1. Projektbeschreibung

Der öffentliche Auftraggeber benötigt Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung eines komplexen GÜ-/GU-Vergabeverfahrens.

Die GÜ-/GU-Vergabe verspricht insbesondere bei komplexeren Bauvorhaben und knappen Personalkapazitäten die Vorbeugung unverhältnismäßiger Kostennachteile sowie das Generieren substantieller Zeitvorteile (insbesondere bei Eilbedürftigkeit des Bauvorhabens) und Synergieeffekte. Bei der Vergabe erfolgt eine gebündelte Vergabe von Planungs- und Bauleistungen, in der Regel ab der HOAI-Phase 5, zB Weiterentwicklung, Detailplanung und schlüsselfertige Errichtung der KITA.

2. Leistungsbeschreibung

Die Mitwirkung von AxProjects bei der Vorbereitung und Auswertung der Ausschreibung umfasst:

2.1. Projektmanagement

• Vorbereitung und Strukturierung des Verfahrens,
• Erarbeitung und Fortschreibung des Projektzeitplans,
• Mitwirkung bei der Führung der Vergabeakte,
• Hinweis auf alle erforderlichen Maßnahmen und Entscheidungen, die für die erfolgreiche Vorbereitung und den Abschluss des Vergabeverfahrens erforderlich sind,
• Koordination, Beantwortung und Abstimmung der Bieterfragen,
• Einstellen von Dokumenten auf die eVergabe-Plattform während des laufenden Vergabeverfahrens, Pflege der eVergabe-Plattform,
• Koordinierung und Moderation von notwendigen Abstimmungsprozessen und Maßnahmen,
• Telefonische Beratung zu verfahrens- und projektrelevanten Themen.
  
  

2.2. Vorbereitung des Verfahrens, Bekanntmachungstext, Teilnahmewettbewerb

• Erarbeitung einer Vorinformation,
• Erarbeitung, Abstimmung und Veröffentlichung des Bekanntmachungstextes für das Vergabeverfahren inkl. der Kriterien für den öffentlichen Teilnahmewettbewerb sowie eines Bewerberexposés,
• Erarbeitung eines von den Bewerbern auszufüllenden Formulars für den Teilnahmewettbewerb,
• Erarbeitung und Abstimmung einer Bewertungsmatrix zur Auswertung der eingegangenen Bewerbungen,
• Auswertung der Bewerbungsunterlagen und Empfehlung zur Auswahl der Bewerber,
• schriftliche Dokumentation der Auswertung des Teilnahmewettbewerbs,
• Erstellung der Absage- und Aufforderungsschreiben an die Bewerber,
• Mitwirkung bei der Veröffentlichung von Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Vergabeunterlagen über das vom Auftraggeber ausgewählte eVergabe-System,
• Übergabe der im Rahmen dieses Beratungsvertrages beauftragten Dokumentationen für die elektronische Vergabeakte.
  
  

2.3. Erarbeitung der Vergabeunterlagen

2.3.1. Allgemein/Vertrag

• Beschreibung der allgemeinen Verfahrensgrundsätze,
• Erarbeitung und Abstimmung der Zuschlagskriterien sowie einer Bewertungsmatrix,
• Beschreibung der wirtschaftlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen,
• Erarbeitung der Leistungsbeschreibung für die Zwischenfinanzierung,
• Zurverfügungstellung eines Vertragsentwurfes für die Beauftragung des Generalübernehmers mit den ausgeschriebenen Planungs-, Bau- und Bauzwischenfinanzierungsleistungen,
• Erstellen ausgewählter Formblätter als bearbeitbare Dateien im xlsx- oder PDF-Format als Grundlage für eine elektronische Vergabe,
• Integration aller Teile in ein einheitliches Werk.

2.3.2.    Funktionale Bauleistungsbeschreibung

• Beschreibung der allgemeinen genehmigungsrelevanten Vorgaben und städtebaulichen Rahmenbedingungen,
• Allgemeine Qualitätsbeschreibung der Planungs- und Bauleistungen gegliedert nach Bauteilen gemäß Kostengruppen der DIN 276-1 (bis max. 2. Gliederungsebene),
• Raumdatenblätter der verschiedenen Raumkategorien mit Angaben zu den Kostengruppen 300, 400 und 600 nach DIN 276-1,
• Konzeptbeschreibung Außenanlagen.

2.4. Angebotsauswertung

2.4.1. Formale und wirtschaftliche Auswertung der eingegangenen Angebote

• formale Prüfung der eingegangenen Angebote
• einen Nominalwertvergleich der Angebote,
• einen Vergleich der Kalkulationsgrundlagen der Bieter,
• einen Preisvergleich der jeweiligen Anbieter,
• Hinweise auf relevante nicht monetäre Faktoren,
• eine vergleichende Stellungnahme zu den verschiedenen Angeboten.

2.4.2. Baufachliche Wertung der Angebote

• eine Bewertung der Entwürfe hinsichtlich der gestalterischen und funktionalen Lösungen,
• die Auswertung des Raumprogramms und der Flächenbilanz der Entwürfe,
• die Prüfung der Erläuterungsberichte und der angebotenen Qualitäten,
• eine Plausibilitätskontrolle der angebotenen Pauschalfestpreise,
• die Erarbeitung eines Vorschlages für die Punktwertung der architektonischen und baulichen Qualitäten der Angebote,
• die Bewertung von baulichen Nebenangeboten.

2.4.3. Gesamtauswertung

• Dokumentation der Bewertung für die Vergabeakte einschließlich einer vergleichenden Stellungnahme zu den verschiedenen Angeboten.

2.4.4. Bietergespräche, Vertragsabschluss und Vertragsdurchführung

• Teilnahme an den Bietergesprächen, Vertragsverhandlungen und Mitwirkung bei der Optimierung der Vertragsbedingungen bis zum Vertragsabschluss,
• Prüfung der durch die Anbieter angegebenen Kostenbestandteile,
• Unterstützung bei der Nachkalkulation und bei Wirtschaftlichkeitsberechnungen, soweit diese bei der Projektrealisierung notwendig werden.