Die Fragen stellte VergabePrax-Redakteur Tobias Schmitt.
Frage: Mit welchen Leistungen unterstützen Sie und Ihr Team öffentlicher Auftraggeber bei der Durchführung von VgV-Verfahren?
Antwort: Es geht zumeist um die Betreuung und Durchführung von Vergabeverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV 2016). Im Rahmen eines VgV-Verfahrens sollen bspw. Planungsleistungen vergeben werden. Gegenstand eines solchen VgV-Verfahrens sind zumeist Planungsleistungen nach HOAI der Objektplanung, der Tragwerksplanung und der Technischen Ausrüstung.
Frage: Können Sie beschreiben, wie Sie arbeiten?
Antwort: Absolut dienstleistungsorientiert und in dienender Funktion. Wir wirken mit und unterstützen bei der Durchführung und Abwicklung des vollständigen VgV-Verfahrens für die Planungsleistungen gemäß Vergabeverordnung (VgV 2016). Die Durchführung der Leistungen erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Die Vorgehensweise und Bearbeitungsschritte werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber detailliert im Rahmen von ggf. digitalen Jour-Fixe dargelegt. Es werden einstündige Termine mit Anwesenheit einer unserer Sachbearbeitungen angesetzt. Unsere Leistungen beinhalten die vollständige Abwicklung des Verfahrens auf und mit der jeweils gewählten Vergabeplattform, wie z.B. die Einstellung der Formblätter etc. auf der Vergabeplattform. Wir erhalten einen Gastzugang. Jedes Formblatt/ Dokument wird erst nach vorheriger Durchsicht und Freigabe durch den Auftraggeber veröffentlicht.
Frage: Können Sie beschreiben, welchen Umfang die zu erbringenden Leistungen haben bzw welche Leistungen Sie für notwendig und zweckmäßig halten?
Antwort: Phase (0) umfasst die Erläuterung der Durchführung und Abwicklung des vollständigen VgV-Verfahrens für die Planungsleistungen gemäß Vergabeverordnung (VgV 2016), insbesondere Erläuterung der Vorgehensweise und Bearbeitungsschritte auf der eVergabe-Plattform. Phase (1) betrifft das Vorbereiten des Verfahrens. Dazu gehören: Gemeinschaftliche Erarbeitung der Aufgabenbeschreibung; Beratung zum Vergabeverfahren und der möglichen Vorgehensweisen, Erläuterung des gewählten Verfahrens; Erstellen eines Flussdiagramms mit Angabe der Beteiligten inklusive Rollenzuordnung, der jeweiligen Formblätter, der erforderlichen Unterlagen, der Termine, Fristen und Schnittstellen für die einzelnen Verfahrensschritte; Terminplanung sowie Steuerung des Vergabeverfahrens inkl. Erstellen und bedarfsgerechtes Aktualisieren eines Terminplanes und Verteilung an die Beteiligten; Sichten und Abstimmen der Leistungsbeschreibung und des Ingenieurvertrages; Überprüfen der Ansätze der Honorarberechnungen der AG für die Honorierung der Planungsleistungen nach HOAI auf Anforderung der AG. Die Prüfung erfolgt unter dem Gesichtspunkt des EuGH-Urteils vom 4. Juli 2019 und der neu in Kraft getretenen HOAI 2021. Wir erstellen einen umfassenden Bericht für den AG. Zu den Arbeitsschritten gehören: Erarbeitung und Abstimmung eines Entwurfs für Mindestanforderungen zur Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge; Erarbeitung und Abstimmung der projektspezifischen Eignungs- und Auswahlkriterien einschließlich Gewichtung und Bewertungsmatrix; Erarbeitung und Abstimmung der Zuschlagskriterien einschließlich Gewichtung und Bewertungsmatrix; Zusammenstellen der Vergabeunterlagen und des Teilnahmeantrags auf der Vergabeplattform auf Grundlage der Muster/ Formblätter des Auftraggebers (insb. Bewertungsmatrix für die Auswahlkriterien und die Zuschlagskriterien, Referenzliste, Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen, Einheitliche Europäische Eigenerklärung, Formulare Bewerbergemeinschaft, Nachunternehmer und dgl.); Erarbeitung und Abstimmung des Entwurfs der Bekanntmachung; Erstellen der Vergabebekanntmachung für das EU Amtsblatt auf der Vergabeplattform; Mitwirkung bei der Vorbereitung und Fortschreibung des Vergabevermerks; Erstellen und laufende Aktualisierung einer chronologischen Vergabedokumentation; Erarbeitung und Abstimmung einer Dokumentation bezüglich der Rechtssicherheit einer gemeinsamen Ausschreibung mehrerer Planungsgewerke.
Frage: Und wie geht es dann weiter?
Antwort: Phase (2) betrifft dann den Teilnahmewettbewerb. Dazu sind erforderlich: Mitwirkung bei der Beantwortung von Bewerberfragen mit Erstellen von Antwortentwürfen; Prüfung und Wertung der eingegangenen Bewerbungen (Teilnahmeanträge) im Rahmen eines Bewertungsteams anhand der aufgestellten Kriterien (Bewerbungsbedingungen und der Mindestanforderungen sowie der quantitativen Eignungskriterien), Vorlage des Wertungsvorschlages zur Entscheidung durch die AG; Protokollieren des Auswahlverfahrens; Dokumentation und Zusammenstellen der Ergebnisse (inkl. Rangfolge), Vorstellen der Ergebnisse; Vorbereiten von Nachforderungs- bzw. Aufklärungsschreiben auf der Vergabeplattform; Vorbereiten der Absageschreiben mit Begründung an die nicht berücksichtigten Bewerber auf der Vergabeplattform; Mitwirkung bei der Behandlung eventueller Nachfragen/Rügen von Bewerbern mit Erstellen von Antwortentwürfen, wobei die AG die Entscheidungsbefugnis hat; Mitwirkung bei der Fortschreibung des Vergabevermerks.
Frage: Und dann geht es in das eigentliche Verhandlungsverfahren?
Antwort: Ja, genau. Phase (3) betrifft das Verhandlungsverfahren. Hier sind wir besonders gefordert mit: Vorbereitung der Aufforderung zur Abgabe des Erstangebots mit Zusammenstellung und Erarbeitung per erforderlichen Vergabe- bzw. Vertragsunterlagen auf der Vergabeplattform; Mitwirkung bei der Beantwortung von Bieterfragen mit Erstellung von Antwortentwürfen; Prüfung und Wertung der eingegangenen Erstangebote im Rahmen eines Bewertungsteams mit Dokumentation; Vorbereiten von möglichen Nachforderungs- bzw. Aufklärungsschreiben; Vorbereiten und Zusammenstellen der Unterlagen für die (Verhandlungs-)termine; Organisation der Verhandlungstermine; Teilnahme an den (Verhandlungs-)terminen mit Protokollführung und Dokumentation, inkl. Moderation der Sitzung; Vorbereitung der Aufforderung zur Abgabe eines neuen Angebots mit Zusammenstellung/Anpassung der erforderlichen Vergabe- bzw. Vertragsunterlagen; formale Prüfung der eingegangenen neuen Angebote im Rahmen eines Bewertungsteams mit Dokumentation; Erstellen eines begründeten Wertungsvorschlags anhand der aufgestellten Zuschlagskriterien (Unterkriterien), Vorlage des Wertungsvorschlags zur Entscheidung durch die AG; Vorbereiten der Einladungsschreiben zum (Verhandlungs-)termin einschließlich Gesprächsleitfaden; Dokumentation und Zusammenstellen der Ergebnisse (inkl. Rangfolge); Vorbereiten der Informationsschreiben mit Begründung an die (nicht berücksichtigten) Bieter; Mitwirkung bei der Behandlung eventueller Nachfragen/Rügen von Bewerbern mit Erstellen von Antwortentwürfen; Mitwirkung bei der Fortschreibung des Vergabevermerks.
Frage: Dann folgt wahrscheinlich Phase (4) als Abschluss des Verfahrens? Wo greifen Sie hier an?
Antwort: Dazu gehören: Erstellen der Bekanntmachung über die Auftragsvergabe; Zusammenstellen aller Verfahrensunterlagen für die Dokumentation und gesammelte Übergabe an den Auftraggeber, 2-fach in Papierform und einfach auf Speichermedium; Mitwirken bei der Behandlung von Verfahrensrügen und Einsprüchen; Erstellen eines textlichen Vermerkes über die Vergabeentscheidung; Abschluss des Verfahrens auf der eVergabe Plattform
Frage: Was muss der Auftraggeber zur Verfügung stellen?
Antwort: Wenn vorhanden stellt der Auftraggeber uns folgende Unterlagen zur Verfügung: zu verwendende Musterformblätter zur Durchführung des VgV-Verfahrens; Mustermatrix der Mindestanforderungen, Zuschlags- und Eignungskriterien; Bereitstellung bisher zusammengestellter Unterlagen (Honorarberechnung, Entwurf Planungsvertrag, Entwurf Leistungsbeschreibung, etc.); Projektbeschreibung (Projektbuch).
Frage: Welche Leistungen erbringt der Auftraggeber selbst?
Antwort: Entscheidung und Auswahl über die einzuladenden Bewerber, ggf. Versand von Schreiben (Nachforderungs- bzw. Aufklärungsschreiben, Einladungsschreiben, Informationsschreiben, Absageschreiben), das können wir aber auch für den Auftraggeber erledigen; Treffen der Vergabeentscheidung und -genehmigung; Aufstellung· des Wertungsteams; Entscheidung über die zur Anwendung kommenden Mindestanforderungen, Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien.
Frage: Erfolgt eine förmliche Verpflichtung durch den Auftraggeber?
Antwort: Ja, natürlich. Zu den allgemeinen Pflichten gehört: Wir müssen uns auf die gewissenhafte Erfüllung der Obliegenheiten gemäß § 1 des Verpflichtungsgesetzes vom 02. März 1974 (BGBI S. 547), geändert durch Gesetz vom 15. August 1974 (BGBI I S. 1942), in Verbindung mit § 11 Abs. 1 Nr. 4 des Strafgesetzbuches verpflichten lassen. Selbstverständlich ist, dass wir im Zusammenhang mit den Leistungen keine Leistungen für Dritte beziehungsweise andere Auftraggeber im Zusammenhang mit der Maßnahme erbringen.
Danke für das Interview.
