Vergeben Sie per Ausschreibung die Zubereitung, Verpackung und Anlieferung der warmen Mittagsverpflegung sowie die Essensausgabe für Ihre Schulen. Unser Modell: Für alle Schulen werden die Menüs in der Küche einer Schule frisch zubereitet und von dort an die anderen Schulen ausgeliefert. Gleichzeitig beinhaltet die Ausschreibung die Reinigung der Mensen und Küchen an den Schulen durch den Auftragnehmer (Fußböden sind ausgenommen). Während der Schulferien und an sonstigen schulfreien Tagen findet keine Zubereitung, Lieferung und Bestellung von Mittagessen statt (ca. 4 bewegliche Ferientage und 3 Studientage). 

Auftragsvolumen / Lieferorte
Die der Ausschreibung zugrundeliegende Anzahl der Essen kann nur geschätzt werden, da sich diese jährlich ändert. Eine Änderung der wöchentlichen Essenstage ist aus schulorganisatorischen Gründen möglich. Die Menüs müssen in entsprechender Anzahl für die Schulen frisch zubereitet und an die Schüler/Innen ausgegeben bzw ausgeliefert werden.

Vertragslaufzeit
Die Laufzeit des Vertrages über die Zubereitung und Lieferung der Schulmahlzeiten bezieht sich auf die Schuljahre 2023/2024 und 2024/2025 mit der Option der Verlängerung um ein weiteres Schuljahr. Das Vertragsverhältnis beginnt nach Ende der Sommerferien 2023. Erster Auslieferungstag für die Essen ist der erste Schultag, sofern die Schule keine Änderung des Termins mitteilt. Der Vertrag endet mit Ablauf der Laufzeit automatisch. Einer besonderen Kündigung bedarf es nicht.

Option auf Vertragsverlängerung
Sie behalten sich eine Option auf den Abschluss von Verträgen über die Lieferung von Schulmahlzeiten zu den Konditionen dieser Ausschreibung für ein weiteres Schuljahr vor. Voraussetzung ist, dass der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit dauerhaft unter Beweis stellt. Die Ausübung der Option auf die Weiterbelieferung in dem Schuljahr 2025/2026 wird dem Auftragnehmer frühzeitig schriftlich mitgeteilt.

Zeitpunkt der Bestellungen / Bestellverfahren
Die Essensbestellung erfolgt nach Absprache mit der Schule grundsätzlich monatlich für den kommenden Monat. Um-, Nach- und Abbestellungen können vom Schulsekretariat am Ausgabetag bis 9.00 Uhr erfolgen. Die monatliche Bestellung erfolgt durch die Schulsekretariate per E-Mail.

Abrechnung Elternbeitrag
Die pauschale Abrechnung der Essensbeträge mit den Eltern erfolgt durch die Kommune.

Leistungsumfang; Anlieferung
Die Anlieferung muss in Abstimmung mit der Schulleitung der Schule und ohne Beeinträchtigung des laufenden Schulbetriebes erfolgen. Flexibilität auf räumliche, sachliche und zeitliche Veränderung wird vorausgesetzt. Die Warmhaltezeit von der Fertigstellung bis zur Anlieferung der Mahlzeit darf 30 Minuten nicht überschreiten (inklusive Anlieferung). Mit dem Angebot sind Angaben über die zeitliche Planung unter Darstellung der Warmhaltezeiten für die täglichen Lieferungen zur Schule (u.a. Kilometerangabe/Fahrzeugart etc.) zu machen. Der Auftragnehmer liefert die Schulmahlzeit in temperaturstabilen Thermophoren bis zur Ausgabeküche der jeweiligen Schule. Konvektomaten und beheizbare Speisetransportbehälter mit geeigneten Fahr-/Transportgestellen sind vom Auftragnehmer kostenfrei zu stellen. Die Wärmebehälter sind durch den Auftragnehmer täglich abzuholen und zu reinigen. Dem Auftragnehmer obliegt die fachgerechte tägliche Entsorgung der Essensreste und der weiteren Verpackungs- und Küchenabfälle auf eigene Rechnung.

Preise
Es ist ein einheitlicher Angebotspreis anzugeben, der sowohl für Normalkost als auch für Sonderkost gilt (einschließlich Essensausgabe). Bei dem Angebotspreis handelt es sich um einen Festpreis für die Dauer des gesamten Vertragszeitraumes. Die Konditionen gelten auch bei Vertragsverlängerung. Ein Preisvorbehalt wird lediglich für die Mehrwertsteuer vereinbart.

Rechnungslegung
Die Rechnungen sind an die Schulverwaltung der Kommune je Schule zu richten. Die Rechnung ist grundsätzlich mit den Bruttobeträgen auszustellen. Die in der Endsumme der Bruttobeträge enthaltene Mehrwertsteuer ist am Schluss der Rechnung in einem Betrag gesondert auszuweisen. Die Rechnungen müssen leicht nachprüfbar sein. Es muss sich aus der Rechnung ergeben:

• die Anzahl der gelieferten Essen je Monat
• die Gesamtsumme
• die Servicekosten pro Monat

Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix
Folgende Kriterien dienen als Grundlage der Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes. Für die Zuschlagskriterien werden bei 100 % insgesamt maximal 100 Punkte vergeben. Diese werden vom Auftraggeber im Wertungsverfahren zu einer Gesamtpunktzahl addiert.

Preis 50% = max. 50 Punkte

Frisch zubereitete Mahlzeiten 30% = max. 35 Punkte

Qualität 20% = max. 15 Punkte

Preis
Der Anbieter, der das Angebot mit dem geringsten Preis vorlegt, erhält die maximale Bewertung von 50 Punkten. Alle preislich nachfolgenden Bieter erhalten ihre Punktzahl im Verhältnis ihres Preises zum Preis des Bieters mit dem niedrigsten Gesamt-preis.

Frisch zubereitete Mahlzeiten:
Der Auftraggeber legt großen Wert auf frisch zubereitete Mahlzeiten. Hier kann eine maximale Punktzahl von 30 Punkten erreicht werden. Die Wertung wird vermindert, wenn nicht alle aufgelisteten Komponenten voll erfüllt werden

• Es wird eine große Abwechslung im Speisenplan ermöglicht. Alle Speisenkomponenten können problemlos hergestellt werden.
• Durch Zubereitung der Speisen vor Ort lassen sich kurze Warmhaltezeiten realisieren. Vitaminverluste und Einbußen im sensorischen Bereich (Farbe, Geruch, Geschmack, Textur) sind im Vergleich zu anderen Verpflegungssystemen gering.
• Dadurch wird eine hohe Flexibilität ermöglicht. Individuelle Lebensmittelunverträglichkeiten oder verschiedene kulturelle Essgewohnheiten können auch kurzfristig noch in die tägliche Zubereitung einfließen.
• Der „direkte Draht“ zum Koch oder zur Köchin vereinfacht den Austausch von Informationen. Durch ein sofortiges Feedback der Tischgäste an die Küchenkräfte, z. B. zur Auswahl oder zum Geschmack der Speisen, kann das Speisenangebot optimiert werden. Auskünfte des Küchenpersonals, die freundlich an die Tischgäste weitergegeben werden, können helfen, die Akzeptanz der Mittagsverpflegung zu steigern.
• Die Umsetzung und die Gestaltung von Aktionstagen, z. B. “Ein Tag ohne Fleisch”, ist am besten umzusetzen.

Qualität:
Für die Qualität werden maximal 20 Punkte vergeben. Folgende Merkmale liegen zugrunde:

• Die Verwendung von raffiniertem Zucker soll vermieden werden und zum Beispiel durch Honig oder Ahornsirup ersetzt werden.
• Verzicht auf industriell hergestellten Geschmacksverstärker.
• Kochen mit frischen saisonalen Obst- und Gemüsesorten und Verwendung von regionalen Produkten.
• Die Verwendung von Vollkornprodukten wird bevorzugt.

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t.ax@ax-vergaberecht.de