Aufbau der Organisationsstruktur

Für jedes Bauvorhaben ist eine eigenständige Projektorganisation zu entwickeln. In der Aufbauorganisation ist die Organisationsstruktur mit personifizierter Verantwortung geregelt. In der Ablauforganisation wird der technisch und wirtschaftlich optimale Projektablauf organisiert. Die Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt und deren zeitliche Abfolge sowie die entsprechenden Zuständigkeiten werden definiert. Erforderlich ist eine klare und konstruktive Rollenverteilung zwischen dem öffentlichen und dem privaten Bereich.

Dynamische Architektenverträge ja, …

Architektenverträge liegen im Baualltag in der Regel dynamischen Prozessen zugrunde. Ein funktionierendes Änderungsmanagement dient der Organisation von Anpassungen bereits geplanter und erledigter Aufgaben, wenn Vorgaben durch den Auftraggeber geändert werden. Der Auftraggeber ist berechtigt, Änderungen anzuordnen. Das Änderungsanordnungsrecht umfasst insbesondere den Leistungsumfang und die Leistungsziele. Der Auftraggeber kann ferner Änderungen des Entwurfs anordnen. Der Architekt ist verpflichtet, diese Änderungen nach Maßgabe dieses Vertrages auszuführen, soweit sein Betrieb hierauf eingerichtet ist und dies nicht unzumutbar ist. Ist die Anordnung eine Leistungsänderung, ist das Honorar unter den folgenden Voraussetzungen anzupassen.

… aber mit Änderungsmanagement auch in kostenmäßiger Hinsicht

Verlangt der Auftraggeber zusätzliche, nach diesem Vertrag nicht geschuldete Leistungen oder Wiederholungen von bereits vertragskonform fertiggestellten und freigegebenen Leistungen oder sonstige Änderungen zu den in diesem Vertrag vereinbarten Leistungen (nachfolgend zusammen auch „Leistungsänderungen”) und führt dies zu einem Mehraufwand des Auftragnehmers, ist das Honorar unter Saldierung von Mehr- und Minderaufwand und unter Fortschreibung der in diesem Vertrag vereinbarten Honorare entsprechend angemessen anzupassen. Änderungen werden nur dann vergütet, wenn der Auftragnehmer den Auftraggeber vor Beginn der Ausführung der geänderten Leistungen auf die zusätzliche Vergütungspflicht nach diesem Vertrag, den Umfang der Abweichung vom bislang geschuldeten Planungssoll sowie den voraussichtlichen Umfang des zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwandes schriftlich hinweist. Kommt es nicht zu einer Einigung über die zusätzliche Vergütung, gelten die gesetzlichen Regelungen. Der Auftragnehmer ist aber verpflichtet, auf schriftliche Anforderung des Auftraggebers seine Leistung auch dann sach- und fachgerecht zu erbringen, wenn eine Einigung über die Höhe der geänderten Vergütung noch nicht erfolgt ist. Ein Zurückbehaltungsrecht an der geforderten weiteren Leistung steht dem Auftragnehmer nur zu, wenn der Auftraggeber sich abschließend weigert, berechtigte zusätzliche Vergütungsansprüche dem Grunde nach anzuerkennen. Verlängern sich die vertraglich vorgesehenen Planungszeit und Bauzeit über die Vertragsfristen hinaus wesentlich und unvorhersehbar durch Umstände von ungewisser Dauer, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, sind die Parteien verpflichtet, eine Anpassung der Vergütung an die veränderten Umstände zu vereinbaren. Jedenfalls kann der Auftragnehmer dann verlangen, dass ihm der nachgewiesene Mehraufwand ersetzt wird. Wird die Durchführung des Vertrages wegen fehlender Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers unterbrochen, und hat der Auftragnehmer den Auftraggeber fruchtlos zur Mitwirkung aufgefordert, so steht dem Auftragnehmer für die Dauer der Unterbrechung eine angemessene Entschädigung zu. Das gilt nicht für den Fall, dass die rechtlichen Voraussetzungen des Verzugs des Auftraggebers erfüllt sind. Es wird klargestellt, dass für Leistungen, die durch einen Mangel oder eine sonstige Vertragsverletzung des Auftragnehmers erforderlich werden (insbesondere Wiederholungen von Leistungen), von dem Auftragnehmer eine Honoraranpassung nicht verlangt werden kann. Es wird klargestellt, dass im Zusammenhang mit Anpassungen der Leistungen oder der Leistungsziele, die sich aus dem dynamischen Planungsprozess ergeben, eine Honoraranpassung von dem Auftragnehmer nicht verlangt werden kann. Eine Anpassung des Honorars wegen etwaiger Verlängerungen der in diesem Vertrag festgelegten Leistungszeiten kann der Auftragnehmer nur verlangen, wenn sich die Gesamtleistungszeit für die Leistungen um mehr als 6 Monate gegenüber der vorgesehenen Gesamtleistungszeit verlängert, ohne dass dies von dem Auftragnehmer zu vertreten ist. Verzögert sich der Leistungsbeginn, begründen die sich daraus ergebenden Terminverschiebungen keine Verlängerung der Gesamtleistungszeit im vorstehenden Sinne. Hat der Auftragnehmer einen Anspruch auf eine Anpassung der Vergütung wegen Verlängerungen der Leistungszeiten, berechnet sich diese nach dem durch die Verlängerung entstandenen nachgewiesenen Mehraufwand.

Kostenschätzung und Kostenberechnung müssen differenziert und angemessen erfolgen

Die Kostenschätzung und die Kostenberechnung sind gemäß DIN 276 und bereits mit Aufstellung von Mengengerüsten zu erstellen. Die Kostenberechnung ist bis in die dritte Ebene aufzugliedern. Bei der Kostenberechnung sind die kostenrelevanten Hauptbestandteile (z.B. Leistungsbereiche / Gewerke) nach Mengen und dazugehörigen Kosten zu untergliedern, um die Auswirkung von Änderungen der Ausstattungs- und Konstruktionsvorgaben nachvollziehen zu können. Die in der Kostenschätzung/Kostenberechnung angesetzten Kosten müssen nachweislich aktuellen Marktpreisen im Zeitpunkt der Erstellung der Kostenschätzung/Kostenberechnung entsprechen. Etwaige Baukostenrisiken – jedoch ohne allgemeine Preissteigerungen – sind in die Kostenschätzungen und Kostenberechnungen mit aufzunehmen. Die Beiträge der Fachplaner und Gutachter sind in die Kostenschätzung und Kostenberechnung zu integrieren. Die der Kostenberechnung nachlaufenden Planungen der Genehmigungsplanung dürfen nicht zu einer Änderung der Kostenberechnung führen. Es wird klargestellt, dass die Kostenobergrenzen Planungsvorgaben für die Leistungen des Architekten definieren und der Architekt hieraus und aus etwaigen Änderungen dieser Planungsvorgaben keinen Anspruch auf Anpassung des Honorars herleiten kann.

Kostenobergrenzen sind durch den Architekten einzuhalten

Der Architekt führt für seinen Bereich eine ständige Kostenkontrolle durch. Der Architekt hat sich mit allen Fachplanern und Gutachtern in jeder Leistungsphase stets eng hinsichtlich der Kosten abzustimmen, die Kostenplanungsbeiträge zu koordinieren und die Ergebnisse in der von ihm zu erstellenden Kostenschätzung und Kostenberechnung eigenverantwortlich zusammenzuführen. Der Architekt hat den Auftraggeber umfassend bezogen auf die Planung der Kosten zu beraten. Der Architekt hat den Auftraggeber über jede absehbare Kostenveränderung unverzüglich und schriftlich unter Angabe der Gründe zu unterrichten und geeignete Varianten vorzuschlagen, durch die absehbare Kostenerhöhungen vermieden werden können.

Dem Projektziel der Einhaltung der Kostenobergrenzen sind alle weiteren Projektziele unterzuordnen …

Ergibt sich im Laufe der Planung eine Überschreitung der Kostenobergrenze-Objektplanung, ist der Architekt ohne gesonderte Vergütung verpflichtet, diejenigen Umplanungen vorzunehmen, die die Einhaltung der Kostenobergrenze-Objektplanung ermöglichen, es sei denn, der Architekt kann darlegen, dass die Kostenüberschreitung auf Anordnungen des Auftraggebers zurückzuführen ist, über deren wirtschaftliche Auswirkungen der Architekt den Auftraggeber schriftlich aufgeklärt hat oder wenn Kostenerhöhungen aus von dem Architekten nicht zu vertretenden Umständen resultieren, die von dem Architekten im Rahmen seiner Planung trotz umfassender, intensiver Kostenplanung/ -kontrolle und ständiger Abstimmung mit allen Fachplanern und Gutachtern nicht berücksichtigt werden konnten.

Entscheidungen des Auftraggebers auf der Basis ausreichender, bewerteter Entscheidungsalternativen mit begründeten Empfehlungen

Müssen Entscheidungen des Auftraggebers eingeholt werden, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich ausreichende, bewertete Entscheidungsalternativen mit begründeten Empfehlungen vorzulegen und ihn bei der Entscheidungsfindung zu beraten. Erhält der Auftragnehmer Unterlagen oder Auskünfte vom Auftraggeber, insbesondere auch Planungsleistungen von im Auftrag des Auftraggebers tätigen Planern, so hat er diese auf ihre Verwertbarkeit zu überprüfen, insbesondere darauf, ob sie vollständig und zutreffend sind. Der Auftragnehmer ist zur Wahrung der Rechte und Interessen des Auftraggebers im Rahmen der ihm übertragenen Leistungen berechtigt und verpflichtet. Als unabhängiger Sachverwalter des Auftraggebers darf der Auftragnehmer keine konkurrierenden Interessen, insbesondere von Unternehmern oder Lieferanten, vertreten. Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung rechtliche oder finanzielle Verpflichtungen für den Auftraggeber einzugehen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf dessen Verlangen über nach diesem Vertrag geschuldete Leistungen sowie beeinträchtigende Ereignisse regelmäßig und ohne besondere Vergütung Auskunft zu erteilen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber darüber hinaus unverzüglich über alle wesentlichen Vorgänge, insbesondere wenn damit finanzielle Folgen verbunden sein können, unaufgefordert schriftlich zu informieren. Der Auftragnehmer hat die Anregungen und/ oder Anordnungen des Auftraggebers zu beachten. Hält der Auftragnehmer solche Anregungen oder Anordnungen für falsch oder nicht sachdienlich, so hat er dies dem Auftraggeber unter Darlegung seiner Gründe schriftlich mitzuteilen. Auftraggeber und Auftragnehmer werden sich bemühen, Einvernehmen herzustellen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, regelmäßige Planungs- und Projektbesprechungen zu organisieren, an denen die maßgeblichen Subplaner teilnehmen sollen. Der Auftraggeber ist dazu einzuladen.

Das Projektteam des Architekten ist unveränderlich …

Der Projektleiter und der stellvertretende Projektleiter müssen für die Leistungen aus diesem Vertrag umfassend zu Verfügung stehen, während der Arbeitszeiten ständig erreichbar sein und die Arbeiten tatsächlich selbst leiten. Der Projektleiter und der stellvertretende Projektleiter sind die vorrangigen Ansprechpartner des Auftraggebers, soweit dieser nicht etwas anderes bestimmt. Sie sind für den Auftragnehmer jeweils alleinvertretungsberechtigt. Der Auftragnehmer darf den Projektleiter oder den stellvertretenden Projektleiter nur mit Zustimmung des Auftraggebers ablösen. Der Auftraggeber ist zur Zustimmung nur verpflichtet, wenn für die Ablösung ein wichtiger Grund besteht und eine nachweislich mindestens ebenso qualifizierte Person an dessen Stelle tritt. Anderenfalls ist der Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung dieses Vertrages sowie zur Geltendmachung weitere Ansprüche berechtigt.
Wenn ein wichtiger Grund hierfür vorliegt, kann der Auftraggeber die unverzügliche Ersetzung des Projektleiters oder des Vertreters des Projektleiters verlangen. Der Auftragnehmer hat für dieses Projekt auch über die vorstehenden Leitungsmitglieder hinaus stets qualifiziertes Personal in dem erforderlichen Umfang einzusetzen.

Der Architekt ist zur umfassenden Koordination in seinem Leistungsbereich verpflichtet …

Seine Koordinationspflicht umfasst insbesondere die zeitliche und inhaltliche Koordination der eigenen Leistungen mit den Leistungen der weiteren Planungsbeteiligten, sowie die Koordination der Leistungen der weiteren Planungsbeteiligten untereinander. Der Auftragnehmer hat alle Schnittstellen vorausschauend und pro-aktiv zu organisieren, zu kontrollieren und dafür Sorge zu tragen, dass sich aus Schnittstellen zwischen den Planungsbeteiligten keine terminlichen, kostenmäßigen oder sonstigen negativen Auswirkungen ergeben, die durch eine ordnungsgemäße Koordination vermieden werden können. Der Auftragnehmer hat die Terminplanung in seinem Leistungsbereich so zu erstellen und mit den weiteren Planungsbeteiligten und dem Auftraggeber abzustimmen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Termine eingehalten werden können. Der Auftragnehmer erstellt eine Planung der Planung, stimmt diese mit allen Planungsbeteiligten ab und schreibt diese kontinuierlich fort. Er entwickelt aus dem Planungsterminplan detaillierte Planlieferlisten und legt diese dem Auftraggeber kontinuierlich vor. Bei Abweichungen zu dem Planungsterminplan oder den Planlieferlisten sind von dem Auftragnehmer entsprechende Anpassungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Beteiligten zu entwickeln. Im Rahmen seiner Koordinationspflicht hat der Auftragnehmer bei Bedarf stets unverzüglich und im Übrigen mindestens wöchentlich Planungsbesprechungen mit allen von den jeweils als nächstes anstehenden Leistungen betroffenen weiteren Planungsbeteiligten zu organisieren, abzuhalten und zu leiten und zu dokumentieren. Hierzu ist der Auftraggeber jeweils rechtzeitig schriftlich einzuladen. Der Einladung ist eine Tagesordnung beizufügen. Der Auftraggeber kann verlangen, dass einzelne oder alle Planungsbesprechungen in den Räumen des Auftraggebers stattfinden. Der Auftragnehmer schuldet die Teilnahme an sämtlichen, von dem Auftraggeber, den weiteren Planungsbeteiligten oder Dritten einberufenen, seinen Leistungsbereich berührenden Besprechungen. Soweit der Auftragnehmer Besprechungen mit Behörden und in deren Auftrag tätiger Institutionen (z.B. TÜV, Gewerbeaufsicht, DEKRA, vorbeugender Brandschutz u.a.) durchführt, wird er den Auftraggeber hierüber rechtzeitig informieren und ihm die Teilnahme an diesen Besprechungen ermöglichen. Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner Koordinationsverpflichtung berechtigt, die weiteren Planungsbeteiligten nach Maßgabe der von dem Auftraggeber mit diesen getroffenen Vereinbarungen anzuweisen. Weist der Auftragnehmer einen weiteren Planungsbeteiligten an oder wird einer Weisung des Auftragnehmers keine Folge geleistet, hat er den Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu informieren und den Auftraggeber umfassend schriftlich über den Sachverhalt aufzuklären. Weisungen des Auftragnehmers an weitere Planungsbeteiligte sind unter dem Vorbehalt auszusprechen, dass die zwischen dem Auftraggeber und dem weiteren Planungsbeteiligten vereinbarten Leistungen hierdurch nicht geändert werden.

Der Architekt muss wirklich mit dem Auftraggeber zusammenarbeiten …

Der Auftragnehmer hat auf Verlangen des Auftraggebers jederzeit projektbezogene Auskünfte schriftlich zu erteilen. Unvorhergesehene Ereignisse sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer hat aus seiner Sicht notwendige Entscheidungen des Auftraggebers bei dem Auftraggeber rechtzeitig in Form einer schriftlichen Entscheidungsvorlage einzuholen und den Auftraggeber darüber hinaus bei seiner Entscheidungsfindung zu beraten. Entscheidungsvorlagen müssen alle Informationen zu Kosten, Terminen, Qualitäten sowie die Auswirkungen auf den Betrieb enthalten und dem Auftraggeber mindestens zwei Wochen vor dem Termin für die Entscheidung zugehen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, an allen von dem Auftraggeber einberufenen Planungsbesprechungen mit seinem Projektleiter – oder in begründeten Ausnahmefällen mit dem Vertreter des Projektleiters – teilzunehmen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber ständig über den Leistungsfortschritt zu unterrichten. Die Ergebnisse der Leistungen jeder Leistungsphase gemäß § 34 HOAI sind nach Abschluss sämtlicher Leistungen der jeweiligen Leistungsphase und bei Bedarf zusätzlich nach Anforderung des Auftraggebers schriftlich vorzustellen. Eine Teilabnahme ist damit nicht verbunden. Die Ergebnisse der Leistungen jeder Leistungsphase gemäß § 34 HOAI müssen von dem Auftragnehmer mit den weiteren Planungsbeteiligten den Behörden, Nachbarn und sonstigen Beteiligten abgestimmt sein. Dasselbe gilt für alle von dem Auftragnehmer dem Auftraggeber mitgeteilten wesentlichen Zwischenstände, soweit der Auftragnehmer nicht ausdrücklich darauf hinweist, dass eine entsprechende Abstimmung noch nicht erfolgt ist; in diesem Fall ist die Abstimmung bis zum Abschluss der jeweiligen Leistungsphase herbeizuführen.
Der Auftragnehmer hat alle Anordnungen des Auftraggebers unverzüglich zu befolgen, es sei denn das Verlangen des Auftraggebers wäre unbillig. Ist die Anordnung eine Leistungsänderung, ist das Honorar nach den Regeln des Vertrags anzupassen. Die Haftung des Auftragnehmers für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Leistungen wird durch die Anregungen, Anordnungen oder Zustimmungen des Auftraggebers nicht eingeschränkt. § 254 BGB (Mitverschulden) bleibt unberührt. Der Auftragnehmer ist gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, im Hinblick auf sämtliche ihm zugänglichen Kenntnisse und Informationen über das Bauvorhaben Dritten gegenüber Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Mitwirkung des Auftragnehmers bei Vermietung und Verkauf des Objektes sowie an der Vorbereitung der Vergabe und am Vergabeverfahren. Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber verpflichtet, den Vertretern der Medien für Interviews zur Verfügung zu stehen. Sofern Medienvertreter sich direkt an den Auftragnehmer wenden, verweist der Auftragnehmer diese an den Auftraggeber. Interviews oder Erklärungen werden erst nach Abstimmung mit dem Auftraggeber gewährt bzw. abgegeben. Der Auftragnehmer hat auch insoweit strikte Vertraulichkeit zu wahren.

Klare Identifikation und Formulierung der Bauaufgabe

Dreh- und Angelpunkt des eigentlichen Bauvorhabens sind vor allem die definierten Bauaufgaben. Die Identifikation und Formulierung der Bauaufgabe obliegt dem Bauherrn und seinen Planern. Umso klarer diese gleich zu Beginn definiert sind, umso genauer kann ein Auftragnehmer die voraussichtlichen Baukosten kalkulieren und in sein Angebot aufnehmen. Erforderlich ist eine fundierte Ausschreibung. Eine fundierte Ausschreibung kann aber erst nach einer sorgfältigen Vorplanung erstellt werden. Eine mangelhafte Vorplanungsphase führt zu Problemen. Je detaillierter eine Vorplanung ausgestaltet ist, umso näher wird man an den Kostenschätzungen liegen. Eine detaillierte Vorplanung ist zwar mit höheren Vorkosten verbunden; was aber nicht geht ist, dass das Bauprojekt zu früh und zu niedrig budgetiert ausgeschrieben wird. Beauftragungen dürfen erst dann stattfinden, wenn die Planung abgeschlossen ist.

Was für eine Ausschreibung benötigt wird …

Anhand der VOB/A:

Welche Eignungsnachweise werden gefordert?

(1) Zum Nachweis ihrer Eignung ist die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber oder Bieter zu prüfen. Bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit werden Selbstreinigungsmaßnahmen in entsprechender Anwendung des § 6f EU Absatz 1 und 2 berücksichtigt.

(2) Der Nachweis umfasst die folgenden Angaben:

1. den Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Bauleistungen und andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen,

2. die Ausführung von Leistungen in den letzten bis zu fünf abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, kann der Auftraggeber darauf hinweisen, dass auch einschlägige Bauleistungen
berücksichtigt werden, die mehr als fünf Jahre zurückliegen,

3. die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem technischem Leitungspersonal,

4. die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes, sowie Angaben,

5. ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,

6. ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet,

7. dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt,

8. dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde,

9. dass sich das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft angemeldet hat.

(3) Andere, auf den konkreten Auftrag bezogene zusätzliche, insbesondere für die Prüfung der Fachkunde geeignete Angaben können verlangt werden.

(4) Der Auftraggeber wird andere ihm geeignet erscheinende Nachweise der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zulassen, wenn er feststellt,
dass stichhaltige Gründe dafür bestehen.

Wie erfolgt die Nachweisführung?

(1) Der Nachweis der Eignung kann mit der vom Auftraggeber direkt abrufbaren Eintragung in die allgemein zugängliche Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) erfolgen.

(2) Die Angaben können die Bewerber oder Bieter auch durch Einzelnachweise erbringen. Der Auftraggeber kann dabei vorsehen, dass für einzelne Angaben Eigenerklärungen ausreichend sind. Eigenerklärungen, die als vorläufiger Nachweis dienen, sind von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, oder von den in Frage kommenden Bewerbern durch entsprechende Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen.

(3) Der Auftraggeber verzichtet auf die Vorlage von Nachweisen, wenn die den Zuschlag erteilende Stelle bereits im Besitz dieser Nachweise ist.

(4) Bei Öffentlicher Ausschreibung sind in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Nachweise zu bezeichnen, deren Vorlage mit dem Angebot verlangt oder deren spätere Anforderung vorbehalten wird. Bei Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ist zu verlangen, dass die Eigenerklärungen oder Nachweise bereits mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.

(5) Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe ist vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Eignung der Unternehmen zu prüfen. Dabei sind die Unternehmen auszuwählen, deren Eignung die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen notwendige Sicherheit bietet; dies bedeutet, dass sie die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen und über ausreichende technische und wirtschaftliche Mittel verfügen.

Komplette Vergabeunterlagen …

Die Vergabeunterlagen bestehen aus

1. dem Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabegemäß Absatz 2 Nummer 1 bis3), gegebenenfalls Teilnahmebedingungen (Absatz 2 Nummer 6) und

2. den Vertragsunterlagen (§§ 7 bis 7c und 8a).

(2) 1. Das Anschreiben muss alle Angaben nach §12 Absatz 1 Nummer 2 enthalten, die außer den Vertragsunterlagen für den Entschluss zur Abgabe eines Angebots notwendig sind, sofern sie nicht bereits veröffentlicht wurden.

2. In den Vergabeunterlagen kann der Auftraggeber die Bieter auffordern, in ihrem Angebot die Leistungen anzugeben, die sie an Nachunternehmen zu vergeben beabsichtigen.

3. Der Auftraggeber hat anzugeben:

a) ob er Nebenangebote nicht zulässt,

b) ob er Nebenangebote ausnahmsweise nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zulässt. Die Zuschlagskriterien sind so festzulegen, dass sie sowohl auf Hauptangebote als auch auf Nebenangebote anwendbar sind. Es ist dabei auch zulässig, dass der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist. Von Bietern, die eine Leistung anbieten, deren Ausführung nicht in Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen oder in den Vergabeunterlagen geregelt ist, sind im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu verlangen. Der Auftraggeber kann in den Vergabeunterlagen angeben, dass er die Abgabe mehrerer Hauptangebote nicht zulässt.

5. Der Auftraggeber hat an zentraler Stelle in den Vergabeunterlagen abschließend alle Unterlagen im Sinne von §16a Absatz 1 mit Ausnahme von Produktangaben anzugeben.

6. Auftraggeber, die ständig Bauleistungen vergeben, sollen die Erfordernisse, die die Unternehmen bei der Bearbeitung ihrer Angebote beachten müssen, in den Teilnahmebedingungen zusammenfassen und dem Anschreiben beifügen.

Vernünftige Vertragsbedingungen …

In den Vergabeunterlagen ist vorzuschreiben, dass die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) und die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C) Bestandteile des Vertrags werden. Das gilt auch für etwaige Zusätzliche Vertragsbedingungen und etwaige Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen, soweit sie Bestandteile des Vertrags werden sollen.

(2) 1. Die Allgemeinen Vertragsbedingungen bleiben grundsätzlich unverändert. Sie können von Auftraggebern, die ständig Bauleistungen vergeben, für die bei ihnen allgemein gegebenen Verhältnisse durch Zusätzliche Vertragsbedingungen ergänzt werden. Diese dürfen den Allgemeinen Vertragsbedingungen nicht widersprechen.

2. Für die Erfordernisse des Einzelfalles sind die Allgemeinen Vertragsbedingungen und etwaige Zusätzliche Vertragsbedingungen durch Besondere Vertragsbedingungen zu ergänzen. In diesen sollen sich Abweichungen von den Allgemeinen Vertragsbedingungen auf die Fälle beschränken, in denen dort besondere Vereinbarungen ausdrücklich vorgesehen sind und auch nur soweit es die Eigenart der Leistung und ihre Ausführung erfordern.

(3) Die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen bleiben grundsätzlich unverändert. Sie können von Auftraggebern, die ständig Bauleistungen vergeben, für die bei ihnen allgemein gegebenen Verhältnisse durch Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen ergänzt werden. Für die Erfordernisse des Einzelfalles sind Ergänzungen und Änderungen in der Leistungsbeschreibung festzulegen.

(4) 1. In den Zusätzlichen Vertragsbedingungen oder in den Besonderen Vertragsbedingungen sollen, soweit erforderlich, folgende Punkte geregelt werden:

a) Unterlagen (§ 8b Absatz 3; § 3 Absatz 5 und 6 VOB/B),

b) Benutzung von Lager- und Arbeitsplätzen, Zufahrtswegen, Anschlussgleisen, Wasser- und Energieanschlüssen (§ 4 Absatz 4 VOB/B),

c) Weitervergabe an Nachunternehmen (§ 4 Absatz 8 VOB/B),

d) Ausführungsfristen (§ 9; § 5 VOB/B),

e) Haftung (§ 10 Absatz 2 VOB/B),

f) Vertragsstrafen und Beschleunigungsvergütungen (§9a; 11 VOB/B),

g) Abnahme (§ 12 VOB/B),

h) Vertragsart (§§ 4, 4a), Abrechnung (§ 14 VOB/B),

i) Stundenlohnarbeiten (§ 15 VOB/B),

j) Zahlungen, Vorauszahlungen (§ 16 VOB/B),

k) Sicherheitsleistung (§ 9c; § 17 VOB/B),

l) Gerichtsstand (§ 18 Absatz 1 VOB/B),

m) Lohn- und Gehaltsnebenkosten,

n) Änderung der Vertragspreise (§ 9d).

2. Im Einzelfall erforderliche besondere Vereinbarungen über die Mängelansprüche sowie deren Verjährung (§ 9b; § 13 Absatz 1, 4 und 7 VOB/B) und über die Verteilung der Gefahr bei Schäden, die durch Hochwasser, Sturmfluten, Grundwasser, Wind, Schnee, Eis und dergleichen entstehen können (§ 7 VOB/B), sind in den Besonderen Vertragsbedingungen zu treffen. Sind für bestimmte Bauleistungen gleichgelagerte Voraussetzungen im Sinne von §9b gegeben, so dürfen die besonderen Vereinbarungen auch in Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen vorgesehen werden.

Klare Fristenregelungen …

(1) 1. Die Ausführungsfristen sind ausreichend zu bemessen; Jahreszeit, Arbeitsbedingungen und etwaige besondere Schwierigkeiten sind zu berücksichtigen. Für die Bauvorbereitung ist dem Auftragnehmer genügend Zeit zu gewähren.

2. Außergewöhnlich kurze Fristen sind nur bei besonderer Dringlichkeit vorzusehen.

3. Soll vereinbart werden, dass mit der Ausführung erst nach Aufforderung zu beginnen ist (§ 5 Absatz 2 VOB/B), so muss die Frist, innerhalb derer die Aufforderung ausgesprochen werden kann, unter billiger Berücksichtigung der für die Ausführung maßgebenden Verhältnisse zumutbar sein; sie ist in den Vergabeunterlagen festzulegen.

(2) 1. Wenn es ein erhebliches Interesse des Auftraggebers erfordert, sind Einzelfristen für in sich abgeschlossene Teile der Leistung zu bestimmen.

2. Wird ein Bauzeitenplan aufgestellt, damit die Leistungen aller Unternehmen sicher ineinandergreifen, so sollen nur die für den Fortgang der Gesamtarbeit besonders wichtigen Einzelfristen als vertraglich verbindliche Fristen (Vertragsfristen) bezeichnet werden.

(3) Ist für die Einhaltung von Ausführungsfristen die Übergabe von Zeichnungen oder anderen Unterlagen wichtig, so soll hierfür ebenfalls eine Frist festgelegt werden. 

(4) Der Auftraggeber darf in den Vertragsunterlagen eine Pauschalierung des Verzugsschadens (§ 5 Absatz 4 VOB/B) vorsehen; sie soll fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten. Der Nachweis eines geringeren Schadens ist zuzulassen.

Regelungen zu Vertragsstrafen, Beschleunigungsvergütung

Vertragsstrafen für die Überschreitung von Vertragsfristen sind nur zu vereinbaren, wenn die Überschreitung erhebliche Nachteile verursachen kann. Die Strafe ist in angemessenen Grenzen zu halten. Beschleunigungsvergütungen (Prämien) sind nur vorzusehen, wenn die Fertigstellung vor Ablauf der Vertragsfristen erhebliche Vorteile bringt.

Regelungen zur Verjährung der Mängelansprüche

Andere Verjährungsfristen als nach § 13 Absatz 4 VOB/B sollen nur vorgesehen werden, wenn dies wegen der Eigenart der Leistung erforderlich ist. In solchen
Fällen sind alle Umstände gegeneinander abzuwägen, insbesondere, wann etwaige Mängel wahrscheinlich erkennbar werden und wieweit die Mängelursachen noch nachgewiesen werden können, aber auch die Wirkung auf die Preise und die Notwendigkeit einer billigen Bemessung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche.

Regelungen zur Sicherheitsleistung

(1) Auf Sicherheitsleistung soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn Mängel der Leistung voraussichtlich nicht eintreten. Unterschreitet die Auftrags-
summe 250000 Euro ohne Umsatzsteuer, ist auf Sicherheitsleistung für die Vertragserfüllung und in der Regel auf Sicherheitsleistung für die Mängelansprüche zu verzichten. Bei Beschränkter Ausschreibung sowie bei Freihändiger Vergabe sollen Sicherheitsleistungen in der Regel nicht verlangt werden.

(2) Die Sicherheit soll nicht höher bemessen und ihre Rückgabe nicht für einen späteren Zeitpunkt vorgesehen werden, als nötig ist, um den Auftraggeber vor Schaden zu bewahren. Die Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen aus dem Vertrag soll fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten. Die Sicherheit für Mängelansprüche soll drei Prozent der Abrechnungssumme nicht überschreiten.

Möglichst keine Inanspruchnahme des einseitigen Änderungsrechts durch den Auftraggeber

Sind die genauen Anforderungen und Ansprüche an ein Bauvorhaben in der Vorplanung noch nicht definiert worden, so wird dies zwangsweise während der Planungsphase oder spätestens während der Bauausführung geschehen. Dies bedeutet, dass neue Anforderungen in neue Planungen umgesetzt werden müssen. Je nach der Größe der neuen Anforderung, hat die Planungsänderung unter Umständen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten des Bauprojekts und ebenfalls immensen Einfluss auf vereinbarte Fertigstellungstermine. Die Änderungen haben massive Umplanungsmaßnahmen zur Folge. Das Verfehlen der Projektziele ist vorprogrammiert.

Und führt zu Auslegungsdiskussionen …

Für die Abgrenzung, welche Arbeiten von der vertraglich vereinbarten Leistung erfasst sind und welche Leistungen zusätzlich zu vergüten sind, kommt es auf den Inhalt der Leistungsbeschreibung an (BGH, Urt. v. 27.07.2006 – VII ZR 2002/04). Welche Leistungen von dieser umfasst sind, ist durch Auslegung der vertraglichen Vereinbarung der Parteien zu ermitteln (BGH a.a.O.; KG, Urt. v. 09.05.2017 – 21 U 97/15.). Bei einem Widerspruch zwischen LV und beigefügten Plänen gibt es keine allgemeine Regel, wonach dieser zu Lasten einer bestimmten Vertragspartei zu lösen ist (Kammergericht, Urteil vom 27.08.2019 – 21 U 160/19). Weder kann gesagt werden, dass jede Unklarheit einen Verstoß gegen die Pflicht des AG zu umfassender Leistungsbeschreibung darstellt und deshalb zu seinen Lasten zu lösen ist. Noch ist es richtig, eine allgemeine Pflicht des AN zu fordern, auf jede Unklarheit im LV hinzuweisen, so dass offene Punkte zu seinen Lasten gehen (Kammergericht, Urteil vom 27.08.2019 – 21 U 160/19). Der Plan geht dem LV dann vor, wenn aus Sicht einer objektiven Vertragspartei dem Plan eine besondere Bedeutung für die Bestimmung der vertraglichen Leistung und ihrer Vergütung zukommt (Kammergericht, Urteil vom 27.08.2019 – 21 U 160/19). Es muss davon ausgegangen werden, dass ein Unternehmer der bei der Erstellung seines Angebots das LV durchgeht, sich nicht darauf beschränkt, den Text der Einzelpositionen zu bepreisen, sondern dass er dabei auch die Pläne zu Rate zieht (Kammergericht, Urteil vom 27.08.2019 – 21 U 160/19). Es liegt in der Funktionsverantwortung des AG, eindeutige Unterlagen zu erstellen. Es besteht daher kaum ein Anlass diesen zu begünstigen wenn er es nicht schafft, in sich widerspruchsfreie Unterlagen vorzulegen. Sind die Pläne eindeutig i.S.v. § 7b Abs. 2 VOB/A, muss der Bieter davon ausgehen, dass sie für die Ausführung maßgebend sind. Bei Unstimmigkeiten gelten die Auslegungsregeln. Sind die Pläne nicht eindeutig i. S. d. § 7b Abs. 2 VOB/A, sind sie zwar Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen, jedoch kann der Bieter davon ausgehen, dass sie nicht für die Ausführung maßgebend sind. Nur dann gilt in der Tat Text vor Plan.

Auftragnehmer kann das Leistungsverzeichnis in diesem VOB/A-konformen Sinne verstehen …

Kann ein Leistungsverzeichnis, das einer Ausschreibung nach VOB/A zugrunde liegt, auch so ausgelegt werden, dass es den Anforderungen von § 7 VOB/A entspricht, so darf der Auftragnehmer das Leistungsverzeichnis in diesem VOB/A-konformen Sinne verstehen (BGH BauR 1997, 466). Eine Berufung auf § 7 VOB/A ist somit nur möglich bei Auslegungszweifeln. Gelangt man über die Auslegung nach dem objektiven Empfängerhorizont zu dem Ergebnis, dass zwei Auslegungsvarianten möglich sind, wobei eine dem Auftragnehmer kein ungewöhnliches Wagnis zumutet, dann ist letztere Auslegung maßgeblich. § 7 VOB/A ist jedenfalls für öffentliche Ausschreibungen zu entnehmen, dass der Auftraggeber dem Auftragnehmer im Zweifel kein ungewöhnliches Wagnis auferlegen will (BGH BauR 1994, 236 („Wasserhaltung II“)). Ein Verstoß gegen § 7 VOB/A hat somit nur mittelbare, nicht aber unmittelbare Auswirkungen. Lediglich im vorstehend genannten Ausnahmefall, wenn auch nach Auslegung zwei Auslegungsvarianten möglich sind, wobei eine dem Auftragnehmer ein ungewöhnliches Wagnis zumutet, so kann der Auftragnehmer dies im Sinne einer VOB/A-konformen Auslegung verstehen. Der Grundsatz der VOB/A-konformen Auslegung führt somit zu einer Einschränkung des Auslegungsgrundsatzes nach dem objektiven Empfängerhorizont. In diesem Fall wird diese mit einem ungewöhnlichen Wagnis verbundene Auslegungsvariante gar nicht Bau-Soll. Tritt dieses ungewöhnliche Wagnis dennoch ein, so liegt eine Bau-Soll-/Bau-Ist-Abweichung vor mit einem entsprechenden nachtragsrelevanten Sachverhalt. Es ist stets zu prüfen, ob in einem derartigen Fall dem Auftragnehmer Vergütungsansprüche zustehen. Nach der Rechtsprechung des BGH kann es Schadenersatzansprüche aus „Verschulden bei Vertragsschluss“ geben, wenn der Bieter deshalb Nachteile erleidet, weil er – im Ergebnis zu Unrecht – auf die Einhaltung der VOB/A vertraut hat (BGH BauR 1992, 759).

Besonderheiten des VOB/B-Vertrags …

Eine der Besonderheiten eines VOB/B-Vertrags besteht darin, dass der Auftragnehmer auch Leistungen ausführen muss, die vom Auftraggeber „nur“ angeordnet wurden. Der Auftraggeber kann also Leistungen einseitig anordnen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet die Bauleistungen (nach Maßgabe der § 1 Abs. 3 und 4 VOB/B) auszuführen. Wenn aber eine Partei eine Leistung einseitig anordnen kann, dann muss der anderen Partei gezwungenermaßen das Recht zustehen, dafür eine Vergütung zu verlangen. Dieses Recht ist in § 2 Abs. 5 und 6 VOB/B für den Auftragnehmer verbrieft. Es besteht also ein Automatismus: Ordnet der Auftraggeber eine Änderungsleistung oder eine zusätzliche Leistung an, dann muss er sie auch vergüten. Dagegen hängt ein Vergütungsanspruch des Auftragnehmers bei einem VOB/B-Vertrag nicht davon ab, dass auch ein Vertrag über die Nachtragsleistung zustande kommt. Insbesondere bedarf es keines „Auftrags“ des Auftraggebers. Eine bloße Anordnung genügt.

Und dann geht die Diskussion erst los …

Im Fall von Nachträgen kann der Auftragnehmer beim VOB/B-Vertrag nicht frei kalkulieren. Er muss die Nachtragsvergütung auf Basis der Ursprungskalkulation ermitteln (§ 2 Abs. 5 und 6 Nr. 2 VOB/B). Dazu muss er insbesondere die Kalkulationsbestandteile der Ursprungskalkulation fortschreiben (z.B. die Höhe der Umlage für die allgemeinen Geschäftskosten). Ob der Auftragnehmer diese Grundsätze einhält, kann der Auftraggeber nur bei Vorlage der Ursprungskalkulation prüfen. Der Auftragnehmer muss die Urkalkulation daher spätestens bei einem Streit über die Höhe der Nachtragsvergütung offenlegen. Indes eröffnet der Auftraggeber dem Auftragnehmer erhebliche „Gestaltungsspielräume“, wenn er die Vorlage der Ursprungskalkulation erst dann fordert, wenn tatsächlich Nachträge im Raum stehen. Dann nämlich kann der Auftragnehmer versuchen, die Ursprungskalkulation nachträglich möglichst so anzupassen, dass sich daraus ein möglichst hoher Nachtrag ergibt. Deshalb sollte der Auftraggeber unbedingt schon im Bauvertrag vereinbaren, dass der Auftragnehmer bei Vertragsabschluss (oder kurz danach) seine Ursprungskalkulation zu hinterlegen hat. Dabei mag die Hinterlegung zunächst in einem geschlossenen Umschlag erfolgen, um den Geheimhaltungsinteressen des Auftragnehmers gerecht zu werden. Im Vertrag sollte aber das Recht des Auftraggebers geregelt sein, den Umschlag im Streitfall über die Höhe von Nachträgen zu öffnen.

Kooperationskultur etablieren

Bauprojekte gehen häufig mit Konflikten zu Terminen, entstehenden Kosten und Qualität einher. Gerade Auftragnehmer in GU-Projekten sind oftmals gut auf solche Situationen eingestellt und agieren auf Augenhöhe mit dem Auftraggeber. Wichtig ist zunächst, dass eine Kooperationskultur etabliert wird, etwa durch eine gemeinsam entwickelte und unterschriebene Projektcharta und gemeinsame Kick-off-Termine der beteiligten Personen. Einige Konflikte lassen sich dadurch vermeiden, dass das bauausführende Unternehmen möglichst frühzeitig in die Planung einbezogen wird. Durch vertragliche Anreizmodelle wie Beschleunigungs- und Kostenoptimierungsprämien können die Interessen des Generalunternehmers sowie des Auftraggebers besonders wirkungsvoll in Einklang gebracht werden. Da eine schnelle baubegleitende Konfliktlösung in aller Regel kostengünstiger und besser für den Projekterfolg ist, ist es zielführend, außergerichtliche Konfliktlösungsmöglichkeiten festzulegen. Die Parteien können insbesondere interne Streitbeilegungsmechanismen, Schlichtungsverfahren, Adjudikation durch einen unabhängigen sachverständigen Experten oder letztlich eine Schiedsklausel vereinbaren.

Risiko- und Änderungsmanagement umsetzen

Das Projektmanagement muss gewünschte Änderungen sorgfältig hinsichtlich der Technik, des Budgets und des Zeitplans analysieren. Änderungen dürfen erst freigegeben werden, wenn diese auf alle möglichen Einflussfaktoren untersucht wurden. Zusätzlich muss es dem Projektmanagement möglich sein, die Anordnung von Änderungen zu stoppen, sollten sich noch ungeklärte Fragen ergeben, wie zum Beispiel ungeklärte Kostenübernahmen oder Unklarheiten bei technischen Details.

Koordination der Schnittstelle Planung/ Bau

Ein weiteres Problem bei der Durchführung von Großbauprojekten stellt die mangelnde Koordination der Schnittstelle zwischen der Planung und der Bauausführung dar. In der Baupraxis wird Größtenteils eine baubegleitende Planung angewendet. Dies bedeutet nicht, dass das Gesamtprojekt zuerst komplett zu Ende geplant wird und dann mit der Bauausführung begonnen wird; es wird vielmehr etwas zeitversetzt mit der Ausführung begonnen.

Abstimmung zwischen TGA und Rohbau

TGA und Rohbau sind aufeinander abzustimmen. Schnittstellen sind genau zu bestimmen. Mängel ergeben sie sich aus dem Fehlen vorher definierter Schnittstellen.