Funktionale Ausschreibung zur Beauftragung der Erarbeitung eines strategischen Optimierungskonzeptes für städtische Bäder, das die Zukunft der Bäder sichert und den Betrieb verbessert. In diesem Zusammenhang ist eine Beurteilung und Bewertung des Status Quo aus organisatorischer, betriebswirtschaftlicher und technischer Basis vorzunehmen. Eine Inaugenscheinnahme des Gebäudes soll ergänzend zur Sichtung der Akten und Unterlagen erfolgen.

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:

– Erklärung, dass keine schwere Verfehlung vorliegt (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bewerbers, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt, die mit Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder mit einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen geahndet wurde sowie dass der Bewerber in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist.- Nachweis der Eintragung im Handelsregister (mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis des Eintragung in Form einer Kopie des Handelsregisterauszuges (nur bei Einzelunternehmen [e.K.], Personengesellschaften [GmbH & Co. KG, OHG, GmbH & Co. OHG, etc.] Kapitalgesellschaften [GmbH, UG, AG, KGaA, SE, etc.] und rechtsfähigen wirtschaftlichen Vereinen)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

– Beschäftigte/Mitarbeiter der letzten 3 Geschäftsjahre (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Aufzählung der jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte der letzten 3 Geschäftsjahre- Erklärung, dass keine Insolvenz vorliegt (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde oder ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet.- Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Bauleistungen und andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft (mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis über die Einhaltung der Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge in die Berufsgenossenschaft- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialkassen (mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis über die Einhaltung der Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge in die Sozialkassen – Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis über die Einhaltung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

– 3 Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Benennung von 3 dem/der Leistungsbereich/-ausführung entsprechende vergleichbarer Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren

Teil A. Allgemeine Hinweise

A.1 Ziele und Grundsätze der Vergabe Die Stadt … vergibt als Dienstleistung die Erarbeitung eines strategischen Optimierungskonzeptes für das städtische Bad Sauna und Außenanlagen um dadurch eine resultierende Verbesserung der Marktposition, die Sicherung des Betriebes für die Zukunft und eine Ergebnisverbesserung zu erzielen. Hierzu ist die aktuelle Ausgangsbasis festzustellen. Der Prozess mündet in einer Benennung der Optimierungsmöglichkeiten inklusive anstehender Sanierungskosten in kurz- mittel- und langfristiger Betrachtungsweise, welche als Grundlage für weitere Planungsschritte dient. Die Vergabe erfolgt in Anlehnung an die aktuellen Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Angaben beziehen sich aus Gründen der Lesbarkeit vorwiegend auf die männliche Form, welche die weibliche und diverse Form miteinschließen soll. Mit der Unterschrift unter dem Angebot bestätigt der Bieter, dass alle in diesem Vergabeverfahren dargestellten Anforderungen erfüllt werden bzw. danach verfahren wird.

A.2 Rahmenbedingungen / Ausgangslage

…

A.3 Auftragsgegenstand

Modul 1: Grundlagenermittlung

In der Grundlagenermittlung wird die Basis für die weitere Untersuchung erarbeitet. Dazu gehören die Prüfung der Unterlagen, Begehung und Bestandsbewertung sowie die Vorbereitung der Zusammenarbeit mit allen am Verfahren beteiligten Parteien. Es erfolgt eine Ist-Aufnahme des Bades.

1.1 Zieldefinition, Ablaufplanung und Informationsaustausch mit allen Planungsbeteiligten

Erfassung der Bestandssituation. Planung und Vorbereitung des Verfahrensablaufes sowie Formulierung der Arbeitsthemen. Klärung von Ablaufplanung und Projektbeteiligung. Abstimmung zu Kommunikationsroutinen, Meilensteinen, monatliche Jour-Fix-Termine auf Dauer der Projektzeit usw., Vorinformationen für alle Planungsbeteiligten und Startgespräch

1.2 Grundlagenermittlung: Erfassung von Bestandsunterlagen, örtliche Bestandsaufnahme und Bewertung des kurz-mittel und langfristigen Optimierungsbedarfes des Hallenbades bezogen auf organisatorische, betriebswirtschaftliche und räumlich-technische Gegebenheiten.

1.2.1. Grundlagenermittlung aus Dokumentationen:

Erfassung und Sichtung von Bestandunterlagen (Besucherstatistiken, Belegungspläne, Barrierefreiheit, Lastenheft, bestehende Machbarkeitsstudien, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen etc.). Zusätzlich die Stillstandzeiten aufgrund von Schließungen wegen Krankheit oder Reparatur hinzuziehen, Sichtung von Raum- und Nutzungsplänen zur Beurteilung von baulichen, technischen und räumlich-funktionalen Gegebenheiten.

1.2.2 Grundlagenermittlung vor Ort:

Erstgespräch mit den Vertretern des Amtes für Sport, Freizeit und Kultur, sowie dem Gebäudemanagement und dem Badpersonal. Begehung des gesamten Hallenbades. Zudem soll eine technische und energetische Inaugenscheinnahme vorgenommen werden. Weitere Gespräche mit organisierten Nutzergruppen wie der DLRG, Inklusionsbeirat, Vertreter der Schulen, Vereine und Fitnessstudios, Vertreter eines Fremdvereins. Umfrage mit nicht organisierten Nutzergruppen, wie Familien, Einzelschwimmern, Saunabesuchern. Fragen sollten auf Stärken und Schwächen des Bades sowie die Preispolitik und die Bewirtung beinhalten. Auch die gegenwärtige und zukünftige Wettbewerbssituation bezogen auf Preispolitik, Öffnungszeiten und die Angebotsausrichtung soll miteinbezogen werden. Bestehende oder zukünftig erstehende Einrichtungen im räumlichen Umfeld der Stadt …, die eine ähnliche Zielgruppe ansprechen und im direkten Einzugsbereich liegen sollen analysiert werden. Es soll nach möglichen Synergien im räumlichen Umfeld auch im Bereich für die Gastronomie gesucht werden (Neubau Schulcampus Mühlenberg)

1.2.3. Grundlagenermittlung Marktposition:

Um die eigene und zukünftige Marktposition des Bades besser beurteilen zu können ist eine Auflistung der Schwimmbäder in der Umgebung und deren jeweiligen Angebote enthalten. Die Auflistung beinhaltet Preise und Attraktionen andere Bäder.

1.2.4. Grundlagenermittlung Ergebnis:

Um eine Basis für Vorschläge zu einer Ergebnisverbesserung zu haben, sollen Kosten und Einnahmen sowie Einnahmeoptionen übersichtlich zusammengestellt werden. Betriebs- und Personalkosten, Investitionen der letzten 5 Jahre, Abschreibungen, Besuchereinnahmen und Solaranlage sollen hier berücksichtigt werden. Bezogen auf die Einnahmeoptionen soll eine Übersicht über Fördermöglichkeiten bei einer energetischen Sanierung, sowie die Einwerbung von Fremdmitteln gegeben sein.

1.2.5 Grundlagenermittlung Nutzen:

Neben den finanziellen Aspekten hat das Bad auch einen Nutzen für die Stadt … und ihre Bürger. Dieser sollte qualitativ und quantitativ herausgearbeitet werden. Der Nutzen des Schwimmbades für die Stadt und die Umgebung soll erarbeitet werden. Hierzu sollen der Anteil der … Bevölkerung, die das Bad oft, regelmäßig, selten nutzt, die Anzahl der Kinder, die im Bad schwimmen lernt, die Anzahl der Menschen, die Wassergymnastik und Reha-Sport betreiben, die Anzahl der hier stattfindenden Ausbildungslehrgänge und ausgebildeten Rettungsschwimmer und der Anteil der Schüler, die hier die Grundzüge des Schwimmens vermittelt bekommen ermittelt werden.

A.4 Auftragsgegenstand

Stärken und Schwächen sollen aufgezeigt werden. Zudem sollen Möglichkeiten dargelegt werden, wie die Stärken des Bades weiter auszubauen und besser zu nutzen sind und es sollen mögliche Schwächen beziehungsweise Problembereiche aufgezeigt und Verbesserungsmöglichkeiten benannt werden. Bezogen auf die Einzelmaßnahmen und die Vorschläge sollen Kosten und ein möglicher Zeitplan hinterlegt werden. Ergebnisse werden bis zum 3. Quartal 2025 erwartet.

Modul 2: die aus der Grundlagenermittlung resultierenden Ergebnisse interpretieren und die Situation bewerten:

Es soll ein Katalog aus den erarbeiteten Schwachstellen mit dazugehörigen Verbesserungsvorschlägen erarbeitet werden. Die Problemstellen des Bades und der Sauna sollen beschrieben werden und dafür bestimmte Gegenmaßnahmen vorgeschlagen werden. Es sollen positiv bewertete Aspekte herausgearbeitet und noch besser hervorgehoben werden und Schwachstellen abgebaut und optimiert werden. Bei Stärken sollte erwähnt werden, was getan werden muss / kann, um diese zu halten bzw. auszubauen mit Kosten- und Nutzenschätzungen (möglichst quantitativ ggf. aber auch nur qualitativ). Schwachstellen sollten Verbesserungsvorschläge mit Kosten – und Nutzenschätzungen (möglichst quantitativ ggf. aber auch nur qualitativ) enthalten. Es sollen Risiken und Chancen des Bades herausgearbeitet werden. Bei den Chancen sollte aufgezeigt werden, wie wahrscheinlich diese sind (Groß, mittel, gering) und was getan werden muss, um diese zu nutzen. Bei den Risiken sollte ebenfalls aufgezeigt werden, wie wahrscheinlich diese sind, und was getan werden muss, um diesen zu entgegnen. Empfehlungen dahingehend das städtische Bad als freiwillige Aufgabe weiter zu betreiben mit der Einbeziehung von möglichen Organisationsformen die außerhalb des städtischen Haushaltes liegen. Erforderliche Sanierungsmaßnahmen und Überlegungen der weiteren Nutzung der Außenanlage. Ziel ist es ein Optimierungskonzept, welches auf Angebot und Nachfrage ausgerichtet ist, zu erarbeiten. Zu berücksichtigen ist ein bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis. Es soll eine strategische Positionierung des Bades in der Umgebung für die kurz- mittel- und langfristige Zukunft erfolgen. Eine Optimierung soll sich auf die folgenden Punkte belaufen:

Definition der Zielgruppe: die aktuell angesprochene Zielgruppe soll sich auch weiterhin angesprochen fühlen. Zusätzlich sollen auch weitere Zielgruppen anvisiert werden und Vorschläge für die Werbung erstellt werden (Internet, Verknüpfung, Tourismus, Jugendherberge, City Management der Stadt …)

Infrastrukturelle Ausrichtungen: Eventuelle Anpassungen der Infrastruktur durch Ergänzungen sollen aufgezeigt werden. Insbesondere die große Außenfläche, durch eine mögliche Erweiterung der Sauna oder Zusatzangebote auf der Außenfläche. Zudem soll eine Integration einer gastronomischen Versorgung mit begutachtet werden. Dies soll Vorschläge beinhalten, in welcher Form eine Gastronomie vor Ort wo im Gebäude oder extern erfolgen kann. Auch die Möglichkeit von Automaten soll mitgedacht werden. Nach möglichen Synergien im räumlichen Umfeld soll gesucht werden.

Preis- und Angebotspolitik: Die bereits bestehenden Angebote sollen überprüft werden und wenn erforderlich ergänzt werden. Einen wichtigen Aspekt sollen in diesem Zusammenhang auch die Öffnungszeiten spielen. Personalbedarf mit Kosten und Einnahmen sollen berücksichtigt werden. Die gesamte Preispolitik soll auf Angemessenheit überprüft werden. Zudem soll eine Selektierung nach Tageszeiten, Nutzungsbereichen und Zielgruppen betrachtet werden. Insbesondere auch im Hinblick auf Schwimmbäder im Umkreis. Zudem soll geprüft werden, welche Gelder von Dritten im Bad für die Nutzung von Wasserzeiten angemessen wären.

Sanierung und Ergänzung: Konzept zum baulichen Sanierungs- und Ergänzungsbedarf der Gebäude-Infrastruktur mit geschätzten Kosten und Einsparungen einschließlich einer möglichen Erweiterung der Sauna und zusätzlichen Angeboten sowie Nutzungsoptionen auf der Außenfläche sollen erarbeitet werden. Die Integration der gastronomischen Versorgung soll berücksichtigt werden und eine Minderung von Barrieren für Menschen mit körperlichen Einschränkungen mitgedacht werden. Zudem sollen Optionen zur organisatorischen Verankerung des Bades und seines Betriebes in der Stadtverwaltung mit Vor- und Nachteilen herausgestellt werden. Personaleinsatz: Momentan setzt sich das Hallenbad Personal wie folgt zusammen:

Modul 3: Dokumentation und Präsentation der Inhalte

3.1 Ergebnisdokumentation und Gesamtlayout. Bericht und Empfehlungen In Textform mit Fotos, Statistiken, Landkarten etc., – optimal auch Szenarien

3.2 Projektpräsentation, Projektpräsentation von Ort für Öffentlichkeit/Vereine/politisches Gremium in Abstimmung und auf Einladung des Auftraggebers (Anzahl der Präsentationen:1)

Präsentation der Ergebnisse Die Ergebnisse sollen in verschiedenen Bereichen vorgestellt werden Für das „Kernteam“ des Auftraggebers (Politik und Verwaltung) Für den Rat Für die Öffentlichkeit Bezogen auf die Einzelmaßnahmen und die Vorschläge sollen Kosten und ein Zeitplan hinterlegt werden.

B.2. 1.Preisangebot / Festpreise

Im Preisblatt (Vordruck 1) ist vom Bieter ein Pauschalpreis für die gesamte Dienstleistung anzugeben. Dieser Pauschalpreis hat sämtliche den Preis beeinflussenden Faktoren zu berücksichtigen. Hierzu gehören insbesondere alle Personalkosten für die vollständige und vertragsgemäße Durchführung der Dienstleistung. Aufgewendete Arbeitszeit z. B. für Besprechungen oder Ortstermine mit der Auftraggeberin bzw. mit für die sachgerechte Bearbeitung des Auftrags einzubeziehenden Dritten ist mit der vereinbarten Vergütung abgegolten und kann nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Hiervon ausgenommen sind die optionalen Leistungen gem.

Preisblatt Pos. 2. Das Pauschalhonorar erstreckt sich zudem auf alle anfallenden Leistungen inkl. sämtlicher Sach- und Nebenkosten (insbesondere Fahrt- und Aufenthaltskosten, Druck- und Versandkosten, Bürokosten, Post und Fernsprechgebühren, Versicherungsprämien) sowie sämtlicher Auslagen. Bei dem anzubietenden Pauschalpreis handelt es sich um einen Festpreis für den gesamten Vertragszeitraum. Ein Preisvorbehalt wird ausschließlich für die gesetzliche Mehrwertsteuer vereinbart, sofern diese für den Auftragnehmer anwendbar ist. Werden im Verlauf des Projektes zusätzliche, nicht vorhersehbare und im Leistungsangebot nicht enthaltene Leistungen erforderlich, ist dazu eine schriftliche Zusatzvereinbarung erforderlich. Dabei werden die im Preisblatt unter Pos. 2. anzugebenden Tagespauschalen bzw. Stundensätze zugrunde gelegt, die ebenfalls alle o. g. Auslagen und Nebenkosten enthalten und Festpreise sind. Sofern geplante Termine in Präsenz nicht stattfinden können, kann im beiderseitigen Einvernehmen eine Kürzung des Pauschalpreises erfolgen.

B.2.2 Prüfung und Wertung der Angebote

Die Angebote der Bieter gelangen in die inhaltliche Prüfung, sofern die Angebote sämtliche Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen erfüllen. Die Qualität der Angebote wird anhand einer Matrix (siehe Wertungsmatrix) bewertet. Es ist geplant, dass sich die Bieter Vertretern des Vergabegremiums vorstellen und ihr Konzept entsprechend präsentieren und erläutern. Mit Abgabe des Angebotes verpflichten sich daher die Bieter, kostenlos an einem entsprechenden Gespräch bzw. an einer entsprechenden Präsentation teilzunehmen. Ein Nichterscheinen zu solch einer angekündigten Präsentation führt zu einem Ausschluss von der weiteren Wertung. Die Präsentation ist von der als Projektleitung oder der als Vertretung vorgesehenen Person durchzuführen.

B.2.3 Zuschlagserteilung

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß § 43 UVgO, welches unter Berücksichtigung der genannten Kriterien und Wichtungen insgesamt den höchsten Punktwert erreicht.

B.2.4 Zuschlagskriterien Folgende Kriterien und Gewichtungen werden der Bewertung der Angebote zugrunde gelegt: