A
Ausgangslage/ Zielprojektion
Die Stadt beabsichtigt die Vergabe einer Trägerschaft für eine 5-gruppige Kindertagesstätte in einer ehemaligen Jugendherberge. Das Gebäude wird bis voraussichtlich Juni 2023 zu einer 5-gruppigen Kita umgestaltet. Diese wird die Möglichkeit umfassen, zwei Krippen- und drei Kindergartengruppen unterzubringen.
B
I
1
Auftrag
Unser Team KITA-Betreiber-Ausschreibung Niedersachsen erbringt alle für die Vorbereitungs-, Ausschreibungs- und Vergabeleistungen und die anschließenden Vertragsabschlussarbeiten notwendigen Leistungen.
durch.
Die einzelnen Arbeitsschritte beschreiben wir wie folgt.
Das Leistungsbild VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber – Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren nach VgV umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen, insbesondere:
1.1 Vorbereitung des Verfahrens
– Prüfung der Voraussetzungen zur Durchführung des Beschaffungsverfahrens,
– Schwellenwertberechnung mit Dokumentation,
– Prüfung der Anwendbarkeit von EU-Recht mit Addition der Schwellenwerte mit Dokumentation,
– Erstellung eines Vergabeterminplans.
1.2 Verfahrensdurchführung bis Bekanntmachung
– Klärung der Aufgabenstellung und Festlegung der Maßnahmendefinition und Projektinhalte,
– Erstellung der aussagekräftigen Maßnahmen- und Projektbeschreibung unter Mitwirkung des AG,
– Beratung zur grundsätzlichen Konzeption der Leistungen,
– Erarbeitung der Veröffentlichungstexte der Bekanntmachung,
– Erarbeitung der Bewerbungsformulare und Bewertungsmatrizes für das Auswahlverfahren.
1.3 Elektronische Bekanntmachung
– Veröffentlichung der Bekanntmachungstexte in den entsprechenden Fachforen (Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union) und den Foren der Auftraggeberstruktur,
– Durchführen des Beschaffungsverfahrens mittels eines elektronischen Beschaffungsportals,
– Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Bewerber,
– Gemeinsame Eröffnung der Teilnahmeanträge.
1.4 Auswertung Teilnahmewettbewerb
– Prüfung der eingegangenen Bewerbungen,
– Nachforderung von ggf. fehlenden Unterlagen unter Nachfristsetzung,
– Vorschlag und Beratung zur Festlegung derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden,
– Information an nicht berücksichtigte Bewerber mit Begründung über das elektronische Beschafferportal.
2.1 Angebotsaufforderung
– Erarbeitung der Aufgabenbeschreibung, der Anforderung an das einzureichende Angebot und die Angebotsauswertung (Bewertungsmatrix) für das Verhandlungsverfahren,
– Zusammenstellung der Unterlagen für die Angebotsaufforderung,
– Aufforderung der ausgewählten Bieter zur Angebotsabgabe über das elektronische Beschafferportal,
– Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Bieter,
– Gemeinsame Eröffnung der Angebote.
2.2 Auswertung der Angebote
– Prüfung und Auswertung der elektronisch eingegangenen Angebotsunterlagen,
– Rangfolge nach Bewertungsbogen,
– Aufforderung zur Vergabeverhandlung und Koordinierung des Präsentationstermins (Einladen und Instruieren des Wertungsgremiums),
– Führen und Protokollieren der Verhandlungsgespräche mit Dokumentation der Ergebnisse,
– Führen, Fortschreiben und Erstellen des Vergabevermerks.
2.3 Zuschlag und Verfahrensabschluss
– Information an die nicht berücksichtigten Bieter über das elektronische Beschafferportal nach den Vorgaben von GWB und VgV,
– Mitwirkung bei der Zuschlagserteilung mit Koordinierung des Vertragsabschlusses,
– Erfüllung der Bekanntmachungs-, Melde- und Berichtspflichten.
2
ZEITPLAN
Die Vergabe wird zügig vorbereitet, eingeleitet, durchgeführt und abgeschlossen. Die Stadt kann mit dem Abschluss des Betreibervertrages rechnen in folgenden verkürzten und vorgezogenen Zeitläufen:
Entwurf
Vorbereitung, Abstimmung der Vergabe (Bekanntmachung, Vergabeunterlagen): März bis April 22.
Tag der Absendung der Bekanntmachung: 1.5.22
Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge: 1.6.22
Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Erst-
Angebotsabgabe: 15.6.22
Schlusstermin für den Eingang der Erst-Angebote: 15.7.22
Verhandlungen: 20.7.-30.7.22
Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Zweit-
Angebotsabgabe: 1.8.22
Schlusstermin für den Eingang der Zweit-Angebote: 15.8.22
Prüfung, Wertung, Vergabevorschlag bis: 30.8.22
Politische Befassung: 9/22
Vorinformation § 134 GWB: 10 Tage Wartefrist
Abschluss des Betreibervertrages: 1.11.22
Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis: 1.11.22
Unser Team KITA-Betreiber-Ausschreibung NIEDERSACHSEN
Dr. jur. Thomas Ax
Rechtsanwalt, Seniorpartner und Kanzleiinhaber Ax Rechtsanwälte
Das von Ax entwickelte und stark nachgefragte VergMan® -Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber- führt für öffentliche Auftraggeber fachlich und vergaberechtlich komplett und umfassend komplexe und anspruchsvolle Vergabeverfahren durch.
Ax blickt -1996 in Frankfurt am Main zur Rechtsanwaltschaft zugelassen- auf mehr als 25 Jahre erfolgreiches bauvergabe- und -vertragsrechtliches anwaltliches Tun insbesondere für öffentliche Auftraggeber zurück.
Viele Jahre erfolgreiche Lehrtätigkeit als Professor in Karlsruhe und Heidelberg insbesondere im Europäischen (Bau-)vergabe- und -vertragsrecht runden die fachliche Expertise ab. Seit 1993: mehr als 5000-fach durchgehend erfolgreiche Begleitung und Durchführung von Vergabeverfahren, erfolgreiche Vertretung in von öffentlichen Auftraggebern in Nachprüfungsverfahren, mehr als 1000 Fachbeiträge in Fachzeitschriften zu vergaberechtlichen, baurechtlichen und architektenrechtlichen Praxisproblemen; mehr als 120 Handbücher, Leitfäden sowie Kommentare; Herausgeber von Fachzeitschriften.
n.n.
Rechtsanwalt 3 Jahre Berufserfahrung Fachanwalt Vergaberecht
n.n.
Kaufmännische Mitarbeiterin 3 Jahre Berufserfahrung
n.n.
Rechtsanwaltsfachangestellte 3 Jahre Berufserfahrung
Ihr Projektleiter
Dr. jur. Thomas Ax
Lange Gesamtberufserfahrung des Projektleiters
Erhebliche Anzahl bereits durchgeführter Verfahren
II
EG-Verhandlungsverfahren mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb
Vorgesehen ist ein EG-Verhandlungsverfahren mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb.
Mit der Vergaberechtsreform 2016 hat der Gesetzgeber die Wahl eines Verhandlungsverfahrens für öffentliche Aufraggeber erleichtert. Zugleich hat er das Verhandlungsverfahren im Detail geregelt. Dadurch werden die Vergabestellen in ihrer bis dahin bestehenden Möglichkeit, den Ablauf eines Verhandlungsverfahrens weitgehend frei gestalten zu können, regulatorisch eingeschränkt.
Verhandlungsverfahren sind grundsätzlich zweistufig strukturiert: An den zunächst veröffentlichten Teilnahmewettbewerb schließt sich die eigentliche Verhandlungsphase mit den ausgewählten Unternehmen an:
Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen zur Prüfung der Eignung. Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot abgeben.
VERHANDLUNGSVERFAHREN OHNE VERHANDLUNG
Ein Auftrag kann auf der Grundlage der Erstangebote sogar ohne Verhandlungen vergeben werden. Diese Möglichkeit muss sich der Auftraggeber allerdings in der Auftragsbekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Interessenbestätigung ausdrücklich vorbehalten haben.
KEINE VERHANDLUNG OHNE ANGEBOT
Im Unterschied zur bisherigen Rechtslage und in Abgrenzung zum Wettbewerblichen Dialog dürfen Verhandlungen nur auf der Grundlage von zuvor eingereichten Erstangeboten erfolgen. Es ist daher bspw. nicht möglich, Verhandlungen mit den Unternehmen über die ausgeschriebenen Leistungen zu führen, ohne dass diese ein erstes Angebot abgegeben hätten. Zu verhandeln sind auch alle Folgeangebote, wohingegen die endgültigen Angebote nicht verhandelt werden dürfen. Verhandelbar ist generell der gesamte Angebotsinhalt einschließlich der Preise und Vertragsklauseln, mit Ausnahme der physischen, funktionellen und rechtlichen Mindestanforderungen, die jedes Angebot erfüllen muss. Nicht verhandelbar sind zudem die Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes.
ANGEBOTSFRIST KANN VEREINBART WERDEN
Die Angebotsfrist kann mit den Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt werden. Ausgenommen hiervon sind oberste Bundesbehörden. Allen Bewerbern muss dieselbe Frist für die Einreichung der Angebote gewährt werden. Erfolgt keine ausdrückliche Einigung mit den Bewerbern, dann gilt mindestens eine zehntägige Angebotsabgabefrist. Ansonsten beträgt die Frist für die Erstangebote mindestens 30 Tage. Diese Frist kann um 5 Tage verkürzt werden, wenn – was heute die Regel ist – die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert wird. Ändert der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung, muss er alle im Vergabewettbewerb befindlichen Bieter hierüber unterrichten und ihnen ausreichend Zeit einräumen, um ein geändertes oder überarbeitetes Angebot abgeben zu können.
ABLAUF EINES VERHANDLUNGSGESPRÄCHES
Verhandlungsgespräche sollten für alle Bewerber weitgehend gleich ablaufen. Dies betrifft sowohl den zeitlichen Rahmen als auch die inhaltlichen Themen. Je nach Art und Umfang des Ausschreibungsgegenstandes bietet sich ein 2 bis 3-stündiges Verhandlungsgespräch mit jedem Bewerber an. Grob untergliedern lässt sich dies in die folgenden Punkte: Vorstellung des Erstangebotes (bzw. des Folgeangebotes), Aussprache zur Leistung, Aussprache zum Vertrag.
Das Verhandlungsgespräch ist grundsätzlich zu protokollieren und sollte im Anschluss durch die Verhandlungsparteien unterzeichnet werden.
III
Grundlage ist unser erprobtes Ausschreibungskonzept
1
AKTUELLE Referenzen über erfolgreich durchgeführte und abgeschlossene EINSCHLÄGIGE Vergabeverfahren
sind
Lorsch
Bad Wildungen
Bad Schlangenbad
Uvm.
in Hessen,
zahlreiche weitere in BaWü, Bayern und dem Saarland.
Die Bieter legen ihren Angeboten entsprechende Konzepte zugrunde. Die Qualität der Konzepte wird bewertet.
Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der eingereichten Konzepte.
Die Bewertung ist ua Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes.
Die eingereichten Konzepte werden Vertragsbestandteil in der Weise, dass sich die Bieter verpflichten, die geschuldete Leistung als AN, so wie von ihnen angeboten unter Zugrundelegung der von ihnen angebotenen Konzepte zu erbringen.
Der Vertragsentwurf ist Bestandteil der Vergabeunterlagen, beschreibt die zu erbringenden Leistungen, genauer: die Leistungen, zu deren Erbringung sich der Bieter bzw AN gegenüber der AG verpflichtet. Die Erbringung der konzeptgerechten Leistung ist damit primäre Vertragspflicht. Die Nichterbringung ist Verstoß gegen die primäre Vertragspflicht und führt zu den üblichen Sanktionen.
Spezielle Kündigungsregelungen sichern die Ordnungsgemäßheit der Erbringung der geschuldeten Leistungen.
Der Vertrag ist Entwurf und kann verhandelt werden.
Grundlage der letztverbindlichen Angebotsabgabe ist einheitlich für alle Bieter ein einheitlicher endverhandelter Vertragsentwurf.
2
LAUFZEIT DES VERTRAGES
Eine Laufzeit von mindestens 10 Jahren ist möglich.
Das ist gut möglich und üblich. Zu definieren sind Grundlaufzeit und optionale Verlängerungszeiträume.
Wir beziehen uns auf vergleichbare betreute Ausschreibungen.
Sonderkonstellationen wie Interimsbeauftragungen
Teilweise gibt es Sonderkonstellationen wie Interimsbeauftragungen.
Hier sind die Laufzeiten deutlich kürzer.
Bsp.
Ausschreibung einer Trägerschaft zum Betreiben einer Übergangskindertagesstätte
Die Stadt Erftstadt schreibt den Betrieb einer befristeten „Interims-Kindertagesstätte“ in Erftstadt-Friesheim entsprechend der Bestimmung des SGB VIII in Verbindung mit dem Kinderweiterbildungsgesetz NRW (KiBiz) aus. Die Vertragslaufzeit soll im Rahmen eines Trägervertrages für den Betrieb einer zunächst 3-gruppigen „Interims-Kita“ für U3 – und Ü3-Kinder (mit Erweiterungsoption auf bis zu 5 Gruppen) zur Erfüllung des Rechtsanspruchs für die Dauer von 26 Monaten ab dem 1.5.2020 befristet bis zum 31.7.2022 erfolgen. Hierbei soll die Option der jährlichen Verlängerung bis zu insgesamt sechs Jahren längstens jedoch bis zum 31.7.2026 bestehen.
Diese spielen im Rahmen der vorliegenden Betrachtung keine Rolle.
Errichtung und Trägerschaft
Teilweise geht es um Errichtung und Trägerschaft.
Hier sind die Laufzeiten deutlich länger, als wenn es nur um die Trägerschaft geht.
Bsp.
VK Lüneburg, Beschluss vom 27.04.2020, VgK – 04 / 2020
Die Antragsgegnerin hat mit EU-Vergabebekanntmachung vom XXX 2020 den Betrieb der Kindertagesstätte (Kita) XXX in XXX europaweit im offenen Verfahren nach Maßgabe der VgV ausgeschrieben. Nach Ziffer II.2.4) der Bekanntmachung sollte das Kitagebäude durch die Antragsgegnerin errichtet und durch einen Träger der freien Jugendhilfe betrieben werden. Ziel der Ausschreibung war der Abschluss eines Betreibervertrages mit einer Laufzeit von zunächst 10 Jahren ab Beginn des Vollbetriebs mit einer einseitigen Verlängerungsoption seitens der Antragsgegnerin von zweimal 5 Jahren.
Diese spielen im Rahmen der vorliegenden Betrachtung keine Rolle.
Reine Trägerschaft durchaus tendenziell längere Grundlaufzeiten und in Relation zu der Grundlaufzeit tendenziell kürzere Verlängerungsoptionen
Üblich sind bei reiner Trägerschaft durchaus tendenziell längere Grundlaufzeiten und in Relation zu der Grundlaufzeit tendenziell kürzere Verlängerungsoptionen:
Bsp.
Betriebsträgerschaft Kinderkrippe im Kinderhaus Plus der Gemeinde Unterhaching
Die Gemeinde Unterhaching sucht einen Träger für den Betrieb einer Kinderkrippe im Kinderhaus Plus in Form einer Ausschreibung.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/09/2021
Ende: 31/08/2027
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird.
Bsp.
Trägerschaft Kita Stickgras Referenznummer der Bekanntmachung: 120-2021
Trägerschaft einer Kindertagesstätte in der Delmenhorst-Stickgras. Gesucht wird der Träger für eine Kindertagesstätte mit 4 Kindergartengruppen und 1 Krippengruppen.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/06/2022
Ende: 31/05/2032
Verlängerung um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht von einem Vertragspartner mit einer Kündigungsfrist von zwölf Monaten zum Ende eines Kindergartenjahres gekündigt wird.
Bsp.
Trägerschaft für die Kindertagesstätte „Duvendahl“ mit 6 Gruppen (2 Krippen- und 4 Elementargruppen) Referenznummer der Bekanntmachung: 2021.0459
Beschreibung der Beschaffung:
Ziel ist der Abschluss eines Betriebsführungsvertrages. Der Betriebsbeginn soll schnellstmöglich nach Fertigstellung der Baumaßnahme erfolgen. Der Betriebsführungsvertrag sieht zunächst eine Laufzeit von 10 Jahren vor. Nach Ablauf dieses Zeitraumes verlängert sich der Betriebsführungsvertrag stillschweigend, wenn dieser nicht fristgerecht gekündigt wird. Jede Vertragspartei ist berechtigt nach der 10-jährigen Laufzeit, unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum Ende des Kindergartenjahres (31. Juli) zu kündigen.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/07/2022
Ende: 30/06/2032
Der Betriebsführungsvertrag sieht zunächst eine Laufzeit von 10 Jahren vor. Nach Ablauf dieses Zeitraumes verlängert sich der Betriebsführungsvertrag stillschweigend, wenn dieser nicht fristgerecht gekündigt wird. Jede Vertragspartei ist berechtigt nach der 10-jährigen Laufzeit, unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum Ende des Kindergartenjahres (31. Juli) zu kündigen.
Bsp.
Stadt Rodgau – Trägerschaft von 2 Kindestagesstätten Referenznummer der Bekanntmachung: 5630/19
Gegenstand dieses Auftrags ist die Übernahme der Trägerschaft für die Kita 16 (Luise-Hensel-Weg 2-4) in Rodgau, voraussichtlich ab dem 1.11.2021.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/11/2021
Ende: 31/12/2026
Der Betreibervertrag kann im Anschluss von der Stadt Rodgau einseitig zweimal um jeweils 2 Jahre verlängert werden.
Gegenstand dieses Auftrags ist die Übernahme der Trägerschaft für die Kita 17 (Hauptstraße 177) in Rodgau voraussichtlich ab dem 1.11.2021.
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/11/2021
Ende: 31/12/2026
Der Betreibervertrag kann im Anschluss von der Stadt Rodgau einseitig zweimal um jeweils 2 Jahre verlängert werden.
Bsp.
Landkreis Aschaffenburg – Betriebskrippe Referenznummer der Bekanntmachung: 177-2021
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 60
Wird der Vertrag nicht mit einer Frist von 12 Monaten zum Ende der Grundlaufzeit von 60 Monaten gekündigt, verlängert er sich um jeweils zwei weitere Jahre, sofern er nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von 9 Monaten zum 31.08. des Folgejahres gekündigt wird.
Bsp.
Trägerschaft für den Betrieb einer 7-gruppigen Kindertagesstätte in Mering über einen Zeitraum von 10 Jahren, mit Verlängerungsoption
Aufgrund der wachsenden Betreuungsquote wird im Markt Mering von Seiten der Gemeinde eine neue 7-gruppige Kindertagesstätte (3 Kindergartengruppen, 4 Kinderkrippengruppen) am Mühlanger errichtet. Die Trägerschaft soll extern vergeben werden.
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/09/2024
Ende: 31/08/2034
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 9 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit von einer der Vertragsparteien gekündigt wird.
Bsp.
1/DLII5/LS039 Trägerschaft für den pädagogischen Betrieb der Kita „Lazarett-Zwerge“ der Bundeswehr in Koblenz über einen Zeitraum von sechs Jahren
Referenznummer der Bekanntmachung: 6002156852-BAIUDBw Inland
Am Bundeswehrzentralkrankenhauses Koblenz (BwZKrhs Koblenz) besteht seit April 2014 die Kindertageseinrichtung „Lazarett-Zwerge“ für die Betreuung von Kindern von Beschäftigten des BwZKrhs Koblenz sowie für Kinder von sonstigen Bundeswehrangehörigen am Standort Koblenz. Der Auftragnehmer stellt ab dem 01.09.2022 den pädagogischen Betrieb der Kindertageseinrichtung „Lazarett-Zwerge“ mit insgesamt 54 Kinderbetreuungsplätzen in drei Gruppen auf dem Gelände des Bundeswehrzentralkrankenhauses Koblenz sicher. Dabei sollen 46 Kinderbetreuungsplätze für Kinder über 2 Jahren bis zum Schuleintritt bereitgestellt werden. Darüber hinaus sollen weitere 8 Kinderbetreuungsplätze für Kinder von 0 Jahren (ab 10. Woche) betreut werden. Die Räumlichkeiten werden dem Auftragnehmer durch die Auftraggeberin nach Maßgabe des Liegenschaftsüberlassungsvertrages (LÜV) zur Verfügung gestellt.
Trägerschaft für den pädagogischen Betrieb der Kindertageseinrichtung „Lazarett-Zwerge“ der Bundeswehr in Koblenz über einen Zeitraum von sechs Jahren, beginnend am 01.09.2022.
Bsp.
Trägerschaft für den pädagogischen Betrieb der Kita Regenbogenhaus der Bundeswehr in Bonn über einen Zeitraum von zehn Jahren Referenznummer der Bekanntmachung: 1/DLII5/KV258
Am Standort Bonn soll die bestehende Kindertageseinrichtung Regenbogenhaus durch die Vergabe der Trägerschaft neu ausgerichtet werden.
Die Bundeswehrliegenschaft „Bonn-Hardthöhe“ verfügt derzeit über eine Kindertageseinrichtung, die seit 1971 in eigener Trägerschaft und in eigenen Räumlichkeiten betrieben wird und nicht Teil des öffentlichen Fördersystems der Stadt Bonn oder des Landes Nordrhein-Westfalen ist.
Im Rahmen der Neuorganisation soll die Betriebsträgerschaft an einen externen Träger vergeben werden. Zukünftig wird dafür eine öffentliche Förderung gemäß dem Fördermodell der Stadt Bonn für betriebliche Kindertagesstättenplätze angestrebt, wie es in dem „Konzept zur Finanzierung betrieblicher Kindertagesstättenplätze in Bonn, nebst Vereinbarung über die Bereitstellung und Finanzierung von Betriebsplätzen“ des Amtes für Kinder, Jugend und Familie der Stadt Bonn vom Januar 2009 (nachfolgend „Bonner Modell“) vorgesehen ist. Die Kindertageseinrichtung dient primär der Betreuung der Kinder von Bundeswehrangehörigen sowie der Kinder von Angehörigen anderer Bundesressorts im Alter von 0 bis 6 Jahren. Der Auftragnehmer ist dazu verpflichtet, 100 Kinderbetreuungsplätze in sieben Gruppen, davon vier Gruppen mit jeweils 10 Plätzen – für die Betreuung von Kindern im Alter unter drei Jahren (U3) – und drei Gruppen mit jeweils 20 Plätzen – für die Betreuung von Kindern im Alter von über drei Jahren (Ü3) – aufrecht zu erhalten.
Trägerschaft für den pädagogischen Betrieb der Kita Regenbogenhaus der Bundeswehr in Bonn über ein Zeitraum von zehn Jahren.
Wir empfehlen eine Grundlaufzeit von 5 – 10 Jahren mit einseitigen ggf anzahlmäßig begrenzten Verlängerungsoptionen seitens der Gemeinde von jeweils 1 oder 2 ggf 5 Jahren.
Keine gesetzliche Regelung zu zeitlichen Höchstgrenzen bei der Vergabe von Leistungsverträgen
Es gibt keine gesetzliche Regelung zu zeitlichen Höchstgrenzen bei der Vergabe von Leistungsverträgen. Die Festlegung obliegt der autonomen Entscheidung des öffentlichen Auftraggebers. Laufzeiten werden regelmäßig nur durch den Wettbewerbsgrundsatz begrenzt.
Der Sinn und Zweck der Festlegung der Laufzeit von Verträgen ist vielschichtiger Natur. Durch die Festlegung von Vertragslaufzeiten soll bewirkt werden, dass andere Bieter nicht über einen sehr langen Zeitraum oder gar auf unbegrenzte Zeit von der Leistung und dem Wettbewerb ausgeschlossen werden. Daneben soll die regelmäßige Ausschreibung von Leistung auch deren Wirtschaftlichkeit gewährleisten. Außerdem soll durch die begrenzte Vertragslaufzeit ein Ausgleich der Kosten der Vergabe erreicht werden. Hinsichtlich der dynamischen Preisentwicklung sorgen begrenzte Vertragslaufzeiten für eine stetige Anpassung an die haushaltsrechtlichen Vorgaben. Die Festlegung von Laufzeitgrenzen ist demnach an die Umstände des Einzelfalles anzupassen und die vergaberechtliche Grenze für jede Beschaffung gesondert festzulegen.
Sowohl im europäischen als auch im nationalen Vergaberecht hat der Gesetzgeber keine Regelung in Bezug auf eine verbindliche Grenze für die Dauer der Vertragslaufzeit bei Leistungsverträgen erlassen. Daraus folgt, dass es keine „starre“ Grenze gibt, bis zu welcher Aufträge vergeben werden dürfen. Es obliegt also dem öffentlichen Auftraggeber zu bestimmen, welche Vertragslaufzeit aus seiner autonomen Entscheidung heraus als notwendig für seinen Bedarf anzusehen ist.
Als ungeschriebene Grenze kann lediglich der Wettbewerbsgrundsatz gesehen werden. Ein Verstoß gegen diesen ist dann anzunehmen, wenn die künftige Vergabe durch eine lange Vertragslaufzeit vermieden werden soll. Aus praktischer Sicht scheint ein Verstoß jedoch schwer nachweisbar.
Keine allgemeine Grenze aus der Dienstleistungsfreiheit
In der Literatur wird eine Ansicht vertreten, nach der der EuGH der Dienstleistungsfreiheit gemäß Art. 56 AEUV eine allgemeine Grenze für Vertragslaufzeiten entnommen habe. Diese Ansicht basiert allerdings auf einer Einzelfallentscheidung und lässt sich daher nicht allgemein gültig vertreten. Entnommen werden kann der Entscheidung aber, dass das Erbringen der Dienstleistung durch ein in einen anderen Mitgliedstaat ansässigen Unternehmen nicht behindert oder unmöglich gemacht werden darf.
Besonders lange Laufzeiten können nur gerechtfertigt werden, wenn sie zwingenden Gründen des Gemeinwohls dienen und den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wahren. Der Begründungsaufwand und die Dokumentationspflicht stehen dabei proportional zur Länge der Vertragslaufzeit. Nach der Rechtsprechung sind diese Grundsätze auch auf andere Grundfreiheiten übertragbar. In Bezug auf unbefristete Verträge äußerte der EuGH in einer anderen Entscheidung Bedenken. Er machte jedoch deutlich, dass dem Abschluss von öffentlichen Dienstleistungsverträgen in unbestimmter Dauer kein aus dem Gemeinschaftsrecht zu entnehmendes Verbot entgegensteht.
Im Übrigen gibt es festgelegte Laufzeiten nur für bestimmte, im Gesetz normierte Fälle. Ein solcher ist beispielsweise bei Rahmenverträgen gegeben. Diese sind Aufträge, die an ein oder mehrere Unternehmen vergeben werden, um die Bedingungen für Einzelaufträge festzulegen, die während eines Zeitraumes vergeben werden sollen. In der Vergabeordnung legt § 21 Abs. 4 VgV fest, dass Rahmenvereinbarungen eine Höchstlaufzeit von 4 Jahren haben dürfen. Bei Rahmenvereinbarungen für Bauleistungen legt § 4 Abs. 1 S. 4 VOB/A ebenfalls eine Höchstlaufzeit von 4 Jahren fest. Daneben legt § 15 Abs. 4 UVgO fest, die Höchstlaufzeit höchstens 6 Jahre betragen darf.
Es gibt keine gesetzliche Grenze bezüglich der Laufzeit bei der Vergabe von Leistungsaufträgen. Diese sind entsprechend des Bedarfs des öffentlichen Auftraggebers auszurichten und müssen sich lediglich am Grundsatz der Verhältnismäßigkeit messen lassen.
Neben den vergaberechtlichen Bestimmungen ist stets auch das Haushaltsrecht zu beachten
In den Fällen der Vertragsverlängerung stehen die Interessen öffentlicher Auftraggeber gegen diejenigen potenzieller Auftragnehmer. Einerseits kann es kaum sinnvoll sein, bei jeder Fortsetzung eines bestehenden Vertragsverhältnisses ein erneutes Ausschreibungsverfahren durchzuführen, andererseits muss eine Zementierung bestehender Vertragsverhältnisse unter Ausschluss von Mitbietern unterbleiben. Durch länger andauernde Verträge darf jedenfalls der Wettbewerb nicht behindert oder gar ausgeschlossen werden. Hier kann sich ein Handlungsbedarf aus den haushaltsrechtlichen Vorschriften ergeben. Der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (§ 77 Abs. 2 GemO) verlangt nämlich, dass für Leistungen nur marktgerechte Preise gezahlt werden. Wenn diese über einen längeren Zeitraum nicht mehr dem Wettbewerb unterworfen wurden, muss der Nachweis der Wirtschaftlichkeit der Leistung als nicht (mehr) erbracht angesehen werden, mit der Folge, dass (erneut) ein Wettbewerb durchzuführen ist. Die Befürchtungen, die mancherorts vorgetragen werden, dass bei einem erneuten Wettbewerb schlechtere Konditionen zu erwarten sind, erweisen sich regelmäßig als unzutreffend. Üblicherweise haben die Firmen einen sehr genauen Überblick über ihre Kosten und beenden bei (drohender) Unrentierlichkeit schon von sich aus das Vertragsverhältnis oder es werden nicht alle vereinbarten Leistungen erbracht. Die Öffnung des Wettbewerbs birgt oftmals sogar die Chance einer Verbesserung.
Eine allgemeingültige Empfehlung zur Laufzeit von Verträgen kann nicht gegeben werden.
In jedem Einzelfall müssen die Vorteile gegen die Nachteile abgewogen werden. Für kurze Vertragslaufzeiten spricht insbesondere, dass die Verträge problemlos an veränderte Verhältnisse angepasst werden können und den Leistungen aufgrund der regelmäßigen Durchführung des Wettbewerbs gültige Marktpreise zugrunde liegen. Dagegen spricht der jeweils mit der Durchführung eines Wettbewerbs verbundene (personelle und finanzielle) Aufwand.
Der jetzt betriebene Ausschreibungsaufwand kann nicht zu häufig betrieben werden.
Auch die Kosten eines Anbieterwechsels werden oft unterschätzt: Bei den „auslaufenden“ Leistungserbringern entstehen bisweilen Probleme und dem Nachfolger muss zunächst eine „Einarbeitungszeit“ zugestanden werden. Gegenüber einem befristeten Vertrag hat ein unbefristeter Vertrag mit Kündigungsmöglichkeit den Vorteil, dass er nicht zu einer vorbestimmten Zeit endet und deshalb insgesamt flexibler gehandhabt werden kann. Dies fordert allerdings auch Disziplin bei der (regelmäßigen) Überprüfung der Angemessenheit, um die vorgenannten Schwierigkeiten zu vermeiden.
Es macht Sinn, auf Grundlage einer qualitätvollen Ausschreibung jetzt eher mittel- bis längerfristig qualitätvoll zu beauftragen und solide Verhältnisse zu etablieren.
In jedem Fall sollte der Vertrag sich automatisch verlängern bei Nichtgebrauchmachen von einer Kündigungsmöglichkeit.
Sie sind nicht auf Gedeih und Verderb an den AN gebunden.
Vertragspflichtverletzungen des AN können sanktioniert werden.
Gravierende Vertragspflichtverletzungen können zur außerordentlichen Kündigung führen.
Während der Vertragslaufzeit ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen. Eine vorzeitige Beendigung des Vertrages durch die Vertragsparteien ist nur aus wichtigem Grund gem. § 314 BGB oder bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 313 BGB möglich, sofern eine Anpassung ausscheidet. Ein wichtiger Grund liegt z. B. vor, wenn Umstände, die nicht aus der Risikosphäre der Vertragspartner stammen, dazu führen, dass ihnen nach billigem Ermessen die Aufrechterhaltung des Vertrages mit den ursprünglichen Bestimmungen oder mit angepassten Bestimmungen auf Dauer nicht zugemutet werden kann. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der AN seinen Verpflichtungen trotz zweimaliger Abmahnungen durch den AG bezogen auf ein und dieselbe Pflicht nicht nachkommt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn dem Betreiber die Betriebserlaubnis entzogen wird oder wenn ein wirtschaftlicher Betrieb nicht mehr sichergestellt ist.
Der Vertrag bleibt begrenzt flexibel.
Unwesentliche Anpassungen des Vertrages sind ohne Ausschreibung möglich.
Vertragsabweichungen erfordern immer nur dann eine Neuvergabe, wenn sie wesentlich andere Merkmale aufweisen, als der ursprüngliche Auftrag und damit das Interesse und Bedürfnis der Parteien erkennen lassen, auch wesentliche Bestimmungen dieses Vertrags neu zu verhandeln (vgl. EuGH, VPRRS 2008, 0166).
Wesentliche Vertragsänderungen nach § 132 Abs. 1 Satz 2 GWB sind solche, die dazu führen, dass sich der öffentliche Auftrag erheblich vom ursprünglich vergebenen öffentlichen Auftrag unterscheidet. Das ist dann der Fall, wenn neue Bedingungen eingeführt werden, die möglicherweise die Zulassung anderer als der ursprünglich zugelassenen Unternehmen oder die Annahme eines anderen als des ursprünglich angenommenen Angebots erlaubt hätten, wenn sie Gegenstand des ursprünglichen Vergabeverfahrens gewesen wäre (VK Sachsen-Anhalt, VPR 2016, 184).
Eine neue Vergabe wird deshalb erforderlich, wenn die essentiellen Vertragsbestimmungen, wie Leistung, Gegenleistung und die Vertragsparteien selbst geändert werden.
Eine wesentliche Vertragsänderung liegt auch vor, wenn das wirtschaftliche Gleichgewicht des öffentlichen Auftrags zu Gunsten des Auftragnehmers in einer Weise verschoben wird, die im ursprünglichen Auftrag nicht vorgesehen war (EuGH, Rs. C-454/06). Darüber hinaus ist auch die erhebliche Ausweitung des Auftragsumfangs wesentlich (EuGH, Rs. C-160/08).
Als wesentliche Änderung wurden zuletzt bei einer Ausschreibung für Schülerbeförderung z. B. die geänderte Anzahl der zu befördernden Schüler, die Modifikation der zu fahrenden Touren, die Änderung der Anzahl der Kilometer sowie die geänderten Preise angesehen (VK Sachsen-Anhalt, VPR 2016, 184). Bei einer ausgeschriebenen Planung einer Kindertagesstätte, wurde die Erweiterung der Planungsaufgaben auf eine Ganztagesbetreuung als wesentliche Änderung angesehen (VK Baden-Württemberg, VPR 2018, 182).
Bieter haben einen Anspruch darauf, dass die Vergabestelle die Leistungen in einem transparenten Vergabeverfahren vergibt. Da es eines der Hauptziele des Vergaberechts ist, einen Wettbewerb zu schaffen und zu erhalten, müssen gewichtige Vertragsanpassungen als Neuvergabe ausgeschrieben werden, damit jeder potenzielle Bieter die Gelegenheit hat, sich für diesen Neuauftrag zu den entsprechenden Bedingungen anzubieten.
