von Thomas Ax

Kommunen haben gute Möglichkeiten, ihr Versicherungsmanagement organisatorisch und wirtschaftlich zu optimieren.

Das Versicherungswesen wird in den Kommunen meist an unterschiedlichen Stellen ihrer Verwaltung bearbeitet. Selbst wenn diese Aufgabe zentral wahrgenommen wird, erledigen sie einzelne Teile davon weiter in den objektbewirtschaftenden Einheiten. Keine Kommune regelt konkret die Organisation des Versicherungswesens. Dadurch können Aufgabenabgrenzungen fehlen, Organisationsstrukturen heterogen und Entscheidungswege uneinheitlich werden. Kommunen führen nur selten eigene Übersichten über die Höhe regulierter Schäden und nehmen nur selten Auswertungen vor. Solche Versicherungsverlaufsstatistiken bilden jedoch eine gute Grundlage bei der Abwägung zwischen Kosten und Nutzen von Versicherungen. Sie sollten von den Kommunen geführt werden.

Kommunen sollten ihre Risiken über alle Aufgabenbereiche identifizieren. Die Kenntnis über möglichst alle Risiken schafft für den Aufbau eines Risikomanagements eine verlässliche Grundlage für die Risikobewertung. Die Bewertung einzelner Risiken ist dokumentiert (z. B. Eintrittswahrscheinlichkeiten und potenzielle Schadenshöhen). Die Kommunen sollen mögliche Gefahrenquellen und verbundene Risiken sukzessive über alle Aufgabenbereiche erfassen. Im Anschluss können Risiken bewertet und dokumentiert werden. Auf der Grundlage einer solchen Risikobewertung können die Kommunen fundiert entscheiden, ob und inwieweit eine Versicherung abzuschließen ist. Die Kommunen prüfen, ob oder inwieweit es wirtschaftlich (noch) erforderlich ist, bestimmte Risiken (wie z. B. Glasbruch oder IT-Risiken durch Hackerangriffe) durch eine Versicherung abzusichern. Möglichen wirtschaftlichen Gefahren – wie fehlende Absicherung, Über- oder Unterversicherung – wirken die Kommunen durch regelmäßige und dokumentierte Bedarfsprüfungen entgegen. Versicherungsverträge enthalten regelmäßig Regelungen zur automatischen Verlängerung bei nicht fristgerechter Kündigung. Vorher ist zu prüfen, ob dies wirtschaftlich ist. Nach herrschender Meinung ist die sog. stillschweigende Verlängerung zulässig. Es gilt aber auch für Versicherungsverträge der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz. Wenn die Kommunen bei einer Erfolgsprognose zu dem Ergebnis kommen, dass die Aufwendungen für Versicherungsbeiträge (bei gleichen Versicherungsleistungen) verringert werden können, kann in Betracht zu ziehen sein, bestehende Vertragsverhältnisse zu kündigen. Zum Erhalt des Versicherungsschutzes haben die Kommunen sicherzustellen, dass sie regelmäßig die Pflichten erfüllen, die sich für sie aus Versicherungsverträgen und Gesetzen ergeben – sogenannte Obliegenheiten. Keine Kommune richtete dafür ein Obliegenheitsmanagement oder eine vergleichbare Struktur ein. Sie setzen sich damit der Gefahr aus, dass Schäden bei Nichtbeachten von Obliegenheiten nicht oder nur anteilig reguliert werden. Wir empfehlen, ein einfaches Obliegenheitsmanagement einzurichten, mit dem die Einhaltung von Obliegenheitspflichten sichergestellt werden kann. Aus dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz ergibt sich die Notwendigkeit, bestehende Versicherungen zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren. Anlagenverzeichnisse über versicherte elektronische Geräte und/oder Maschinen sind fortzuschreiben. Am Vollkaskodeckungsschutz für Fahrzeuge, bei denen die Abschreibungszeiträume abgelaufen sind, ist nicht festzuhalten. Dies ist unwirtschaftlich. Die Kommunen sollen ihre Versicherungsverträge regelmäßig überprüfen und ggf. aktualisieren. Die Basis eines aktiven Versicherungsmanagements ist die Implementierung eines Risikomanagement-Prozesses. Dieser ist immer optimierungsbedürftig.

1. Risiken identifizieren

Zunächst werden Risiken gesammelt. Hierbei geht es darum, mögliche Gefährdungen und Bedrohungen für ein Objekt oder eine Aufgabe zu identifizieren.

Kernfragen:

o Was kann alles schiefgehen?

o Welche Gefahren lauern?

o Wo gab es früher schon einmal Probleme?

2. Risiken bewerten

Sind die möglichen Risiken identifiziert, folgt die Bewertung der Risiken. Sinn und Zweck dieser Bewertung ist es, die wirklich wichtigen Risiken zu identifizieren.

Nicht alle Risiken gefährden ein Objekt gleichermaßen. Folglich kommt es darauf an, sich auf die bedrohlichsten Risiken zu konzentrieren.

Kernfragen:

o Mit welcher Wahrscheinlichkeit tritt das Risiko ein?

o Welcher Schaden entsteht, wenn das Risiko eintritt?

3. Bedarf prüfen

3.1. Strategien entwickeln

Im Idealfall sind einige Risiken zwar vorhanden, der Schadenseintritt ist aber weder sehr wahrscheinlich noch ist der mögliche Schaden sonderlich groß. Mit diesen Risiken ist anders umzugehen als mit wirklich bedrohlichen Gefahren. Es sind folglich für die einzelnen Risiken auch unterschiedliche Strategien anzuwenden.

Kernfragen:

o Welche Risiken will oder kann ich vermeiden, reduzieren oder abwälzen?

o Welche Risiken kann ich akzeptieren und trage sie ggf. aus dem Haushalt?

o Welche Risiken kann ich nur teilweise akzeptieren und vereinbare daher nur Selbstbehalte?

o Richte ich eine Rücklage zur Selbstversicherung ein?

3.2. Maßnahmen definieren

Beim nächsten Schritt des Risikomanagement-Prozesses sollen die nicht hinnehmbaren Risiken mit abwehrenden Maßnahmen belegt werden. Ziel dabei ist, festgestellte Risiken zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren.

Kernfragen:

o Welche Maßnahmen kann ich einsetzen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu reduzieren?

o Welche Maßnahmen kann ich einsetzen, um den Schaden zu reduzieren, falls das Risiko doch eintritt?

4. Maßnahmen umsetzen

Die in Schritt 3 definierten Maßnahmen sollten anschließend auch zeitnah umgesetzt werden. Häufig ist es sinnvoll, separate Arbeitspakete für die einzelnen Risiken und die gegen sie gerichteten Maßnahmen festzulegen.

Kernfragen:

o In welchen Arbeitspaketen werden die Maßnahmen umgesetzt?

o Wer ist verantwortlich für die Umsetzung?

5. Maßnahmenerfolg überprüfen

Obwohl das Risikomanagement häufig an dieser Stelle endet, folgt nun noch ein maßgeblicher Schritt:

Der Erfolg der Maßnahmen zu Vermeidung, Verminderung oder Abwälzung der Risiken ist dauerhaft zu erhalten und regelmäßig zu überprüfen – Erfolgskontrolle!

Kernfragen:

o Wurden die definierten Maßnahmen umgesetzt?

o Waren die ergriffenen Maßnahmen erfolgreich?

o Konnten Risiken reduziert oder vermieden werden?

6. Risiken überwachen

Neben der Erfolgskontrolle in Bezug auf die Maßnahmen müssen auch die Risiken weiter regelmäßig analysiert werden. Ein Risiko ist selten statisch.

Eintrittswahrscheinlichkeiten und potenzielle Gefahren bzw. möglicher Schadensumfang sind veränderbar (Stichwort Starkregenereignis). Die Risikobewertung (Schritt 2) muss ein regelmäßiger Vorgang bleiben.

Kernfragen:

o Hat sich die Bewertung von Risiken geändert?

o Sind neue Risiken hinzugekommen?

Das Risikomanagement bleibt ein laufender Prozess:

Es soll ein nachhaltiger Steuerungskreislauf etabliert werden, der die dynamischen Parameter Risiko, Schadenspotenzial und eigene Priorität mit dem Ziel möglichst wirtschaftlicher Entscheidungen regelmäßig neu bewertet.

Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner für unabhängige Versicherungsberatung und Risikomanagement. Unser Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Beratung von Kommunen, Städten, Gemeinden, sonstigen öffentlichen Institutionen und Unternehmen. Wir betreuen zudem Ihre EU-weiten und nationalen Versicherungsausschreibungen für einen perfekten Versicherungsschutz.