Nach § 75a Absatz 2 dürfen die Kommunen eigene Vergaberegelungen erlassen, die örtlich ein höheres Anforderungsniveau festlegen. Eine solche Selbstbeschränkung habe im Wege des Satzungsbeschlusses zu erfolgen.
Schon im Rahmen einer Sachverständigenanhörung bei dem Ausschuss für Heimat und Kommunales des nordrhein-westfälischen Landtags kündigten Vertreter der kommunalen Spitzenverbände eine Mustersatzung an, die Vergabeerleichterungen und schlanke Verfahren vorsehen sollte.
Die inzwischen vorliegende Mustersatzung wurde mit Praktikerinnen und Praktikern aus dem Städtetag NRW, dem Landkreistag NRW und dem Städte- und Gemeindebund NRW entwickelt. Sie versteht sich als eine Möglichkeit zur Umsetzung des § 75a GO NRW.
Mustersatzung über die Vergabe von Aufträgen
S a t z u n g über die Vergabe von Aufträgen der Stadt … / Gemeinde … unterhalb der Schwellenwerte gemäß § 106 GWB Der Rat der Stadt / Gemeinde hat aufgrund der §§ 7 und 41 Abs. 1 Satz 2 Buchstabe f, 75 a Abs. 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der jeweils geltenden Fassung in seiner Sitzung am … folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Geltungsbereich und Auftragswertbestimmung Diese Satzung regelt die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen der Gemeinde/Stadt …, deren geschätzte Auftragswerte die gemäß § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der jeweils geltenden Fassung festgelegten Schwellenwerte (EU-Schwellenwerte) ohne Umsatzsteuer nicht erreichen. Zur Bestimmung des geschätzten Auftragswertes ist § 3 der Vergabeverordnung in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. Diese Satzung gilt nicht a) für Eigenbetriebe (und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen) der Gemeinde sowie b) kommunalbeherrschte juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts.

§ 2 Anwendung von Vergaberegeln Die Gemeinde vergibt Aufträge über Bau-, Liefer- und Dienstleistungen nach Maßgabe dieser Satzung. Aufträge über Bauleistungen sind Verträge über Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instandgehalten, geändert oder beseitigt wird. Lieferaufträge sind Verträge zur Beschaffung von Waren. Dienstleistungsaufträge sind Verträge über die Erbringung von Leistungen, die nicht unter die Sätze 2 und 3 fallen. Dazu zählen auch freiberufliche Leistungen. Bei Aufträgen über Bauleistungen unterhalb des EU-Schwellenwertes sollen folgende Teile der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen angewendet werden: a) Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen in der jeweils geltenden Fassung und b) Teil C: Allgemeine Technische Vertragsbedingungen (ATV) in der jeweils geltenden Fassung. Bei Aufträgen über Liefer- und Dienstleistungen unterhalb des EU- Schwellenwertes soll die VOL Teil B vereinbart werden, soweit keine anderen vertraglichen Vereinbarungen getroffen werden. Dies gilt entsprechend für freiberufliche Leistungen. (4) Ausgenommen von der Anwendung dieser Satzung sind, a) Aufträge an eine juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, an der die Gemeinde allein oder gemeinsam mit anderen Gebietskörperschaften zu mehr als 50 Prozent beteiligt ist, b) Verträge zwischen zwei oder mehreren öffentlichen Auftraggebern, c) die Vergabe sozialer Dienstleistungen nach SGB VIII und IX. Bei Drittmittel- oder Fördermittelprojekten gelten vorrangig die jeweils anzuwendenden Vorschriften der Mittelgeber.

§ 3 Grundsätze der Vergabe Die Gemeinde hat ihre Aufträge gemäß § 75a GO wirtschaftlich, effizient und sparsam unter Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz zu vergeben. Bei der Anforderung von Angeboten soll zwischen den Unternehmen gewechselt werden. Eine örtliche Beschränkung des Wettbewerbs ist unzulässig. Die Wertgrenzen dieser Satzung und Schwellenwerte dürfen nicht dadurch umgangen werden, dass ein sachlich zusammenhängender Bedarf durch getrennte Aufträge geteilt bzw. gestückelt wird (Stückelungsverbot). Die Interessen kleinerer und mittlerer Unternehmen sind angemessen (z.B. durch Fach- bzw. Teillosbildung) zu berücksichtigen. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen ganz oder teilweise zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche, technische, zeitliche oder personelle Gründe dies rechtfertigen. Die Entscheidung ist zu dokumentieren. Wenn für den Auftrag ein eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse im Sinne einer Binnenmarktrelevanz besteht, ist eine angemessene Veröffentlichung der Auftragsvergabe sowie der gleichberechtigte Zugang für Wirtschaftsteilnehmer aus allen EU-Mitgliedstaaten sicherzustellen.

§ 4 Dokumentation Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren. Anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung bleiben unberührt.

§ 5 Direktauftrag und Arten der Vergabe Ein Direktauftrag ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens ist unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zulässig bei a) der Vergabe von Bauleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von einschließlich … Euro (ohne Umsatzsteuer) je Gewerk und b) bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert je Vertrag von einschließlich … Euro (ohne Umsatzsteuer). c) bei Leistungen, die nur von Personen mit einer gesetzlich festgelegten Qualifikation erbracht werden dürfen und deren Vergütung gesetzlich verbindlich geregelt ist. d) die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann; die Gründe der Ausschließlichkeit sind zu dokumentieren. e) Freiberufliche Leistungen. Das Vergabeverfahren kann frei gewählt werden. Bei allen Verfahren kann mit den Bietern über den Angebotsinhalt und die Preise verhandelt werden. Der Verfahrensablauf ist den Bietern von Beginn an mitzuteilen. Die Vergabe von Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert oberhalb der nach Absatz 1 festgelegten Wertgrenzen kann beispielsweise nach Öffentlicher Ausschreibung, Beschränkter Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder nach Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb erfolgen. Mit einem Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber zunächst eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. a) Bei Öffentlichen Ausschreibungen werden Leistungen nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. b) Bei Beschränkten Ausschreibungen (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) werden Leistungen nach Aufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben (mindestens drei). c) Bei Verhandlungsvergaben (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) werden Leistungen nach Aufforderung von mindestens drei Bietern vergeben. Bei öffentlichen Ausschreibungen und bei Teilnahmewettbewerben sind Auftragsbekanntmachungen auf den Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen zu veröffentlichen.

§ 6 Markterkundung und Rahmenvereinbarung Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens können Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über die Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchgeführt werden. Es können mit den Unternehmen vor Einleitung des Wettbewerbs Vorschläge zur Optimierung des Beschaffungsbedarfs erörtert werden. Für einen wirtschaftlichen und zweckmäßigen Einkauf können z.B. Rahmenvereinbarungen abgeschlossen werden. Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die dazu dienen, die Bedingungen für die öffentlichen Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Preis. Sie sollten eine Laufzeit von sechs Jahren nicht überschreiten, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor.

§ 7 Eignung und Ausschluss Die Anforderungen an die Eignung der Bieter sind vor Beginn eines Verfahrens festzulegen. Hierbei kann der Auftraggeber im Hinblick auf die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit Anforderungen stellen. Bieter sind von der Teilnahme auszuschließen, wenn zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen. Unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit können Bieter von der Teilnahme ausgeschlossen werden, wenn fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB soll durch Eigenerklärungen erbracht werden. Über Eigenerklärungen hinausgehende Unterlagen können im Verlauf des Verfahrens nur von aussichtsreichen Bewerbern oder Bietern verlangt werden. Der Nachweis kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.

§ 8 Kommunikation und Korruptionsprävention Der Versand der Vergabeunterlagen und der Eingang der Angebotsunterlagen sowie sämtliche Kommunikation bei Vergabeverfahren gemäß § 5 Abs. 2 erfolgen grundsätzlich auf digitalem Wege in Textform (§ 126b BGB) über eine elektronische Vergabeplattform. Bei Direktaufträgen nach § 5 Abs. 1 ist eine Kommunikation per E-Mail möglich bis zu einer Wertgrenze … Bei der gesamten Kommunikation sowie beim Austausch und der Speicherung von Informationen muss der Auftraggeber die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit der Teilnahmeanträge und Angebote einschließlich ihrer Anlagen gewährleisten. Der Auftraggeber unterrichtet jeden Bewerber und jeden Bieter über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens. Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen die nicht berücksichtigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots oder die Aufhebung des Verfahrens. Organmitglieder oder Mitarbeiter des Auftraggebers oder eines im Namen des Auftraggebers handelnden Beschaffungsdienstleisters, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, dürfen in einem Vergabeverfahren nicht mitwirken.

§ 9 Vergabeunterlagen und Zuschlagskriterien In der Leistungsbeschreibung ist der Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote miteinander verglichen werden können. Leistungsbeschreibungen sind produktneutral zu formulieren. Abweichungen sind zulässig, soweit ihre Notwendigkeit sachlich begründet und dokumentiert wird. Wenn es nach Abwägen aller Umstände zweckmäßig ist, zusammen mit der Bauausführung auch den Entwurf für die Leistung dem Wettbewerb zu unterstellen, um die technisch, wirtschaftlich und gestalterisch beste sowie funktionsgerechteste Lösung der Aufgabe zu ermitteln, kann die Leistung durch ein Leistungsprogramm dargestellt werden (funktionale Ausschreibung). Bei der Markterkundung sowie in allen Phasen des Vergabeverfahrens können Aspekte der Qualität, der Nachhaltigkeit und der Innovation sowie umweltbezogene und soziale Kriterien integriert werden. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Zuschlagskriterien können insbesondere Qualität, Zweckmäßigkeit, Zeit, Nachhaltigkeit, Lebenszyklus- und Betriebskosten sowie der Preis sein. Die Zuschlagskriterien sind so festzulegen, dass sie sowohl auf Hauptangebote als auch auf Nebenangebote anwendbar sind. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Es ist auch zulässig, dass der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist.
§ 10 Fristen Binde-, Teilnahme- und Angebotsfristen sind an der Komplexität der zu vergebende Leistung zu orientieren und angemessen festzulegen. Die Verlängerung von Fristen ist zulässig.

§ 11 Vertrags- und Auftragsänderungen Vertrags- und Auftragsänderungs-, insbesondere etwaige Vertragsverlängerungsoptionen sind ausdrücklich und eindeutig in den Vergabeunterlagen zu regeln. Für die Änderung eines öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens gilt § 132 Absatz 1, 2 und 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen entsprechend. Darüber hinaus ist die Änderung eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zulässig, wenn sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert und der Wert der Änderung nicht mehr als 20 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes beträgt. Bei mehreren aufeinander folgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maßgeblich. Vertragsänderungen nach der VOB/B erfordern kein neues Vergabeverfahren; ausgenommen davon sind Vertragsänderungen nach § 1 Abs. 4 Satz 2 VOB/B.

§ 12 Angebote Der Auftraggeber kann Neben- und weitere Hauptangebote zulassen. Fehlt eine entsprechende Angabe, sind keine Neben- und weitere Hauptangebote zugelassen. Bei der Öffnung ist eine Niederschrift in Textform zu fertigen, in der die beiden Vertreter des Auftraggebers zu benennen sind. Der Niederschrift ist eine Aufstellung mit folgenden Angaben beizufügen: a) Name und Anschrift der Bieter, b) die Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose, c) Preisnachlässe ohne Bedingungen, d) Anzahl der jeweiligen Neben- und weiteren Hauptangebote. Vor der Auftragsvergabe ist eine formale und inhaltliche Plausibilitätsprüfung der Angebote durchzuführen. Angebote, bei denen Zweifel an der Plausibilität oder Preisauffälligkeiten bestehen, sind aufzuklären und zu dokumentieren. Angebote, die nicht wertbar sind, sind auszuschließen. Angebote, die nicht in der vorgegebenen Frist eingegangen sind, sollen ausgeschlossen werden. Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter auffordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

§ 13 Aufhebung Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, den Zuschlag zu erteilen. Im Übrigen ist der Auftraggeber berechtigt, ein Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben.

§ 15 Bietergemeinschaften und Nachunternehmen Bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sind Bietergemeinschaften zugelassen, sofern sie sich im Zuschlagsfall gesamtschuldnerisch verpflichten und eine bevollmächtigte Person als Vertretung benennen. Bewerber- und Bietergemeinschaften sind wie Einzelbewerber und -bieter zu behandeln. Der Einsatz von Nachunternehmen ist zulässig. Die Gemeinde kann sich vorbehalten, den Einsatz von Nachunternehmen auszuschließen. Die vorgesehenen Unteraufträge sind mit dem Angebot anzugeben. Der Auftraggeber kann sich die Zustimmung zu späteren Änderungen vorbehalten. Die Eignung der Nachunternehmen ist im gleichen Umfang nachzuweisen, wie die der Hauptbietenden. Für Bauleistungen gilt, dass Bietergemeinschaften Einzelbietern gleichzusetzen sind, wenn sie die Arbeiten im eigenen Betrieb oder in den Betrieben der Mitglieder ausführen. Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinigungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, sind verboten.

§ 16 Inkrafttreten/Übergangsregelungen Diese Satzung tritt mit Wirkung zum 1. Januar 2026 in Kraft. Für Vergabeverfahren, die bis zum 31. Dezember 2025 begonnen wurden, gelten die Kommunalen Vergabegrundsätze NRW vom 28. August 2018 in der zuletzt geltenden Fassung fort.