von Thomas Ax

Der Beschaffungskatalog der öffentlichen Hand umfasst auch und insbesondere die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen? Dies bedeutet, dass Sie als erfolgreich am privaten Markt operierendes Unternehmen für öffentliche Aufträge infrage kommen. Je nach Unternehmensstrategie und betrieblichen Möglichkeiten können Sie sich regional, national oder auch international um öffentliche Aufträge bemühen.

Vielzahl öffentlicher Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber sind alle Dienststellen des Bundes, der Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände und sonstiger juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Somit ergibt sich eine große Vielfalt an zentralen und dezentralen Beschaffungsstellen aller Größenordnungen.

Seit der Einführung des EU-Binnenmarktes müssen größere Beschaffungen EU-weit ausgeschrieben werden, was neue Marktchancen eröffnen kann, aber auch neue Konkurrenz mit sich bringt.

Ein Markt mit Besonderheiten

Verträge mit öffentlichen Auftraggebern bieten interessante Möglichkeiten. Der öffentliche Auftraggeber ist ein sicherer und in der Regel pünktlicher Zahler, auch wenn er vielfach etwas höhere Anforderungen stellt, die Informationsquellen unübersehbar und das Beschaffungsverfahren auf den ersten Blick umständlich und bürokratisch erscheint. Der Markt für öffentliche Aufträge ist anders beschaffen als der Privatmarkt. Abweichungen vom vertrauten Standardprogramm sowie zahlreiche formale Bestimmungen erfordern nicht nur Flexibilität, sondern verursachen auch Kosten. Sie können nicht von vornherein mit Nachfolgeaufträgen rechnen, da diese erneut öffentlich ausgeschrieben und nach Wettbewerbsgrundsätzen vergeben werden müssen.

Formale Anforderungen

Die formalen Anforderungen bei der öffentlichen Vergabe sind hoch und führen immer wieder zu Ausschlüssen von Bieterfirmen. Gerade Newcomer im Bereich öffentlicher Ausschreibungen verfügen (noch) nicht über einen New-Business-Bereich, der sich federführend dem Thema widmet. Mitarbeitende kommen so erstmals mit der Bearbeitung von Ausschreibungen in Kontakt.

Wir empfehlen die folgende Strategie:

STRATEGIE

1: Bilden Sie eigene Expert:innen aus

Bestimmen Sie und lassen Sie ausbilden „Ausschreibungsbeauftragte“, die Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen sammeln und anderen Teammitgliedern Tipps im Umgang mit den oft komplizierten Vorgaben geben können.

2: Finden Sie erfolgversprechende Ausschreibungen

Nutzen Sie eine professionelle Akquiseplattform. Diese scannt binnen Sekunden tausende Quellen, findet die für Sie relevanten Ausschreibungen und zeigt direkt, wie hoch Ihre Chancen zur Auftragsgewinnung sind.

3: Behalten Sie alle Fristen im Blick

Nach rechtzeitiger Anforderung der Vergabeunterlagen sind vor allem die Abgabefristen bindend. Bieterfirmen tragen allein das Risiko einer verspäteten Zustellung. Bei E-Vergabe-Plattformen müssen alle Dateien vor Fristablauf vollständig hochgeladen sein.

4: Erbringen Sie alle geforderten Nachweise

Achten Sie darauf, dass Sie alle benötigten Dokumente (nicht älter als drei Monate) rechtzeitig zur Abgabe an einer zentralen und allen bekannten Stelle vorliegen haben. Insbesondere Transparenz im Team beugt hektischen Momenten kurz vor Angebotsabgabe vor.

5: Beachten Sie Aufbau und Form

Die Angebots- und Bewerbungsbedingungen (inkl. Reihenfolge der Unterlagen) sind oft zwingend vorgegeben. Selbst kleine Abweichungen können zu Formfehlern führen. Der Teilnahmeausschluss droht.

6: Halten Sie alle Anforderungen ein

Bei detaillierter Leistungsbeschreibung halten Sie sich exakt an die Anforderungen der Vergabestelle. Nehmen Sie keine Streichungen oder Ergänzungen vor und achten Sie auf die vollständige Bearbeitung aller Punkte sowie auf eine nachvollziehbare Angebotskalkulation.

7: Entfernen Sie eigene AGBs

Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) der ausschreibenden Stelle. Somit dürfen an keiner Stelle die AGBs des Bieters beigefügt sein. Dies gilt als Veränderung der Vergabeunterlagen und führt zum sofortigen Ausschluss.

8: Vermeiden Sie fehlende Unterschriften

Das Angebot muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift (bzw. elektronischen Signatur) an allen hierfür vorgesehenen Stellen unterzeichnet sein. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zum Prüfen dieses Punktes. Schnell werden entscheidende Stellen übersehen.

9: Räumen Sie Unklarheiten rechtzeitig aus

Bieter und Vergabestellen interpretieren Leistungsverzeichnisse teils unterschiedlich. Schließen Sie rechtzeitig Missverständnisse durch schriftliche Aufklärungsversuche aus. Bei Mängeln müssen Sie den Auftraggeber darauf hinweisen (Rüge).

10: Nehmen Sie die Herausforderung an!

Markteinstieg erfordert Starthilfe

Unternehmen, die sich erstmals um öffentliche Aufträge bemühen, benötigen nach aller Erfahrung eine gewisse Starthilfe. Wenn Sie sich von solchen Besonderheiten nicht abschrecken lassen wollen und im öffentlichen Auftragswesen einen interessanten zusätzlichen Markt sehen, sollten Sie den Einstieg in das Geschäft mit dem Staat wie eine Investition angehen. So ist es möglich, ein Stück des beachtlichen Marktvolumens zu sichern.

Stellen Sie sich der Herausforderung

Unser Expertenteam unterstützt Sie gern.