vorgestellt von Thomas Ax

Bestehende SAP- basierte ERP-Systeme müssen im Rahmen strukturierter Transformationsvorhabens auf SAP S/4HANA überführt werden.

Benötigt werden Beratungsleistungen für das Vorprojekt zur Vorbereitung der Einführung von SAP S/4HANA.

Im Rahmen des Vorprojekts sollen insbesondere folgende Aufgaben unterstützt bzw. gemeinsam erarbeitet werden:

• Analyse der bestehenden Prozesse und Änderungsbedarfe
• Ableitung eines Zielszenarios und Definition einer priorisierten Zielhierarchie
• Bewertung der Änderungsanforderungen hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit im SAP S/4HANA-Standard
• Prüfung der Voraussetzungen für das Hauptprojekt und Identifikation von Aktivitäten, die bereits vorgezogen werden können
• Überprüfung des präferierten Transformationsansatzes (z. B. System Conversion vs. selektive Datenübernahme, Public vs. Private Cloud)
• Erstellung eines Grobkonzepts für die technische und prozessuale Transformation nach SAP S/4HANA
• Erarbeitung eines übergeordneten Zeit- und Vorgehensplans für das Hauptprojekt
• Definition der Projektstruktur und erforderlichen Rollen für das Hauptprojekt
• Ermittlung von personellen und finanziellen Rahmenbedingungen für das Hauptprojekt
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation und methodischen Vorgehensweise

Das Vorprojekt dient als konzeptionelle Grundlage für die spätere Transformation.

Vom Auftragnehmer werden folgende Leistungen erwartet:

• Planung, Durchführung und Dokumentation von Workshops mit den relevanten Bereichen
• Einführung in SAP S/4HANA (technisch & prozessual)
• Analyse und Bewertung bestehender Prozesse sowie Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Darstellung relevanter S/4HANA-Funktionalitäten
• Grobe Aufwands- und Komplexitätsschätzung für Prozessanpassungen
• Definition der Ziel-Systemlandschaft und Darstellung der Auswirkungen auf Umsysteme
• Empfehlungen zum Transformationsansatz unter Berücksichtigung der Ausgangssituation
• Erarbeitung einer übergeordneten S/4HANA-Roadmap, inklusive Meilensteine
• Beschreibung der notwendigen Migrationsaufgaben und zeitliche Verortung
• Empfehlung für Projektorganisation und -methodik im Hauptprojekt

Für das Vorprojekt gelten folgende strategische Leitlinien:

• Erhöhung der SAP-Prozessdurchdringung: Prozesse sollen möglichst vollständig und medienbruchfrei in SAP S/4HANA abgebildet werden. Schnittstellen zu externen Systemen sind zu reduzieren, sofern dies wirtschaftlich sinnvoll ist.
• Stärkung des SAP-Standards: Angestrebt wird eine weitgehende Nutzung des SAP Standards. Customizing soll bevorzugt eingesetzt werden, Modifikationen sind zu vermeiden.
• Nutzerorientierung: Die Zielprozesse müssen für die Anwender verständlich, konsistent und intuitiv nutzbar sein. Die S/4HANA-Umstellung soll die Bedienbarkeit verbessern und die Arbeitsabläufe vereinfachen. Hierzu soll der Auftragnehmer Handlungsempfehlungen erarbeiten.
• Erhöhung des Digitalisierungsgrades: Vor- und nachgelagerte Arbeitsschritte sollen digitalisiert und eng in SAP S/4HANA integriert werden. Daten sollen frühzeitig, strukturiert und qualitativ hochwertig erfasst sowie revisionssicher archiviert werden.
• Einhaltung von Zeit- und Ressourcenvorgaben: Verfügbarkeit von Personal und Budget erfordert eine klare, realistische Planung und effiziente Steuerung der Projektphasen.

Das Ergebnis dient als Grundlage für die spätere Vergabe des Hauptprojekts.

Abgeschlossen wird ein EVB-IT-Dienstvertrag.

Vertragsbestandteile

Vertragsbestandteile sind in folgender Reihenfolge maßgeblich:

Leistungsbeschreibung

Preisblatt

EVB-IT Kurzvertrag

EVB-IT AGB

Datenschutzerklärung

ZVB

BVB

Die Leistung ist anforderungsgerecht zu vergeben.

Mindestanforderungen

Referenzprojekte

Der Bieter muss mindestens drei Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren (2021 – 2025) angeben, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Vergleichbar heißt, dass eine Beratungsleistung oder Customizing für SAP-Module vorliegt. Mindestens zwei Referenzen müssen ein S/4 Hana-Transformationsprojekt als Grundlage haben. Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich öffentlicher Einrichtungen stammen.

Zuschlagskriterien

Gewichtung: Der Preis wird mit 60 %, die Qualität wird mit 40 % gewertet.

Die Bietenden stellen in einem Angebotsschreiben das Workshopkonzept vor. Darzustellen sind Erfahrungen in SAP-Basis-nahen Themen, die für S/4Hana-Umstellungen relevant sind. Die Planung und Struktur des Workshops ist inklusive Dokumentation und Erklärung zur Methodik der Vorgehensweise dargelegt werden. Der Leistungsumfang ist darzustellen und stundenmäßig auf die einzelnen Leistungsabschnitte des Vorprojekts aufzuschlüsseln. Der Bieter beschreibt in diesem Zusammenhang auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Auftraggeber, stellt die Abläufe innerhalb des Teams dar und erläutert die interne Qualitätssicherung. Darüber hinaus ist darzustellen, wie die benötigten Ressourcen für das Projekt zur Verfügung gestellt werden können. Der angebotene Pauschalpreis für das Vorprojekt ist anhand der dahinterstehenden Kalkulation aufzuschlüsseln. Darstellungen können verbal, aber auch mit Flussbildern erfolgen.

Für die Darstellung des Leistungskonzeptes sind maximal 10 Seiten DIN A4 einzureichen (exklusive etwaiger Lebensläufe und Mitarbeiterreferenzprojekte). Soweit nicht anders gekennzeichnet, werden die Notenpunkte auf der Grundlage der folgenden Tabelle ermittelt. Davon ausgenommen sind Ja/Nein Kriterien und Kriterien, die in der Spalte ‚mögliche Notenpunkte‘ abweichende Anforderungen festlegen.