Praxistipp: Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

von Thomas Ax

Solange die Angebotsfrist noch läuft, können Sie ein bereits abgegebenes Angebot jederzeit problemlos zurückziehen, ändern oder durch ein neues Angebot ersetzen. Sobald die Frist abgelaufen ist, sind Sie an Ihr Angebot gebunden.

Das richtige Vorgehen im Vergabeverfahren gliedert sich in folgende Schritte:

1. Bieterfrage stellen

Bestehen aufgrund der Vergabeunterlagen Unklarheiten, sollten Sie umgehend eine offizielle Bieterfrage an den Auftraggeber richten.

• Form: Reichen Sie die Frage zwingend schriftlich über die genutzte Vergabeplattform (z. B. DTVP) ein.
• Fristen: Stellen Sie die Frage so früh wie möglich. Der Auftraggeber muss die Antwort in der Regel spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist (bei EU-weiten Verfahren) allen Bietern anonymisiert zur Verfügung stellen. Bei knappen Antworten muss die Vergabestelle die Angebotsfrist angemessen verlängern.

2. Altes Angebot zurückziehen

Wenn Sie bereits ein Angebot abgegeben haben und die Antwort des Auftraggebers eine Neukalkulation erfordert, müssen Sie das alte Angebot zurücknehmen.

• Ablauf: Dies geschieht rein technisch direkt über das Cockpit der jeweiligen E-Vergabeplattform.
• Wichtig: Solange die Angebotsfrist läuft, ist die Rücknahme absolut zulässig und sanktionsfrei. Es entstehen Ihnen keine rechtlichen Nachteile.

3. Neues Angebot einreichen

Nachdem Sie das alte Angebot zurückgezogen haben, erstellen Sie auf Basis der neuen Informationen aus der Bieterantwort Ihr modifiziertes Angebot.

• Einreichung: Laden Sie das neue Angebot wieder regulär über die Plattform hoch.
• Fristwahrung: Achten Sie penibel darauf, dass der finale Upload vor dem exakten Ende der Angebotsfrist vollständig abgeschlossen ist.

Bsp.

Wenn das Leistungsverzeichnis (LV) eine Artikelnummer enthält, die nachweislich den falschen oder einen technisch unpassenden Artikel beschreibt, befindet sich der Bieter in einem klassischen Vergaberechts-Dilemma. Der Bieter darf auf keinen Fall eigenmächtig vom LV abweichen, da dies wegen einer unzulässigen Änderung der Vergabeunterlagen zwingend zum Ausschluss des Angebots führen würde.

In einer solchen Situation muss der Bieter wie folgt vorgehen:

1. Pflicht zur Bieterfrage (Rüge- und Hinweispflicht)

Der Bieter darf den Fehler nicht stillschweigend hinnehmen oder ignorieren. Er muss den Auftraggeber unverzüglich über eine formelle Bieterfrage (über die Vergabeplattform) auf den Widerspruch hinweisen.

• Inhalt der Anfrage: Aufzeigen, dass die Artikelnummer und die funktionale Beschreibung nicht zusammenpassen (z. B.: "Die Artikelnummer beschreibt Produkt X, für den Einsatzzweck wird laut Textbeschreibung jedoch Produkt Y benötigt").
• Ziel: Der Auftraggeber muss den Fehler korrigieren und eine Klarstellung oder ein geändertes LV an alle Bieter versenden.

2. Risiken bei eigenmächtigem Handeln

Sollte der Bieter die Frage nicht stellen und stattdessen:

• Den falschen Artikel kalkulieren (der zur Artikelnummer passt): Das Angebot ist zwar formal korrekt, führt aber bei Zuschlag zu massiven Problemen bei der Ausführung, da die geschuldete Funktion nicht erfüllt wird (Mängelhaftung).
• Den richtigen Artikel kalkulieren (aber die Artikelnummer im LV ungefragt überschreiben oder den Preis für das Alternativprodukt eintragen): Dies gilt als unzulässige Änderung an den Vergabeunterlagen und führt zum Ausschluss des Angebots.

3. Einreichung eines Nebenangebots (Falls zugelassen)

Falls der Auftraggeber nicht rechtzeitig reagiert und Nebenangebote ausdrücklich zugelassen sind, kann der Bieter:

1. 1. Im Hauptangebot stur das anbieten, was gefordert ist (auch wenn es falsch ist), um nicht ausgeschlossen zu werden.
2. 2. In einem Nebenangebot den technisch richtigen Artikel anbieten und die Abweichung begründen.

Zusammenfassung

Nichts eigenmächtig ändern. Der einzige rechtssichere Weg ist die sofortige schriftliche Anfrage an die Vergabestelle, damit diese den Fehler im Leistungsverzeichnis für alle Bieter offiziell korrigiert.

Betreff: Bieteranfrage zu Position [Nummer einfügen] des Leistungsverzeichnisses – Widerspruch zwischen Artikelnummer und Leistungsbeschreibung

Sehr geehrte Damen und Herren,

bei der Prüfung der Vergabeunterlagen für das oben genannte Bauvorhaben/Projekt ist in der Position [z. B. 1.1.20] des Leistungsverzeichnisses (LV) ein Widerspruch aufgefallen, zu dem wir um Aufklärung bitten.

Die dort angegebene Artikelnummer [Nummer einfügen] des Herstellers [Name des Herstellers] beschreibt das Produkt [Name des Produkts laut Artikelnummer]. Die textliche Leistungsbeschreibung fordert jedoch Eigenschaften, die für [gewünschten Einsatzzweck/technisches Merkmal] zwingend erforderlich sind. Das durch die Artikelnummer definierte Produkt erfüllt diese Anforderungen nachweislich nicht.

Um einen kalkulatorischen Gleichwert unter den Bietern zu sichern und späteren Leistungsstörungen vorzubeugen, bitten wir höflich um Klarstellung:

1. 1. Ist für diese Position das Produkt gemäß der angegebenen Artikelnummer zu kalkulieren oder ist das Produkt gemäß der funktionalen Textbeschreibung anzubieten?
2. 2. Sofern die Textbeschreibung maßgeblich ist, bitten wir um Mitteilung der korrekten Artikelnummer bzw. des konkreten Produkttyps oder um Freigabe eines gleichwertigen Fabrikats.

Da eine eigenmächtige Abänderung des Leistungsverzeichnisses durch uns als Bieter zu einem zwingenden Ausschluss des Angebots führen würde, bitten wir um zeitnahe Beantwortung und Bereitstellung der Klarstellung für alle Bieter.