Der Bereich Einkauf und Vergabe öffentlicher Auftraggeber befindet sich in einem Change-Prozess. Dieser Change-Prozess resultiert u. a. aus den vielfältigen, sich ständig verändernden Rahmenbedingungen und Herausforderungen, die die tägliche Arbeit des Einkaufs bestimmen. Diese Situation führt dazu, dass eine zielgerichtete Weiterentwicklung nötig ist, um den veränderten Beschaffungsmärkten und Arbeitsmethoden Stand zu halten. Dazu gehört das kritische Hinterfragen bestehender Prozesse, der Aufgabenzuschnitte und der organisatorischen Struktur, sowie die Entwicklung eines agilen Modells zur Auslastungssteuerung. Dieses Modell unterstützt im Zielbild die Führungskräfte bei der (bereichs-) übergreifenden, flexiblen, schnellen und transparenten Ressourcen-Steuerung.
Was wir tun:
VergOptimierung ® erstellt eine systematische und vollumfänglichen Prozess-, Schnittstellen- und Aufgaben- Ist Analyse. Dabei gilt es die Mitarbeitenden im Einkauf und ausgewählte, besonders relevante Fachbereiche aktiv durch die Abfrage von Schwachstellen und Zufriedenheit einzubinden. Die Ergebnisse werden ausgewertet und die Stärken und Schwächen, sowie Chancen und Risken entlang der Prozesskette und in der organisatorischen Struktur in einem Statusbericht aufgezeigt. Ziel ist es, mit diesem transparenten und abgestimmten Vorgehen, Vertrauen zu schaffen und Überzeugung zu erlangen. Optimierungspotentiale werden aufgezeigt und Entwicklungsfelder abgeleitet. Die Entwicklungsfelder gilt es zu kategorisieren, zu priorisieren und Maßnahmen zu erarbeiten. In der Prozess-Analyse werden Aufwände ermittelt und ein Steuerungsmodell entwickelt, dass den Führungskräften hilft, die internen Ressourcen zu steuern, um in eine optimierte bereichsübergreifende, flexible, schnelle, transparente und agile Auslastungssteuerung zu gelangen.
VergOptimierung ® – Prozessanalyse/ -bewertung
• Erhebung aller Ist-Prozesse und Schnittstellen innerhalb des Bereichs Einkauf und Vergabe
• Analyse und Bewertung von Effizienz und Effektivität bestehender Prozesse (Passen bestehenden Prozesse zu einkaufsstrategischen Schwerpunkten?)
• Erhebung von Aufwänden in den Prozessschritten (keine Leistungskontrolle)
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Prozesse und Schnittstellen (Wirken sich die in den Prozessen erfassten Schnittstellen negativ auf die Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung aus?)
• Aufgabenanalyse und aufgabenkritische Betrachtung der Stellentypen und des Ressourceneinsatzes
• Analyse der Aufwandstreiber (organisatorisch, prozessual)
• Analyse der eingesetzten Dokumente in den Vergabeverfahren, hier erfahren Sie interne Unterstützung
• Analyse des Digitalisierungsstatus, z.B. Einkaufssysteme, Arbeitsmethoden etc.
• Beteiligung durch Befragung der Mitarbeitenden im Einkauf und der Fachbereiche (Zufriedenheitsanalyse)
VergOptimierung ® – Prozessoptimierung
Darstellen von Prozess-Optimierungspotentialen:
• Identifikation von Aufwandstreibern (inkl. Reduktionsansätze)
• Folgeableitungen in der Ressourcenbemessung (Personalbedarfe)
• Digitalisierung von bestehenden und ggf. neuen Prozessen
• Standardisierung von Dokumenten, Erstellung von Dokumentenbausteinen
• Maßnahmenentwicklung zur Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen im Markt und in der Arbeitswelt bei zunehmender Komplexität Bsp. Digitalisierung müssen greifbar und in einem Steuerungsmodell abgebildet werden.
• Erarbeitung und Abstimmung von Soll-Prozessen und Schnittstellen – Erstellung einer Prozessmapping
• Darstellung des Einsatzes von prozessspezifischen Managementmethoden
• Zusammenstellung und Priorisierung möglicher Prozessoptimierungen auf Basis von Kosten-Nutzen-Analysen
• Identifikation von Handlungsfeldern und Erarbeitung von Lösungsansätzen inkl. Ableitung möglicher Sofortmaßnahmen
Methodik/Ergebnisse
• Erarbeitung eines Umsetzungskonzeptes
• Erstellung eines Projektplans (inkl. Meilensteine, Arbeitspakete, Maßnahmennennung)
• Erarbeitung eines Kommunikationsplans
• Methoden zur Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
• Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Beseitigung von Unterbrechungen im Ablauf von Prozessen
• Definieren von Risiken (in den Prozessen) und der Aufgaben des Risikomanagements, dazu erfolgt ggf. ein Abgleich zum internen Risikokontrollsystem
• Transparente Soll-Prozess-Darstellung (Prozesslandkarte)
• Prozesslandkarte verknüpft mit Dokumentenbausteinen
• Methodik zur Auslastungssteuerung und agile Ressourcensteuerung zwischen den Fachbereichen des Einkaufs (Vertretung, strategische Umpriorisierungen)
• Die Überprüfung der Anwendung und entsprechende Festlegung von agilen Arbeitsmethoden)
• Begleitung der Umsetzung der Prozessergebnisse und der Einführung des Ressourcen-Steuerungsmodells
Als erfolgreichen Projektabschluss definiert VergOptimierung ® die nachfolgenden, messbaren Veränderungen.
Diese Kennzahlen werden vor Beginn der Projektarbeit durch VergOptimierung ® dargestellt. Eine detaillierte Kennzahlenvereinbarung treffen der Auftraggeber und VergOptimierung ®entsprechend in der Vorbereitung. Zwischenergebnisse werden im Projektplan vereinbart. Die Ergebnispräsentation erfolgt in einem Projektabschlussbericht zum Projektende.
• Erhöhung der Effizienz
• Senkung der Prozesskosten
• Reduzierung der nötigen Zeit
• Verbesserung der Kundenbeziehungen
• Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit
• Prozesstransparenz
• Entwicklung eines internen Ressourcensteuerungsmodells
Neben den konkret formulierten Ergebnistypen sind auch alle während der Beratung gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Ziel der Beratung soll es auch sein, Führende und Mitarbeitende im Einkauf durch Vermittlung von Fragen, Methodiken und Werkzeugen (ggf. unter Definition weiterer geeigneter Mittel) auch in Zukunft zu befähigen, Veränderungsprozesse aus eigener Kraft und Kompetenz heraus anzustoßen, zu begleiten und umsetzen zu können.
Interesse?
VergOptimierung ®
