Ausgangslage:

Sie verwalten als Kommune Gebäude?

Die Gebäude sollen in eine Facility Management Software übertragen werden?

Sie wollen damit Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter gestalten?

Sie wollen damit das Ablagesystem vereinheitlichen?

Die Software soll die Bereiche:

1) Unterhaltung und Instandhaltung/ Vertragsmanagement

2) Projektmanagement Hochbau

3) Energiemanagement

in der Verwaltung abdecken?

Die neue Software soll Schnittstellen mit bereits vorhandenen Programmen (bsp. Datev) bilden können?

Lösung:

Da es auf dem Markt zahlreiche verschiedene Anbieter mit verschiedenen Schwerpunkten gibt, beraten wir Sie, um die für Sie am besten geeignete Software zu finden. Wir dokumentieren und moderieren während des gesamten Prozesses und stellen einen Anforderungskatalog zusammen, welcher als Grundlage für die Ausschreibung und das Vergabeverfahren genutzt werden kann. Die benötigten Beratungstermine können sowohl als Präsenztermin als auch als Online Termin gestaltet werden.

Unser Beratungskonzept:

1) Vorstudie:

a) Festlegung der Projektziele

b) Grundlagenermittlung.

1. Anforderungen an das zukünftige System
2. Klärung der Betriebsform
3. Administrative und IT-bezogene Anforderungen
4. Priorisieren der Anforderungen und definieren der Ausbaustufen
5. Identifizieren von primären und sekundären CAFM Prozessen
6. Grobdefinition der Schnittstellen

c) Aufstellen eines Projektplanes

1. Vorkalkulation der Lieferungen und Leistungen zur Einführung des Systems
2. Kostenschätzung des Gesamtprojektes

2) Softwareauswahl

a) Vorbereitung der Ausschreibung

1. Erstellung des Leistungsverzeichnisses
2. Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
3. Festlegung einer Einführungsstrategie mit Stufenplan

b) Begleitung des zweistufigen Vergabeverfahrens

1. Vorbereitung und Kontrolle der Vergabeunterlagen
2. Beratung und Unterstützung bei der Durchführung nach VgV
3. Unterstützung bei der Erstellung der Unterlagen und Mitwirken bei der Auswertung
4. Unterstützung bei der Erstellung einer Bewertungsmatrix für Basismodule, Basiskatalog und Flächenmanagement sowie die Anwendungsmodule Instandhaltungsmanagement, Energiemanagement und Projektmanagement für das Verhandlungsverfahren

c) Systemvorführung

1. Nutzer sollen in spätere Auswahl eingebunden werden
2. Vorbereitung und Begleitung der Systemvorführung
3. Erstellen von Aufgaben und Abläufen für die Systemvorstellung
4. Moderation und Begleitung der Systemvorführung an 3 zusammenhängenden Tagen
5. Erstellen und Auswertung der Bewertungsbögen

d) Vergabe

1. Unterstützung bei der Vergabeverhandlung

Unser Angebot:

– stundenweise Abrechnung oder Pauschale
– geschätzter Stundenaufwand
– Zeitplan
– Erläuterung Herangehensweise
– Erläuterung Methodik