Kategorie: Vergaberecht

Die Vergabestelle folgt bezogen auf die jeweilige Vergabeverfahrensart deren jeweiligen prozessualen Ablauf:

• Offenes Verfahren (Teil 1)
• Nicht offenes Verfahren (Teil 2)
• Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ((Teil 3)
• Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (Teil 4)

Die Vergabestelle folgt dabei dem folgenden grundsätzlichen Aufbau:

• Einleitungsphase
• gegebenenfalls Bewerbungsphase (bei Vergabeverfahrensarten mit Teilnahmewettbewerb)
• gegebenenfalls Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge (bei Vergabeverfahrensarten mit Teilnahmewettbewerb)
• Angebotsphase
• Prüfung und Wertung der Angebote und gegebenenfalls (bei Vergabeverfahrensarten mit Verhandlungen) Verhandlungen
• Zuschlagsphase

Teil 1

1. Offenes Verfahren

1.1.1. Bekanntmachung
Nachdem Planung und Design des Offenen Verfahrens abgeschlossen und die Vergabeunterlagen fertiggestellt sind, erfolgt die Bekanntmachung des Offenen Verfahrens. Die Auftragsbekanntmachung beziehungsweise die Veröffentlichung der Bekanntmachung europaweiter Vergabeverfahren ist in § 37 und § 40 VgV geregelt. Danach teilen öffentliche Auftraggeber ihre Absicht, einen Auftrag zu vergeben beziehungsweise eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, in einer Auftragsbekanntmachung mit. Die Auftragsbekanntmachung wird nach dem Muster gemäß Anhang II der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 erstellt. Es ist darauf zu achten, dass die Auftragsbekanntmachung alle vorgeschriebenen Inhalte umfasst. So regelt beispielsweise § 122 Abs. 4 GWB, dass Eignungskriterien in der Auftragsbekanntmachung aufzuführen sind. Bekanntmachungen müssen dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union elektronisch übermittelt werden. Der Tag der Absendung muss durch den öffentlichen Auftraggeber nachgewiesen werden können.
Zur Erstellung und Übermittlung der Bekanntmachung kann ein elektronisches Formular auf der Internetseite der Europäischen Union „eNotices-Formulare für das öffentliche Auftragswesen“ genutzt werden. Für den Zugang zu eNotices muss einmalig ein Benutzerkonto eingerichtet werden. Die Zugangsrechte müssen behördenintern organisatorisch geregelt werden. Das Auftragsbekanntmachungsformular ist vereinheitlicht und gilt für alle EU-weiten Vergabe- und Verfahrensarten für Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen. Innerhalb dieses Formulars ist die jeweils zu vergebende Lieferung und / oder Leistung einer standardisierten Nummer zuzuordnen – der sogenannten CPV-Nummer. Der Katalog des Common Procurement Vocabulary (CPV) dient dem Zweck, dass bei europaweiten Vergabeverfahren die zu vergebende Leistung in allen EU-Staaten gleichermaßen beschrieben und verständlich ist. Bekanntmachungen europaweiter Verfahren dürfen auch auf nationaler Ebene (beispielsweise auf www.bund.de oder diversen länderspezifischen Vergabeplattformen) veröffentlicht werden.

1.1.2. Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Die Bereitstellung der Vergabeunterlagen europaweiter Vergabeverfahren ist in § 41 VgV geregelt. Die Vergabeunterlagen müssen vom Bieter über eine elektronische Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Das heißt, der öffentliche Auftraggeber hat die Unterlagen auf einer Webseite (zum Beispiel dem Webauftritt des Auftraggebers oder einer Vergabeplattform) – ohne Registrierungs- und Anmeldezwang – zum direkten Download bereitzustellen. Bewerber beziehungsweise Bieter dürfen nicht dazu aufgefordert werden, die Vergabeunterlagen per Mail beim Auftraggeber abzurufen. Die elektronische Adresse (Internetadresse) zum Abruf der Vergabeunterlagen ist in der EU-Bekanntmachung anzugeben.
Ausnahme bilden die in § 41 Abs. 2 VgV geregelten technischen Gründe, wenn zum Beispiel Dateiformate zur Beschreibung der Leistung beziehungsweise der Angebote zum Einsatz kommen, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können. Die Angebotsfrist ist in diesem Fall um fünf Tage zu verlängern, sofern nicht ein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit (gemäß § 15 Abs. 3 VgV) besteht. Auch erforderliche Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und ein damit verbundener abweichender Zugang zu den Vergabeunterlagen bilden (gemäß § 41 Abs. 3 VgV) Ausnahmen und erfordern – sofern es sich nicht ausschließlich um die Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung handelt oder die oben genannte Dringlichkeit besteht – eine Angebotsfristverlängerung.

1.2. Angebotsphase

1.2.1. Behandlung der Bieterfragen
Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte erbitten. Diese Auskünfte sind unverzüglich zu erteilen und müssen im offenen Verfahren bei rechtzeitiger Anforderung durch die Bewerber spätestens sechs Tage (beziehungsweise vier Tage bei aufgrund von Dringlichkeit beschleunigtem Verfahren) vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden, andernfalls ist die Angebotsfrist zu verlängern. Nach dem Gebot der Gleichbehandlung haben alle Bewerber Anspruch auf die gleichen Informationen. Dies lässt sich nachvollziehbar dokumentieren, indem alle Anfragen (gemäß den Grundsätzen der Kommunikation nach §§ 9 ff. VgV) mit elektronischen Mitteln (in Textform) gestellt und allen Bewerbern gleichzeitig mit elektronischen Mitteln (in Textform) – beispielsweise über eine entsprechende E-Vergabeplattform – beantwortet werden. Die Kommunikation kann in Ausnahmefällen auch mündlich erfolgen, sofern sie nicht die Vergabeunterlagen (sowie in anderen Verfahrensarten die Teilnahmeanträge), die Interessensbestätigung oder die Angebote betreffen, beispielsweise bei technischen Fragen zur verwendeten E-Vergabeplattform.
In der Praxis werden mitunter Fristvorgaben gemacht, bis zu welchem Termin Bewerberfragen zugelassen und als rechtzeitig betrachtet werden. Die VgV sieht eine solche Fristsetzung aber nicht vor. Zwar ist das Setzen einer Frist für Bieterfragen möglich und zur Organisation des Vergabeverfahrens sinnvoll. Die Vergabestelle muss aber berücksichtigen, dass erkannte Defizite oder Fehler in jedem Stand des Vergabeverfahrens zu korrigieren sind, so dass die Vergabestelle gegebenenfalls Klarstellungen für alle interessierten Unternehmen herbeiführen muss, und zwar völlig unabhängig davon, ob eine Frist für Bieterfragen bereits abgelaufen ist oder wie kurzfristig die Frage vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingeht. Mit der gegebenenfalls verspäteten Beantwortung einer solchen Frage ist dann die Angebotsfrist ebenfalls zu verlängern.

1.2.2. Behandlung und Öffnung der Angebote
Elektronisch übermittelte Angebote sind nach § 54 VgV auf geeignete Weise zu kennzeichnen und verschlüsselt zu speichern. Eingesetzte E-Vergabesysteme oder -Plattformen bieten in der Regel entsprechende Funktionalitäten. Im Übrigen gilt, dass die Vergabestelle beim Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren ausschließlich solche elektronischen Mittel zu verwenden hat, die die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten.
Auf dem Postweg und direkt übermittelte Angebote sind mit einem Eingangsvermerk auf dem ungeöffneten Umschlag zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung unter Verschluss zu halten. Mittels Fax übermittelte Angebote sind ebenfalls entsprechend zu kennzeichnen und auf geeignete Weise unter Verschluss zu halten. Bevor die Vergabestelle eine nicht-elektronische Einreichung vorsieht, hat er zu prüfen, ob eine solche Einreichungsform (noch) rechtlich zulässig ist. Die Vergabestelle darf nach § 55 VgV vom Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Angebotsfrist Kenntnis nehmen. Die Öffnung der Angebote ist von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchzuführen. Bei Lieferungen und Leistungen wird keine öffentliche Submission (das heißt unter Beteiligung der Bieter) durchgeführt, sondern die Öffnung der Angebote erfolgt ausschließlich mit Mitarbeitern des Auftraggebers ohne jedwede Beteiligung von Bietern.

Die Öffnung der Angebote ist in Textform zu dokumentieren. Die Angebote sind nach der Öffnung vertraulich aufzubewahren.

1.3. Prüfung und Wertung der Angebote

Im Anschluss an die Öffnung der Angebote hat die Vergabestelle diese gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften und insbesondere unter Berücksichtigung der in den Vergabeunterlagen aufgestellten Vorgaben und Anforderungen zu prüfen und zu werten.

Dabei wird in der Praxis grundsätzlich von einem 4-stufigen Wertungssystem ausgegangen:
• 1. Stufe: Formale Prüfung der Angebote
• 2. Stufe: Eignungsprüfung
• 3. Stufe: Prüfung der Angemessenheit des Preises
• 4. Stufe: Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes / Leistungsbewertung

Auf der 1. Stufe erfolgt die formale Prüfung, insbesondere auf Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 56, 57 VgV. Auf der 2. Stufe nimmt die Vergabestelle die Eignungsprüfung vor. Auf der 3. Stufe geht es um die Prüfung der Angemessenheit und Auskömmlichkeit der Preise nach § 60 VgV. Erst auf der
4. Stufe erfolgt unter den danach in der Wertung verbliebenen Angeboten die Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes anhand der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungsmethode, bei der Einfachen und Erweiterten Richtwertmethode einschließlich der Leistungsbewertung nach der Leistungsbewertungsmatrix. Die nachstehende Darstellung geht in der Reihenfolge des vorstehend erläuterten 4-stufigen Wertungssystems auf die einzelnen Wertungsstufen ein.

1.3.1. Formale Prüfung der Angebote
Bei der formalen Prüfung prüft die Vergabestelle die Angebote auf Vollständigkeit, fachliche Richtigkeit und rechnerische Richtigkeit. Maßgeblich sind hierfür insbesondere die Vorgaben in den Vergabeunterlagen und der Auftragsbekanntmachung. Zudem umfasst die formale Prüfung die Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen.

Danach sind von der Angebotswertung zwingend auszuschließen:
• Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn der Bieter hat dies nicht zu vertreten
• Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten
• Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind
• Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind
• Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen,
• oder nicht zugelassene Nebenangebote
Hat die Vergabestelle Nebenangebote zugelassen, so berücksichtigt er nur die Nebenangebote, die die von ihm in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen erfüllen.

Damit an sich vielversprechende Bieter nicht wegen lediglich geringfügiger formaler Fehler ausgeschlossen werden müssen, kann die Vergabestelle Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung auffordern, innerhalb einer angemessenen Frist fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen (insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise) nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Das Nachforderungsrecht darf jedoch nicht zum Austausch von Unterlagen genutzt werden, denn die Nachforderung bereits vorliegender, jedoch inhaltlich unzureichender Unterlagen ist nicht zulässig.

Grundsätzlich nicht nachgefordert werden dürfen leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Es sei denn, es handelt sich um Preisangaben für unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Entscheidung, ob er Unterlagen nachfordert, steht im Ermessen des Auftraggebers. Im Rahmen der Ermessensentscheidung muss darüber entschieden werden, ob nachgefordert wird, was nachgefordert wird und in welcher Frist nachzuliefern ist. Sowohl eine nach den obigen Ausführungen fehlerhafte Nachforderung von Unterlagen als auch eine danach fehlerhaft unterlassene Nachforderung kann dazu führen, dass die Vergabeentscheidung des Auftraggebers von Bietern angegriffen wird.
Die Vergabestelle kann die Nachforderung von Unterlagen bereits in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen ausschließen.
Die Vergabestelle darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der formalen Prüfung (insbesondere auch über die Ergebnisse der Prüfung auf Ausschlussgründe und für die Entscheidung über die Vornahme oder das Absehen von Nachforderungen) sind in der Vergabeakte zu dokumentieren.

1.3.2. Eignungsprüfung
Im Rahmen der Eignungsprüfung prüft die Vergabestelle das Vorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB und, ob und inwieweit die am Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen fachkundig und leistungsfähig (geeignet) sind. Die Ausschlussgründe in diesem Sinne sind teilweise zwingend (ohne Ermessen für den Auftraggeber, § 123 GWB), teilweise fakultativ (Kann-Ausschluss mit Ermessensentscheidung für den Auftraggeber, § 124 GWB). Hier hat die Vergabestelle den entsprechenden Katalog der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB sowie die Regelungen zur Selbstreinigung (§§ 125, 126 GWB) zu beachten. Im Übrigen sind für die Eignungsprüfung die dahingehenden Vorgaben, namentlich die Festlegungen zu den Eignungskriterien, in den Vergabeunterlagen und der Auftragsbekanntmachung maßgeblich. Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Planung und eines ordnungsgemäßen Designs der Beschaffung hat die Vergabestelle entsprechende Eignungskriterien festgelegt und definiert, die ausschließlich Folgendes betreffen:

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
• wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
• technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Die Vergabestelle darf von den Bietern Aufklärung über deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Eignungsprüfung (insbesondere auch über die Ergebnisse der Prüfung auf Ausschlussgründe, einschließlich etwaiger Begründungen für Ermessensentscheidungen) sind in der Vergabeakte zu dokumentieren.

1.3.3. Prüfung der Angemessenheit des Preises
Im Rahmen der Prüfung der Angemessenheit des Preises geht es um den richtigen Umgang mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, hat die Vergabestelle vom Bieter Aufklärung zu verlangen. Ein automatischer Ausschlussgrund für solche Angebote besteht also gerade nicht (Grundsatz „Aufklärung vor Ausschluss“). Konkret treffen den Auftraggeber im Rahmen dieser Aufklärung folgende Pflichten: Die Vergabestelle prüft die Zusammensetzung des Angebotes und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen des Bieters.

Die Prüfung kann insbesondere betreffen:
• die Wirtschaftlichkeit des Fertigungsverfahrens einer Lieferleistung oder der Erbringung der Dienstleistung
• die gewählten technischen Lösungen oder die außergewöhnlich günstigen Bedingungen, über die das Unternehmen bei der Lieferung der Waren oder bei der Erbringung der Dienstleistung verfügt
• die Besonderheiten der angebotenen Liefer- oder Dienstleistung
• die Einhaltung der Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB, insbesondere der für das Unternehmen geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften
• oder die etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an das Unternehmen

Kann die Vergabestelle nach dieser Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf das betroffene Angebot ablehnen. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Ablehnung des betroffenen Angebotes besteht, wenn die Vergabestelle festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebotes ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden. Stellt die Vergabestelle fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so ist die Vergabestelle verpflichtet, das Angebot abzulehnen, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde. Der Auftraggeber hat die Ablehnung in diesem Fall der Europäischen Kommission mitzuteilen.

Anlass für eine Preisaufklärung geben zunächst Angebote mit auffälligen Preisdifferenzen zu eingegangenen Konkurrenzangeboten, wobei grundsätzlich der Gesamtpreis der Angebote maßgeblich ist. In Rechtsprechung und Landesvergabegesetzen werden teilweise prozentuale Preisabstände der Angebote zum nächsthöheren Angebot angenommen beziehungsweise festgelegt („Aufgreifschwellen“). Im Einzelfall sollte die Vergabestelle vertieft prüfen, ob und inwieweit solche Aufgreifschwellen in seinem Anwendungsbereich angenommen wurden oder gelten.
Nach einem Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs können die Mitbewerber verlangen, dass der Auftraggeber in die nähere Prüfung der Preisbildung eintritt, wenn ein Angebotspreis aufgrund des signifikanten Abstands zum nächstgünstigen Angebot oder ähnlicher Anhaltspunkte, wie etwa der augenfälligen Abweichung von preislichen Erfahrungswerten aus anderen Beschaffungsvorgängen, ungewöhnlich niedrig erscheint (BGH, Beschluss vom 31.01.2017 – X ZB 10/16). Die vorzunehmende Preisaufklärung sollte sich unter Berücksichtigung dieses Grundsatzurteils nicht auf die Einholung einer pauschalen Bestätigung des betroffenen Bieters beschränken, die Angebotspreise seien angemessen und auskömmlich. Vielmehr ist eine qualifizierte Preisprüfung vorzunehmen, die insbesondere deren Schutzzweck berücksichtigt, auch das haushaltsrechtlich begründete Interesse des Auftraggebers und der Öffentlichkeit an der jeweils wirtschaftlichsten Beschaffung zu wahren. Insoweit ist bei der Preisprüfung zu berücksichtigen, dass unangemessen niedrige Angebotspreise gesteigerte Risiken bergen.

Nach dem Grundsatzurteil des BGH können sich diese in vielfältiger Weise verwirklichen, zum Beispiel:
• Auftragnehmer kann infolge der zu geringen Vergütung in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten und den Auftrag deshalb nicht vollständig ausführen.
• Auftragnehmer könnte in Anbetracht des zu niedrigen Preises versuchen, sich des Auftrages so unaufwendig wie möglich und insoweit auch nicht vertragsgerecht zu entledigen, durch möglichst viele Nachträge Kompensation zu erhalten oder die Ressourcen seines Unternehmens auf besser bezahlte Aufträge zu verlagern, sobald sich die Möglichkeit dazu bietet.

Die Vergabestelle sollte diese Aspekte bei der Preisaufklärung entsprechend berücksichtigen. Kann der betroffene Bieter seine ungewöhnlich niedrig erscheinenden Preise aber rechtmäßig erklären und die Gründe für seine Preisbildung eindeutig und transparent machen, kann aber auch ein ungewöhnlich niedrig erscheinendes Angebot zulässig sein. Dies mit der Folge, dass ein solches Angebot nicht ausgeschlossen werden darf. Zu Dokumentations- und Beweiszwecken ist die Durchführung der Aufklärung (Aufklärungsverlangen und Stellungnahme des betroffenen Bieters hierzu) in Textform zu dokumentieren. Für die Aufklärung durch den Bieter ist diesem eine angemessene Frist zu gewähren. In der Praxis kann für den Auftraggeber die Ausrichtung des Aufklärungsverlangens anhand konkreter Positionen des Angebotes / Preisblattes hilfreich sein, aus denen der ungewöhnlich niedrig erscheinende Gesamtpreis mutmaßlich resultiert.
Anhand der im Rahmen der Aufklärung vom betroffenen Bieter eingereichten Unterlagen hat der Auftraggeber zu prüfen, ob danach die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten zufriedenstellend aufgeklärt sind. Nur wenn dies nicht der Fall ist, darf die Vergabestelle den Zuschlag auf das betroffene Angebot ablehnen. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Ablehnung des betroffenen Angebotes besteht, wenn die Vergabestelle festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebotes ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden.

Die Vergabestelle darf von den Bietern Aufklärung über das Angebot, insbesondere im Zusammenhang mit den angebotenen Preisen nach den vorstehenden Maßstäben verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Prüfung der Angemessenheit der Preise (insbesondere über eine etwaige Aufklärung mit den betroffenen Bietern und über das Ergebnis, einschließlich Begründung der anschließenden Wertungsentscheidung des Auftraggebers) sind in der Vergabeakte zu dokumentieren.

1.3.4. Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes / Leistungsbewertung
Erst im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes kommt – für die nach den drei vorstehend dargestellten Wertungsstufen im Wettbewerb verbliebenen Angebote – die in den Vergabeunterlagen hinsichtlich der Zuschlagskriterien festgelegte Bewertungsmethode, gegebenenfalls nebst zugehöriger Leistungsbewertung gemäß Leistungsbewertungsmatrix zum Tragen. Die Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt demgemäß nach dem besten Preis-Leistungsverhältnis auf der Grundlage einer Bewertung des Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot, die in den Vergabeunterlagen durch Bewertungsmethode gegebenenfalls Leistungsbewertungsmatrix vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt.
Die Vergabestelle ist dabei gehalten, die und nur die Bewertungsmethode und gegebenenfalls Leistungsbewertungsmatrix anzuwenden, die er im Rahmen der Planung und Designs einer Beschaffung, insbesondere in den Vergabeunterlagen, rechtmäßig festgelegt und definiert hat. Der Auftraggeber darf keine Unterkriterien, Gewichtungsregeln, Punkte- oder sonstige Bewertungssysteme anwenden, die er den am Auftrag interessierten Unternehmen nicht vorher zur Kenntnis gebracht hat. Eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Zuschlagskriterien, Bewertungsmethode und gegebenenfalls Leistungsbewertungsmatrix ist grundsätzlich unzulässig. Sämtliche Entscheidungen, einschließlich der zugehörigen Begründungen im Rahmen der Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes, insbesondere der Leistungsbewertung nach einer Leistungsbewertungsmatrix (insbesondere über das Ergebnis der Bewertung unter den einzelnen B-Kriterien, einschließlich Begründung) sind in der Vergabeakte zu dokumentieren. Bei B-Kriterien mit Beurteilungsspielräumen für den Auftraggeber bei der Bewertung bedarf es im Rahmen der Leistungsbewertung einer besonders sorgfältigen Begründung und einer entsprechenden Dokumentation durch den Auftraggeber.

1.4. Zuschlagsphase

1.4.1. Zuschlagsentscheidung beziehungsweise Verfahrensaufhebung
Im Regelfall endet das Vergabeverfahren mit einer Zuschlagsentscheidung. Voraussetzung dafür ist, dass nach Abschluss der Prüfungs- / Wertungsphase mindestens ein zuschlagsfähiges Angebot vorliegt, das auch zu einem wirtschaftlichen Ergebnis des Vergabeverfahrens führt.

1.4.1.1. Vorbereitung der Zuschlagsentscheidung
Sofern ein zuschlagsfähiges Angebot vorliegt und der betreffende Bieter seine Eignung zunächst nur mit der Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) vorläufig belegt hatte, muss der Auftraggeber vor der Zuschlagserteilung diesen Bieter auffordern, die nach §§ 44 bis 49 VgV gemäß Auftragsbekanntmachung beziehungsweise den Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen beizubringen (sofern dies nicht bereits während des Vergabeverfahrens erfolgt ist). Dies sollte in Textform (gemäß § 126b BGB) und mit einer Festlegung einer angemessenen Frist geschehen. Die beigebrachten Unterlagen sind zu prüfen. Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Bieter keine Unterlagen beibringen (§ 50 Abs. 3 VgV).
Vor Zuschlagserteilung kann die Vergabestelle zudem von den Bietern, die eine Unterauftragsvergabe an Dritte vorsehen und deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, noch nicht aufgelistete Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (sogenannte Mittelbereitstellungserklärung). Er muss dann auch die Einreichung entsprechender Angaben fordern, um das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen prüfen zu können (§ 36 Abs. 1 VgV).
Der öffentliche Auftraggeber überprüft in jedem Fall vor der Erteilung des Zuschlages, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe verlangt der öffentliche Auftraggeber die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann der öffentliche Auftraggeber verlangen, dass dieser ersetzt wird. Der öffentliche Auftraggeber kann dem Bewerber oder Bieter dafür eine Frist setzen (§ 36 Abs. 5 VgV).

1.4.1.2. Zuschlagsentscheidung
Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes im Rahmen der Prüfungs- / Wertungsphase ist die Zuschlagsentscheidung herbeizuführen. Sowohl die Grundlagen für die Zuschlagsentscheidung als auch die Gründe der Nichtberücksichtigung der restlichen Bieter sind in der Vergabeakte zu dokumentieren. An der Entscheidung über den Zuschlag sollen nach § 58 Abs. 5 VgV in der Regel mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers mitwirken (Mitzeichnung ist erforderlich). Sofern demgegenüber keine zuschlagsfähigen Angebote vorliegen oder andere Aufhebungsgründe zutreffen, ist das Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der Regelung des § 63 VgV ganz oder losweise aufzuheben.

1.4.1.3. Aufhebung
Nach § 63 VgV kann die Vergabestelle das Vergabeverfahren nach den in der Norm genannten und eng begrenzten Tatbeständen durch eine rechtmäßige Aufhebung beenden. Grundsätzlich gilt, dass Auftraggeber Vergabeverfahren nicht willkürlich aufheben dürfen. Ein „Auslaufen“ eines Vergabeverfahrens ohne einen für die Bieter erkennbaren Abschluss und dementsprechende Information durch den Auftraggeber ist nicht zulässig. Der früheste Zeitpunkt einer möglichen

Aufhebung ist unmittelbar nach erfolgter Bekanntmachung des Vergabeverfahrens oder Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Diese Aufhebungsvoraussetzungen sind im Einzelfall zu prüfen. Allerdings darf die Vergabestelle auch dann, wenn keine der gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen vorliegen, das Verfahren aufheben. Er ist also nicht gezwungen, den Zuschlag zu erteilen. Ein sonstiger zwingender Aufhebungsgrund kann beispielsweise bestehen, wenn aufgrund fehlerhafter Planungen bereits ursprünglich nicht verfügbare Haushaltsmittel für den Auftrag endgültig verweigert werden. Ohne das Vorliegen einer gesetzlichen Aufhebungsvoraussetzung können Bieter jedoch unter Umständen erfolgreich Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber geltend machen. Es ist zwischen einer Vollaufhebung und einer Teilaufhebung zu unterscheiden. Damit bei losweisen Vergaben nicht alle Beschaffungsmaßnahmen betroffen sind, ist grundsätzlich eine Teilaufhebung für das betreffende Los möglich.

Nach der Entscheidung über die Aufhebung des Vergabeverfahrens hat die Vergabestelle den Bietern unverzüglich die Gründe für seine Entscheidung mitzuteilen, auf die Vergabe eines Auftrages zu verzichten oder das Verfahren erneut einzuleiten. Diese Mitteilung kann formfrei erfolgen, muss auf Antrag eines Bieters jedoch in Textform (gemäß § 126b BGB) übermittelt werden. Aus Dokumentationsgründen sollte jedoch von vornherein die Textform gewählt werden.

1.4.2. Abfrage beim Gewerbezentralregister
Das MiLoG trifft in § 19 MiLoG Regelungen zum Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge. Auf dieser Grundlage sind Auftraggeber verpflichtet, Bieter vor dem Zuschlag hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften des MiLoG zu überprüfen (Eigenerklärung ist zu verlangen). Darüber hinaus muss bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a GewO eingeholt werden (auch „MiLoG-Abfrage“ genannt).
Diese Auskunft sollte im Sinne eines zügigen Abschlusses des Vergabeverfahrens unverzüglich nach der Zuschlagsentscheidung beim zuständigen Bundesamt für Justiz angefordert werden. Sofern der Bieter ausweislich der Gewerbezentralregisterauskunft mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden ist, soll dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Vor einer Entscheidung über den etwaigen Ausschluss ist dem Bieter eine Gelegenheit einzuräumen, sich zu dem Sachverhalt zu äußern. Aus Dokumentationsgründen sollte die Anhörung des Bieters in Textform (gemäß § 126b BGB) erfolgen. Bei der zu treffenden Entscheidung über den Ausschluss auf Grundlage der Ausführungen eines Bieters ist es naheliegend, dass die Vergabestelle sich an den Grundsätzen der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB orientiert.

1.4.3. Information der nicht berücksichtigten Bieter

1.4.3.1. Informations- und Wartepflicht
Im Rahmen der Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB muss die Vergabestelle vor der Zuschlagserteilung an alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, ein Informationsschreiben übermitteln. Diese Information muss unverzüglich nach der Zuschlagsentscheidung und in Textform (gemäß § 126b BGB) erfolgen. Die Ablehnungsbegründung muss auf die im Einzelfall tragenden Gründe eingehen.

1.4.3.2. Inhalt des Informationsschreibens
Das Informationsschreiben muss mindestens folgende Informationen beinhalten:
• Angabe des Namens des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll
• Individueller und begründeter Ablehnungsgrund
• Frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses
Hinsichtlich des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, genügt die Angabe des Namens (notwendig ist also nicht die Angabe der Adresse etc.)

1.4.3.3. Bemessung der Wartefrist
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Wird die Information per Telefax oder auf elektronischem Weg (zum Beispiel über ein E-Vergabe-System oder per E-Mail) übermittelt, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist der 15 Kalendertage beziehungsweise zehn Kalendertage beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber. Auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es in diesem Zusammenhang nicht an.

1.4.3.4. Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes
Die Ausführlichkeit der Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes hängt vom Einzelfall ab, beispielsweise von der Komplexität der Bewertungsmethode. Die Begründung der vorgesehenen Nichtberücksichtigung eines Angebotes muss jedenfalls auf die konkreten im Einzelfall tragenden Gründe eingehen. Ein bloßer allgemeiner Hinweis darauf, dass das Angebot ausgeschlossen werden musste oder nicht das wirtschaftlichste gewesen ist, genügt im Regelfall den Anforderungen an die zu übermittelnden Inhalte gemäß der Informationspflicht nicht, auch wenn die Begründung grundsätzlich knapp ausfallen kann.

Folgende Grundsätze sollte man bei der Angabe von Gründen für die vorgesehene Nichtberücksichtigung beachten:

• Es sind vollständige Informationen und somit alle Gründe für die vorgesehene Nichtberücksichtigung anzugeben.
Ist ein Angebot beispielsweise sowohl verspätet als auch in Form eines Nebenangebotes eingegangen, obwohl Nebenangebote nicht zugelassen wurden, so liegen zwei Gründe für die Nichtberücksichtigung vor (ein Ausschluss muss nach § 57 Abs. 1 Nr. 1, 6 VgV erfolgen), die mitgeteilt werden sollten. Sofern ein Bieter nicht zu berücksichtigen ist, weil er nicht das wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat, sollten – je nach der anzuwendenden Bewertungsmethode – konkretisierende Informationen mitgeteilt werden. Ist über den Zuschlag auf Grundlage des günstigsten Preises beziehungsweise der niedrigsten Kosten zu entscheiden, so ist empfehlenswert, dem Bieter mitzuteilen, welchen Rang das Angebot in der Rangfolge der Preise beziehungsweise der Kosten belegt hat. Erfolgt die Zuschlagserteilung auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, so ist empfehlenswert, dem Bieter mitzuteilen, ob sein Angebot anhand eines teureren Preises oder anhand niedrigerer Leistungspunkte als der Zuschlagskandidat oder aus beiden Gründen nicht berücksichtigt werden kann, gegebenenfalls ergänzt um die jeweilige Rangfolge.

• Insgesamt sollen die Informationen aussagekräftig und für den Bieter nachvollziehbar sein.

• Allen Bietern, die nicht berücksichtigt werden, sollen aus Gründen der Gleichbehandlung die sie betreffenden Informationen in gleichartiger Ausgestaltung und Ausführlichkeit sowie zum gleichen Zeitpunkt übermittelt werden.
Darüber hinaus gehende Informationen werden regelmäßig nicht erforderlich sein. Insbesondere ist eine Angabe von konkreten Leistungspunktzahlen nicht notwendig. Konkrete Informationen über das Angebot, das den Zuschlag erhalten soll, sollen nicht mitgeteilt werden, da die Vergabestelle die Vertraulichkeit von Informationen aus dem Angebot des Zuschlagskandidaten zu wahren hat, was insbesondere die Preisangaben betrifft.

1.4.3.5. Adressaten des Informationsschreibens
Adressaten des Informationsschreibens sind alle Bieter, das heißt Unternehmen, die sich am Vergabeverfahren durch Abgabe eines Angebotes beteiligt haben. Darunter fällt beispielsweise auch das Angebot eines Bieters, das bereits deshalb ausgeschlossen werden musste, weil es verspätet eingegangen war. Eine Übermittlung des Informationsschreibens an den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, ist nicht vorgeschrieben, kann aber sinnvoll sein, damit dieser Bieter bereits Vorkehrungen für die Aufnahme der Leistungserbringung treffen kann. Erfolgt eine solche Benachrichtigung, so ist darauf zu achten, dass klarstellend nur die voraussichtliche Zuschlags- beziehungsweise Auftragserteilung angekündigt wird. Es darf nicht der Eindruck erweckt werden, die Vorankündigung sei bereits das eigentliche Zuschlagschreiben.

1.4.3.6. Konsequenzen einer Nichtbeachtung der Informations- und Wartepflicht
Erfolgt die Information nicht oder nur unvollständig beziehungsweise nicht gegenüber allen notwendigen Adressaten oder wird die Wartefrist nicht eingehalten und trotzdem der Zuschlag erteilt, so hat dies gravierende Folgen. Denn ein erteilter öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Vorschriften zur Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB verstoßen hat und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages beziehungsweise nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht worden ist, längstens jedoch innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsschluss. Zur Vermeidung vorgenannter Risiken sollte die Vergabestelle bei Abfassung und Versand des Informationsschreibens ein hohes Maß an Sorgfalt walten lassen.

1.4.3.7. Ergänzende Informationspflichten und Informationspflicht auf Antrag
Unabhängig von der vorstehend dargestellten gesetzlich vorgeschriebenen Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber nicht berücksichtigten Bietern, bestehen nach § 62 VgV ergänzende Informationspflichten gegenüber Bietern. Daneben können Bieter gezielt weitergehende Informationen über die Gründe der Nichtberücksichtigung vom Auftraggeber verlangen.
Die Vergabestelle muss jedem Bieter (und jedem Bewerber) unverzüglich und ohne gesonderte Aufforderung seine Entscheidungen über
• den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder
• die Zuschlagserteilung
mitteilen.

Es empfiehlt sich, diese Informationen in das Informationsschreiben nach § 134 GWB aufzunehmen (soweit hier überhaupt ein zusätzlicher Gehalt an Informationen zu verzeichnen ist). Eine Information nach § 62 Abs. 1 VgV kann aber das Informationsschreiben nach § 134 GWB nicht ersetzen. Weiterhin muss die Vergabestelle in der Zuschlagsphase auf Verlangen eines Bieters diesen unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrages in Textform (gemäß § 126b BGB),
• jeden nicht erfolgreichen Bieter über die Gründe für die Ablehnung seines Angebotes (1) und
• über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes (2) sowie
• den Namen des erfolgreichen Bieters (3)
informieren.

Die Informationsaspekte (1) und (3) werden bereits mit dem Informationsschreiben nach § 134 GWB abgedeckt. Demgegenüber stellen nur die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes noch eine zusätzliche Information dar. Der Spielraum für solche Informationen über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes ist allerdings aus Gründen des Vertraulichkeitsschutzes und des fairen Wettbewerbes nur sehr klein. Man wird hier kaum weiter gehen können, als etwa dem nicht erfolgreichen Bieter in allgemeiner Form mitzuteilen, in welchen Leistungsbereichen (zum Beispiel Kriterienhauptgruppen oder Kriteriengruppen) der Zuschlagskandidat besser abgeschnitten hat als der nicht erfolgreiche Bieter. Aufgrund des Vertraulichkeitsschutzes gemäß § 5 VgV, der die vertraulichen Aspekte des Angebotes des Zuschlagskandidaten regelt, ist insbesondere hinsichtlich etwaiger Preisinformationen größte Zurückhaltung geboten. Der öffentliche Auftraggeber ist im Übrigen nicht verpflichtet, einzelne Angaben zu veröffentlichen, wenn deren Veröffentlichung den Gesetzesvollzug behindern (a), dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen (b), den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden (c) oder den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen würde (d). Insbesondere die genannten Aspekte (c) und (d) sprechen dafür, dass die Vergabestelle bei der antragsgemäßen Information über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes ein hohes Maß an Zurückhaltung walten lässt.

1.4.4. Zuschlagserteilung und Vertragsschluss

1.4.4.1. Übermittlung Zuschlagsschreiben
Nach Ablauf der Wartefrist ist im nächsten Schritt der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Zum Vertragsschluss muss die Vergabestelle dem ausgewählten Bieter ein Zuschlagsschreiben übermitteln. In dem Zuschlagsschreiben ist dem Bieter mitzuteilen, dass der Zuschlag erteilt wird und das Angebot des Bieters angenommen wird. Dabei ist in der VgV – anders als ausdrücklich an diversen anderen Stellen bezüglich der Kommunikation – nicht die Textform (§ 126b BGB), allerdings auch keine andere spezifische Form (zum Beispiel die Schriftform), vorgesehen. Insofern ist von einer Wahlfreiheit des Auftraggebers hinsichtlich der Übermittlungsform auszugehen. Allerdings sollte die Vergabestelle auf die Nachweisbarkeit des Zugangs des Zuschlagsschreibens achten. Mit Zugang des Zuschlagsschreibens beim Bieter kommt der Vertrag zustande. Dabei gelten die Grundsätze zum Vertragsschluss nach dem BGB. Das Zuschlagsschreiben muss daher dem Bieter rechtzeitig vor Ablauf der Zuschlagsfrist und vor allem noch innerhalb der Angebotsbindefrist zugehen. Daneben darf die Annahme des Angebotes im Zuschlagsschreiben nicht an Bedingungen geknüpft sein oder eine Änderung des Angebotes oder der Vertragsunterlagen enthalten. Soll die festgelegte Zuschlagsfrist aus wichtigen Gründen verlängert werden, so ist das Einverständnis der zu diesem Zeitpunkt noch im Vergabeverfahren befindlichen Bieter einzuholen. Es kann auch nur die Zustimmung derjenigen Bieter eingeholt werden, die noch eine Chance auf eine Zuschlagserteilung haben. Bei dieser Gelegenheit sind die Bieter auch aufzufordern, einer Verlängerung der Angebotsbindefrist zuzustimmen, soweit deren Fristende vor dem Ende der verlängerten Zuschlagsfrist liegt.

1.4.4.2. Erstellung der Vertragsurkunde
Nach Übermittlung des Zuschlagsschreibens wird zur Verfahrensdokumentation regelmäßig eine Vertragsurkunde ausgefertigt. Der Inhalt dieser Vertragsurkunde ergibt sich im Wesentlichen aus den Vertragsunterlagen (die Bestandteil der Vergabeunterlagen waren) und dem Angebot. Bei kleineren Beschaffungen kann auf die Ausfertigung einer gesonderten Vertragsurkunde verzichtet werden. Der Vertragsinhalt ergibt sich dann etwa aus der Leistungsbeschreibung, der VOL/B und dem Angebot.

Die Vertragsunterlagen – beispielsweise die bereits weitestgehend vorausgefüllten EVB-IT Vertragsformulare – sind im Wege einer Konsolidierung mit den notwendigen Informationen aus dem Angebot zu vervollständigen. Der Vertragsinhalt ist bereits mit Zuschlagserteilung und Übermittlung des Zuschlagsschreibens wirksam festgelegt und darf im Zuge der Erstellung der Vertragsurkunde nicht geändert werden.

1.4.4.3. Unterzeichnung der Vertragsurkunde
Die Unterzeichnung der Vertragsurkunde durch die Vertragspartner dient der Beweissicherung und trägt zur Rechtssicherheit bei. Die Vergabestelle übermittelt dem Auftragnehmer beispielsweise zwei Vertragsurkunden, von denen eine bereits von die Vergabestelleseite gezeichnet ist und beim Auftragnehmer verbleibt, während der Auftragnehmer die andere nach Unterzeichnung an den Auftraggeber zurücksendet. Zu Dokumentationszwecken sollten der abzulegenden Vertragsurkunde alle Vertragsanlagen beigefügt werden.

1.4.5. Bekanntmachungspflichten sowie Verfahrensabschluss

1.4.5.1. Vergabebekanntmachung und Statistikmeldungen
Die Vergabestelle muss spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrages – also nach der Auftragserteilung mittels Übermittlung des Zuschlagsschreibens – oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermitteln (Formular: Bekanntmachung vergebener Aufträge – Ergebnisse des Vergabeverfahrens).
Bei Abschluss einer Rahmenvereinbarung bezieht sich die Bekanntmachung vergebener Aufträge nur auf die abgeschlossene Rahmenvereinbarung. Für die auf ihrer Grundlage vergebenen Einzelaufträge ist keine Bekanntmachung vergebener Aufträge erforderlich. Daneben sieht die VergStatVO für den Auftraggeber bestimmte Pflichten zur Übermittlung von statistikrelevanten Daten an das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie vor, die zu beachten sind.

1.4.5.2. Abschluss des Vergabeverfahrens
Das Vergabeverfahren ist in der Regel mit der Auftragserteilung durch Übermittlung des Zuschlagsschreibens beendet. Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Bietern wirkt das Vergabeverfahren jedoch noch fort, soweit nach den Regelungen der Rahmenvereinbarung mittels erneuten Vergabeverfahrens zwischen den Unternehmen, die Parteien der Rahmenvereinbarung sind, also sogenannten Miniwettbewerben, Einzelaufträge vergeben werden. Auch diese Vergaben von Einzelaufträgen unterliegen dann noch den vergaberechtlichen Rahmenbedingungen. Die Vertragsunterlagen sind mit Abschluss des Vergabeverfahrens an die für die Vertragsverwaltung zuständige Stelle zu übermitteln.

1.4.5.3. Aufbewahrung der Unterlagen
Nach Abschluss des Vergabeverfahrens ist die Vergabeakte auf Vollständigkeit zu prüfen und zu archivieren. Die gesamte Verfahrensdokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote und ihre Anlagen sind gemäß § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlages. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens einen Auftragswert in Höhe von einer Million Euro haben. Gegebenenfalls müssen die Vergabeunterlagen sowie die gesamte Vergabeakte mit deren Anlagen entsprechend den für den Auftraggeber geltenden Aufbewahrungsvorschriften und -fristen noch länger als die vorgenannte, dem Vergaberecht entstammende, Frist aufbewahrt werden. Wichtig ist dies unter anderem auch zum Zweck einer etwaigen Prüfung der vergaberechtlichen Relevanz späterer Vertragsänderungen, weil dann die ursprünglichen Vergabeunterlagen regelmäßig nochmals geprüft werden müssen.

Die Angebote einschließlich ihrer Anlagen sowie die Dokumentation über Öffnung und Wertung der Angebote sind im Übrigen auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens vertraulich zu behandeln.

Die Feststellung des konkreten Handlungs- bzw. Investitionsbedarfs ist primäre Aufgabe der öffentlichen Hand bzw. des öffentlichen Vorhabensträgers (Definitionskompetenz der öffentlichen Hand). Er trifft die grundsätzliche Entscheidung über das zu realisierende Vorhaben und die Anforderungen an die während der Nutzungsdauer erforderlichen Leistungen. Für die Bedarfsfeststellung stehen unterschiedliche Verfahren und Instrumentarien zur Verfügung, die grundsätzlich auf einem qualitativen, quantitativen und zeitlichen Vergleich des vorhandenen Zustands mit dem notwendigen bzw. geplanten Zustand basieren (Soll/Ist-Vergleich). Vor dem Hintergrund der langfristig einzugehenden vertraglichen Bindungen ist eine sorgfältige Prognose des Bedarfs der öffentlichen Hand von besonderer Bedeutung. Dabei ist sicherzustellen, dass nicht nur die aktuelle Angebots- und Nachfragesituation sowie bestehende Leistungsanforderungen, Qualitätsstandards und Rahmenbedingungen, sondern vielmehr auch die zukünftige Entwicklung dieser Parameter angemessen berücksichtigt werden. Bereits in dieser frühen Phase der Projektstrukturierung sind grundsätzliche Überlegungen der Maßnahmenwirtschaftlichkeit und zu potenziellen Realisierungsvarianten und -konzepten zu erarbeiten.

Ziel der öffentlichen Hand muss es sein, den Bedarf so zu befriedigen, dass den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Rechnung getragen wird. Vor diesem Hintergrund ist das Projekt vom öffentlichen Maßnahmenträger mit den Rahmendaten und dem Leistungsumfang in den einzelnen Wertschöpfungsstufen zu definieren. Dabei sollte unter Berücksichtigung des Lebenszyklusansatzes die Beschreibung auch betriebliche und finanzielle/ wirtschaftliche Komponenten beinhalten. Die Definition konkreter Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen, ist hierbei von zentraler Bedeutung.

Aufbauend auf der Projektdefinition und der vorläufigen Leistungsbeschreibung, mithin den Anforderungen des öffentlichen Vorhabensträgers, sollte eine grobe Kostenschätzung erfolgen. Grundsätzlich ist auf die Kosten, die während der gesamten Projektlaufzeit anfallen, die Lebenszykluskosten, abzustellen.

Auf Grundlage der Überlegungen der Maßnahmenwirtschaftlichkeit und zu potenziellen Realisierungsvarianten und -konzepten ist eine vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen. Der öffentliche Projektträger soll alle verfügbaren und mit vertretbarem Aufwand beschaffbaren Informationen nutzen, um zu einer fundierten Einschätzung zu gelangen, ob und welcher Variante im Vergleich zu anderen Varianten wirtschaftlich vorteilhaft ist und welche Variante im Hinblick auf die eigentliche Beschaffung weiter verfolgt wird, weil sie als weiter verfolgenswert erscheint.

Aufbauend auf den Erkenntnissen und Vorarbeiten aus den vorherigen Arbeitsschritten folgt sodann die Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Hier sollte ein indikatives Angebot eingeholt werden.  

Was das eigentliche Vergabeverfahren anbelangt: Hier ist dann zu entscheiden und festzulegen, welche Art von Verfahren durchzuführen ist.  

Ziel ist die Ermittlung des für den öffentlichen Vorhabensträger wirtschaftlichsten Angebots.

Von besonderer Bedeutung sind hierbei die sorgfältige Erstellung der Vergabeunterlagen bzw. insbesondere der endgültigen Leistungsbeschreibung sowie ein unter Wahrung wettbewerblicher Aspekte durchgeführter Vergabeprozess. Die Vergabeunterlagen beinhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe, ggf. Bewerbungsbedingungen und als wesentlichen Bestandteil die endgültige Leistungsbeschreibung. Sie legt Inhalt und Umfang der zu erbringenden Leistungen fest und baut auf der im Rahmen der Bedarfsfeststellung erstellten vorläufigen Leistungsbeschreibung auf. Dabei werden Erkenntnisse berücksichtigt, die im bisherigen Verlauf der Projektentwicklung gewonnen wurden.

Frage:

Wir führen durch eine Verhandlungsvergabe ohne TW nach UVgO.
Wir haben die Idee, lediglich einige Anbieter anzuschreiben mit der Bitte um Angebotsaufforderung.
Hier jetzt die Frage, ist dies nur über die Vergabeplattform möglich?
Oder können „altmodische“ Bieter auch schriftlich in Briefform zur Angebotsabgabe aufgefordert werden?
Es wird Bieter geben, die auf der Vergabeplattform nicht registriert ist.
Können wir die dennoch berücksichtigen oder anderweitig erreichen?
Es wäre sehr gut wenn Sie mir hierzu eine Rückmeldung zukommen lassen könnten.

Vielen Dank im Voraus schon einmal.

Mit freundlichen Grüßen

…

Antwort:

Das ist verfahrenstechnisch aufwendiger, für die versierten unter den Bietern nicht einfacher, führt uU zu Doppelaufwand, ist aber machbar:

1

Nach dem aktuellen Erlass gilt die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) vom 2. Februar 2017 (BAnz. AT 7. Februar 2017 B1, ber. 8. Februar 2017 B1) mit folgenden Maßgaben:

Die Anwendung von § 7 Abs. 1, 3 und 4 UVgO i. V. m. § 38 Abs. 3 UVgO sowie § 29 UVgO und § 39 UVgO ist freigestellt.

2

§ 29 UVgO Bereitstellung der Vergabeunterlagen bestimmt:

„(1) Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.

(2) Der Auftraggeber kann die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel zum Abruf der Vergabeunterlagen

aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sind,

Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch andere als kostenlose und allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind, oder die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen.

(3) Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung an, welche Maßnahmen er zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen anwendet und wie auf die Vergabeunterlagen zugegriffen werden kann.“

Die Anwendung ist aber freigestellt.

Sie können in diesem Fall auf die Anwendung verzichten.

Sie können von daher den Unternehmen die Unterlagen (zusätzlich) per Fax und per Post übermitteln.

3

§ 38 UVgO Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote (3) bestimmt:

„Ab dem 1. Januar 2020 gibt der Auftraggeber vor, dass die Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 7 übermitteln. Dasselbe gilt für die sonstige Kommunikation nach § 7.“

Die Anwendung ist aber freigestellt.

Sie würden in diesem Fall auf die Anwendung verzichten.

Sie können von daher auch gestatten, dass die Unternehmen ihre Angebote nicht nur in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 7 übermitteln, sondern auch in schriftlicher Form, verschlossener Umschlag, als Angebot auf dem Umschlag gekennzeichnet, fristgerechter Eingang bei ….

4

Sie führen dann zwei verschiedene Submissionen durch.

BEGINN

Inhaltsverzeichnis
1 Vertragsbestandteile
2 Preise
3 Änderung der Vergütung
4 Mehr- oder Minderleistungen
5 Verpackung
6 Ausführung der Leistungen
7 Sprache
8 Unterauftragnehmer
9 Lieferung/Leistung, Abnahme
10 Auftragsentziehung – Kündigung oder Rücktritt
11 Gewährleistung
12 Rechnung
13 Bezahlung, Abtretung
14 Vertragsänderungen

Vorbemerkung:
Die §§ beziehen sich auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).

1 Vertragsbestandteile (§ 1)

1.1 Vertragsbestandteile sind – bei Unstimmigkeiten in der nachstehenden Reihenfolge –
a) das Auftragsschreiben mit der Leistungsbeschreibung und gegebenenfalls die Besonderen Vertragsbedingungen sowie sämtlichen weiteren Anlagen,
b) diese Vertragsbedingungen,
c) die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) – Teil B der Verdingungsordnung für Leistungen (ausgenommen Bauleistungen).
Der Wortlaut des vom Auftraggeber verfassten Leistungsverzeichnisses ist allein verbindlich, auch wenn der Auftragnehmer für sein Angebot selbstgefertigte Abschriften oder Kurzfassungen (siehe Nummer 2.2 der Bewerbungsbedingungen) verwendet hat.

1.2 Die VOL/B kann im Dienstgebäude des Auftraggebers zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten eingesehen werden.

1.3 Anderslautende Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Auftragsnehmers werden nicht Bestandteil des Vertrags. Abweichungen von den in Nummer 1.1 angegebenen Vertragsbestandteilen wie auch mündliche Abreden gelten nur, wenn der Auftraggeber sie schriftlich bestätigt hat. Dies gilt nicht für einen angebotenen Skontoabzug.

1.4 Durch die Unwirksamkeit einzelner Vertragsbestimmungen wird die Wirksamkeit des Vertrags im übrigen nicht berührt.

2 Preise
Die im Angebot angegebenen Preise sind – wenn nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist – feste Preise, durch die sämtliche Leistungen des Auftragnehmers einschließlich Fracht, Verpackung und sonstige Kosten und Lasten abgegolten sind.
Auf die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz Nr. 244) in der jeweils geltenden Fassung wird hingewiesen.

3 Änderung der Vergütung (§ 2 Nr. 3)
Beansprucht der Auftragnehmer auf Grund von § 2 Nr. 3 VOL/B eine erhöhte Vergütung, muss er dies dem Auftraggeber unverzüglich – möglichst vor Ausführung der Leistung und möglichst der Höhe nach – anzeigen. Der Auftragnehmer hat auf Verlangen die durch die Änderung der Leistung bedingten Mehr- oder Minderkosten nachzuweisen.

4 Mehr- oder Minderleistungen (§ 2)
Bei marktgängigen, serienmäßigen Erzeugnissen, für die Einheitspreise im Vertrag vorgesehen sind,
– ist der Auftragnehmer verpflichtet, Mehrleistungen bis zu 10 vom Hundert der im Vertrag festgelegten Mengen zu den im Vertrag festgelegten Einheitspreisen zu erbringen,
– begründen Minderungen bis zu 10 vom Hundert der im Vertrag festgelegten Mengen keinen Anspruch auf Änderung der im Vertrag festgelegten Einheitspreise.
Auf Verlangen sind neue Ausführungsfristen zu vereinbaren.

5 Verpackung
Verpackungen sind auf das unbedingt Nötige zu beschränken. Sie sollen wiederverwertbar oder stofflich verwertbar sein. Verpackungsstoffe werden grundsätzlich dem Auftragnehmer auf seine Kosten und ohne Gewähr für die Beschaffenheit zurückgesandt. Entsprechendes gilt für leere Gebinde (z.B. Tonerkartuschen, PC-Tintenpatronen, Druckertrommeln); der Auftragnehmer gewährleistet die umweltgerechte Entsorgung. Erfolgt keine Rücksendung der Verpackungsstoffe oder Gebinde, so gehen diese – wenn nichts anderes vereinbart ist – ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über. Wird in gemieteten Behältern geliefert, so hat der Auftragnehmer – wenn nichts anderes vereinbart ist – keinen Anspruch auf besondere Vergütung der Mietgebühr.

6 Ausführung der Leistungen (§ 4)

6.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur Gegenstände zu liefern, die im Zeitpunkt der Lieferung den in der Bundesrepublik Deutschland geltenden staatlichen Arbeitsschutzvorschriften, den durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften sowie den allgemeinen anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Stellt sich nach der Prüfung heraus, dass die vorgenannten Vorschriften und anerkannten Regeln nicht erfüllt werden, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, nachträglich die Mängel unentgeltlich zu beseitigen.

6.2 Der Auftraggeber ist berechtigt, sich von der vertragsmäßigen Ausführung der Leistung zu unterrichten. Dazu sind ihm auf Wunsch die Ausführungsunterlagen zur Einsicht vorzulegen, die erforderlichen Auskünfte zu erteilen sowie Zutritt zu den in Betracht kommenden Arbeitsplätzen, Werkstätten und Lagerräumen zu gewähren.

6.3 Beschreibungen, Zeichnungen oder Muster, die der Auftragnehmer erhalten hat, bleiben Eigentum des Auftraggebers. Sie sind dem Auftraggeber nach Ausführung des Auftrags kostenfrei zurückzugeben.

6.4 Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen und dergleichen sind auch ohne besondere Vereinbarung der zu erbringenden Leistung beizufügen.

7 Sprache
Alle schriftlichen Äußerungen des Auftragnehmers müssen in deutscher Sprache abgefasst sein. Fremdsprachliche schriftliche Äußerungen Dritter (z.B. Bescheinigungen, sonstige Unterlagen von Behörden und Privaten) sind mit deutscher Übersetzung einzureichen. Die Übersetzung behördlicher Bescheinigungen muss vom Konsulat beglaubigt sein.

8 Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) (§ 4 Nr. 4)

8.1 Der Auftragnehmer darf Leistungen nur an Unterauftragnehmer übertragen, die die gewerbe- und handwerksrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung des zu vergebenden Auftrags erfüllen. Er ist gehalten, zu Unteraufträgen mittlere und kleine Unternehmen in dem Umfang heranzuziehen, wie es mit der vertragsmäßigen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist. Unterauftragnehmer sind bei Anforderung eines Angebots davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt. Der Auftragnehmer hat der Beauftragung von Unterauftragnehmern die §§ 2, 8, 9, 11 und 14 sowie 24 und 25 der VOL/A zugrunde zu legen und die VOL/B zum Vertragsinhalt zu machen. Dem Nachunternehmer dürfen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, Gewährleistung und Vertragsstrafe – keine ungünstigeren Bedingungen auferlegt werden, als zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart sind.

8.2 Der Auftragnehmer hat vor der beabsichtigten Übertragung Art und Umfang der Leistungen sowie Namen, Anschrift und Berufsgenossenschaft (einschließlich Mitgliedsnummer) des hierfür vorgesehenen Unterauftragnehmers schriftlich bekannt zu geben. Beabsichtigt der Auftragnehmer Leistungen zu übertragen, auf die sein Betrieb eingerichtet ist, hat er vorher die schriftliche Zustimmung gemäß § 4 Nr. 4 Satz 1 VOL/B einzuholen.

9 Lieferung/Leistung, Abnahme (§ 13)

9.1 Leistungs- und Erfüllungsort ist – wenn nichts anderes vereinbart ist – der Sitz der empfangenden Dienststelle (Empfangsstelle).

9.2 Die Liefergegenstände sind – wenn nicht anders vereinbart ist – auf Gefahr des Auftragnehmers frei Verwendungsstelle zu liefern.

9.3 Die Gefahr des zufälligen Untergangs und einer zufälligen Verschlechterung geht erst auf den Auftraggeber über, wenn der zuständige Mitarbeiter der Empfangsstelle die Leistung des Auftragnehmers abgenommen oder, wenn eine Abnahme weder gesetzlich vorgesehen noch vertraglich vereinbart ist, die Lieferung des Auftragnehmers angenommen hat.

10 Auftragsentziehung – Kündigung oder Rücktritt (§§ 7, 8)

10.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn der Auftragnehmer Personen, die auf Seiten des Auftraggebers mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind oder ihnen nahestehenden Personen Vorteile (§§ 331 ff. StGB) anbietet, verspricht oder gewährt. Solchen Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die auf Seiten des Auftragnehmers mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrags befasst sind.

10.2 Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt.

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen sind insbesondere wettbewerbswidrige Verhandlungen und Verabredungen mit anderen Bietern über
– Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten,
– die zu fordernden Preise,
– Bindungen sonstiger Entgelte,
– Gewinnaufschläge,
– Verarbeitungsspannen und andere Preisbestandteile,
– Zahlungs-, Lieferungs- und andere Bedingungen, soweit sie unmittelbar den Preis beeinflussen,
– Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen,
– Gewinnbeteiligung oder andere Abgaben sowie Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach § 38 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen – GWB – zulässig sind. Solchen Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

10.3 Tritt der Auftraggeber gemäß Nummer 10.1 oder 10.2 vom Vertrag zurück, so ist er berechtigt, aber nicht verpflichtet, die empfangenen Leistungen zurückzugeben. Behält er diese, so hat er ihren Wert zu vergüten; werden sie zurückgegeben, so muss auch der Auftragnehmer die empfangenen Leistungen zurückgeben. Im übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften über den Rücktritt nach Maßgabe der §§ 7, 8 VOL/B.

10.4 Bei Kündigung oder Rücktritt sind Auftraggeber und Auftragnehmer verpflichtet, einander die Auskünfte zu erteilen, die notwendig sind, um die jeweiligen Ansprüche zu bemessen.

10.5 Sonstige gesetzliche oder vertragliche Ansprüche der Vertragsparteien bleiben unberührt.

11 Gewährleistung (§ 14)

11.1 Die Verjährungsfrist der Gewährleistungsansprüche beginnt mit der unbeanstandeten Abnahme der Leistung oder, wenn eine Abnahme weder gesetzlich
vorgesehen noch vertraglich vereinbart ist, mit der unbeanstandeten Annahme der Lieferung.

11.2 Der Auftragnehmer hat alle erforderlichen Aufwendungen zu tragen, die zum Zweck der Nachbesserung oder zur Durchführung der Wandlung erforderlich
sind.

12 Rechnung (§15)

12.1 Die Rechnung ist in zweifacher Ausfertigung auf die im Auftrag bezeichnete Dienststelle auszustellen.

12.2 Bei Teilrechnungen auf Grund von Teillieferungen müssen gelieferte und restliche Mengen klar ersichtlich sein. Die letzte Teilrechnung ist als solche und als Schlussrechnung zu kennzeichnen.

12.3 Ein Anspruch auf Bezahlung der Rechnung besteht nur, wenn ihr prüfungsfähige Unterlagen über die Lieferung/Leistung an die Empfangsstelle beigefügt
sind; dies geschieht in der Regel mit Hilfe quittierter Lieferscheine bzw. Leistungsnachweise.

13 Bezahlung, Abtretung (§ 17)

13.1 Zahlung wird, soweit nichts anderes vereinbart ist, nach Wahl des Auftraggebers innerhalb von 14 Tagen unter Abzug eines gegebenenfalls vereinbarten Skontos oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug geleistet.

13.2 Die Zahlungs- und Skontofrist beginnt mit dem Eingang der prüfungsfähigen Rechnung bei der benannten Dienststelle, frühestens jedoch mit dem
Zeitpunkt des Gefahrenübergangs gem. Nummer 9.3 dieser Vertragsbedingungen.

13.3 Die Zahlung gilt als geleistet
– bei der Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln mit dem Tag der Übergabe oder der Einlieferung,
– bei Überweisung oder Auszahlung von einem Konto des Auftraggebers mit dem Tag der Hingabe oder Absendung des Auftrags an die Geldanstalt.

13.4 Eine Abtretung der Forderung des Auftragnehmers ist nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers rechtswirksam.

14 Vertragsänderungen
Jede Änderung des Vertrags bedarf der Schriftform.

BEGINN

1 Vertragsbestandteile (zu § 1 VOB/B)
Dem Angebot beigefügte Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters werden nicht Bestandteil dieses Vertrages. Dies gilt auch, wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen bzw. die Lieferung/Leistung widerspruchslos entgegengenommen wird.

2 Schriftwechsel
Im Rahmen eines Bauvorhabens ist der betreffende Schriftwechsel vom Auftragnehmer mit dem durch den Auftraggeber bezeichneten Amt oder Eigenbetrieb der Stadt Musterstadt HESSEN, unter Nennung des Ansprechpartners und des Bauvorhabens, zu führen.

3 Produkte ohne ausbeuterische Kinderarbeit
Alle Produkte müssen im Einklang mit der ILO-Konvention Nr. 182 stehen. Dies kann durch unabhängige Zertifizierungen (z. B. Fairtrade Siegel, GoodWeave, Xertifix etc.) nachgewiesen werden. Bei deren Nichtvorliegen versichert der Auftragnehmer, dass die verwendeten Produkte ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention Nr. 182 hergestellt und/oder verarbeitet werden oder dass er für das angebotene Produkt aktive und zielführende Maßnahmen zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit betreibt oder Maßnahmen zur Rehabilitierung und sozialen Eingliederung der betroffenen Kinder oder zur Verbesserung der Einkommenssituation der Familien unterstützt.

4 Verträge mit ausländischen Auftragnehmern
Bei Auslegung des Vertrages ist ausschließlich der in deutscher Sprache abgefasste Vertragswortlaut verbindlich. Erklärungen und Verhandlungen erfolgen in deutscher Sprache. Für die Regelung der vertraglichen und außervertraglichen Beziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung und Geltung des UN-Kaufrecht (UN-Konvention über den grenzüberschreitenden Verkauf beweglicher Güter – Convention International of Sales of Goods – CISG) ist ausgeschlossen.

5 Rechte und Pflichten der Bauleitung

5.1 Die dem Auftraggeber zukommenden Rechte und Pflichten werden auf der Baustelle von der Bauleitung wahrgenommen. Unter Bauleitung ist sowohl die Eigenbauleitung des Auftraggebers bzw. der Stadt Musterstadt HESSEN – im Rahmen ihrer betrieblichen/städtischen Bevollmächtigung – als auch die Bauleitung durch beauftragte Dritte (Drittbauleitung) zu verstehen. Die Vollmacht der Drittbauleitung ist auf die üblichen von der Rechtsprechung definierten Grundsätze der Architektenvollmacht beschränkt. Den Anordnungen der Bauleitung im Rahmen des Vertrages hat der Auftragnehmer nachzukommen.

5.2 Vereinbarungen und Absprachen zwischen der Bauleitung und dem Auftragnehmer, die den Auftraggeber zu Gegenleistungen (z. B. Nachtragsvereinbarungen) verpflichten oder einen Verzicht auf Ansprüche und Rechte aus dem Vertrag zum Gegenstand oder eine Abweichung vom Vertrag beinhalten, sind von der Bevollmächtigung nach Ziffer 5.1 nicht erfasst und bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform durch den Auftraggeber.

6 Haftung der Vertragsparteien (zu § 10 VOB/B)

6.1 Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass von ihm selbst und ggf. eingesetzte Nachunternehmer für die nach dem Vertrag zu erbringende gesamte Bauleistung, einschließlich der Abrissarbeiten, eine Bauunternehmerhaftpflichtversicherung abgeschlossen ist. Die Risiken sind in ausreichender Höhe, mindestens jedoch bis zu einer Summe in Höhe von 3 Mio. EUR, abzusichern. (Zusätzliche Vertragsbedingungen) Soweit der Auftragnehmer Planungsleistungen zu erbringen hat, ist eine Planungshaftpflichtversicherung abzuschließen, die Risiken bis zu einer Summe von mindestens … (z.B. 1,5 Mio.) EUR absichert. Die Absicherung von Bauleistungsrisiken wird einzelvertraglich geregelt. Der Abschluss und die Unterhaltung der Versicherungsverträge, einschließlich des Nachweises pünktlicher und vollständiger Prämienzahlungen, sind dem Auftraggeber nach Abschluss des Vertrages unverzüglich nachzuweisen. Der Nachweis hat durch ein an den Auftraggeber gerichtetes Bestätigungsschreiben des Versicherers zu erfolgen, in welchem sich die Versicherung verpflichtet, den Auftraggeber während der Laufzeit der Verträge unverzüglich und unmittelbar zu unterrichten, wenn der Versicherungsschutz – gleichgültig aus welchem Grunde – nicht oder nicht mehr in der bestätigten Höhe besteht.

6.2 Weist der Auftragnehmer den Abschluss entsprechender Versicherungsverträge auch nach Aufforderung innerhalb angemessener Frist nicht nach oder stellt sich heraus, dass der Versicherungsschutz ganz oder teilweise nicht entsprechend den vorstehenden Regelungen abgeschlossen wurde, kann der Auftraggeber auf Kosten des Auftragnehmers entsprechende Versicherungen abschließen.

6.3 Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die aus der schuldhaften Unterlassung ihm obliegender Schutz- und Sicherungsmaßnahmen auf der Baustelle und deren Umgebung entstehen, § 282 BGB gilt entsprechend.

7 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung (zu § 8 VOB/B)

7.1 Unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen des Unternehmers stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind. Tritt einer der Fälle ein, zahlt der Auftragnehmer in jedem Fall eine Schadenspauschale von 3 Prozent der Bruttoauftragssumme, soweit der Auftraggeber nicht einen höheren Schaden oder der Auftragnehmer nicht einen wesentlich geringeren Schaden nachweist. Die Schadenspauschale ist bei einer Kumulation auf 5 Prozent der Bruttoauftragssumme beschränkt. Ein darüber hinaus gehender Schaden ist konkret nachzuweisen.

7.2 Bei Feststellung der unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen verzichtet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für den Zeitraum von 12 Monaten nach Kenntnis des Auftraggebers von dieser/en Handlung/en auf die Erhebung der Einrede der Verjährung, um dem Auftraggeber eine ordnungsgemäße Schadensfeststellung zu ermöglichen.

8 Kündigung, unzulässige Preisabsprachen, sonstige wichtige Gründe (zu §§ 8 und 9 VOB/B)

8.1 Kündigt der Auftraggeber den Vertrag nach § 8 Nr. 1 VOB/B, so sind Auftraggeber und Auftragnehmer verpflichtet, einander Auskünfte zu erteilen und diese zu belegen, soweit dies notwendig ist, um die Höhe des Vergütungsanspruches zu bemessen.

8.2 Der Auftraggeber kann unbeschadet der Regelungen der VOB/B vom Vertrag zurücktreten oder den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn von dem Europäischen Gerichtshof, einem inländischen Gericht oder einer zur Nachprüfung des Vergabeverfahrens berechtigten Institution rechtskräftig ein Verstoß gegen primäres oder sekundäres Gemeinschaftsrecht festgestellt wird und dieser in dem Abschluss dieses Vertrages seinen Grund hat. Zudem muss aus dem festgestellten Verstoß eine Rechtspflicht des Mitgliedstaates zur Beendigung des gemeinschaftsrechtswidrigen Zustandes resultieren und die Beendigung des gemeinschaftsrechtswidrigen Zustandes von der Europäischen Kommission oder einer deutschen Behörde, insbesondere von einer zur Aufsicht über die Stadt Musterstadt HESSEN berechtigten Behörde, unter Berufung auf die gerichtliche Entscheidung von der Stadt Musterstadt HESSEN verlangt werden. Die außerordentliche Kündigung bedarf der Schriftform.

9 Stundenlohnarbeiten (zu §§ 2 und 15 VOB/B)

9.1 Stundenlohnarbeiten und die damit verbundenen Material- und Geräteleistungen sind vollständig und nachvollziehbar zu erfassen sowie prüffähig zu dokumentieren. Hierzu gehören z.B. Angaben zum Objekt (ggf. einschließlich Gebäudeteil, Stockwerk und Raumnummer) sowie zu den ausgeführten Arbeiten, geleistete Arbeitsstunden und/oder Materialangaben.

9.2 Städtische Stundenverrechnungssätze bei Kleinstaufträgen:
Stundenlohnarbeiten nach städtischen Stundenverrechnungssätzen sind nur dann als Möglichkeit gegeben, wenn die gesamte Leistung ausschließlich oder überwiegend Lohnkosten verursacht und der Umfang nicht erheblich ist. Vor Ausführung von Stundenlohnarbeiten nach städtischen Stundenverrechnungssätzen ist eine schriftliche Beauftragung durch die Stadt Musterstadt HESSEN durchzuführen. Stundenlohnarbeiten nach städtischen Stundenverrechnungssätzen sollten z.B. herangezogen werden, wenn es sich um unvorhergesehene Störungsbeseitigungen an Einbauten oder Maschinen etc. handelt, für die kein Wartungsvertrag besteht.

9.3 Für die Mitarbeiter der ausführenden Firmen besteht die Verpflichtung, sich in das Firmenanwesenheitsbuch, falls es bei den städtischen Liegenschaften ausliegt, einzutragen, wenn sie Stundenlohnarbeiten außerhalb eines bestehenden Vertrages in Rechnung stellen wollen.

9.4 Die Mitarbeiter der ausführenden Firmen haben sich auf Verlangen des Auftraggebers auszuweisen und ihre Qualifikation nachzuweisen.

10 Zahlungen (zu § 16 VOB/B)

10.1 Sofern der Rechnung keine prüffähigen Unterlagen beigefügt sind, kann der Auftraggeber die Zahlung bis zu deren Einreichung verweigern. Die Forderungen des Auftragnehmers werden nicht fällig. Prüffähige Unterlagen sind z.B. vom Auftraggeber gegengezeichnete Stundenzettel (gelten nicht als Anerkenntnis), quittierte Lieferscheine oder Leistungsnachweise. Zahlungsverzögerungen infolge unvollständig ausgestellter Rechnungen oder fehlender Unterlagen gehen zu Lasten des Auftragnehmers.

10.2 Kommt es zu Überzahlungen, so ist der Auftragnehmer zur Rückzahlung der überzahlten Beträge verpflichtet. Bei Rückforderungen aus Überzahlungen (§§ 812 ff. BGB) kann sich der Auftragnehmer nicht auf einen etwaigen Wegfall der Bereicherung (§ 818 Abs. 3 BGB) berufen. Bei Überzahlungen können gegenüber dem Auftragnehmer, außer dem zu erstattenden Betrag, Zinsen gemäß § 288 BGB geltend gemacht werden. Dem Auftragnehmer wird die Möglichkeit gegeben, nachzuweisen, dass er durch die Überzahlung keinen geldwerten Vorteil erlangt hat, so dass die Zinszahlung entfallen kann.

10.3 Zahlungen erfolgen durch das Kassen- und Steueramt der Stadt Musterstadt HESSEN ausschließlich an den Auftragnehmer. Die Abtretung der dem Auftragnehmer gegen den Auftraggeber zustehenden Forderungen ist ausgeschlossen (§ 354 a HGB bleibt unberührt).

11 Antikorruptionsklausel
(Auszug aus der „Richtlinie zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung in der öffentlichen Verwaltung des Landes Hessen“ vom 18.11.2019 (StAnz. 52/2019, S. 1357))

11.1 Die Vertragsparteien erklären ihren festen Willen, jeglicher Form von Korruption entgegenzuwirken.

11.2 Der Auftraggeber ist zum Rücktritt aus wichtigem Grund berechtigt, wenn eine Vorteilsgewährung (§ 333 StGB) oder eine Bestechung (§ 334 StGB) vorliegt. Weitere wichtige Gründe sind die Abgabe von Angeboten, die auf wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne des § 298 StGB beruhen, sowie die Beteiligung an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen im Sinne des GWB, insbesondere eine Vereinbarung mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Gewinnbeteiligung oder sonstige Abgaben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen. Außerdem behält sich der Auftraggeber vor, Unternehmen bei entsprechenden Verstößen von künftigen Vergaben für eine bestimmte Zeit gemäß dem Gemeinsamen Runderlass vom 23. Oktober 2020 (StAnz. 48/2020 S. 1216) betreffend den Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen, auszuschließen.

11.3 Tritt der Auftraggeber nach Absatz 2 vom Vertrag zurück, so ist er berechtigt, die bisherigen Lieferungen zurückzugeben. Den Wert nicht zurückgegebener Lieferungen oder bereits in Anspruch genommener Leistungen hat er anteilig im Rahmen des Vertragspreises dem Auftragnehmer zu vergüten. Für zurückgegebene Lieferungen hat der Auftragnehmer das dafür bereits gezahlte Entgelt dem Auftraggeber zurückzuerstatten.

11.4 Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Schäden zu ersetzen, die unmittelbar oder mittelbar durch den Rücktritt vom Vertrag entstehen. Andere Rechte als Ansprüche auf Vergütung in Anspruch genommener Lieferungen und Leistungen stehen dem Auftragnehmer auf Grund des Rücktrittes nicht zu. Von den gesetzlichen Regelungen über das Rücktrittsrecht bleiben lediglich die §§ 347 bis 351 und 354 BGB unberührt.

11.5 Liegt ein Rücktrittsgrund nach Absatz 2 vor, so hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Vertragsstrafe zu zahlen, unabhängig davon, ob der Auftraggeber von seinem Rücktrittsrecht nach Absatz 2 ganz oder teilweise Gebrauch macht. Die Höhe der Vertragsstrafe beträgt das 50-fache des Wertes der angebotenen, versprochenen oder gewährten Geschenke oder sonstigen Vorteile in Korruptionsfällen, höchstens jedoch 10 Prozent des vereinbarten Auftragspreises ohne Umsatzsteuer. Ist ein Wert im Sinne von Satz 1 nicht feststellbar, beträgt die Vertragsstrafe 10 Prozent des gesamten Auftragswertes ohne Umsatzsteuer. Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

12 Gerichtsstand
Im kaufmännischen Geschäftsverkehr wird Musterstadt HESSEN als Gerichtsstand vereinbart.

ENDE