vorgestellt von Thomas Ax
Der Interessierte öffentliche Auftraggeber strebt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Nutzung eines Fahrrad-Leasings an.
Das Angebot eines Fahrrad-Leasings soll neben der Gesundheitsfürsorge außerdem auch zu einer erhöhten Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie zur Förderung des Betriebsklimas beitragen.
Zudem fördert das Angebot eines Fahrrad-Leasings die Attraktivität des Interessierten öffentlichen Auftraggebers als Arbeitgeber und leistet einen aktiven Beitrag für den Klimaschutz.
Im Rahmen einer Fahrradüberlassung stellt der Interessierte öffentliche Auftraggeber seinen bestellberechtigten Mitarbeitenden in all seinen Einrichtungen auf Wunsch ein Fahrrad ohne oder mit Motorunterstützung bis 25 km/h zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung. Eine Pflicht zur dienstlichen Nutzung besteht dabei aber nicht, d.h. das Fahrrad kann auch ausschließlich privat genutzt werden.
Die Finanzierung erfolgt durch eine Entgeltumwandlung. Zur Umsetzung des Fahrrad-Leasings schließt der Interessierte öffentliche Auftraggeber einen Rahmen- und verschiedene Einzel-Leasingverträge ab. Eine interne Umfrage bei den Tarifbeschäftigten hat einen voraussichtlichen Bedarf ergeben. Der Gesamtbedarf wird mit einer bestimmten Anzahl von Fahrrädern in verschiedenen Preiskategorien angesetzt. Bei diesem Gesamtbedarf handelt es sich jedoch nicht um eine Mindestabnahmemenge, sondern um einen (groben) Orientierungswert zur Planung und Vergleichbarkeit der Angebote. Die tatsächliche Bedarfsmenge kann daher am Ende durchaus noch variieren. Es wird somit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Mindestabnahmemenge vereinbart wird; zu liefern ist der tatsächliche Bedarf.
Rahmenbedingungen und Durchführung
Vertragsgegenstand Fahrrad-Leasing
Der Interessierte öffentliche Auftraggeber als Auftraggeber schließt einen Rahmenvertrag über zu erbringende Dienstleistungen und die damit verbundene Zurverfügungstellung des Fahrrades. Dieser Rahmenvertrag umfasst die Schaffung und das Management der Leistungsprozesse wie Bearbeitung aller Anfragen, Bestellung bis Beendigung eines jeden Einzel -Leasingvertrages, Rücknahme und Schadensabwicklung nach den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung und der übrigen Vertragsunterlagen. Der Auftragnehmende ermöglicht die Bereitstellung der Fahrräder in einem Händlernetz. Nach den geltenden Vergaberegelungen darf kein (Fahrrad)Anbieter vor Ort ausgeschlossen werden. Der Auftragnehmende ermöglicht daher die Bereitstellung der Fahrräder über einen Dienstleister. Beispiele für mögliche Dienstleister sind: zB JobRad, EURORAD oder Lease-a-Bike. Dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber sind alle Leistungen wie das Leasinggeschäft, die Bereitstellung der Fahrräder, die Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen wie Wartung/Reparatur sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmende koordiniert und managt diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür einen Partner/Unterauftragnehmenden und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung (im Folgenden: der Anbietende).
Als Ansprechperson für die Mitarbeitenden des Interessierten öffentlichen Auftraggebers, die an einem Leasing – Fahrrad interessiert sind oder im weiteren Verlauf bereits ein Leasing-Fahrrad nutzen, steht in Vertrags-, Versicherungs- und Wartungsfragen der Anbietende auf verschiedenen Kommunikationskanälen wie E- Mail und Telefon zur Verfügung. Diese Kanäle sind werktags (montags bis freitags) mindestens von zB 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichbar. Eine umgehende Bearbeitung der Anliegen ist sicherzustellen. Darüber hinaus schließt der Interessierte öffentliche Auftraggeber auf der Grundlage der Vorgaben der Leistungsbeschreibung und der übrigen Vertragsunterlagen einen Leasing-Rahmenvertrag mit dem Anbietenden ab, in welchem die Rahmenbedingungen für alle künftigen Einzel-Leasingverträge festgelegt werden.
Der Interessierte öffentliche Auftraggeber schließt für jedes von einer/einem Mitarbeiter/in bestellte Fahrrad einen Einzel-Leasingvertrag über maximal 36 Monate mit dem Anbieter ab. Für jeden Einzel- Leasingvertrag schließt der Interessierte öffentliche Auftraggeber zudem einen Überlassungsvertrag mit der/dem jeweiligen Mitarbeitet/in ab, in welchem deren/dessen Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Entgeltumwandlung geregelt werden. Das Abschließen der vorgenannten Verträge wird bei dem Interessierten öffentliche Auftraggeber verortet. Die Laufzeit des Überlassungsvertrages und die Laufzeit des Einzel-Leasingvertrages müssen dabei einander entsprechen.
Das geleaste Fahrrad ist gegen Verlust und Beschädigung zu versichern. Hierzu wird zu jedem Einzel-Leasingvertrag eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, die der Anbieter obligatorisch in seinem Dienstleistungsangebot mit einzubeziehen hat.
Schließlich soll die Möglichkeit bestehen, mit dem Anbieter gemäß den oben genannten Voraussetzungen für die Fahrräder weitere Inspektions- und Instandhaltungsdienstleistungen zu vereinbaren/abzuschließen.
Darüber hinaus sind Lösungen bei vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrages (z.B. bei längerfristiger Krankheit, Todesfall, vorzeitiger Kündigung der/des Mitarbeiter/in des Interessierten öffentlichen Auftraggebers) bereitzustellen.
Adressaten / Bestellberechtigte
Das Angebot richtet sich an alle Dienstkräfte beim Interessierten öffentlichen Auftraggeber, die sich in einem Beamtenverhältnis auf Probe oder auf Lebenszeit bzw. in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinden und unter den Geltungsbereich des jeweiligen Besoldungsgesetzes bzw. des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) fallen. Mit oder ohne Sachgrund befristete Beschäftigte können das Angebot im Rahmen der Laufzeit der befristeten Beschäftigung ebenfalls bis maximal 36 Monate in Anspruch nehmen. Das Angebot gilt jedoch nicht für Auszubildende, Schüler/innen, Dual Studierende, Praktikant/innen, geringfügig Beschäftigte sowie Beamte/ Beamtinnen und Beschäftigte in der Freistellungsphase des Altersteilzeitblockmodells.
Fahrrad
Bei dem zu leasenden Fahrrad muss es sich um ein Fahrrad im Sinne des § 63a der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) handeln. Hierbei handelt es sich um Fahrzeuge mit mindestens zwei Rädern, die ausschließlich durch die Muskelkraft auf ihnen befindlicher Personen mit Hilfe von Pedalen oder Handkurbeln angetrieben werden. Nach § 63a Abs. 2 StVZO gelten als Fahrräder in diesem Sinne auch Fahrzeuge, die mit einem elektromotorischen Hilfsantrieb mit einer größten Nenndauerleistung von 0,25 kW ausgestattet sind, dessen Unterstützung sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit progressiv verringert und beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder wenn die/der Fahrende mit dem Treten oder Kurbeln einhält, unterbrochen wird. Eine Anfahr- oder Schiebehilfe, die eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h auch ohne gleichzeitiges Treten oder Kurbeln der/des Fahrenden ermöglicht, ist zulässig.
Fahrzeuge/Fahrräder, die z.B.:
– eine Motorunterstützung auch oberhalb von 25 km/h vorsehen (sog. S-Pedelecs) oder
– ab einer Geschwindigkeit von mehr als 6 km/h auf Knopfdruck auch ohne Pedalunterstützung (Treten oder Kurbeln) fahren (im ursprünglichen Wortsinn sog. „E-Bikes“), sind dagegen keine Fahrräder im Sinne des § 63a StVZO und können daher auch nicht geleast werden.
Zusammen mit dem in § 63a StVZO definierten eigentlichen Fahrrad kann das Entgelt auch zum Leasing von etwaigen Zusatzleistungen (z.B. Versicherungen) des Anbietenden und für fest mit dem Fahrrad verbundenes Zubehör umgewandelt werden.
Anzahl der Fahrräder
Jeder/jedem Mitarbeitenden kann nur ein Fahrrad überlassen werden.
Preis
Aus dem Angebot des Anbietenden bzw. der/des von ihm beauftragten Fahrradhändler/s kann der/die Mitarbeitende ein Fahrrad auswählen, das einschließlich des leasingfähigen Zubehörs und Zusatzleistungen wie z.B. die Vollkaskoversicherung den Wert von zB 7.000 Euro nicht überschreitet. Maßgeblich für den Höchstwert des Fahrrads ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich der Umsatzsteuer. Auch bei der Bemessung des Wertes des leasingfähigen Zubehörs ist in analoger Anwendung auf die unverbindlichen Preisempfehlungen des Herstellers o.ä. abzustellen.
Rechnungserstellung und Zahlungsvarianten
Der Anbietende unterstützt den Interessierten öffentlichen Auftraggeber bei der Abrechnung gegenüber dessen Mitarbeitenden dahingehend, indem er sicherstellt, dass die monatlich anfallenden Abrechnungsdaten aufgeschlüsselt nach einzelnen Mitarbeitenden in Form einer Sammelrechnung oder Einzelrechnungen nachvollziehbar und ausfallsicher und unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzvorgaben in der Form übermittelt werden, dass das Lohnabrechnungsprogramm (derzeit OK.PWS der AKDB) des Interessierte öffentliche Auftraggebers Niederbayern mit allen notwendigen Daten zur vollumfänglichen Weiterverarbeitung abrechnungsrelevanter Informationen bedient werden kann. Der Interessierte öffentliche Auftraggeber kann dabei erforderliche Vorgaben der Inhalte angeben (wie z.B. Kostenstelle, Verwendungszweck).
Der Interessierte öffentliche Auftraggeber überweist die Leasingraten monatlich zum Ende des Monats an den Auftragnehmende.
Anforderung an die Fahrräder
Die Fahrräder müssen entsprechend der jeweils geltenden Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) verkehrssicher ausgestattet sein. Um als verkehrssicher zu gelten, müssen die Fahrräder zwingend über folgende Mindestausstattung verfügen:
– eine helltönende Klingel
– zwei voneinander unabhängige Bremsen
– zwei rutschfeste und festverschraubte Pedale mit je zwei gelben Rückstrahlern
– ein weißer Frontscheinwerfer
– ein rotes Rücklicht
(Front- und Rücklicht können auch batteriebetrieben sein und müssen tagsüber nicht zwingend mitgeführt werden. Sie müssen jedoch das Prüfzeichen des Kraftfahrt-Bundesamtes tragen.)
– für gute Sichtbarkeit von der Seite sind wahlweise Reflektorstreifen an den Reifen oder gelbe Speichenreflektoren (jeweils zwei pro Rad) vorgeschrieben
– ein weißer Reflektor vorn und ein roter Großrückstrahler hinten
– ein von der für das Fahrrad abgeschlossenen Versicherung als ausreichend akzeptiertes Sicherheitsschloss
Darüber hinaus können die Fahrräder von der/dem Mitarbeitenden individuell zusammengestellt als auch mit entsprechendem Zubehör ausgestattet werden, soweit es sich hierbei um leasingfähiges Zubehör im Sinne des TV-Fahrradleasing handelt und die Gesamtsumme von Fahrrad, Zubehör und Zusatzleistungen wie z.B. die Vollkaskoversicherung den Gesamtwert von 7.000 Euro einschl. Umsatzsteuer nicht überschreitet.
Zubehör sind nach § 97 Abs. 1 BGB „bewegliche Sachen, die, ohne Bestandteile der Hauptsache zu sein, dem wirtschaftlichen Zwecke der Hauptsache zu dienen bestimmt sind und zu ihr in einem dieser Bestimmung entsprechenden räumlichen Verhältnis stehen. Eine Sache ist nicht Zubehör, wenn sie im Verkehr nicht als Zubehör angesehen wird“. Vor diesem Hintergrund können die Teile des Fahrrads als Zubehör angesehen werden, die nicht Bestandteil des Fahrrads in der vom Anbietenden vorgegebenen (Grund)Ausstattungsvariante sind, die also von der/dem Mitarbeitenden zusätzlich ausgesucht wurden. Es fällt jedoch nur solches Zubehör unter das Fahrrad-Leasing, das mit dem Fahrrad fest verbunden ist. „Fest verbunden“ sind Dinge nach dem allgemeinen Sprachgebrauch dann, wenn sie miteinander verbunden sind und sich diese Verbindung nicht nur einfach, z.B. mit einem Handgriff, wieder lösen lässt. Fest verbundenes Zubehör eines Fahrrades ist daher typischerweise mit diesem verschraubt oder verschweißt; dies können z.B. (besondere) Gepäckträger, Gepäckkörbe, Sicherheitsschlösser oder elektronisches Zubehör (z.B. zur Geschwindigkeits- und Entfernungsmessung) sein.
Bei offenkundigen Mängeln am Leasinggegenstand (Fahrrad und/oder leasingfähiges Zubehör) finden für den betroffenen Mitarbeitenden die Gewährleistungsrechte nach § 437 BGB entsprechende Anwendung. Es gilt dabei der Vorrang der Nacherfüllung nach § 439 BGB.
Das zu leasende Fahrrad muss über eine CE-Kennzeichnung verfügen.
Leasingprozess – Preisgleitklausel
Auf Grundlage dieses Rahmenvertrages erfolgt die Generierung eines Einzel-Leasingvertrages. Diese sollen für die Dauer von 36 Monaten geschlossen werden. Der Auftragnehmende bindet zur Finanzierung des Dienstradleasings eine Leasinggesellschaft ein, sofern er selbst keine Leasinggesellschaft ist.
Es gilt folgende Preisgleitklausel:
Als Ausgangspunkt der Kalkulation des Leasingfaktors dient der von der Bundesbank veröffentlichte Zinssatz für Bankschuldverschreibungen mit einer Laufzeit von über zwei bis drei Jahren (=Referenzzinssatz).
Ab dem Tag des Angebotszuschlages erfolgt zunächst eine Festschreibung des Leasingfaktors für alle Kaufpreise für 12 Monate. Als Basis ist der am Tag der Festschreibung des Leasingfaktors geltende Referenzzinssatz heranzuziehen. Die Festschreibung des Leasingfaktors verlängert sich automatisch jeweils um weitere 12 Monate, wenn sich der oben genannte Referenzzinssatz um nicht mehr als 0,5 % zum Betrachtungszeitraum des letzten Jahres (12 Monate – 24 Monate – 36 Monate) nach oben oder unten verändert hat. Die so mögliche Preisanpassung ist durch den Auftragnehmenden durchzuführen und gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen.
Zum Zeitpunkt einer Anpassung bereits aktivierte Einzel-Leasingverträge sind von dieser Regelung ausgenommen. Der Leasingfaktor eines Einzel-Leasingvertrages ist für die gesamte Vertragslaufzeit von 36 Monaten festgeschrieben.
Versicherung
Voraussetzung für den Abschluss des Rahmenvertrags bzw. der Einzel-Leasingverträge ist eine gültige Vollkaskoversicherung unter Ausschluss eines Selbstbehaltes für den Leasingnehmer und den Fahrradnutzenden. Diese Vollkaskoversicherung wird vom Anbietenden unter Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft gestellt und läuft während der gesamten Laufzeit des Einzel-Leasingvertrages. Der Versicherungsschutz muss jeweils spätestens ab Gefahrübergang auf den Interessierten öffentlichen Auftraggeber und/oder die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden bestehen. Der Versicherungsschutz besteht für die Nutzung des Fahrrades durch die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden und aller im Haushalt der/des Mitarbeitenden lebenden und gemeldeten Personen (Nutzung durch Dritte). Der Auftraggeber muss durch die Versicherung zusätzlich geschützt sein.
Folgende Punkte müssen über die Vollkaskoversicherung mindestens abgedeckt sein:
– Diebstahl/Vandalismus
– Neuraddeckung bei Diebstahl und wirtschaftlichem Totalschaden. Das neue Fahrrad muss 1:1 in den bestehenden Einzelvertrag eingesetzt werden können
– Keine Selbstbeteiligung
– Keine Bagatellschadensgrenze
– Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus sind versichert
– Keine Zeitwertabzüge
– Eigenverschulden versicherbar
– Weltweiter Versicherungsschutz und europaweite Mobilitätsgarantie inkl. Pick-Up-Service
– Schadenabwicklung nur über den Fachhändler (keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Interessierten öffentlichen Auftraggebers Niederbayern als Arbeitgeber/Dienstherr)
Der Versicherungsbeginn ist identisch mit dem Beginn des Einzel-Leasingvertrags. Das Versicherungsverhältnis endet zeitgleich mit Ablauf des jeweiligen Einzel-Leasingvertrags und bedarf keiner gesonderten Kündigung. 7
Der Versicherungsschutz Diebstahl sollte keine Einschränkungen für den Fall enthalten, dass das Fahrrad nachts nicht in einem verschlossenen Raum aufbewahrt oder an einem festen mit dem Erdboden verbundenen Gegenstand angeschlossen wurde, da dies bei im Nachtdienst tätigen Personal nicht stets sichergestellt werden kann.
Im Angebot sind die Kosten der Vollkaskoversicherung für ein Fahrrad inkl. Zubehör mit einem Bruttowert von zB 1.500 Euro, von zB 3.500 Euro und von zB 5.000 Euro anzugeben. Diese Angaben fließen über das Zuschlagskriterium “Preis” entsprechend in die Wertung ein.
Es muss im Angebot eine Möglichkeit bestehen, dass eine Übernahme der Kosten für Vollkaskoversicherung durch den Interessierten öffentlichen Auftraggeber erfolgt.
Darüber hinaus bietet der Auftragnehmende nach Möglichkeit den Abschluss einer
Haftpflichtversicherung für die Mitarbeitenden mit einer Mindestdeckungssumme von zB 10 Millionen Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden an. Versicherungsbeginn und -ende sind identisch mit der Laufzeit des Einzel-Leasingvertrages.
Die Haftpflichtversicherung ist nicht wertungsrelevant und ist daher nachrichtlich in die Preisblätter aufzunehmen. Bietet der Auftragnehmende keine Haftpflichtversicherung an, ist das Feld im Preisblatt freizulassen.
Um Versicherungen anbieten zu können, kann der Auftragnehmende Nachunternehmer (z. B. Versicherungsunternehmen) einbeziehen.
Inspektion
Da der Interessierte öffentliche Auftraggeber seinen Mitarbeitenden das jeweils geleaste Fahrrad im Rahmen des Arbeitsverhältnisses überlässt und damit nicht ausschließen kann, dass dieses damit auch im Arbeitskontext genutzt wird, trifft den Interessierte öffentliche Auftraggeber die Pflicht, das „Arbeitsmittel Fahrrad“ während der Nutzungsdauer durch Instandhaltungsmaßnahmen in einem sicheren Zustand zu halten.
Aus diesem Grund hat der Anbietende ein Inspektionspaket anzubieten, welches folgende Leistungen enthält:
– mindestens einmal jährlich eine dem Schutzniveau der DGUV Vorschrift 70 (Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge) entsprechende Untersuchung für jedes Fahrrad, das unter § 2 der DGUV Vorschrift 70 fällt
– mindestens einmal jährlich eine Inspektion für jedes Fahrrad
Die Durchführung der Inspektionsleistungen muss während der Vertragslaufzeit bundesweit möglich sein. Die Verkehrssicherheit der Räder ist vom durchführenden Fachhändler zu dokumentieren; die Dokumentation ist der/dem Mitarbeitenden zu übergeben.
Für jedes Fahrrad ist der Abschluss eines Inspektionspaketes obligatorisch.
Die monatlichen Kosten für das Inspektionspaket werden von den Mitarbeitenden im Rahmen der Entgeltumwandlung getragen. Wird der Ersatz von Verschleißteilen beauftragt, so trägt die/der Mitarbeitende hierfür unmittelbar die Kosten.
Im Angebot sind die Kosten der Inspektion für ein Fahrrad inkl. Zubehör mit einem Bruttowert von zB 1.500 Euro, von zB 3.500 Euro und von zB 5.000 Euro anzugeben.
Diese Angaben fließen über das Zuschlagskriterium “Preis” entsprechend in die Wertung ein.
Die Inspektion und Wartung sollte idealerweise bei dem Fachhändler möglich sein, von dem das Fahrrad ursprünglich bezogen wurde. Alternativ sollten andere Fahrradwerkstätten vor Ort als Kooperationspartner für Inspektionen zur Verfügung stehen.
Es muss im Angebot eine Möglichkeit bestehen, dass eine Übernahme der Kosten für den Inspektionsvertrag durch den Interessierten öffentlichen Auftraggeber erfolgt.
Verschleißreparaturen
Der Anbietende hat zudem die Möglichkeit anzubieten, je Fahrrad ein Servicepaket über Leistungen für Verschleißreparaturen abzuschließen. Dieses hat zum Inhalt, bundesweit Verschleißreparaturen in einem vorher festgelegten finanziellen Rahmen zu erhalten. Der Abschluss eines solchen Servicepakets ist optional und fließt deshalb nicht in die Wertung des Angebots ein.
Die monatlichen Kosten für dieses Paket werden von den Mitarbeitenden im Rahmen der Entgeltumwandlung getragen. Sofern Leistungen beauftragt werden, die nicht Gegenstand des Verschleißreparaturenpakets sind, so trägt auch hierfür die/der Mitarbeitende unmittelbar die Kosten.
Versteuerung
Der Anbietende sorgt dafür, dass das vorliegende Fahrradleasingmodell stets mit den gesetzlichen Bestimmungen und insbesondere den steuerrechtlichen Regelungen im Einklang steht und dem Zweck entsprechend durchgeführt werden kann. Sollte dies nicht oder nicht mehr möglich sein, informiert er den Interessierten öffentlichen Auftraggeber unverzüglich und schlägt eine Anpassung des Modells vor, um das Modell gesetzeskonform entsprechend der angestrebten Ziel– und Zweckbestimmung fortzusetzen. Nach Abstimmung und Freigabe durch den Interessierten öffentlichen Auftraggeber passt er das Modell an und wirkt dabei mit den übrigen Vertragspartnern des Fahrradleasingmodells zusammen.
Aufgrund der möglichen Privatnutzung des Fahrrades entsteht der/dem Mitarbeitenden ein geldwerter Vorteil. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils erfolgt durch den Interessierten öffentlichen Auftraggeber entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Rückgabe vor Ablauf der Leasinglaufzeit
Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab definierten Nutzungszeitraums ist grundsätzlich nicht möglich. Nur in begründeten Ausnahmefällen ist eine Rückgabe möglich. Diese „Störfälle“ (insbesondere die vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses, langfristige Erkrankungen, Beurlaubungen ohne Entgeltfortzahlung sowie Eltern- und Pflegezeiten) werden zwischen dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber und dem Anbietenden geregelt.
Der Anbietende muss eine anzahl- bzw. mengenmäßig nicht begrenzte, kostenlose Rückgabemöglichkeit in den sog. „Störfällen“ anbieten. In diesen Fällen ist das Fahrrad von Anbietenden zurückzunehmen.
Die/der Mitarbeitende trägt die Kosten des Störfallmanagements, z.B. in Form einer Störfallversicherung, im Rahmen der Entgeltumwandlung.
Im Angebot sind die Kosten des Störfallmanagements für ein Fahrrad inkl. Zubehör mit einem Bruttowert von zB 1.500 Euro, von zB 3.500 Euro und von zB 5.000 Euro anzugeben.
Rückgabe nach Ablauf der Leasingzeit
Sollte der Anbietende der/dem Mitarbeitenden nach Ablauf der vereinbarten Leasingzeit ein Angebot zur Übernahme des Fahrrads machen, sorgt der Anbietende für die Übermittlung dieses Angebots an die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden. Der Interessierte öffentliche Auftraggeber ist in dem Prozess zum Laufzeitende nicht involviert.
Der Anbietende sichert die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle dadurch anfallenden Kosten (Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG).
Wird das Leasingobjekt nicht von der/dem Mitarbeitenden zum Ende des Leasingvertrages gegen eine Restwertzahlung übernommen, gibt die/der Mitarbeitende das Fahrrad zurück. Hierfür dürfen bei dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber und dem Mitarbeitenden keine zusätzlichen Kosten für die Abwicklung der Rückgabe (z.B. Fracht- und Transportkosten, Bearbeitungsgebühren) entstehen. Die Einzelheiten des Rückgabevorgangs ergeben sich aus dem Umsetzungskonzept des Anbietenden, das Gegenstand seines Angebotes ist.
Kaufoption
Ein Anspruch auf Kaufoption des Fahrrades durch den Interessierten öffentlichen Auftraggeber oder die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden nach Ende der Einzel -Vertragslaufzeit wird nicht im Voraus vereinbart.
Da die Entscheidung der Mitarbeitenden für oder gegen das Fahrradleasing durch die voraussichtliche Höhe der Restwertzahlung beeinflusst werden kann, fließt dieser Wert zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses in die Wertung des Angebots mit ein und ist deshalb anzugeben.
Kommunikation
Die Kommunikation des Angebots gegenüber den Mitarbeitenden des Interessierten öffentlichen Auftraggebers Niederbayern in Form einer Info-Veranstaltung und/oder der Zurverfügungstellung von Informationsmaterial ist vom Anbietenden sicherzustellen. In der Infoveranstaltung soll den Mitarbeitenden des Interessierten öffentlichen Auftraggebers Niederbayern der genaue Ablauf des Fahrrad-Leasings erläutert werden. Eine Einführung in das Online-Portal ist ebenfalls Teil dieser Infoveranstaltung. Die Veranstaltung findet mit Beginn des Fahrrad-Leasings statt und danach nach Bedarf (maximal einmal im Halbjahr). Die Veranstaltung soll online durchgeführt werden.
Online-Portal
Es muss ein digitales, personalisierbares Kundenportal im Rahmen einer Onlineplattform (browserbasiert) und für Mobilgeräte mit den gängigen Betriebssystemen (IOS, Android) optimiert bereitgestellt werden. Die Plattform muss für die Mitarbeitenden personalisiert vorgehalten werden, d.h. dass nur nach Registrierung auf Inhalte für Mitarbeitende des Interessierten öffentlichen Auftraggebers Niederbayern zugegriffen werden kann.
Voraussetzungen
Das Portal muss mit Beginn der Laufzeit des Rahmenvertrages nutzbar sein und folgende Kriterien erfüllen:
– der Bestellprozess für ein Fahrrad soll im Verhältnis zwischen dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber und dem Anbietenden komplett papierlos erfolgen
– personalisierter Zugang zum Portal nach Registrierung
– Informationen über und vom Dienstleistenden/Anbietenden
– mindestens einen Vergleichsberechner für Leasingmodelle, die an die Belange des öffentlichen Dienstes angepasst sind
– personalisierter Zugang zu Vertragsdetails mit der Möglichkeit, die das Vertragsverhältnis betreffenden Punkte einzusehen und ggf. zu ändern, soweit nicht vorbehalten
– personalisierter Zugang zum Schadensmanagement
– personalisierter Zugang zum Inspektionsmanagement
– Informationen zur Hotline im Schadensfall
– Informationen zum Händlernetzwerk
Arbeitgeber-Bereich
Das Portal bietet zudem für den Auftraggebenden die Möglichkeit sämtliche Vorgänge,
insbesondere Leasingverträge, mit allen dazugehörigen Daten und Unterlagen
jederzeit einzusehen und zu administrieren. Das Portal generiert automatisch Unterlagen wie den Überlassungsvertrag, den Einzel-Leasingvertrag sowie die Übernahmebestätigung. Des Weiteren muss das Portal die Möglichkeit bieten, bestimmte Grundeinstellungen vornehmen zu können (welche Fahrradtypen erlaubt sind, Preisspanne etc.). Auf Anforderung des Interessierten öffentlichen Auftraggebers ändert der Anbietende die Parameter kostenlos. Dies beinhaltet auch die Möglichkeit für den Interessierte öffentliche Auftraggeber, die Vorlagen für den Überlassungsvertrag abändern zu können oder durch den Anbietenden abändern zu lassen.
Berichtswesen
Über das Online-Portal muss für die zentrale Ansprechstelle des Interessierten öffentlichen Auftraggebers ein Berichtswesen zur Verfügung stehen, welches mindestens die folgenden Daten zur Verfügung stellt:
– Anzahl und Geschlecht (m/w/d) der Teilnehmenden am Leasingmodell
– Preissegmente der geleasten Fahrräder
– Fahrradantrieb manuell/E-Bike
– Versicherungs- und Wartungspakete
– Herkunft der Bestellung (Portal/Fachhändler)
– Standorte der in Anspruch genommenen Händler
– Datum Beginn Leasing/Ende Leasing
– Suchfunktion nach aktiv laufenden Leasingverträgen
Mitarbeitenden-Bereich
Neben der internen Verwaltung der geleasten Fahrräder muss das Online-Portal auch die Funktion erfüllen, die Mitarbeitenden über das Fahrradleasingmodell zu informieren. Darüber hinaus sollen die Mitarbeitenden über das Portal den Bestellvorgang selbständig anstoßen können. Der Anbietende stellt dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber hierfür einen Zugang zu einer auf den Interessierten öffentlichen Auftraggeber zugeschnittenen Teil des Online-Portals zur Verfügung. Dies kann über einen Link erfolgen, den der Interessierte öffentliche Auftraggeber in sein Intranet einbindet.
Die/der Mitarbeitende registriert sich im System, lädt sich die im Online-Portal hinterlegte Nutzungs-Überlassung herunter und leitet die unterzeichnete Nutzungsüberlassung an den Arbeitgeber weiter. Der Arbeitgeber prüft online im Portal die gemachten Angaben und erteilt die Freigabe. Die/der Mitarbeitende sucht sich bei einem Fachhändler das Fahrrad ihrer/seiner Wahl aus, welches den Vorgaben dieses Vertrages entspricht. Der Fachhändler stellt das Angebot ins Portal ein. Die/der Mitarbeitende bestätigt nach Prüfung des Angebots die Richtigkeit und löst die Bestellung über ihren/seinen Account aus. Der Fachhändler erhält die Freigabe für das Fahrrad und kann dieses an die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden direkt übergeben bzw. einen Abholtermin vereinbaren.
Das Online-Portal muss eine Händlersuche enthalten.
Qualitätskriterien an das Online–Portal
Folgende Qualitätskriterien muss das vom Anbietenden bereit gestellte Online-Portal zB mindestens enthalten:
– die Webseite ist übersichtlich gestaltet und klar strukturiert gegliedert
– die Navigation im Portal ist nachvollziehbar (Bedienung und Benutzerfreundlichkeit)
– es können die gängigen Webbrowser verwendet werden
– die Webseite und die Navigation entsprechen den Vorgaben der Barrierefreie- Informations-technik-Verordnung (BITV) in der jeweils geltenden Fassung (Stichwort: barrierefreie Gestaltung von Webseiten)
– die Webseite lässt sich ohne Probleme auch bei verschiedenen Bildschirmauflösungen und auf den gängigen mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet, Laptop darstellen
Das Online-Portal ist bis zur Beendigung des letzten Einzel-Leasingvertrages zur Verfügung zu stellen.
Das Online-Portal und alle damit im Zusammenhang stehenden Anwendungen müssen den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Allgemeine Anforderungen zur IT-Sicherheit müssen erfüllt sein. Der Anbietende hat alle zumutbaren und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, die einen unbefugten und missbräuchlichen Zugriff auf das Online-Portal, zugehörige Komponenten sowie zugehörige Daten unterbinden. Dies gilt insbesondere für die Abwehr von Bedrohungen, die die Integrität, die Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit des Online – Portals gefährden oder eine Gefährdung (z.B. durch Exploits, Malicious Software) Dritter (z.B. Nutzende des Online-Portals) darstellen.
Die getroffenen Maßnahmen müssen dabei dem jeweils aktuellen Stand der Technik entsprechen.
Ferner ist generell bei der Erstellung und Pflege sowie beim Hosting die Verwendung von Techniken zu vermeiden, die bekanntermaßen hohe Sicherheitsrisiken bzw. Sicherheitslücken enthalten, welche nicht durch entsprechende flankierende Maßnahmen geschlossen werden können.
Der Anbietende gewährleistet, dass alle Bestandteile des Online-Portals frei von Computeranomalien (Computerviren, -würmer, Exploits usw.) sind. Der Anbietende führt diese Überprüfung regelmäßig mit einem marktgängigen, aktuellen Scanner oder anderen gleichwertig oder höhereingestuften Technologien durch.
Nichtöffentliche Daten müssen verschlüsselt übertragen werden. Dies gilt insbesondere, wenn mit dem Request oder Response personenbezogene Daten oder Benutzereingaben übermittelt werden. Hierfür ist soweit möglich – das SSL-Übertragungsprotokoll zu verwenden. Das Server-Zertifikat muss vom Anbietenden beschafft und dem Auftraggebenden in Kopie übergeben werden.
Das Online-Portal wird im Rahmen einer Schulungsveranstaltung vorgestellt. Bei Beendigung des Rahmenvertrages hat der Auftragnehmende dem Interessierten öffentlichen Auftraggeber sämtliche Daten in einer für den Interessierten öffentlichen Auftraggeber geeigneten Form/einem geeigneten Format zur Verfügung zu stellen.
Auswertungsmöglichkeit Kundenzufriedenheit
Der Auftragnehmende stellt nach Möglichkeit Auswertungsmöglichkeiten (anonymisiert) zur Erhebung der Kundenzufriedenheit (Abfrage von Service, Preis, etc.) zur Verfügung. Die Mitarbeitenden können ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung abgeben oder auch verweigern. Die Möglichkeit der Auswertung fließt über das Zuschlagskriterium “Qualität” entsprechend in die Wertung ein.
Leistungszeitraum
Rahmenvertrag
Beginn: zB 01.07.2023 (Den Mitarbeitenden soll es ab dem zB 10.06.2023 möglich sein, mit dem Abruf der Leistung zu beginnen.)
Ende: Der Vertrag wird für die Dauer von 36 Monaten geschlossen.
Einzel-Leasingverträge
Beginn: Die Laufzeit der Einzel-Leasingverträge beginnt jeweils zum Ersten des auf die Übernahme des Leasinggegenstands folgenden Kalendermonats. Dessen ungeachtet beginnen die Rechte und Pflichten aus den Einzel-Leasingverträgen bereits mit der Übernahme des Leasinggegenstandes durch den Leasingnehmenden.
Ende: Die Laufzeit der Einzel-Leasingverträge gilt unabhängig von der Laufzeit des Rahmenvertrags. Auch wenn der Rahmenvertrag gekündigt ist, gelten dessen Bestimmungen für die dann noch laufenden Einzel-Leasingverträge bis zu deren Ablauf ohne Einschränkung weiter. Die Laufzeit der Einzel-Leasingverträge beträgt maximal 36 Monate.
Recht zur vorzeitigen Kündigung des Vertrages
Beide Vertragspartner sind berechtigt, den Vertrag bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ohne die Einhaltung von Fristen zu kündigen (außerordentliche Kündigung).
Ein wichtiger Grund für den Auftraggebenden ist insbesondere gegeben, wenn
– der Vertrag unter Verletzung von gesetzlichen Bestimmungen zustande gekommen ist
– der Anbietende die Bestimmungen des Vertrages nicht nur geringfügig verletzt
– der Anbietende die ihm vertraglich auferlegten Leistungen wiederholt mangelhaft erbringt bzw. der daraus resultierenden Verpflichtung zur Nacherfüllung (auch nach mehrmaliger Aufforderung durch den Auftraggebenden) nicht entsprechend nachkommt
Bei einer Kündigung mit sofortiger Wirkung ist der Auftraggebende berechtigt, vom Anbietenden Ersatz des ihm hierdurch entstandenen Schadens zu verlangen.
Umfang und Mengen
Der Anbietende legt keine Mindestabnahmemenge an zu leasenden Fahrrädern fest.
Das Erreichen einer verbindlich vorgegebenen Höchstmenge von zB xxx Fahrrädern gilt als ordentliche Kündigung der Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer Kündigungserklärung bedarf.
Die Einzelaufträge bleiben hiervon unberührt. Sie sind auch nach Auslaufen der Rahmenvereinbarung ordnungsgemäß und unverändert durchzuführen.
