• von Thomas Ax

I

Sie benötigen für Ihre Ausschreibung qualifizierte Ausschreibungsunterlagen?

Dann beauftragen Sie uns mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen.

Die Vorbereitung und Umsetzung des Projektes erfolgt fortlaufend in enger Abstimmung mit Ihnen, dem Auftraggeber. Alle wesentlichen Schritte und Entscheidungen sowie der Terminplan werden mit Ihren Verantwortlichen abgestimmt.

Die Vorbereitung zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen erfolgt in gemeinsamen Gesprächen und Workshops mit Ihren handelnden und entscheidungsberechtigten Personen. Die Erfahrungen und Änderungswünsche durch die bisherige Leistungserbringung werden gemeinsam analysiert und mit in die Leistungsverzeichnisse eingearbeitet. Die Ausschreibungsunterlagen werden in Dateiform erstellt und nach der Fertigstellung zur Verfügung gestellt. Damit soll sichergestellt werden, dass der tatsächliche bzw. gewünschte Bedarf mit der geforderten Qualität durch externe Dienstleister gewährleistet werden kann und die Zufriedenheit des internen Kunden gesteigert wird.

Als Auftraggeber stellen Sie uns als Ihrem Dienstleister die vorhandenen Unterlagen und Dokumente (wie z. B. Verträge, Leistungsverzeichnisse, Grundrisspläne, Flächenaufstellungen etc.) zur Prüfung zur Verfügung. Beide Parteien verpflichten sich zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Das bedeutet insbesondere, dass Sie uns als Ihrem Dienstleister die für die Ausführung des Auftrages notwendigen Informationen und ggf. Zugangsberechtigungen zur Verfügung stellen.

Die gesamten Vorgänge werden stets protokolliert und dokumentiert und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Durch die Komplexität können sich unvorhersehbare Fragestellungen etc. ergeben.

Natürlich stehen wir als Ihr qualifizierter Dienstleister während der gesamten Ausschreibungsphase und darüber hinaus als Ansprechpartner zur Verfügung.

Was beinhaltet die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen?

• Erstellung eines Terminplanes zum Ablauf der Ausschreibung unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen sowie seitens des Auftraggebers vorgegebenen Fristen und Verantwortlichkeiten

• Aufnahme, Analyse, Abgleich und Definition über den Umfang und Inhalt der Ausschreibung bzw. der Leistungsbeschreibungen der fraglichen Leistung im Rahmen eines Gespräches – Das Projektstartgespräch beim Auftraggeber wird in der Regel von unseren zwei projektverantwortlichen Mitarbeitenden vorbereitet und begleitet

• Erarbeitung der verfahrenstechnischen Spezifikationen wie Angebotsgrundlagen, Bietererklärungen, Leistungsbeschreibungen, Definitionen, Vorlage zur Kalkulation der Stundenverrechnungssätze etc.

• Entwicklung eines leistungsorientierten Leistungsverzeichnisses nach den Vorgaben des Auftraggebers

• Erstellung der Preisblätter. Die Preisblätter können vom Auftraggeber nach der Ausschreibung auch als Grundlage für die Abwicklung der Leistung genutzt werden.

• Entwicklung eines marktüblichen Rahmenvertrages unter Berücksichtigung des vorhandenen Vertragswerkes inklusive Berücksichtigung besonderer objekt- oder nutzerspezifischen Anforderungen

• Anfertigen einer Vorkalkulation und Kostenschätzung auf Grundlage des definierten Leistungsumfangs inkl. Vergleich der ermittelten Werte mit einschlägigen und anerkannten Referenzwerten

• Abstimmung und Definition der Eignungs- und Zuschlagskriterien für das Ranking (zur objektiven Bewertung der verschiedenen Angebote)

• Versand der Ausschreibungsunterlagen als Entwurf an den Auftraggeber zur Prüfung und Abstimmung bzgl. Änderungswünschen

• Anpassung und Änderung der Ausschreibungsunterlagen auf Grundlage der vorher abgestimmten Vorgaben des Auftraggebers

• Vorlage der Ausschreibungsunterlagen zur Freigabe und Veröffentlichung beim Auftraggeber

• Ermittlung der objektspezifischen Besonderheiten mittels Fragebogen, zur Bereitstellung der kalkulationsrelevanten Objektinformationen für die Bieter

während der Angebotsphase

Wie kann es dann weiter gehen? Durchführung der Ausschreibung und Auswertung der Angebote:

Was beinhaltet die Durchführung der Ausschreibung und Auswertung der Angebote?

• Die Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen und Durchführung der Ausschreibung gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften

• Beantwortung von Fragen zur Ausschreibung (Antwortvorschläge werden dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt, mit ihm abgestimmt und von ihm zur Weiterleitung freigegeben.)
• Die Durchführung von Objektbesichtigungen zusammen mit interessierten Bietern während der Angebotsphase erfolgt durch den Auftragnehmer in Absprache mit den objektverantwortlichen Hausmeistern

• Die elektronische Angebotsöffnung. Die eingegangenen Angebote werden dem Auftraggeber im Anschluss digital zur Verfügung gestellt.

Prüfung und Auswertung der Angebote und Erstellung eines Bieterspiegels mit begründetem Vergabevorschlag – in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Die Auswertung erfolgt in folgenden Schritten:

1. Prüfung auf formale und sachliche Mängel
2. Prüfung der Eignung der Bieter (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit)
3. Prüfung der Auskömmlichkeit / Preis-Leistungs-Verhältnis
4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots

• Beteiligung der politischen Gremien des Auftraggebers
• Die Vorbereitung der Zuschlagserteilung erfolgt durch die Vergabestelle des Auftraggebers
• Das Führen der Vergabeakte erfolgt durch die Vergabestelle des Auftraggebers

Und danach? Vertrauen Sie unserem Service und Betreuung.

Was beinhaltet Service und Betreuung? (während der gesamten Leistungsphase)

• Begleitung bei der Projekteinführung und der Unterzeichnung der Verträge
• Begleitung bei der Abnahme bzw. Übergabe der Objekte zusammen mit dem bisherigen sowie dem neuen Dienstleister inkl. Dokumentation z. B. auch der Mängel.
• Organisation der Mängelbeseitigung inkl. Abnahmen in Abstimmung mit dem Auftraggeber (wenn nötig Organisation der Ersatzbeschaffung)
  
• Unterstützung bei der Dienstleistersteuerung
• Bereitstellung und Unterstützung bei der Implementierung eines eigenen Qualitätsmesssystems

Das Wichtigste. Unsere Qualitätskontrolle

Was beinhaltet unsere Qualitätskontrolle?

Stichprobenartige Qualitätskontrolle der Leistung durch einen Sachverständigen und Erstellung der entsprechenden Begehungsberichte.

Grundlagen zur Zusammenarbeit

Für das Projekt werden dem Auftraggeber zwei projektverantwortliche Mitarbeiter (Projektleitung und Stellvertretung) als zentraler Ansprechpartner vorgestellt.

Leistungsbeginn

Der Beginn der Leistungserbringung erfolgt nach Auftragserteilung entsprechend individueller Terminvereinbarung.

Haftung

Die Haftung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden beschränkt sich auf die Höhe der Summen unserer Betriebshaftpflichtversicherung. Auf Wunsch wird ein entsprechender Versicherungsnachweis dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Geheimhaltungsverpflichtung

Wir verpflichten uns selbstverständlich, über alle Informationen, die uns im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt gleichermaßen für Informationen, die sowohl den Auftraggeber selbst als auch seine Geschäftsverbindungen betreffen.

Und was kostet das?

Fordern Sie gerne ein Angebot an!