von Thomas Ax

In der nachfolgenden Übersicht sind die Unterlagen genannt, aus denen in der Regel eine Vergabeakte besteht. Die Auflistung ist nicht abschließend. Ihre Vergabeakte kann weitere Unterlagen enthalten, die hier nicht genannt sind. Ferner ist es möglich, dass Ihre Vergabeakte nicht alle der genannten Unterlagen umfasst. Wurde beispielsweise für die Ausschreibung kein Baugrundgutachten erstellt, bleibt dieser Teil der Vergabeakte unbelegt.

Übersicht zum Aufbau der Vergabeakte

I. Unterlagen zur Auftragswertschätzung

 Bepreistes Leistungsverzeichnis

 Vergleichsangebote

 ggf. Kommunikation mit dem beauftragten Architekten- und Ingenieurbüro oder Verfahrensbevollmächtigten oder Verfahrensbetreuer/in

 Weitere Unterlagen zur Auftragswertschätzung

II. Sonstige Unterlagen zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens

III. Einleitung des Vergabeverfahrens

 Bekanntmachung (Formblatt 121 VHB Bund 2019)

 Aufforderung zur Angebotsabgabe (Formblatt 211/631 VHB Bund 2019)

IV Vergabeunterlagen

 Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis

 Angebotsschreiben (Formblatt 213/633 VHB Bund 2019)

 Bewerbungsbedingungen / Teilnahmebedingungen (Formblatt 212 VHB Bund 2019)

 Besondere Vertragsbedingungen (Formblatt 214/634 VHB Bund 2019)

 Eigenerklärung Eignung (Formblatt 124 VHB Bund 2019)

 Tariftreue/Mindestentgelt LTTG

 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (Formblatt 234 VHB Bund 2019)

 Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen (Formblatt 233 VHB Bund 2019)

 Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation (Formblatt 221 VHB Bund 2019)

 Angaben zur Kalkulation über die Endsumme (Formblatt 222 VHB Bund 2019)

 Aufgliederung der Einheitspreise (Formblatt 223 VHB Bund 2019)

 ggf Planerunterlagen, Baugrundgutachten

 ggf Sonstige Vergabeunterlagen

V. Angebotsphase

 Angebot Bieter/Bieterin, der / die den Zuschlag erhalten soll

 Angebot Bieter/Bieterin zwei

 Angebot Bieter/Bieterin drei

 Angebot Bieter/Bieterin vier

 Angebot Bieter/Bieterin …

 Niederschrift über die (Er-)Öffnung der Angebote (Formblatt 313 VHB Bund 2019) / Submissionsergebnis

VI. Unterlagen zur Prüfung und Auswertung der Angebote

 Preisspiegel

 Bewertung durch Architekten- und Ingenieurbüro / Verfahrensbevollmächtigten / Verfahrensbetreuer/in

 Ergebnis der Wertung und Prüfung der Angebote

 Dokumentation der Wertung und Prüfung der Angebote

ggf VII. Absageschreiben / Vorabinformationen nach § 4 NachprV

ggf VIII. Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens

IX. Vergabedokumentation / Vergabevermerke

X. Bieterkommunikation

 Sämtliche Kommunikation, die über die Vergabeplattform, per E-Mail oder anderweitig mit den Bietern und Bewerbern erfolgte.

 ggf. Rügen, Bieterfragen

XI. Sonstige Unterlagen der Vergabeakte

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