Wir unterstützen den öffentlichen Auftraggeber bei der Abarbeitung der Aufgaben in
1. Vorbereitungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
2. Bearbeitungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
3. Verhandlungsphase (Aufgaben des Auftraggebers in Zusammenarbeit mit dem Bieter)
4. Wertungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
Zu 1. Vorbereitungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
• Festlegung Auftragsumfang (Zielsetzung definieren, Bedarfsprogramm erstellen, geschätzte Baukosten, Termine definieren, Einstellung im Haushalt)
• Festlegung der bau- und planungsrechtlichen Anforderungen für das Grundstück
• Festlegung der Eignungskriterien für die Bekanntmachung, zum Beispiel:
– Nachweis Eintragung in das Berufsregister
– Nachweis Berufshaftpflichtversicherung
– ggf. Nachweis Jahresumsatz
– max. 1-2 realisierte Referenzprojekte ,aus denen die Arbeitsweise und die Qualität angemessen ersichtlich sind
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung im Verhandlungsgespräch, Erstellen einer Matrix, zum Beispiel:
– Sehr hohe Gewichtung: Nachweis der zu erwartenden Qualität der Leistung, wirtschaftliche/architektonische Aspekte, Teamqualität;
– Weniger hohe Gewichtung: Honorar (Differenzierung nach Honorarparametern, wie z.B. Bewertung mitzuverarbeitende Bausubstanz,
Umbauzuschlag, Honorarsatz (Mindestsatz, Mittelsatz etc.), Nebenkosten, Honorar besondere Leistungen;
– Niedrige Gewichtung: Vertrag (Vertragsentwurf ist Verhandlungsgegenstand im Verhandlungsgespräch und bewertbar);
• Erstellung der Vergabeunterlagen
– Aufgabenbeschreibung: Raumprogramm, funktionale Anforderungen, Angaben Kostengruppen 200 – 700, Bauvolumen, Termine Bauvorhaben;
– Verfahrensbedingungen: Ansprechpartner, Zuschlagskriterien definieren, Erläuterung der Verfahrensschritte, Angabe zur Präsentationsform (Tischvorlage, Hand-Out), formale Vorgaben an die Angebote, Frist zur Bearbeitungszeit bis zum Verhandlungsgespräch (mind. 2 Wochen);
• Vertragsentwurf
Zu 2. Bearbeitungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
• Auswahl der Bewerber durch formale und inhaltliche Prüfung der Teilnahmeanträge, ggf. Nachforderung fehlender Unterlagen,
• Anwenden und dokumentieren der vorab definierten Eignungskriterien,
• Nach Prüfung der Eignungskriterien ist weitere Reduzierung der Bewerber durch Losverfahren möglich,
• Kurze, schriftliche Begründung an die nicht berücksichtigten Bewerber versenden,
• Versendung der Vergabeunterlagen an die ausgewählten Bieter.
Zu 3. Verhandlungsphase (Aufgaben des Auftraggebers in Zusammenarbeit mit dem Bieter)
• Auswertung der Unterlagen,
• Nachfordern fehlender Unterlagen,
• ggf. Korrektur einfordern HOAI-widriger Angebote,
• Verhandlungstermine mit den Bietern, Präsentation des Bieters (Tischvorlage, Hand-Out)
• Aufklärung offener Fragen des Auftraggebers und des Bieters,
• Verhandlung der Vertrags- und Honorarfragen,
• ggf. Aufforderung zum letztverbindlichen Angebot an alle Bieter mit den gleichen Grundlagen (wenn sich Änderungen ergeben haben).
Zu 4. Wertungsphase (Aufgaben des Auftraggebers)
• Wertung der Bieterpräsentation und formale Prüfung der Angebote nach den vorab bekannt gemachten Zuschlagskriterien und der erstellten Wertungsmatrix;
• Entscheidung zur Vergabe des Auftrages an einen Bieter fällt,
• Information an die erforderlichen Gremien (Stadtverordnete, Gemeindevertreter etc.) über die Vergabeempfehlung,
• Schriftliche Begründung an die nicht berücksichtigten Bieter versenden.
Hinweis: Wenn Lösungsvorschläge in Skizzenform in einem ‚schlanken‘ Vergabeverfahren eingefordert werden, dann gilt Folgendes zu beachten:
• zu 1. Vorbereitungsphase: Bewertung in den Zuschlagskriterien festlegen; in den Vergabeunterlagen die inhaltlichen Anforderungen und die Angabe der äußeren Form der Lösungsvorschläge genau definieren, z.B. max. 3 DIN A3-Blätter, Darstellung nur in Skizzenform. Darüberhinausgehende Darstellungen sind nicht erwünscht und fließen nicht in die Bewertung ein.
• zu 1. Erstellung der Vergabeunterlagen: Honorierung gemäß aktuell geltender HOAI einhalten und für die Lösungsvorschläge in Skizzenform festlegen;
• zu 3. Verhandlungsphase: Verhandlungstermine mit den Bietern, Präsentation der Bieter mit Lösungsvorschlag in Skizzenform;
• zu 4. Wertungsphase: Wertung der Lösungsvorschläge in Skizzenform erfolgt unter Hinzunahme externer Fachkundiger.
Dokumentationspflicht gilt über das gesamte Vergabeverfahren hinweg.
