1. Auftraggeber

…

2. Auftragsgegenstand

Es soll eine moderne und benutzerfreundliche Website entwickelt, gelauncht und sodann gepflegt und gehostet werden. Die Website soll die Funktionalitäten und Anforderungen des Auftraggebers optimal abbilden, verschiedene Zwecke erfüllen und sich an unterschiedliche Zielgruppen richten. Sie soll leicht auffindbar sein und gut verständliche Informationen (Texte, Bilder, Videos) sowohl über das Zentrum selbst als auch über die Dunkelfeldstudie enthalten (Unterseite). Es soll zum einen die breite Öffentlichkeit und Presse informiert werden, zum anderen aber auch spezifische Zielgruppen.

3. Entwicklung und Weiterentwicklung der Website

3.1 Domain und Content Management System

Die Website soll über ein Content Management System – TYPO 3 – verwaltet, gepflegt und inhaltlich erweitert werden können. Das CMS soll eine konstante Entwicklung bieten. Es muss eine einfache und intuitive Bearbeitung der Inhalte ermöglichen. Eine Domain soll eingerichtet werden. Es soll den Mitarbeitenden die redaktionelle Pflege, Aktualisierung und Ergänzung von Inhalten ermöglichen. Zudem soll es folgende Funktionen bieten: • Die Möglichkeit, sowohl den Rein-Text als auch den HTML-Code anzeigen zu lassen und manuell zu bearbeiten. • Fest vordefinierte Seitentypen sollen festgelegt werden, die flexibel eingesetzt werden können und Flexibilität in der Strukturierung bieten. • Es soll die Möglichkeit einer Verschlagwortung (Tags) bieten. • Einbettung von Videos und grafischem Material. • Bild-Upload: Das CMS sollte die Dateigröße von Bildern für den Webzugriff optimieren. Folgende Rechtsgruppen mit entsprechender rollenbasierter Zugriffskontrolle und Prozesse sind vorzusehen, die im CMS berücksichtigt werden müssen: • Admin: Strukturveränderungen; Erstellen neuer Menüpunkte, Seiten, Inhalte etc.; Verändern aller Einträge und anderer Punkte; Option zum Ändern des HTML Codes • Redaktion: Erstellen und Verändern von Menüpunkten, Seiten, Inhalten etc.; Option zum Ändern des HTML-Codes

3.2 Technische Anforderungen

• Es soll ein ansprechendes, intuitives Layout erstellt werden. Die Website muss ein modernes, benutzerfreundliches Design aufweisen, das sowohl für Desktop- als auch mobile Endgeräte optimiert ist (responsive Design). Es ist eine Touch-Optimierung zu berücksichtigen. • Die verwendeten Technologien sollen aktuelle Standards einhalten (z. B. HTML5, CSS3, JavaScript). • CMS: TYPO 3 • Browserkompatibilität: Die Website muss auf den gängigen Webbrowsern (z. B. Chrome, Firefox, Safari, Edge etc.) fehlerfrei funktionieren. • Optimierung der Ladegeschwindigkeit und Performance (maximale Ladezeit unter 3 Sekunden). • Implementierung von den für die Leistungserbringung notwendigen Sicherheitsfunktionen unter Beachtung und Berücksichtigung des BSI IT-Grundschutz-Katalogs, sowie gem. dem aktuellen Stand der Technik (z. B. HTTPS, regelmäßige Updates etc.). • Einbindung eines Downloadbereichs für Artikel und Materialien: Auf der Website sollen Dokumente (z. B. PDF-Format) für den Download bereitgestellt werden können. • Die Rechtskonformität der Webseite ist durch den Auftragnehmer sicherzustellen; ggf. erforderliche Komponenten müssen bei Bedarf erweitert/ ergänzt/ angepasst werden. So z. B. Consent Banner oder Content Blocker für Inhalte von Drittanbietern. • Optional: Suchmaschinenoptimierung (SEO) durch grundlegende On-Page-Optimierungen
  
  

3.3 Inhaltliche Anforderungen

Die Website soll mindestens folgende Seiten beinhalten: · Startseite · News/Aktuelles · Beschwerdestelle · Hilfe · Veröffentlichungen und Presse · Kontakt · Impressum und Datenschutz Die konkrete Strukturierung und Umsetzung erfolgt in Absprache und Abstimmung mit dem Auftraggeber, wobei ggf. auch Vorschläge des Auftragnehmers vorgelegt und integriert werden können. Die textlichen Inhalte und Übersetzungen werden von der Auftraggeberin übermittelt. Der Auftragnehmer nimmt laufende Aktualisierungsarbeiten rechtlicher Inhalte der er stellten Seite „Datenschutz“ eigenständig vor und informiert den Auftraggeber über geplante / erfolgte Änderungen.

3.4 Kontaktformular

Für die Beschwerdestelle soll es ein Kontaktformular geben. Hier muss ausgewählt werden können, ob die Beschwerde anonym oder nicht anonym gestellt wird. Zudem ist ein Spamfilter vorzusehen, z. B. in Form einer einfachen Rechenaufgabe oder eines Captchas (barrierearme Variante). Nach Absenden der Beschwerde erfolgt eine Weiterleitung auf eine Eingangsbestätigungsseite, welche gedruckt/ gespeichert werden kann (mit und ohne Beleg des geschriebenen Textes). Im Fall einer anonymen Beschwerde dürfen keinerlei personenbezogene Daten erfasst werden. Im Fall einer nicht anonymen Beschwerde darf nur die Ombudsperson die Kontaktdaten erhalten und nicht der Auftraggeber. Unter Beachtung und Berücksichtigung der geltenden Regelungen der DSGVO und unter Einhaltung der Auftragsverarbeitungsbestimmungen, sowie entsprechend geltenden Anlagen, soll der Auftragnehmer eine technisch geeignete Lösung anbieten.

3.5 Weitere Anforderungen

• Sprache: deutsch (geschlechtergerechte Sprache) und englisch · Barrierearme Gestaltung: Informationen sollen in leichter Sprache auf der Website bereitgestellt werden. Die Internetpräsenz soll gemäß den aktuellen Standards des W3-Consortiums Level 2 (https://www.w3.org/WAI/fundamentals/) sowie den Vorgaben des Behindertengleichstellungsgesetzes (BITV) gestaltet werden. · Es soll eine Fehler-Seite erstellt werden, auf die Nutzer gelangen, insofern sie eine fehlerhafte oder abgelaufene URL nutzen oder Probleme auf der Server-Seite bestehen. · Wenn technisch möglich, sollte auf die Verwendung von Cookies verzichtet werden.
  
  

3.6 Weiterentwicklung der Website

Folgende Leistungen müssen ggf. erbracht werden: Entwicklung und Implementierung neuer Funktionalitäten Erweiterung bestehender Entwicklungen Anwendungsentwicklung: Technische und inhaltliche Entwicklungen, darunter Systemkonfiguration sowie grafische und redaktionelle Leistungen (u. a. Entwicklung und Überarbeitung des User-Interface-Designs, Layout-Entwicklungen, Screen-Design, u. ä.)

4 Websitepflege

Die Websitepflege soll nach dem Websitelaunch voraussichtlich bis zum … erfolgen. Folgende Leistungen sind im Rahmen der vorgenannten Arbeiten zu erbringen: · Der Auftragnehmer registriert in Absprache mit dem Auftraggeber eine Domain. Die Wartung der Software-Komponenten des Internet-Auftritts obliegt der beauftragten Agentur. Entsprechend übernimmt diese nach Launch die Website-Pflege: Behebung von Bugs, Durchführung von Updates, notwendigen Systemupgrades – CMS-Aktualisierung und Sicherheitsupdates – sowie weitere Pflegeleistung die zum reibungslosen Bedienen der Website beiträgt. Die Pflegeleistung umfasst einen Leistungsumfang i. H. v. … max. … Stunden monatlich. Die Abrechnung erfolgt in monatlichen Pauschalbeträgen. · Optional: Die Websitepflege soll – ggf. nach Beauftragung – bis zum … weitergepflegt werden. Im Falle des Bedarfs ist die Beauftragung der Option im … geplant.

5 Websitehosting

Die entwickelte Website soll sodann gehostet werden. Der Arbeitnehmer erbringt unter Beachtung des tatsächlich anfallenden Aufwands – Umfang und Inhalt der Website – die entsprechende Leistung. Wünschenswert ist, dass die Leistung energie- und ressourceneffizient erbracht wird. Es sind daher vorzugsweise Hosting-Server und Rechenzentren zu nutzen, die mit Strom aus erneuerbaren Energien – Green Hosting – wie Windkraft betrieben werden und allgemein auf einen klimafreundlichen Betrieb achten. Ein klimafreundliches Rechenzentrum nutzt beispielsweise die Abwärme der Server und reduziert CO2. Im Angebot sind Angaben zu machen, inwieweit das genutzte Rechenzentrum / die genutzten Server bei ihrem Betrieb Aspekte der Nachhaltigkeit berücksichtigen. Angaben zur Nachhaltigkeit sind für die Auftragsvergabe nicht wertungsrelevant. Das Websitehosting erfolgt nach dem Launch der entwickelten Website, voraussichtlich ab dem …. Die Website soll bis zum … gehostet werden. Optional ist eine einjährige Laufzeitverlängerung von … bis … anzubieten. Im Falle des Bedarfs ist die Beauftragung der Option im … geplant. Nach Ende der Projektlaufzeit soll die Website voraussichtlich weiterbestehen und an die UBSKM übergeben werden. Die weitere Pflege, Weiterentwicklung und das Hosting der Website wird ggf. in einem wettbewerblichen Verfahren neu ausgeschrieben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei Vertragsablauf die Migration der Inhalte – sämtliche Daten der Website inkl. programmierten bzw. angepassten Erweiterungen und Änderungen im CMS sowie Design – an Dritte zu unterstützen und alle dafür notwendigen Daten und Infomationen unentgeltlich zu übergeben. Maßnahmen für eine reibungslose Übergabe an die UBSKM sind vom Auftragnehmer rechtzeitig und in Absprache mit dem Auftraggeber, vorzunehmen.

6. Datenschutz

• Die Leistungserfüllung erfolgt grundsätzlich unter Beachtung und Berücksichtigung der geltenden DSGVO-Regelungen. · Der Auftragnehmer schließt mit dem Auftraggeber einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag ab. · Das Rechenzentrum muss mind. nach ISO 27001 zertifiziert sein. · Der Serverstandort befindet sich innerhalb der EU/ EWG.
  
  7. IT-Sicherheit
  
  

Die Dienstleistung wird unter Beachtung und Berücksichtigung der Sicherheitsmaßnahmen gem. der Vorgaben – § 8 Abs. 1 Satz 1 BSIG – des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für ein sicheres Bereitstellen von Web-Angeboten erbracht. Der Auftragnehmer beobachtet die Maßgaben des BSI und reagiert zeitnah auf Änderungen und Ergänzungen der Veröffentlichungen des BSI und setzt diese um: … Durch den Auftragnehmer ist zu dokumentieren, wann und wie die Aktualität der Komponenten durch Patchen sichergestellt wird. Der Betreiber ist verpflichtet, mindestens zweimal täglich für verwendete – Hardware/ Firmware -Betriebssystem -Datenbank -CMS -Programmiersprachen -ggf. weitere verwendete Produkte nach Sicherheitslücken bzw. Sicherheitswarnungen zu suchen. Dazu können auch bei vielen Anbietern Warnmeldungen von Sicherheitslücken abonniert werden. Dann sind die Anforderungen/ der Aufwand hierfür ist als gering einzustufen.

8. Schulungen

Eine Schulung des Auftraggebers zur Bedienung des CMS ist erforderlich, sowie die Erstellung eines Manuals (Handbuchs) dazu.

· 1. Schulung: ca. … Teilnehmer:innen, Dauer: ca. 3 Stunden, Zeitpunkt: nach Erstellung der Website ·

Optional:

2. Schulung, ca. … Teilnehmer:innen, Dauer ca. 3 Stunden, Zeitpunkt: vor der Website-Übergabe an UBSKM. Im Falle des Bedarfs ist die Beauftragung der Option rechtzeitig vor Vertragende geplant.

9. Protokollierung und Dokumentation

Der Auftragnehmer stellt eine vollständige Dokumentation der Website, einschließlich des Quellcodes und der verwendeten Technologien, zur Verfügung. Das Protokollieren sämtlicher Sitzungen ist durch den Auftragnehmer zu leisten und dem Auftraggeber unverzüglich nach jedem Termin zur Verfügung zu stellen. Die Form des Protokollierens ist beim Auftakttermin zwischen beiden Parteien zu bestimmen. Die Sprache der Protokolle ist Deutsch. Die Dokumentation des Entwicklungsprozesses ist durch den Auftragnehmer zu leisten. Die Dokumentation von Entscheidungsprozessen soll klar und nachvollziehbar für Dritte dargestellt werden, insbesondere im Hinblick auf einen möglichen späteren Übergang der Zuständigkeit für das Projekt. Die Sprache der Dokumentation ist Deutsch.

10. Leistungsort

Die Leistungen werden remote erbracht. 

11. Leistungszeitraum

Es soll baldmöglichst nach Zuschlagserteilung mit der Leistungserbringung begonnen werden. Bis zum … erfolgt die Fertigstellung und der Launch der Website. Diese sollte bereits alle Funktionalitäten und Elemente erhalten. Eventuell sind noch nicht alle Inhalte in allen Sprachen (deutsch, englisch, leichte Sprache) vom Auftraggeber geliefert worden, diese werden sukzessive nachgeliefert. Auch die Erklärvideos zur Studienteilnahme werden vermutlich nachgeliefert. Die Implementierung der nachgelieferten Inhalte muss nach Übermittlung an den Arbeitnehmer innerhalb von 5 Tagen erfolgen.

12. Kommunikation

Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber einen Hauptverantwortlichen mit, der für das gesamte Vorhaben verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. Im Falle von Abwesenheit des Hauptverantwortlichen, soll eine Vertretungsperson, die die entsprechenden Aufgaben übernimmt, bestimmt werden. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Kommunikation zum Stand der Arbeiten via E-Mail oder Telefon. Eine Kontaktperson ist zu benennen, die zu den üblichen Geschäftszeiten – 09.00-16.00 Uhr – erreicht werden kann.