Die öffentliche Beschaffung findet darin bislang jedoch zu wenig Beachtung.

Dabei besitzt sie eine doppelte Bedeutung:

Als Impulsgeber für Wirtschaft und Innovation sowie als wichtiger Hebel, um unnötige Verfahren, Nachweise und Abstimmungen in Verwaltungen und Unternehmen abzubauen.

Firmen trauen sich eher an Forschung und Entwicklung, wenn der Staat als sicherer Erstkunde neue Produkte direkt abnimmt.

Durch kleinere und geteilte Aufträge (Losvergabe) kommen auch junge Unternehmen und kleine Betriebe an öffentliche Aufträge.

Der Einkauf von moderner Technik hilft der Verwaltung beim digitalen Wandel und treibt gleichzeitig die Firmen zu besseren Lösungen an.

Die öffentliche Beschaffung wirkt als Innovationsmotor, indem der Staat seine enorme Kaufkraft nutzt, um neue Technologien gezielt nachzufragen, den Markt für umweltfreundliche Lösungen anzuregen und jungen Unternehmen als verlässlicher Erstkunde zu dienen.

Wichtige Hebel hierbei sind die funktionale Leistungsbeschreibung, die Lebenszyklusbetrachtung und die Innovationspartnerschaft.

Neue Produkte erhalten wichtige Referenzprojekte für den Vertrieb.

Moderne Technik senkt später Betrieb- und Energiekosten.

Unternehmen werden zu mehr Forschung und Entwicklung angespornt.

Das ist doch das, was wir wollen!

Die öffentliche Beschaffung wirkt in Deutschland und Europa oft zu wenig als Innovationsmotor, weil hohe Risikoaversion, strenge Vorgaben beim günstigsten Preis und komplizierte Vergabeverfahren den Einkauf neuer Lösungen hemmen. Behörden investieren einen zu geringen Teil ihrer Budgets in neue Technologien.

Woran liegt das?

Einkäufer haften oft persönlich für Fehler, während der Nutzen neuer Ideen der Allgemeinheit zugutekommt.

Statt das wirtschaftlich beste und fortschrittlichste Angebot zu wählen, entscheidet zu oft der reine Anschaffungspreis.

Spezialverfahren sind komplex, und junge Start-ups scheitern oft an den starren bürokratischen Einstiegshürden.

Wie kann man das ändern?

Leistungsbeschreibungen sollten den Zweck definieren, statt den Weg und die Technik starr vorzugeben.

Kleinere Aufträge und Schwellenwerte für junge Firmen unkomplizierter und schneller vergeben.

Feste Quoten für den Einkauf innovativer Produkte einführen, wie es Länder wie Südkorea vormachen.

Und natürlich: bestehende Innovationsspielräume nutzen!

Das geltende Vergaberecht bietet bereits mehrere flexible Werkzeuge, um innovative Lösungen einzukaufen, ohne rechtliche Risiken einzugehen. Diese Spielräume werden in der Praxis jedoch oft aus Unkenntnis oder Risikoaversie nicht genutzt.

Die Wahl der richtigen Verfahrensart

• Innovationspartnerschaft (§ 19 UVgO / § 119 GWB): Erlaubt die gemeinsame Entwicklung einer noch nicht am Markt verfügbaren Lösung und den anschließenden direkten Kauf ohne neue Ausschreibung.
• Verhandlungsverfahren: Ermöglicht direkte Gespräche mit Bietern, um Angebote während des Prozesses anzupassen und technologische Neuerungen einzubringen.
• Wettbewerblicher Dialog: Ideal für komplexe Projekte, bei denen die Behörde selbst noch nicht genau weiß, wie die technische Lösung aussehen kann.

Funktionale Leistungsbeschreibung (§ 121 GWB / § 23 UVgO)

• Ziele statt Technik: Die Behörde beschreibt das gewünschte Endergebnis (z. B. “Reduktion der CO₂-Emissionen im Fuhrpark um 40 %”) statt konkreter Produkte vorzugeben.
• Bieterfreiheit: Unternehmen können ihre innovativsten Technologien einbringen, um dieses Ziel am besten zu erreichen.

Zulassung von Nebenangeboten (§ 35 VgV)

• Alternative Ideen einfordern: Auftraggeber können in den Vergabeunterlagen ausdrücklich festlegen, dass abweichende, innovative Vorschläge der Bieter zugelassen sind.
• Voraussetzung: Die Mindestanforderungen an die Leistung müssen dennoch erfüllt sein.

Zuschlagskriterien jenseits des reinen Preises (§ 127 GWB)

• Lebenszykluskosten: Es wird nicht nur der Anschaffungspreis gewertet, sondern die Gesamtkosten inklusive Wartung, Energieverbrauch und Entsorgung.
• Qualitative Kriterien: Innovation, technischer Wert, Ästhetik, Nachhaltigkeit und Betriebskosten können rechtssicher mit hoher Gewichtung in die Wertung einfließen.

Markterkundung (§ 28 VgV)

• Wissen vorab einholen: Behörden dürfen vor der Ausschreibung den Markt offiziell befragen, um zu erfahren, welche innovativen Lösungen überhaupt existieren.
• Kein Wettbewerbsvorteil: Solange die Ergebnisse allen späteren Bietern fair offengelegt werden, ist dies rechtlich absolut zulässig.

Für Startups die Hürden senken

• Eignungsleihe nutzen: Start-ups dürfen Referenzen von Partnern oder Muttergesellschaften einbringen (§ 47 VgV).
• Umsatzgrenzen deckeln: Geforderte Mindestumsätze dürfen maximal das Zweifache des Auftragswertes betragen (§ 45 Abs. 2 VgV).
• Eigenerklärungen erlauben: Behörden verzichten in der ersten Stufe oft auf teure Zertifikate.

Direktaufträge sichern

• Verhandlungsvergabe wählen: Behörden dürfen Start-ups unterhalb der Schwellenwerte direkt ansprechen (§ 12 UVgO).
• Direktauftrag nutzen: Kleinstaufträge werden bis zu festen Wertgrenzen komplett ohne Verfahren vergeben.
• Mittelstandsschutz greifen: Große Aufträge müssen zwingend in kleinere Lose aufgeteilt werden (§ 97 Abs. 4 GWB).

Innovationsboni aktivieren

• Nebenangebote einreichen: Junge Firmen punkten mit kreativen, günstigeren Alternativlösungen (§ 35 VgV).
• Lebenszykluskosten rechnen: Höhere Anschaffungspreise gewinnen durch niedrigere Betriebskosten (§ 59 VgV).
• Markterkundungen nutzen: Start-ups präsentieren ihre Prototypen legal vor der Ausschreibung (§ 28 VgV).

Wie das geht?

Erfahren Sie aus der VergabePrax!
Wir wünschen reichen Erkenntnisgewinn!
Mit besten Grüßen
Von Ihrer Redaktion