlichen Mindeststandards hinaus keine projektspezifischen Optimierungen aufzeigt. Der Bieter verzichtet auf die Darstellung einer optimierten Routenplanung oder den Einsatz von teilelektrifizierten Fahrzeugen für die 'letzte Meile', obwohl dies in den Hinweisen zur Wertung ausdrücklich als punktsteigernder Mehrwert definiert war. Das Konzept beschränkt sich im Wesentlichen auf die Wiederholung der ohnehin geltenden gesetzlichen Verpflichtungen.“

Praxis-Tipp für das Zusammenführen der Wertung

Um diese Bausteine im Vergabevermerk rechtssicher zu verankern, empfiehlt sich am Ende der 4. Wertungsstufe eine vergleichende Gesamtmatrix. Fügen Sie die verbalen Begründungen direkt unterhalb einer tabellarischen Übersicht ein, um den direkten Vergleich zwischen den Bietern für die Vergabekammer sofort greifbar zu machen.