von Thomas Ax

Die Vorbereitung bildet den Schwerpunkt eines jeden Vergabeverfahrens. Die öffentliche Beschaffungsstelle stellt mit den Vergabeunterlagen die Weichen für den späteren Verfahrenslauf.

Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die erforderlich sind, um den Bewerber*innen oder Bieter*innen eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Sie umfassen in der Regel das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen, die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen (vgl. § 29 VgV). Die während der Vorbereitung getroffenen grundsätzlichen Entscheidungen können später nur noch konkretisiert, nicht aber grundlegend geändert werden. Dementsprechend bildet die Vorbereitung der Vergabe (nach der Bedarfsermittlung) auch den Schwerpunkt für die Einbeziehung der Umweltaspekte in das Vergabeverfahren. Im Rahmen der Erstellung der Vergabeunterlagen finden Umweltaspekte insbesondere Eingang in: die Leistungsbeschreibung, die Festlegung der Eignungskriterien, die Festlegung der Zuschlagskriterien und die Ausführungsbedingungen.

Leistungsbeschreibung

Die Beschreibung der Leistung steht in einem engen Zusammenhang zur Bedarfsermittlung. Die Bedarfsermittlung mündet unmittelbar in die Festlegung des Auftragsgegenstandes und damit letztlich in die Leistungsbeschreibung. Sämtliche für die Bedarfsdeckung erforderlichen Umweltaspekte sind daher in der Leistungsbeschreibung durch die öffentliche Beschaffungsstelle niederzulegen. Dabei ist die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, sodass vergleichbare Angebote erwartet werden können. Die Leistung kann von der öffentlichen Beschaffungsstelle insbesondere unter Bezugnahme auf Gütezeichen (wie z. B. dem Blauen Engel) oder in Form von Funktions- oder Leistungsanforderungen (funktionale Ausschreibung) beschrieben werden. Letztere sind aufgrund des Vorteils, dass die Innovationskraft der Unternehmen in die umweltfreundliche öffentliche Beschaffung einbezogen werden kann, der konstruktiven Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis) vorzuziehen.

Umweltaspekte können sich dabei zum einen direkt auf die Eigenschaften der ausgeschriebenen Leistung beziehen (wie z. B. der Einsatz oder die Vermeidung bestimmter Inhaltsstoffe oder Materialien). Zum anderen können Umwelteigenschaften in der Leistungsbeschreibung berücksichtigt werden, die der ausgeschriebenen Leistung nicht unmittelbar anhaften. Hierzu zählen bestimmte umweltfreundliche Produktionsverfahren.

Für die konkrete Festlegung ökologischer Produkte gibt es eine unüberschaubare Vielzahl an Beispielen:

► Festlegung auf bestimmte ökologische, nachhaltige Materialien (Holz anstelle von Beton, Plastik etc.),

► Ökostrom,

► ökologisch erzeugte Lebensmittel,

► Holz aus nachhaltiger Bewirtschaftung,

► Mindestlebensdauer,

► Verbräuche aller Art (z. B. Kraftstoff, Strom, Wasser) usw.

Die öffentliche Beschaffungsstelle kann zudem auch auf Normen zur Festlegung der technischen Spezifikation der Leistung verweisen. Diese Verweise sind mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen.

Gütezeichen

Der öffentliche Auftraggeber hat in diesem Zusammenhang darauf zu achten, dass die Leistung auch durch den pauschalen Verweis eindeutig und transparent beschrieben wird. Dies ist der Fall, solange sämtliche Merkmale des Gütezeichens für die Leistungserbringung relevant sind. Sofern die Leistung nicht allen Anforderungen des Gütezeichens entsprechen soll, hat die öffentliche Beschaffungsstelle nur die betreffenden Anforderungen anzugeben. Auch diese teilweise Bezugnahme kann durch einen pauschalen Verweis auf den jeweils relevanten Teil des Gütezeichens erfolgen.

Bei der Leistungsbeschreibung kann dabei insbesondere auf die Vergabekriterien des Umweltzeichens Blauer Engel verwiesen werden:

► https://www.blauer-engel.de/de/zertifizierung/vergabekriterien.

Der Blaue Engel bietet dabei Vergabekriterien für unterschiedliche Produkte in den Bereichen

► Haushalt/Drogerie

► Einrichten/Textilien

► Green-IT/Elektrogeräte

► Bauprodukte

► Heizen/Energie

► Papier/Schreibwaren

► Fahrzeuge/Mobilität

► Gewerbe/Kommunen

Berücksichtigung von Umweltaspekten in Nebenangeboten

Nebenangebote sind eine gute Möglichkeit für öffentliche Beschaffungsstellen, umweltfreundliche Varianten in das Verfahren einzubeziehen. Bei Auftragswerten oberhalb der EU-Schwellenwerte sind Nebenangebote allerdings nur dann zulässig, wenn der öffentliche Auftraggeber sie ausdrücklich zugelassen hat. Zudem muss der öffentliche Auftraggeber in diesem Fall die Mindestanforderungen an die Prüfung und Wertung der von ihr zugelassenen Nebenangebote in den Vergabeunterlagen benennen. Dies kann sich in der Praxis als problematisch oder zumindest als Hemmnis für innovative technische Varianten erweisen. Der Grund ist, dass die öffentliche Beschaffungsstelle die Nebenangebote gewissermaßen antizipieren muss, obwohl sie in der Regel über ein geringeres technisches Know-how verfügt als die anbietenden Unternehmen. Daher ist es regelmäßig zweckdienlicher, Verhandlungsverfahren zur Einbeziehung der Innovationskraft des Marktes durchzuführen, die es den öffentlichen Auftraggebern ermöglichen, innovative Aspekte im Laufe der Verhandlungen zum Auftragsgegenstand zu machen.

Einbeziehung von Umweltaspekten bei der Festlegung von Eignungskriterien

Öffentliche Aufträge dürfen nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben werden, die nicht aufgrund einer besonderen Verfehlung auszuschließen sind. Der öffentliche Auftraggeber hat damit sicherzustellen, dass die richtigen Unternehmen für die Leistungserbringung ausgewählt werden. Hierbei hilft die Festlegung von spezifischen auf Umweltaspekte des Auftragsgegenstandes bezogenen Eignungskriterien.

Zunächst hat der öffentliche Auftraggeber zu prüfen, dass das Unternehmen nicht aufgrund eines Verstoßes gegen umweltrechtliche Verpflichtung bei der Ausführung eines öffentlichen Auftrags ausgeschlossen werden kann (vgl. § 124 Abs. 1 Nr. 1 GWB). Um diese Prüfung wirksam durchführen zu können, ist es empfehlenswert, eine Eigenerklärung von den Unternehmen abzufordern, wonach ein entsprechender Verstoß nicht vorliegt. Der Nachweis kann auch über eine EMAS-Registrierung durch das Unternehmen erfolgen. Beide Varianten sollten in den Vergabeunterlagen dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, sodass das Unternehmen eine Variante auswählen kann.

Des Weiteren sind insbesondere die folgenden Eignungskriterien zur Einbeziehung von Umweltaspekten besonders zweckdienlich:

► Referenzen über erbrachte Leistungen mit Umweltbezug (vgl. § 46 Abs. 1 Nr. 1 VgV),

► entsprechend ausgebildetes Personal (§ 46 Abs. 1 Nr. 2 VgV),

► technische Ausrüstung (§ 46 Abs. 1 Nr. 3 VgV), z. B. emissionsarme Geräte, die bei der Leistungserbringung zum Einsatz kommen,

► spezielle Überwachungssysteme für Lieferketten (§ 46 Abs. 1 Nr. 4 VgV) und

► die Angabe von Umweltmanagementmaßnahmen (§§ 46 Abs. 1 Nr. 7, 49 VgV), wie z. B. E-MAS.

Einbeziehung von Umweltaspekten bei der Festlegung von Zuschlagskriterien

Die Berücksichtigung von Umweltaspekten ist explizit im Rahmen der Bewertung von Angeboten vorgesehen. So wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste (nicht zwingend das billigste) Angebot erteilt. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes können neben dem Preis auch umweltbezogene Aspekte berücksichtigt werden (§ 127 Abs. 1 GWB). Mit den von der Beschaffungsstelle festzulegenden Zuschlagskriterien wird letztlich die von den Unternehmen angebotene Leistung in Bezug auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Wichtig ist daher, dass die Zuschlagskriterien in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen beschrieben werden. Auch bei den Zuschlagskriterien kann pauschal auf Gütezeichen (gesamt oder teilweise) verwiesen werden.

Zuschlagskriterien können zum anderen aber auch Umwelteigenschaften berücksichtigen, die der ausgeschriebenen Leistung nicht unmittelbar anhaften. Hierzu zählen Produktionsmethoden, Lebenszykluskosten und externe Kosten.

Durchführung des Verfahrens

Als letzter Schritt der Vorbereitung des Vergabeverfahrens ist die Verfahrensart auszuwählen.

Für die Beschaffung von Standardlösungen (auch unter Einbeziehung von Umweltaspekten) ist das offene Verfahren im Oberschwellenbereich bzw. die öffentliche Ausschreibung im Unterschwellenbereich zu empfehlen. Ein Indiz dafür, ob Standardleistungen beschafft werden, kann der pauschale Verweis auf Gütezeichen zum Zwecke der Leistungsbeschreibung sein. Ist die Leistungsbeschreibung eindeutig und erschöpfend mittels eines Verweises möglich, spricht vieles dafür, dass für die Leistungserbringung keine konzeptionellen Lösungen und damit auch keine Verhandlungen erforderlich sind.