Kategorie: VergMan

In den Phasen Planung und Design sind ausgehend von der konkreten, individuellen Bedarfssituation die wesentlichen Entscheidungen für das konkrete Vorgehen bei der Beschaffung zu treffen. Hier geht es um interdisziplinäre Fragen- und Aufgabenstellungen, die im Vorfeld der Beschaffung und eines Vergabeverfahrens zu bearbeiten sind. Eine sorgfältige Planung bildet die Grundlage für die Aufstellung des richtigen Designs einer Beschaffung. Auf der Basis des aufgestellten Designs, insbesondere der dabei vorzunehmenden Erstellung der Vergabeunterlagen, wird das Vergabeverfahren eingeleitet und durchgeführt. Abhängig von der jeweiligen Verfahrensart ergibt sich der konkrete Prozess innerhalb des einzelnen Vergabeverfahrens. Das erfolgreiche Vergabeverfahren endet in der Zuschlagsphase mit der Zuschlagserteilung, die dem Vertragsschluss und der Beauftragung entspricht.

2. Strategische und operative Beschaffung
Der sich aus dem rechtlichen Rahmen ergebende, generische Beschaffungsprozess des Auftraggebers kann idealtypisch in einen strategischen und einen operativen (Teil-)Prozess untergliedert werden.

2.1. Elemente der strategischen Beschaffung

Die Elemente des strategischen Beschaffungsprozesses dienen der optimalen Vorbereitung des operativen Beschaffungsprozesses. Zum strategischen Beschaffungsprozess sind folgende Aktivitäten zu zählen:

• Markterkundungen und Marktbeobachtungen
• Bedarfsstrukturierungen
• Prüfung alternativer Beschaffungsvarianten
• Übergreifende Beschaffungskonzeptionen

Im Sinne einer effektiven und effizienten Bearbeitung des strategischen Beschaffungsprozesses werden die im Folgenden wesentliche Methoden und Instrumente angeführt:

• Interaktion mit dem Markt
Ein wesentlicher Aspekt der strategischen Beschaffung ist die ständige Interaktion der Bedarfsträger und der Vergabestelle mit dem Markt im Sinne einer Marktbeobachtung, einer Marktanalyse beziehungsweise einer Einflussnahme auf den Markt (Marktsteuerung).

• Bündelung von Bedarfen
Um die Effizienz der Beschaffung zu erhöhen, sollten bereits in der frühen Phase der Bedarfsdefinition die Bedarfe dahingehend geprüft werden, ob diese mit anderen Bedarfen zusammengefasst – also gebündelt werden können. Die Beschaffung von mehreren gleichartigen Bedarfen über eine Rahmenvereinbarung reduziert die Kosten der Beschaffungsmaßnahme und führt im Ergebnis zu einer Konzentration des Marktes auf das konkrete Beschaffungsvorhaben.

• Vorausschauende Planung von Rahmenvereinbarungen
Maßnahmen zur Beschaffung von Rahmenvereinbarungen sollten stets vorausschauend geplant und für den Markt transparent gestaltet werden. Diesbezüglich bietet es sich an, bereits die Planungen von Beschaffungsmaßnahmen umfänglicher Rahmenvereinbarungen zu veröffentlichen und damit dem Anbietermarkt frühzeitig anzukündigen.

• Einsatz von E-Vergabe-Werkzeugen
Letztendlich ist auch der Einsatz von E-Vergabe-Werkzeugen ein Instrument der strategischen Beschaffung. E-Vergabe-Werkzeuge helfen der Vergabestelle, die vom Bedarfsträger formulierten Bedarfe zu strukturieren, Bündelungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen und wiederkehrende

Bedarfe über standardisierte Beschaffungsprozesse auszuschreiben. Dabei führt die Standardisierung der Beschaffung zu einer Reduzierung der internen Kosten, sowohl seitens des öffentlichen Auftraggebers als auch seitens des Auftragnehmers. Standardisierte und wiederkehrende Beschaffungen entwickeln einen hohen Wiedererkennungswert im Markt und helfen insoweit auch die Angebotsprozesse der Bieter effizienter zu gestalten.

2.2. Elemente der operativen Beschaffung
Während die strategische Beschaffung, die den eigentlichen Einkaufsprozess vorbereitende Tätigkeiten umfasst (Planungsphase), reicht der operative Beschaffungsprozess im engeren Sinn von der Vergabevorbereitung (Design einer Beschaffung) bis zur Vergabedurchführung und Vergabeentscheidung (Durchführung eines Vergabeverfahrens). Darüber hinaus kann man den operativen Bereich der Beschaffung auch als die Gesamtheit aller Geschäftsprozesse verstehen, die im Zusammenhang mit der Ausführung des Auftrages auch nach Zuschlag bis zur Zahlung stehen (operative Beschaffung im weiteren Sinn). Die operative Beschaffung im weiteren Sinn umfasst insoweit auch die gesamte Phase der Vertragsabwicklung, da hier im Wesentlichen die Umsetzung des Vertrages sowie die korrekte Einhaltung der vertraglichen Regelungen geprüft werden. Kernelemente der operativen Beschaffung im weiteren Sinn sind:

(1) Bedarfsermittlung
(2) Budgetkontrolle und -freigabe
(3) Lieferantenauswahl und Vertragsprüfung
(4) Bestellung
(5) Überwachung der Bestellung
(6) Transport und Lieferung
(7) Zahlungsabwicklung.

Während die strategische Beschaffung der operativen Beschaffung stets vor- und / oder nachgelagert ist, kann die operative Beschaffung mehrfach durchlaufen werden, ohne dass es einer erneuten strategischen Beschaffungsentscheidung bedarf. Im Gegensatz zur strategischen Beschaffung handelt sich bei der operativen Beschaffung um einen Beschaffungszyklus.

3. Vergaberechtliche Grundlagen

3.1. Vergaberechtliche Grundlagen
Unter den vergaberechtlichen Grundlagen werden zunächst die Grundsätze der Vergabe sowie die wesentlichen einschlägigen Rechtsvorschriften über die Vergabe von Aufträgen vorgestellt. Die Anwendung der jeweiligen Rechtsvorschriften richtet sich unter anderem nach dem geschätzten Auftragswert. Hierbei wird insbesondere unterschieden zwischen der Auftragsvergabe ober- und unterhalb der EU-Schwellenwerte.

3.2. Grundsätze der Vergabe
Der öffentliche Auftraggeber beschafft Waren und Leistungen im Einklang mit den Grundsätzen des Vergaberechtes. Die zentralen Vergabegrundsätze ergeben sich aus § 97 GWB für den Anwendungsbereich des GWB-Kartellvergaberechtes und aus § 2 UVgO für den Anwendungsbereich der UVgO.

Im Folgenden sind die Grundsätze kurz dargestellt:

• Wettbewerbsgrundsatz:
Die Beschaffung von Waren und Leistungen erfolgt grundsätzlich im Wettbewerb.
Vergaben sind grundsätzlich so zu gestalten, dass einer möglichst großen Anzahl von Bewerbern beziehungsweise Bietern die Möglichkeit eröffnet wird, sich für den zu vergebenden Auftrag zu bewerben. Einschränkungen sind nur in entsprechend geregelten Fällen zulässig, etwa wenn aus objektiven, sachlichen und nachvollziehbaren Gründen kein oder nur geringer Wettbewerb erzeugt werden kann.

• Gleichbehandlungsgebot / Grundsatz der Nichtdiskriminierung:
Alle am Verfahren beteiligten Unternehmen werden gleichbehandelt. Sie haben die gleichen Chancen auf ein faires Verfahren. Gleichzeitig soll verhindert werden, dass gegebenenfalls persönliche, unsachliche oder lokale Bevorzugungen das Vergabeverfahren oder die Zuschlagsentscheidung beeinflussen.

• Transparenzgebot:
Das Transparenzgebot steht in einem engen Verhältnis zum Wettbewerbsgrundsatz. Ziel ist es, allen beteiligten Bewerbern und Bietern zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens möglichst umfangreiche, verständliche Regeln des Verfahrens und Informationen zur Verfügung zu stellen. Hintergrund ist es, einen fairen Wettbewerb zu ermöglichen. Daneben sind alle Schritte und Entscheidungen des Vergabeverfahrens nachvollziehbar zu dokumentieren.

• Prinzip der Wirtschaftlichkeit:
Der Zuschlag darf nur auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Die Wirtschaftlichkeit wird anhand der angebotenen Leistung und des Preises gemessen (Preis-Leistungs-Verhältnis). Dabei spielt der Preis unter der Maßgabe der wirtschaftlichen Verwendung von Haushaltsmitteln eine besondere Rolle, ist jedoch nicht das alleinige Entscheidungskriterium. Bei Auftragsvergaben können vielmehr auch Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte berücksichtigt werden und in Zuschlagskriterien Eingang finden. Darüber hinaus ist es möglich, den Preis beziehungsweise die Kosten als einziges Zuschlagskriterium festzulegen.

• Grundsatz der Verhältnismäßigkeit:
Vorgaben und Maßnahmen in den Vergabeverfahren dürfen nicht über das hinausgehen, was zur Erreichung eines vergaberechtlich vorgegebenen Ziels erforderlich ist. In Vergabeverfahren gilt auch aus rechtsstaatlichen Gründen für Anforderungen an Bieter und die Details der Verfahrensgestaltung das Gebot des Augenmaßes und der Angemessenheit.

• Mittelstandsschutz:
Mittelständische Interessen sind bei der Auftragsvergabe vornehmlich zu berücksichtigen. Dazu werden Leistungen grundsätzlich in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art und Fachgebiet (Fachlose) vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern.

3.3. Auftragsvergabe oberhalb der EU-Schwellenwerte
Bei Auftragsvergaben, die den jeweils geltenden EU-Schwellenwert erreichen oder überschreiten, wendet der Auftraggeber die geltenden Vorschriften des GWB-Kartellvergaberechtes an. Mit der Vergaberechtsreform 2016 hat der deutsche Gesetzgeber die Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe, die Richtlinie 2014/25/EU über die Vergabe von Aufträgen durch Sektorenauftraggeber und die Richtlinie 2014/23/EU über die Konzessionsvergabe in nationales Recht umgesetzt. Für Aufträge ab diesen Schwellenwerten gelten neben den Vergabegrundsätzen nun der Vierte Teil des GWB sowie verschiedene Verordnungen, die die Einzelheiten der jeweiligen Vergabeverfahren regeln. Das sind neben der VgV, die VSVgV, die SektVO und die KonzVgV. Die näheren Bestimmungen über das Vorgehen bei der Beschaffung von Waren und Leistungen befinden sich in diesen jeweiligen Verordnungen. Der Vierte Teil des GWB teilt sich in zwei Kapitel. Das erste Kapitel enthält Bestimmungen zu den Vergabeverfahren. Das zweite Kapitel hat den Rechtsschutz zum Gegenstand. Die VgV enthält nähere Bestimmungen über die bei der Vergabe von Aufträgen einzuhaltenden Verfahren. Die Regelungen der ehemaligen VOL/A EG Abschnitt 2 und die Regelungen der VOF sind seit der Vergaberechtsreform 2016 abgeschafft. Entsprechende Regelungen enthält nun die VgV.

3.4. Auftragsvergabe unterhalb der EU-Schwellenwerte
Bei Auftragsvergaben, die den jeweils geltenden EU-Schwellenwert nicht erreichen, wendet der Auftraggeber bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen die hierfür geltenden Vorschriften an. Die UVgO ersetzt insoweit den bisherigen ersten Abschnitt der VOL/A – Ausgabe 2009. Die UVgO ist von dem Auftraggeber teilweise bzw mit Modifikationen anzuwenden.

4. Vertragsrechtliche Grundlagen

4.1 Vertragsschluss im Vergabeverfahren
Nach den Bestimmungen des BGB kommt ein Vertrag mit Annahme eines Angebotes zu Stande. Ein dem ausgewählten Bieter übermitteltes Zuschlagsschreiben stellt eine solche Annahme und damit auch den Abschluss des Vertrages dar. Daher müssen zuvor bereits zwingend alle Vertragsfragen abschließend geklärt sein. In der Konsequenz sind bereits in den Vergabeunterlagen alle vertragsrelevanten Sachverhalte einschließlich aller in den Vertrag einzubeziehenden Vertragsunterlagen aufzuführen, was auch aus den Regelungen des 29 Abs. 1 VgV beziehungsweise des § 21 Abs. 1 UVgO hervorgeht.

Aus diesem Grund müssen Verträge schon zum Zeitpunkt des Beginns eines Vergabeverfahrens – soweit möglich – in vollständiger Form sowie mit allen Inhalten bereitgestellt werden. Weiterhin sind im Rahmen des Vergabeverfahrens in geeigneter Weise alle bieterspezifischen Informationen für den Vertrag einzuholen (zum Beispiel bezüglich des Vorhandenseins und Nichtvorhandenseins von Nutzungs- und Kopiersperren bei Software). Ein wirksamer Zuschlag setzt die Einhaltung bestimmter Vorgaben während eines Vergabeverfahrens voraus, wie etwa regelmäßig eine Abfrage beim Gewerbezentralregister bezüglich des Zuschlagskandidaten. Dies ist Voraussetzung für einen rechtsgültigen Vertragsschluss.

Bei der Vergabe von Rahmenvereinbarungen erfolgt mit Zuschlagserteilung regelmäßig nur der Abschluss der Rahmenvereinbarung. Zur Auslösung einer Leistungsverpflichtung des Auftragnehmers ist die Vergabe von Einzelaufträgen entsprechend der Bedingungen der Rahmenvereinbarung notwendig.

Mit dem Vertragsschluss durch Zuschlagserteilung endet das Vergabeverfahren und damit der Wettbewerb um den öffentlichen Auftrag. Bereits vor Zuschlagserteilung besteht aber regelmäßig ein vorvertragliches Schuldverhältnis.

4.2. Vertragsbedingungen der öffentlichen Hand und deren Einbeziehung
Vertragsbedingungen der öffentlichen Hand sind vorformulierte Einkaufsbedingungen und unterliegen hinsichtlich ihrer Einbeziehung und Wirksamkeit den Vorschriften des BGB zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

• VOL Teil B – Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)
• Sonstige zusätzliche allgemeine Vertragsbedingungen des Auftraggebers, die mitunter auch als Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) bezeichnet werden Solche Einkaufsbedingungen der öffentlichen Hand werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn sie rechtlich wirksam einbezogen worden sind. Der Auftraggebermuss im beigefügten Vertragsdokument den Auftragnehmer auf die geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinweisen und sollte ihm die Möglichkeit verschaffen, in zumutbarer Weise Kenntnis von ihnen zu nehmen, beispielsweise durch eine entsprechende Internet-Adresse, die einen Abruf der AGB ermöglicht. Daneben sind in der Regel die Regelungen der VOL/B in den Vertrag einzubeziehen.

4.3.Ausführungsbedingungen
Der Auftraggeberkann zudem besondere Bedingungen für die Ausführung eines Auftrages (Ausführungsbedingungen) festlegen, sofern diese mit dem Auftragsgegenstand entsprechend in Verbindung stehen. Diese Ausführungsbedingungen müssen sich aus der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben. Sie können insbesondere wirtschaftliche, innovationsbezogene, umweltbezogene, soziale oder beschäftigungspolitische Belange oder den Schutz der Vertraulichkeit von Informationen umfassen. Derartige Ausführungsbedingungen stellen etwa auch die sogenannten No-Spy-Klauseln aufgrund des No-Spy-Erlasses des BMI dar. Zur wirksamen Vereinbarung der Ausführungsbedingungen müssen diese zum Vertragsbestandteil gemacht werden.

4.4. Vertragsdurchführung
Die Vertragsdurchführung bestimmt sich nach dem abgeschlossenen Vertrag unter Berücksichtigung der darin vereinbarten Ausführungsbedingungen. Insofern ist eine umfassende und sorgfältige Ausgestaltung im Rahmen der Planung und des Designs einer Beschaffung eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Projekt- oder Auftragsabwicklung. Ungeachtet dessen müssen Unternehmen bei der Ausführung des öffentlichen Auftrages alle für sie geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhalten. Dies betrifft insbesondere die Entrichtung von Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung sowie die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Regelungen und die Gewährung des gesetzlichen oder tarifvertraglichen Mindestentgelts. Im Fall von anstehenden Vertragsänderungen ist anhand § 132 GWB stets zu prüfen, ob und gegebenenfalls welche vergaberechtlichen Auswirkungen sich aus der Änderung des Vertrages ergeben. Bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Auftragnehmern ist bei der Vergabe der Einzelaufträge nach den Bedingungen der Rahmenvereinbarung zu verfahren. Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung empfiehlt es sich, nach Durchführung eines Vergabeverfahrens eine gesonderte Übergabe an das Vertragsmanagement beziehungsweise die Projektleitung mit entsprechenden Hinweisen zu vertraglichen Besonderheiten zu organisieren.

B.

Die Planung der Beschaffung gliedert sich im Wesentlichen in folgende Schritte:

• Bedarfsermittlung und -feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung
• Markterkundung und Bedarfsstrukturierung
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Auftragswertschätzung und Klärung der Haushaltsmittel
• Prüfung besonderer Beschaffungsvarianten
• Beschaffungskonzeption

Eine sorgfältige Planung bildet die Grundlage für die Aufstellung des richtigen Designs einer Beschaffung. Auf der Basis des aufgestellten Designs, insbesondere der dabei vorzunehmenden Erstellung der Vergabeunterlagen, wird das Vergabeverfahren eingeleitet und durchgeführt. In diesem Kapitel B. wird die Phase der Planung einer Beschaffung anhand der wesentlichen vorstehend aufgeführten Schritte dargestellt.

1. Bedarfsermittlung / -feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung

In der Zeitplanung für ein anstehendes Vergabeverfahren müssen die Bedarfsermittlung / -feststellung, eine Risikoanalyse sowie die Erstellung der konzeptionellen Grundlagen für die Vergabeunterlagen einkalkuliert werden. Diese Aspekte sind insbesondere für die Leistungsbeschreibung als Meilensteine vor einer Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens zu berücksichtigen und erfordern einen nicht unerheblichen zeitlichen Vorlauf. In der Regel werden Vergabeverfahren im Kontext eines konkreten Projektes als Bestandteil der Projektplanung sowohl zeitlich als auch hinsichtlich der erforderlichen Ressourcen geplant. Vergabeverfahren von Rahmenverträgen mit mehr als einem Bedarfsträger erfordern zumeist nicht nur die Erhebung des Bedarfes, sondern auch die Abstimmung der Inhalte der Vergabeunterlage oder zumindest von Eckpunkten der zu beschaffenden Leistungen. Für Auftraggeber, die solcherart Rahmenverträge ausschreiben wollen, ist es sinnvoll, eine detaillierte Vergabeplanung anzulegen, die diese vorbereitenden Arbeiten des Verfahrens abbildet.

1.1. Bedarfsermittlung und -feststellung
Die Bedarfsermittlung und -feststellung ist in jedem Fall erforderlich, unabhängig davon, ob es einen oder mehrere Bedarfsträger gibt. Die Bedarfsermittlung bei einem Bedarfsträger muss derart erfolgen, dass für die gesamte, geplante Laufzeit eines Vertrages der potentielle Bedarf geschätzt wird. In Bezug auf Hardwarebeschaffungen kann es sich dabei um die Anzahl der zu beschaffenden Geräte, inklusive der Ersatzgeräte, handeln. In Bezug auf die Beschaffung von Entwicklerleistungen zur Realisierung oder zum Customizing von Software kann die Bedarfsermittlung auf einer Markterkundung beruhen. In der Vergabeunterlage können aber auch Angaben zur Anzahl der Anwender oder zu Mengenvolumen den Bedarf präzisieren. Bei der Bedarfsermittlung sollte auch die Frage nach „make or buy“ aufgriffen werden. Auch dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung muss immer ein Vergabeverfahren vorangehen, das
den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften entspricht. Dies setzt unter anderem eine Bedarfsermittlung (bei mehreren Bezugsberechtigten deren gemeinsame Bedarfsermittlung) sowie die Festlegung weiterer wichtiger Rahmenbedingungen, wie beispielsweise Laufzeiten etc., vor Durchführung des Vergabeverfahrens voraus. Mit einer Bedarfsermittlung soll eine möglichst genaue Kenntnis des Auftragsvolumens erreicht werden. Demzufolge ist der Bedarf so genau wie möglich zu ermitteln und zu beschreiben. Auf der Grundlage des geschätzten Auftragsvolumens wird entschieden,
ob es sich um eine nationale oder um eine europaweite Ausschreibung handelt. Dafür wird im Kreis der potentiellen Bedarfsträger eine Bedarfsabfrage durchgeführt. In einer Bedarfsabfrage wird der Inhalt des geplanten Rahmenvertrages grob beschrieben. Eckpunkte des Rahmenvertrages, wie die
geplante Laufzeit oder die geplante Anzahl an Auftragnehmern werden benannt.
Im Ergebnis der Bedarfsabfrage wird die geschätzte (voraussichtliche) Abnahmemenge, zum Beispiel in Personentagen für Beratungsleistungen, ermittelt. Daneben können auch Mindest- und Höchstabnahmemenge erschlossen werden. Die Angabe von Mindest- und Höchstabnahmemengen in den Vergabeunterlagen wird gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Da sie auch für die Kalkulation (oder auch Rabattierung) der Bieter wichtig sind, sollten sie angegeben werden. Sollen weitere Bezugsberechtigte vorgesehen werden, ist bei den Bedarfsträgern eine entsprechende Bedarfsabfrage
inklusive der Abfrage nach den Abnahmemengen durchzuführen. Allerdings wird es für das Auftraggeber nicht immer möglich sein, seinen Bedarf verbindlich und abschließend als Mindest- oder Höchstabnahmemenge festzulegen. In diesen Fällen soll der Bedarf mithilfe einer geschätzten Abnahmemenge beschrieben werden.

Eine Mindestabnahmemenge bindet der Auftraggeber beziehungsweise den Bezugsberechtigten an die Abnahme und den Auftragnehmer an die Lieferung / Leistung. Erfüllt ein Vertragspartner seine vertragliche Verpflichtung nicht, können entsprechende Rechtsfolgen (zum Beispiel Schadensersatzansprüche) eintreten. Die Mindestabnahmemenge ist vom Bezugsberechtigten in der Bedarfsmeldung zur Rahmenvereinbarung anzugeben und vom Auftraggeber bei der Erstellung der Vergabeunterlagen (gegebenenfalls neben seiner eigenen Mindestabnahmemenge) summarisch auszuweisen.

Grundsätzlich hat der Auftraggeberdafür Sorge zu tragen, dass entsprechend der zu beziehenden Gesamtleistungen Haushaltmittel zur Verfügung stehen (zum Beispiel mögliche Sicherung durch sogenannte Verpflichtungsermächtigungen). Unabhängig von den haushaltsrechtlichen Gegebenheiten wird er jedoch seinen Bedarf schätzen können, gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Bedarfe zurückliegender Jahre etc.

Diese Schätzung ist vom Bezugsberechtigten in der Bedarfsmeldung beispielsweise zu einer Rahmenvereinbarung – gegebenenfalls zusätzlich zur Mindestabnahmemenge – anzugeben und vom Auftraggeber bei der Erstellung der Vergabeunterlagen (gegebenenfalls neben seiner eigenen
Schätzung) mit diesem Vorbehalt summarisch auszuweisen. Es kann in Abhängigkeit vom Auftragsgegenstand sinnvoll sein (zum Beispiel um die gegebenenfalls erforderlichen Leistungskapazitäten transparent zu machen), über die geschätzte Abnahmemenge hinaus eine absolute Obergrenze festzulegen, bis zu der aus dem Vertrag abgerufen werden kann (zum Beispiel eine Höchstmenge). Die angegebene Höchstmenge schließt die geschätzte Abnahmemenge ein. Ist eine Höchstmenge festgelegt, ist diese auch Grundlage für die Schätzung des Auftragswertes zur Ermittlung des vorgeschriebenen Vergabeverfahrens (national oder EU-weit). Soll eine Höchstmenge vereinbart werden, ist diese vom Bezugsberechtigten in der Bedarfsmeldung zur
Rahmenvereinbarung – zusätzlich zur geschätzten Abnahmemenge – anzugeben und vom Auftraggeber bei der Erstellung der Vergabeunterlagen summarisch auszuweisen.

1.2. Risikoanalyse
Ein komplexes Vergabeverfahren kann durchaus mit einem Projekt verglichen werden. Das bedeutet, dass auch Methoden zur Steuerung von Projekten in der Vorbereitung und Durchführung von Vergaben angewendet werden können. Neben der Vergabeplanung und der Bedarfsermittlung sollte insbesondere bei großen und komplexen Verfahren eine Risikoanalyse in der Vorbereitung von Vergabeverfahren durchgeführt werden. Mit der Risikoanalyse sollen die folgenden Ziele erreicht werden:

Strategische Ziele

• Störungsfreie, bedarfs- und termingerechte Beschaffung
• Ressourceneinsparung
• Wirtschaftliche Beschaffung

Taktische Ziele

• Erkennen und fokussiertes Formulieren von Risiken sowie Eintrittswahrscheinlichkeiten
• Gezielte Einleitung von Gegenmaßnahmen
• Zukünftige Vermeidung gleichartiger Risiken
• Beschleunigung interner Prozesse „risikobasierte Mitzeichnung“

Mit der Risikoanalyse sollen Risikoindikatoren für das anstehende Verfahren sowie konkrete Risiken für die erfolgreiche Durchführung des Vergabeverfahrens identifiziert werden.

Risikoindikatoren können beispielsweise die Folgenden sein:

• Anzahl der beteiligten Bedarfsträger
• Kritikalität des Vergabegegenstandes
• Grad der politischen Beachtung
• Vergabevolumen
• Marktumfeld
• Zeit zwischen Vertragsschluss und Lieferfrist (Abrufbarkeit)
• Rechtliche Komplexität
• Fachliche Komplexität

Für diese Risikoindikatoren können Einzelrisiken benannt werden. Aus den Maßnahmen, die zur Minimierung der Eintrittswahrscheinlichkeit definiert werden, ergeben sich in der Regel Rahmenbedingungen für die Gestaltung des Vergabeverfahrens und für die Vergabeunterlage. In Bezug auf den Risikoindikator „Fachliche Komplexität“ kann das Risiko benannt werden, dass die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen nicht vollständig und abschließend beschrieben werden können. Dieses Risiko kann gegebenenfalls auch gleichzeitig dem Risikoindikator „Anzahl der beteiligten Bedarfsträger“ zugeordnet werden. Wenn die große Anzahl an Bedarfsträgern an der Vergabeunterlage mitarbeiten möchte, kann der Fall eintreten, dass Anforderungen nicht abschließend aufgeführt werden. Eine Maßnahme zur Minimierung des Risikos kann beispielsweise die Durchführung von Leseräumen zur Abstimmung der Leistungsbeschreibung sein. Eine weitere Maßnahme kann darin bestehen, als Verfahrensart ein Verhandlungsverfahren zu wählen.
Neben dieser initialen Risikoanalyse sollten Risiken fortwährend in der Durchführung des Verfahren identifiziert und Maßnahmen festgelegt werden. Dafür können beim Erreichen von bestimmten Meilensteinen Interviews mit den Beteiligten durchgeführt werden. Zum Beispiel können sich im Ergebnis eines Teilnahmewettbewerbes in einem nicht offenen Verfahren Risiken ergeben, die vor Bekanntmachung des Verfahrens noch nicht identifiziert werden konnten. Alle identifizierten Risiken müssen hinsichtlich ihrer Auswirkungen bewertet werden.

Auswirkungen können dabei in folgende Beispiel-Cluster unterteilt werden:

• Zeit, gegebenenfalls Verschiebung von Leistungsbezügen, gegebenenfalls kompletter Wegfall
• Monetäre Folgen
• Qualität inklusive Schnittstellen
• Markt
• (Reputation)

Im Ergebnis der Risikobewertung kann eine sogenannte „Heatmap“ erzeugt werden, in der die Risiken anhand ihrer Kritikalität für das Vergabeverfahren zusammengefasst sind. Auf einen Blick bietet diese „Heatmap“ Informationen über die kritischsten Risiken und solche Risiken, die noch toleriert werden
können. Um die Umsetzung der definierten Maßnahmen nachhalten und steuern zu können, bietet sich eine Maßnahmenliste an. Die Maßnahmen werden in dieser Liste mit weiteren Steuerungsinformationen aufgeführt. Steuerungsinformationen sind beispielsweise die Verantwortlichen für die Umsetzung, die
für die Umsetzung benötigten Ressourcen sowie die Plantermine, an denen eine Maßnahme umgesetzt sein muss, damit aus dem Risiko kein Problem entsteht. Hat ein Risiko eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 100 Prozent erreicht, handelt es sich um ein Problem, das bereits Folgen für die Durchführung des Vergabeverfahrens zeigt. Der verantwortliche Beschaffer muss – vergleichbar einem Projektleiter – diese Probleme mit hoher Priorität behandeln
und lösen, so dass die Durchführung des Verfahrens weiter abgesichert ist. Die kontinuierliche Risikoanalyse und -bewertung sollte eine wichtige Rolle in den Abstimmungen der Beteiligten am Vergabeverfahren spielen.

1.3. Zeitplanung für die Beschaffung
Ein zentrales Element der Beschaffung ist die valide Zeitplanung. Regelmäßig liegen Erwartungshaltung und benötigter Zeitbedarf weit auseinander, sodass nicht ausreichend Zeit bis zum neuen Vertragsschluss verbleibt. Dies kann dazu führen, dass nur eine zu späte Bedarfsdeckung erfolgen kann oder unnötige Vertragslücken entstehen.

Folgende Rahmenbedingungen sind frühzeitig, im besten Fall regelmäßig zu prüfen:

• Aktueller Stand der vorhandenen Verträge mit Laufzeiten, Abrufmengen und Vertragsverlängerungsmöglichkeiten
• Abrufvorhersage mit genauer Bestimmung des Vertragsendes
• Möglichkeiten des Abrufes bei Verträgen von anderen Bedarfsträgern (Nutzung sogenannter Öffnungsklauseln)
• Erstellung einer Zeit- und Ressourcenplanung und „Übereinanderlegen“ des Endes des laufenden Vertrages und der Zeitdauer für die neue Ausschreibung (Vertragsende alt und Vertragsbeginn neu)
• Allgemeine Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers wie zum Beispiel Projektbeteiligte, Abordnungen und Schnittstellen zu anderen Behörden
• Berücksichtigung von Abwesenheiten der Beteiligten wie Urlaub, Ferien, Schulungen etc.

Für eine grobe Orientierung finden sich nachfolgend drei Beispiele von Beschaffungsvorgängen, bei denen immer eine nationale oder EU-weite Ausschreibung durchgeführt wird. Diese Planungen orientieren sich an den drei Schritten Planung, Design und Durchführung einer Beschaffung. Die
angegebenen Zeiträume basieren auf Praxiserfahrungen und enthalten abhängig von Vorbereitungsgrad, Komplexität, Marktkenntnissen, Standardisierung / Wiederverwendung von Unterlagen, internen Freigabeprozessen, Beteiligung weiterer Bedarfsträger, Anzahl von Losen etc. unterschiedliche Zeiträume. Es wird von „ungestörten Verfahren“ (ohne Rügen oder Ähnliches) ausgegangen.

Das erste Beispiel (einfaches Beschaffungsvorhaben) ist durch folgende Randbedingungen gekennzeichnet:

• Beschaffung einfacher Drucker
• Auftragswert unterhalb der Schwellenwerte
• Marktkenntnisse vorhanden
• Keine Losbildung
• Keine Beschaffung für andere Bedarfsträger
• Einfaches Vertragswerk auf Basis EVB-IT
• Vergabeunterlagen standardisiert und schon praxiserprobt
• Vereinfachte Leistungs- / Preismethode; Zuschlag Preis
• Keine Teststellung

Im zweiten Beispiel soll eine Standardsoftware mit folgenden Randbedingungen beschafft werden:

• Beschaffung Standardsoftware
• Auftragswert oberhalb der Schwellenwerte; EU-weites Verfahren mit den vorgesehen Mindestfristen (inklusive Warte- und Informationsfrist)
• Marktkenntnisse nur teilweise vorhanden
• Keine Losbildung
• Keine Beschaffung für andere Bedarfsträger
• Vertragswerk auf Basis EVB-IT
• Vergabeunterlagen überwiegend standardisiert und schon praxiserprobt
• Einfache Richtwertmethode
• Kriterienkatalog mit B-Kriterien vorhanden
• Keine Teststellung

Im dritten Beispiel soll von einer komplexen Beschaffung mit nachfolgenden Randbedingungen ausgegangen werden. Hierbei liegen die mögliche Zeitspanne und die Ungenauigkeit am höchsten, da eine Vielzahl von Beeinflussungsfaktoren existiert, wie zum Beispiel der Abstimmungsaufwand in der
Planungsphase, die beteiligten Akteure, der formale Abstimmungsaufwand im Beschaffungsdesign. Hinzu kommt die Frage einer straffen Leitung im Verhandlungsverfahren (zum Beispiel Parallelisierung von Verhandlungsrunden).

• Beschaffung einer Standardsoftware mit teilweise großen Customizing- / Schnittstellenaufwänden und Dienstleistungsanteilen
• Auftragswert oberhalb der Schwellenwerte; EU-weites Verhandlungsverfahren mit den vorgesehen Mindestfristen (inklusive Warte- und Informationsfrist)
• Marktkenntnisse nur teilweise vorhanden
• Keine Losbildung
• Beschaffung auch für weitere Bedarfsträger
• Vertragswerk auf Basis EVB-IT
• Vergabeunterlagen teilweise standardisiert
• Teilnahmewettbewerb mit sechs Teilnehmern
• Verhandlungsrunden mit drei Bietern
• Umfassender Kriterienkatalog mit B-Kriterien
• Umfassendes Preisblatt
• Unterschiedliche Lizenzmodelle
• Einfache Richtwertmethode

Diese Praxisbeispiele veranschaulichen den nötigen Zeitbedarf für die jeweiligen Leistungsgegenstände. Je nach Wichtigkeit, personeller Ausstattung / Verfügbarkeit der Beteiligten (auch auf Bieterseite), Erfahrungshintergrund der Beteiligten und Rückgriff auf praxiserprobte Standards können die Schritte teilweise erheblich verkürzt werden.

2. Markterkundung und Bedarfsstrukturierung

2.1. Markterkundung
Der Auftraggeberdarf die Art der zu vergebenden Leistung und des Auftragsgegenstandes selbst bestimmen (Leistungsbestimmungsrecht). Zur Ausübung dieses Rechtes ist neben einer Bedarfsanalyse auch eine Markterkundung erforderlich und ratsam, um alle notwendigen Informationen zur Durchführung eines marktgerechten Vergabeverfahrens und damit zur adäquaten Deckung des Bedarfes zu erhalten. Nach § 28 VgV und § 20 UVgO darf der Auftraggebereine solche Markterkundung zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen. Dabei wird das Ziel verfolgt, eine Klärung des möglichen Bedarfes sowie der damit verbundenen wirtschaftlichen und haushalterischen Auswirkungen herbeizuführen. Dies gilt für einen Einblick in die gesamte Marktsituation, für einen Überblick über die Produkt- oder Leistungsvielfalt bei möglichen Lieferanten, den möglichen Bewerber- / Bieterkreis, aber auch bei möglichen Unsicherheiten im Zusammenhang mit der
Ermittlung des Auftragswertes oder der finalen Spezifikation des notwendigen Bedarfes. Lediglich die Durchführung von Vergabeverfahren zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig. Das heißt der Auftraggeber muss in jedem Fall ein Vergabeverfahren initiieren, wenn die Absicht einer Zuschlagsentscheidung vorliegt. Zur Markterkundung stehen dem Auftraggeber regelmäßige und anlassbezogene
Markterkundungen zur Verfügung.

2.1.1. Regelmäßige Markterkundung (Marktbeobachtung)
Die regelmäßige Markterkundung oder Marktbeobachtung hat zum Ziel, den Markt zu kennen und verstehen zu lernen, um Marktentwicklungen positiv zu nutzen und Beschaffungsstrategien hinsichtlich der Beschaffung spezieller Warengruppen abzuleiten. So kann es wirtschaftlicher sein, die Beschaffung von knappen und seltenen Gütern über langlaufende Vertragswerke abzusichern. Die Marktbeobachtung bietet somit einen unverzichtbaren Mehrwert zur Festlegung der Warengruppenstrategien, die zugleich wichtige Rahmenparameter der individuellen Vergabeverfahren bestimmen. Rahmenparameter können zum Beispiel die Losbildung sein, um den Markt adäquat zu bespielen oder ob Rahmenverträge mit Mini-Wettbewerben ausgeschrieben werden sollen, um flexibel Leistungen vergeben zu können. Die regelmäßige Markterkundung beinhaltet neben der aktiven Marktbeobachtung im Hinblick auf bevorstehende Bedarfe auch den Abgleich der Marktkenntnis mit bereits bestehenden Vertragssituationen. Basis und Hintergrund für dieses Vorgehen ist das Haushaltsrecht. Vielfach werden Verträge gelebt, denen seit längerer Zeit überholte Leistungsstrukturen zugrunde liegen, sodass die Mittel nicht, wie es das Haushaltsrecht verlangt, sparsam und wirtschaftlich verwendet werden. Eine regelmäßige Markterkundung dient somit auch dem Zweck, aktuell im Markt erhältliche Konditionen und Leistungen mit den vertraglich festgelegten Konditionen und Leistungsstrukturen zu vergleichen und bei Bedarf anzupassen.

2.1.2. Anlass- beziehungsweise beschaffungsbezogene Markterkundung
Eine weitere Form der Markterkundung ist die anlass- beziehungsweise -beschaffungsbezogene Markterkundung, die häufig erforderlich ist, um eine fundierte Leistungsbeschreibung auf einer realistischen Kalkulationsgrundlage erstellen zu können. Die beschaffungsbezogene Markterkundung darf somit als Chance aufgefasst werden, wesentliche Markt- und Produktinformationen bereits vor dem Vergabeverfahren zu erhalten. Dies hat Vorteile sowohl für das Auftraggeber, als auch den potentiellen Auftragnehmer. Der potentielle Auftragnehmer erhält die Information eines bevorstehenden Vergabeverfahrens und kann sich entsprechend frühzeitig auf die mögliche Beschaffung vorbereiten. Der Auftraggeber kann Wissens- und Informationslücken schließen und dadurch das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung umfassend in Form einer markt- und wettbewerbsgerechten Vorhabenbeschreibung darstellen. Zudem können dank einer durchgeführten Markterkundung die Eignungs- und Zuschlagskriterien fallbezogener erstellt und damit sichergestellt werden, dass das gewünschte Produkt beziehungsweise die Dienstleistung in der benötigten Qualität geliefert beziehungsweise erbracht wird. Zuletzt kann mittels einer Markterkundung der Bewerber- / Bieterkreis bestimmt beziehungsweise konkretisiert werden.

Falls noch keine regelmäßige Markterkundung für die auszuschreibende Leistung oder das auszuschreibende Produkt durchgeführt wurde, dient die beschaffungsbezogene Markterkundung auch dem Zweck der Erhebung der Marktkenntnis als Basis der Entwicklung der Vergabestrategie:

Werden eher kleine, mittlere oder große Unternehmen bieten?
Liegt ein Bieter- oder Käufermarkt vor?
Wie „rügefreudig“ sind die Bieter / Bewerber?
Wie umfangreich müssen die Fristen im Vergabeverfahren wegen zum Beispiel möglicher Bietergemeinschaften ausgestalten werden?

2.1.3. Durchführung von Markterkundungen
§ 28 VgV und § 20 UVgO enthalten keine Vorgaben hinsichtlich der Art und Weise der Durchführung von Markterkundungen. Daher kommen die allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze des Wettbewerbes, der Gleichbehandlung und Transparenz zum Tragen. Dies bedeutet insbesondere, dass bei einer Markterkundung stets mehrere Unternehmen anzusprechen sind, wie dies etwa im Rahmen von Messebesuchen der Fall wäre. Zudem sind allen Unternehmen stets die gleichen Informationen zu geben und es ist darauf zu achten, dass allen Beteiligten klar ist, dass es sich um eine Markterkundung handelt und keine Auftragsvergabe erfolgen wird. Bei diesen Markterkundungsterminen ist es wichtig, dass hier kein Informationsvorteil der beteiligten Unternehmen für das kommende Vergabeverfahren entsteht. Gegebenenfalls müssen diese Informationsvorsprünge dann durch zusätzliche Informationen an alle auszugleichen. Auch bei Markterkundungen sind Dokumentationspflichten zu beachten. Es empfiehlt sich, den Schriftverkehr und / oder Prospekte etc. als Teil der künftigen Vergabeakte abzuheften und Gesprächsvermerke anzufertigen. Die Informationsgewinnung im Rahmen einer Markterkundung kann hierbei auf unterschiedliche Weise und von unterschiedlichen Quellen erfolgen.

Diese können beispielsweise umfassen:

• Informationsanfragen bei Unternehmen
• Auswertungen aus eigenem Lieferantenmanagementsystem
• Gremienarbeiten, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen
• Besuch von Messen oder Ausstellungen
• Fachforen und Präsentationen auf Tagungen
• Eigene Teststellungen oder Testergebnisse Dritter
• Auskunft von Verbänden oder Auftragsberatungsstellen
• Internetrecherchen
• Auskünfte beziehungsweise Gutachten von Sachverständigen
• Markterkundung von Dritten (unter anderem Markterkundungsdienstleistungen, Datenbanken etc.)
• Eigene Erfahrungswerte aus bisherigen Projekten oder Ausschreibungen
• Erfahrungen des Referates auf diesem Fachgebiet
• Auskünfte anderer öffentlicher Auftraggeber
• Lieferantenworkshops mit einzelnen Lieferanten zu ausgewählten IT-Themen
• Lieferantentage mit mehreren Lieferanten zu speziellen IT-Themen
• Individuelle Gespräche oder auch Round-Table-Gespräche

Beim Kauf von IT-Leistungen gibt es hin und wieder spezielle Geschäfts- und Vergütungsmodelle (zum Beispiel Innovationsklauseln oder Mengenstaffelungen), die Auswirkungen auf die Vergabe und den Vertrag haben. Diese Besonderheiten sind bei der Markterkundung und dann folgend bei der Erstellung der vergabeunterlagen und des Vertrages zu berücksichtigen.

2.2. Bedarfsstrukturierung (Leistungsgegenstände, Vertragstypologie)
Mit der Ermittlung der Bedarfe stellt sich regelmäßig die Frage nach einer sinnvollen Strukturierung der zu beschaffenden Leistungen. Auch wenn entsprechende marktsichtende und marktbeobachtende Tätigkeiten durchgeführt wurden, so sind die jeweiligen Bedarfe entsprechenden Leistungsgegenständen zuzuordnen und mittels einer Vertragstypologie einzuordnen. Hintergrund hierbei ist es, Klarheit über die Leistungsgegenstände zu erhalten, begleitende Leistungen zu identifizieren und insbesondere die Grundlagen für eine mögliche Losbildung zu schaffen. Wesentlich für die Leistungssicherung ist zudem die richtige vertragsrechtliche Absicherung der anschließend beauftragten Leistungen.

2.2.1. Leistungsgegenstände
Grundsätzlich kann bei den Leistungsgegenständen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte zwischen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterschieden werden. Gemäß § 103 Abs. 2 GWB sind Lieferaufträge Verträge zur Beschaffung von Waren, die insbesondere Kauf oder Ratenkauf und Leasing, Miet- oder Pachtverhältnisse mit oder ohne Kaufoption betreffen. Dienstleistungsaufträge grenzen sich von den Lieferaufträgen negativ ab. Das heißt alle Verträge über die Erbringung von Leistungen, die nicht Lieferleistungen oder Bauleistungen nach § 103 Abs. 3 GWB sind, werden unter Dienstleistungsaufträge subsumiert. Rahmenvereinbarungen nehmen aktuell dahingehend eine Sonderstellung ein, als dass sie insbesondere im unterschwelligen Bereich im § 1 Abs. 1 UVgO ausdrücklich neben den öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen benannt werden.

2.2.2. Vertragstypologische Einordnung von Bedarfen
Vorhandene Bedarfe müssen nach der Bedarfsstrukturierung – zur Vorbereitung der Auswahl eines oder mehrerer Verträge – vertragstypologisch eingeordnet werden.

Zu den gebräuchlichsten Vertragsarten gehören folgende Vertragstypen

• Kaufvertrag
• Dienstvertrag
• Werkvertrag
• Mietvertrag

Daneben bestehen eine Reihe weiterer Vertragstypen (zum Beispiel Betriebsvertrag, Leasingvertrag) sowie gemischte Vertragstypen (zum Beispiel Servicevertrag mit Elementen eines Kaufs, einer Dienstleistung sowie einer Werkleistung). Zur Ermöglichung einer leichteren Abgrenzung werden nachfolgend die wesentlichen Kennzeichen der gebräuchlichsten Vertragstypen beschrieben. Grundlage bilden dabei die im BGB in Abschnitt 8 zu
einzelnen Schuldverhältnissen geregelten Definitionen der genannten Vertragstypen (§§ 433 ff. BGB).

• Kaufvertrag
Den Kaufvertrag kennzeichnet die Übereignung durch Übergabe beziehungsweise Lieferung einer Sache gegen Zahlung des Kaufpreises.

• Mietvertrag
Beim Mietvertrag überlässt der Vermieter dem Mieter unbefristet oder zeitlich befristet die Mietsache zum Gebrauch gegen Zahlung der vereinbarten Miete.

• Dienstvertrag
Gegenstand eines Dienstvertrages können Dienste jeder Art sein. Derjenige, welcher Dienste zusagt, ist gegen Gewährung der vereinbarten Vergütung zur Leistung der versprochenen Dienste verpflichtet. Den Auftragnehmer trifft beim Dienstvertrag – anders als beim Werkvertrag – keine Erfolgsverantwortung. Stattdessen hat der Auftraggeber die Möglichkeit, dem Auftragnehmer Weisungen zu erteilten.

• Werkvertrag
Beim Werkvertrag ist der Auftragnehmer gegen die Entrichtung der vereinbarten Vergütung zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet. Dabei kann Gegenstand des Werkvertrages sowohl die Herstellung oder Veränderung einer Sache als auch ein anderer herbeizuführender Erfolg sein. Prägend für den Werkvertrag sind die Erfolgsverantwortung des Auftragnehmers und die Notwendigkeit einer Abnahme der Leistung. Daneben trifft den Auftragnehmer beim Werkvertrag die Verpflichtung zur Mängelhaftung innerhalb der vereinbarten Verjährungsfrist.

Gut abgrenzbar sind regelmäßig Kauf- und Mietvertrag.Abgrenzungsschwierigkeiten gibt es in der Praxis insbesondere zwischen Dienstverträgen und

Werkverträgen. Als zentrales Abgrenzungsmerkmal muss hierbei die Frage der Erfolgsverantwortung herangezogen werden. Demgegenüber ist der Umstand, ob ein Festpreis vereinbart werden soll oder eine Vergütung nach Aufwand kein verlässliches Abgrenzungsmerkmal. Oftmals wird zwar für einen Werkvertrag ein Festpreis vereinbart, jedoch kann auch eine Werkleistung nach Aufwand vergüte werden. Umgekehrt werden Dienstleistungen meist nach Aufwand erbracht, können aber auch mit einem Festpreis vergütet werden. Elementare Voraussetzung für den Abschluss eines Werkvertrages ist die abschließende und eindeutige Beschreibung der zu erbringenden Werkleistung. Dies gilt insbesondere, wenn ein Festpreis vereinbart ist, aber auch bei Vergütung nach Aufwand.

Von einem Dienstvertrag wiederum abzugrenzen ist der Fall einer Arbeitnehmerüberlassung, bei der ein Unternehmen als Verleiher Leiharbeitnehmer dem Auftraggeber (Entleiher) zur Arbeitsleistung überlässt, wobei diese Personen in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert werden und dessen Weisungen unterliegen. Ein Dienstvertrag liegt demgegenüber vor, wenn das Unternehmen seine Dienste unter eigener Verantwortung ausführt (zum Beispiel bezüglich Organisation und Steuerung sowie Einsatzplanung). Das eingesetzte Personal unterliegt bei einem Dienstvertrag nicht den Weisungen des Auftraggebers.

Gestaltung der internen Vergaberegelungen

• Beobachtung und Anpassung des Formularwesens für die Vergabeverfahren
• Umfassende Beratung der Fachbereiche zu Vergabeverfahren und Vergaberecht
• Einführung, laufender interner Support und Weiterentwicklung der E-Vergabe
• Gestaltung und Weiterentwicklung der elektronischen Vergabeakte und des zugehörigen Workflows
• Bearbeitung von Vergaberügen und -beschwerden einschließlich Nachprüfungsverfahren
• Vertretung des Auftraggebers gegenüber anderen Rechtspersonen, der Vergabekammer und Gerichten einschließlich der vergaberechtlichen Entscheidungen
• Kontrolle der Auftragnehmer/innen auf die Einhaltung der eigenen Vertragsbedingungen hinsichtlich der Bekämpfung von Schwarzarbeit

Die Frage nach der organisatorischen Einbindung und personellen Ausstattung einer solchen internen Stelle für Vergaben ist sowohl von der Größe als auch der Vergabepraxis des Auftraggebers abhängig.

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation der internen Vergabestelle sind zu strukturieren und zu regeln.

Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine interne Zuständigkeit nicht geht, ist anerkannte Meinung.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/ fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung.

Jeder Auftraggeber muss sicherstellen, dass in seiner Organisation die relevanten vergaberechtlichen Vorschriften nicht nur bekannt sind, sondern auch einheitliche Anwendung finden. Es darf grundsätzlich nicht vorkommen, dass diese Vorschriften in vergleichbaren Fällen von verschiedenen Abteilungen unterschiedlich ausgelegt und angewandt werden.

Die nach wie vor dynamische Entwicklung des Vergaberechtes sowie die zu erwartende umfangreiche Rechtsprechung aufgrund der ständigen Reformen erfordern eine Bündelung von vergaberechtlichem Fachwissen. Für jeden Auftraggeber besteht die Notwendigkeit, die sich ändernde Rechtslage ständig zu beobachten, zu analysieren und in die aktuellen Verfahren einzubringen. Allein diese Aufgabe erfordert bei dem derzeitigen Veränderungstempo höchste Aufmerksamkeit, um die Rechtssicherheit der Vergabeverfahren sicherstellen zu können.

Hohes Fachwissen ist zwangsläufig auch bei der Vorbereitung der E-Vergabe erforderlich:

Wer ist überhaupt dafür zuständig, wer kümmert sich um was?

Was sind die eigenen Anforderungen an E-Vergabe, was wird gebraucht, um diese zu erfüllen?

Welche Fachbereiche mit welchen Besonderheiten sind wie zu berücksichtigen?

Viele Fragen stellen sich, die nur fachbereichsübergreifend beantwortet werden können. Diese Antworten werden aber gebraucht, wenn durch eine qualifizierte Marktanalyse ein passendes Softwareprodukt gefunden werden soll.

Es geht also bei den Aufgaben einer internen Vergabestelle auch um die wesentlichen Aspekte in den alltäglichen Vergabeverfahren, wie z.B.

optimale Information aller am Verfahren beteiligten Mitarbeiter/innen

mehr rechtliche Sicherheit in jedem einzelnen Vergabeverfahren

Übersicht über alle laufenden Vergabeverfahren

Nutzung von Informationen aus ähnlichen Verfahren

Vermeidung von unkoordinierten Mehrfachverfahren

Interner Zugang zum einem elektronischen Vergabemarktplatz

Schutz vor Manipulation und rechtswidrigen Verfahrenseingriffen

Außer den bereits beschriebenen generellen Aufgaben soll die interne Vergabestelle in den einzelnen Verfahren für alle rein vergaberechtlichen Fragen zuständig sein und diese verantwortlich entscheiden. Dazu gehören die Entscheidungen zu den vergaberechtlichen Eckpunkten, wie z.B. die Art des Verfahrens oder der Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Dabei dürfen die Fachdienste keineswegs außen vor gelassen werden, denn sie müssen ihre Auffassung in das Verfahren einbringen können.

Im Einzelfall sind Konflikte aufgrund unterschiedlicher Ansichten nicht auszuschließen, diese lassen sich aber unter Berücksichtigung der fachlichen oder vergaberechtlichen Zuständigkeit beurteilen und entscheiden. Letztlich müssen beide Sichtweisen zusammenfinden, denn was fachlich in Ordnung, vergaberechtlich aber „daneben“ ist, kann ebenso wenig veröffentlicht werden wie Beschreibungen, die vergaberechtlich tragbar sind, fachlich jedoch durchfallen. Übrigens hat dies dem Grunde nach nichts mit der beschriebenen Aufgabenteilung zu tun; solche Konflikte müssen eigentlich immer rechtzeitig erkannt und ausgeschlossen werden – wobei die Betonung auf „eigentlich“ liegt.

Zur formalen Abwicklung der einzelnen Vergabeverfahren gehören alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Veröffentlichung einer Ausschreibung. Vor dieser Veröffentlichung sollten alle Dokumente nochmals einer intensiven vergaberechtlichen Qualitätskontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Richtigkeit unterzogen werden, dies erspart im Zweifelsfall später erheblichen Ärger und Mehraufwand. Nur die interne Vergabestelle darf das Vergabeverfahren zur Veröffentlichung freigeben.

Bei Anwendung der E-Vergabe hat auch nur die Vergabestelle einen direkten Zugriff auf das elektronische Vergabeportal. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen werden nur durch die interne Vergabestelle in das Verfahren eingebracht, sie ist auch für eine evtl. notwendige Aufhebung einer Ausschreibung zuständig und vergaberechtlich verantwortlich.

Die Abwicklung der gesamten Bieterkommunikation in einem E-Vergabeverfahren gehört ebenfalls zu den primären Aufgaben der Vergabestelle. Eingehende Fragen werden nur von dort beantwortet, nachdem zuvor die fachliche Stellungnahme des Fachbereichs eingeholt wurde (es sei denn, es handelt sich um rein vergaberechtliche Fragen). Die Vergabestelle entscheidet auch, welche Fragen und Antworten allen Bietern zugänglich gemacht werden müssen und welche Kommunikation sich nur zwischen dem Fragesteller und der Vergabestelle abspielt.

Bis zur Submission verbleiben die eingegangenen und verschlüsselten elektronischen Angebote auf einem externen Server, wo sie unzugänglich aufgehoben sind und nur vom abgebenden Unternehmen zurückgezogen und geändert werden können. Eingehende Papierangebote werden bei der internen Vergabestelle mit Datum und Uhrzeit des Eingangs registriert und unter Verschluss gehalten. Die Submission wird von der internen Vergabestelle durchgeführt, die auch über den Ausschluss von Angeboten aus der Wertung unter formalen vergaberechtlichen, nicht fachlichen, Gesichtspunkten zu entscheiden hat. Die rechnerische Prüfung der Angebote (Übereinstimmung von Einzelsummen mit der angebotenen Gesamtsumme), die „Sicherung“ der Angebote sowie die Erstellung der Preisspiegel ist der nächste von der Vergabestelle zu erbringende Arbeitsschritt.

Wann eine interne Vergabestelle in die Abwicklung aller Vergabeverfahren einbezogen wird, muss durch bindende Anordnungen festgelegt werden.

So ist es denkbar und bei einigen Auftraggebern üblich, erst ab einer bestimmten Auftragshöhe (und in unterschiedlicher Ausprägung) die formale Abwicklung zentral durchzuführen.

Welche Wertgrenzen festgelegt werden und wie weit die Zuständigkeiten der beteiligten Stellen tatsächlich gehen, muss jeder Auftraggeber organisatorisch festlegen.

Dabei spielt eine entscheidende Rolle, wie weit die E-Vergabe mit ihren beiden Komponenten, also dem Vergabeportal und der elektronischen Vergabeakte, bereits eingeführt ist und genutzt wird. Je weiter dieser Prozess fortgeschritten ist, umso sinnvoller ist die vollständige Abwicklung per E-Vergabe auch bei summenmäßig kleinen Vorgängen (wie z.B. einer freihändigen Vergabe, künftig Verhandlungsvergabe) und damit auch die Einschaltung der internen Vergabestelle. Diese Abwicklung ist letztlich unter allen Gesichtspunkten rationeller, schneller und sicherer als jede andere Form der Angebotsabfrage, insbesondere durch E-Mail oder gar Fax. Das Einstellen der Dokumente in das E-Vergabe-System, das Ausfüllen der verkürzten Erfassungsmasken und die Freigabe für das Vergabeportal dauern garantiert nicht länger als die Abwicklung dieses Vorganges per E-Mail. Der Abwicklung per Fax ist die E-Vergabe unter Sicherheitsaspekten wie auch zeitlich sowieso meilenweit überlegen.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer internen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren.

Insofern spielten die Elemente

• Zuständigkeit,
• Mitwirkung,
• Verantwortung und
• Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die interne Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich.

Trotz dieser unterschiedlichen Zuständig- und Verantwortlichkeiten muss die Steuerung des gesamten Vergabevorganges bei dem Fachdienst verbleiben, der den Vergabevorgang angestoßen hat und dem während der gesamten Verfahrenszeit die Federführung obliegt. Insofern ist es wichtig, dass alle Informationen jederzeit vollständig zu Verfügung stehen, nur dann kann der Überblick über das Verfahren sichergestellt werden und der federführende Fachbereich seiner Steuerungsfunktion gerecht werden. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings eine Ausnahme: Während der Veröffentlichung (bis zum Abschluss der Submission) hat nur die interne Vergabestelle Einblick in die angebotsrelevanten Verfahrensdaten und schaltet bei Bedarf ihrerseits die Fachbereiche (z.B. bei der Beantwortung von Bieterfragen) ein.

An dieser Stelle wird deutlich, wie wichtig, eigentlich unverzichtbar, die E-Vergabe (speziell: eine optimal organisierte und geführte elektronische Vergabeakte) für einen zügigen und geordneten Verfahrensablauf ist. Mit einer Papierakte, das hat sich in der Vergangenheit tausendfach herausgestellt, kann die Steuerung eines Vergabeverfahrens nicht funktionieren.

Dies wird noch klarer, wenn man die einzelnen Phasen des Vergabeverfahrens betrachtet und feststellt, dass es häufig, trotz klarer Zuständigkeit, aus fachlicher oder vergaberechtlicher Sicht der Mitwirkung anderer Akteure bedarf. Ein solcher Arbeitsschritt ist nur dann schnell und sicher möglich, wenn er auf aktuellen und jederzeit greifbaren Dokumenten beruht, die in der elektronischen Vergabeakte zur Verfügung stehen. Diese Mitwirkung kann durchaus umfangreich und vor allen Dingen konfliktträchtig sein und bedarf deshalb einer sofortigen, umfassenden Protokollierung der getroffenen Entscheidungen und der beteiligten Personen.

Die Zuständigkeiten und die Mitwirkung müssen für alle Vergabeprozesse klar und unmissverständlich formuliert sein. Dem wurde sich in der Vergangenheit häufig durch „nicht regeln“ entzogen, man beließ es bei der „geübten Praxis“ mit der Folge, dass es nicht selten entweder zu einem Zuständigkeitsgerangel oder zu einer Zuständigkeitsflucht kam und damit von klarer Verantwortung keine Rede sein konnte. Es kann und darf aber gerade in Vergabeverfahren keine „organisierte Unverantwortlichkeit“ geben!

Verantwortung trägt selbstverständlich jeder der Beteiligten für seinen Teil in vollem Umfang. Dies gilt auch dann, wenn im Rahmen der Mitwirkung durch andere Verfahrensbeteiligte Einfluss auf das zu erstellende Produkt genommen wurde: Wenn eine interne Vergabestelle Zweifel an einem vom Fachdienst vorgeschlagenen Eignungskriterium hat und aus vergaberechtlichen Gründen eine andere Festlegung durchsetzt, muss dafür auch die Verantwortung übernommen werden. Ebenso wenig kann sich die interne Vergabestelle der Verantwortung entziehen, wenn sie sich nach Diskussion der Auffassung des Fachbereiches anschließt und diese demnach vergaberechtlich billigt (die Bemerkung „Die wollten das doch so“, gilt nicht, sie ist allenfalls eine Äußerung zur Befindlichkeit).

Klar ist aber auch, dass die interne Vergabestelle mit der Veröffentlichung der Ausschreibung nach außen hin immer die Zuständigkeit und finale Verantwortung für die Abwicklung des Vergabeverfahrens tragen muss, und zwar völlig unabhängig von den Teilzuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Innenverhältnis. Auch fachlich erforderliche Veränderungen der Ausschreibung (soweit vergaberechtlich zulässig) oder Interpretationen (z.B. im Rahmen von Bieterfragen) werden nur von der internen Vergabestelle nach außen kommuniziert. Ein unmittelbarer Zugriff der Fachbereiche auf die im Vergabeportal zu veröffentlichenden Dokumente ist demnach unzulässig (auch wenn dies durch die Nutzung z.B. eines Vergabemanagementsystems möglich wäre) und muss organisatorisch und technisch unterbunden werden.

Einzelne Arbeitsschritte und ihre Zuordnung

Die Zuständigkeit der Fachbereiche

Alle Arbeitsschritte, die der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens dienen (z.B. die Sicherstellung der Finanzierung, Herbeiführung von politischen Beschlüssen, usw.) sind ebenso Aufgabe des zuständigen Fachbereiches wie die fachliche Vorbereitung der beabsichtigten Beschaffung und des Vergabeverfahrens. Internes Thema ist die Bedarfsfeststellung nach Umfang, Zeitpunkt und Qualität, die in eine Leistungsbeschreibung mündet.

Zu den einzelnen Arbeitsschritten:

Leistungsbeschreibung

Ein typisches Beispiel zur Frage der Mitwirkung ist die Erarbeitung der Leistungsbeschreibung, die selbstverständlich in der Verantwortung der zuständigen Fachbereiche liegen muss. Allerdings sind bereits dabei einige wichtige Regeln des Vergaberechts zu beachten. Allgemein bekannt (und dennoch in der Anwendung nicht immer klar) ist die Verpflichtung zur Produktneutralität der Leistungsbeschreibung. Es muss also sichergestellt sein, dass die vergaberechtlichen Vorgaben eingehalten werden und eventuell auch einem späteren Nachprüfungsverfahren Stand halten. Insofern sollte schon in dieser Phase des Verfahrens im Zweifelsfall der Sachverstand einer internen Vergabestelle hinzugezogen werden, um Verfahrensrisiken zu vermeiden, die zu einer erheblichen Verzögerung führen können. Je komplizierter die zu beschreibenden Sachverhalte inhaltlich sind, desto mehr empfiehlt sich eine frühzeitige Beteiligung der Vergabespezialisten. Dabei darf es nicht, wie leider oft versucht wird, um die Einflussnahme auf das zu beschaffende Produkt gehen, sondern ausschließlich darum, sich nicht in vergaberechtlichen Fallstricken zu verheddern.

Aufteilung in Teil- oder Fachlose

Dies sollte grundsätzlich eine fachliche Frage sein, allerdings kann sich hier ein Konflikt zwischen fachlichem Wunschdenken und vergaberechtlichen Anforderungen einstellen, insofern ist eine enge Abstimmung mit der Vergabestelle zu empfehlen.

Unterlagen externer Sachverständiger

Selbstverständlich muss die Prüfung dieser Dokumente bezogen auf die fachlichen Inhalte durch den Fachbereich erfolgen. Zu beachten ist hier, dass Externen kein Einblick in die vollständige elektronische Vergabeakte gestattet werden sollte. Wenn dies in einem gewissen Umfang als notwendig erachtet wird, muss der Zugriff ausschließlich auf die relevanten Dokumente beschränkt werden. Ähnlich wie bereits beschrieben sollte zur Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben ggf. die interne Vergabestelle konsultiert werden.

Eignungs- und Zuschlagskriterien

Gerade die Frage, was gehört zu den Eignungskriterien, was zu den Zuschlagskriterien, kann zu heftigen Diskussionen führen, weil ab und an die Neigung besteht, Eignungs- und Zuschlagskriterien zu vermischen, was trotz der geänderten Rechtsprechung äußerst heikel sein kann. Hier empfiehlt sich zwar, eine Zuständigkeit der Fachabteilung festzulegen, aber der internen Vergabestelle nicht nur ein Beratungs-, sondern auch ein Vetorecht einzuräumen.

Bewertungsmatrix

Das zuvor Gesagte gilt auch für die Festlegung der Bewertungsmatrix, die zwar auf fachlichen Vorgaben beruhen, aber auch allen vergaberechtlichen Anforderungen gerecht werden muss. Daher ist eine intensive Einbindung der internen Vergabestelle wichtig.

Festlegen von Sicherheitsleistungen

Auch die Frage nach den Sicherheitsleistungen ist primär eine fachliche Frage, die aber entscheidende Auswirkungen auf den Wettbewerb haben kann. Unberechtigt hohe Forderungen können durchaus leistungsfähige Unternehmen abschrecken, was zu einer ungewollten Wettbewerbsbeschränkung führen kann.

Die Zuständigkeit der internen Vergabestelle

Wie bereits dargestellt, übernimmt die interne Vergabestelle die formale Abwicklung des Vergabeverfahrens einschl. der Festlegung der Eckpunkte des Verfahrens. Bei einigen Auftraggebern ist es üblich, die interne Vergabestelle erst ab einer bestimmten Wertgrenze, z.B. 25.000 €, einzuschalten. Dies ergibt aus Gründen der Zeitersparnis bei reinen Papierverfahren Sinn, bei Nutzung der E-Vergabe sind solche Beschränkungen eher kontraproduktiv, denn sie schaffen organisatorische Nebenlinien, für die es keine Begründung mehr gibt (siehe auch Teil 2). Nach der flächendeckenden Einführung der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) ist die E-Vergabe ohnehin vorgeschrieben, wodurch ein Ausweichen auf Papierverfahren nicht mehr zulässig ist.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, interne Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

Unterschriften, Signaturen

Im Zusammenhang mit der E-Vergabeakte wird immer wieder die Frage nach der Autorisierung von Dokumenten durch Unterschriften gestellt. Vielfach werden Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Dieser Umweg ist keinesfalls erforderlich, denn – wie oben bereits aufgeführt – ist in der VgV, der UVgO, und auch der VOB/A EU eindeutig geregelt, dass die Dokumentation der Vergabeverfahren „von Beginn an fortlaufend nach § 126b BGB“ (Signatur in Textform) zu erfolgen hat. Das bedeutet, dass alle Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, rechtlich verbindlich mit der Textsignatur, also dem Namen des Unterzeichners in Textform, versehen werden müssen (da es sich um Dokumente im Innenverhältnis des Auftraggebers handelt, braucht man sich keine Gedanken um die rechtliche Stellung der „Person des Erklärenden“ zu machen, sondern muss davon ausgehen, dass er im Rahmen seiner Zuständigkeit über die notwendige Berechtigung verfügt). Da zusätzlich in der E-Akte dokumentiert werden muss, wer und wann die Dokumente eingestellt oder geändert hat, ist die Verantwortlichkeit jederzeit nachvollziehbar, dazu bedarf es keiner weiteren Umwege.

Arbeitsabläufe und Schnittstellen definieren

Die notwendigen Arbeitsabläufe eines Vergabeverfahrens müssen selbstverständlich bei Einrichtung einer internen Vergabestelle und der Einführung von E-Vergabe und E-Vergabeakte genau definiert und dokumentiert werden, daran führt kein Weg vorbei. Allerdings wird es wesentlich leichter, die erforderlichen Schnittstellen auszuarbeiten, denn diese verlieren durch die Arbeit mit der E-Vergabeakte signifikant an Bedeutung. Es ist eben etwas anders, einen Vorgang erst vollständig „übergabereif“ zu bearbeiten, bevor er weitergeleitet wird (was bei der Papierakte unentbehrlich ist, um einen Rattenschwanz an schriftlichen Rückfragen zu verhindern) oder ihn im Dialog mit den Beteiligten zum nächsten Bearbeitungsschritt zu übergeben. Selbst wenn danach noch eine Bearbeitungslücke entdeckt werden sollte, gelingt die Klärung inhaltlich klar und schnell, da alle Beteiligten durch den elektronischen Zugriff auf dem gleichen Informationsstand sind.

Interne Organisation der internen Vergabestelle

Zu diesem Thema kann es nur sehr pauschale Hinweise geben, denn hier stellt sich natürlich die Frage nach der Größe und der beabsichtigten Aufgabenstellung der internen Vergabestelle. Eine solche Vergabestelle kann aus nur einer Person (plus Vertretung und Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips, bei z.B. Submissionen) bestehen oder auch mehrere Dutzend Mitarbeiter/innen umfassen. Egal welche Größenordnung: Es muss gewährleistet sein, dass sie in vergaberechtlichen Fragen unabhängig von Weisungen der Fachbereiche arbeiten kann. Insofern sollte sie in der Verwaltungshierarchie so angesiedelt sein, dass Interessenkonflikte möglichst von neutraler Stelle entschieden werden können.

Den Aufgabenbestand einer internen Vergabestelle kann man grob in drei Sektoren einteilen

Vergaberechtliche Grundsatzfragen

Beratung in Verfahrensfragen

Abwicklung der Vergabeverfahren, interner Verfahrenssupport für E-Vergabe,

die auch – bei entsprechender Größenordnung – in der Aufbauorganisation abgebildet sein sollten. Für die vergaberechtlichen Grundsatzfragen sollte auf juristischen Sachverstand zurückgegriffen werden können, idealerweise unmittelbar in der internen Vergabestelle. Die Beratung in Verfahrensfragen setzt detaillierte Kenntnisse des Vergaberechts voraus, allerdings ist auch Basisfachwissen (z.B. bei VOB-Verfahren im Baubereich) nützlich.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit wird vermutlich bei der Abwicklung der Vergabeverfahren liegen, daher sind für diesen Arbeitsbereich nicht nur klar strukturierte Arbeitsabläufe, sondern auch eine sorgfältige Personalplanung (hinsichtlich Qualität und Quantität) erforderlich, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen. Hinsichtlich der Personalqualität sei darauf hingewiesen, dass vor der Veröffentlichung der Ausschreibung noch einmal eine sorgfältige vergaberechtliche Prüfung des Vorganges erfolgen sollte.

Aus diesem Grund und zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union müssen Sie derartige Konflikte – unabhängig ob als öffentlicher oder nicht öffentlicher Auftraggeber – vermeiden und für Ihre Mittelverwendung ein gesondertes Formular unterzeichnen.

A. Vorbemerkungen

B. Wann ist förmliches Vergaberecht anzuwenden, wann reichen drei Angebote aus?
I. Nicht öffentliche Auftraggeber
II. Öffentliche Auftraggeber

C. Rechtliche Ausführungen für öffentliche Auftraggeber
I. Was ist eine Transparenzpflicht bei Binnenmarktrelevanz?
II. Welche Verfahrensgrundsätze gelten für die öffentliche Auftragsvergabe?
1. Wettbewerbsgrundsatz
2. Diskriminierungsverbot/Gleichbehandlungsgebot
3. Transparenzgebot
4. Geheimwettbewerb
5. Formstrenge
6. E-Vergabe
III. Welches Verfahren ist bei der öffentlichen Auftragsvergabe anzuwenden?
1. Verfahrensarten
2. Zahl der Angebote und Wechsel der Bieter
3. Freiberufliche Leistungen
4. Übersicht Auftragsgrenzen/EU-Schwellenwerte
IV. Wie sieht eine korrekte Bekanntmachung bei öffentlichen Auftragsvergaben aus?
V. Welche Fristen müssen bei der öffentlichen Auftragsvergabe eingehalten werden?
VI. Wie kann die gewünschte Qualität gesichert werden?
1. Leistungsbeschreibung
2. Eignungsanforderungen an Bewerber bzw. Bieter
3. Zuschlagskriterien
4. Nebenangebote
VII. Was sollte vertraglich bei der öffentlichen Auftragsvergabe geregelt werden?
VIII. Wann kann ein Verfahren aufgehoben und neu gestartet werden?
IX. Wann und wie ist bei der öffentlichen Auftragsvergabe über Verfahrensergebnisse zu
informieren?
X. Wie hat die Dokumentation der Vergabeverfahren zu erfolgen?

Diese Vorstellungen müssen sich als falsch herausgestellt haben. Die Parteien müssten, wenn sie dies vorausgesehen hätten, den Vertrag anders geschlossen haben. Eine Anpassung des Vertrages kann zudem nur gefordert werden, soweit einem Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls, insbesondere der vertraglichen oder gesetzlichen Risikoverteilung, das Festhalten am unveränderten Vertrag nicht zugemutet werden kann (BGHZ 167, 25 Rn. 30 m.w.N.; OLG Karlsruhe, Urteil vom 08. November 2016 – 17 U 185/15 –, juris, Rn. 58). Bei der Auflösung eines Vertrags wegen Wegfalls der Geschäftsgrundlage nach § 313 BGB handelt es sich um eine von vornherein auf besondere Ausnahmefälle beschränkte rechtliche Möglichkeit, die zur Vermeidung untragbarer, mit Recht und Gerechtigkeit schlechthin unvereinbarer Folgen unabweisbar erscheinen muss (vgl. OLG Karlsruhe, Urteil vom 08. November 2016 – 17 U 185/15 –, juris, Rn. 58 m.w.N.).

bb) Marktpreise und ihre Veränderung können dabei grundsätzlich Umstände darstellen, die bei entsprechender Vorstellung zur Geschäftsgrundlage geworden sind. Eine starke Veränderung von Preisen, insbesondere ein starker Preisverfall, kann deshalb eine schwerwiegende Änderung der Geschäftsgrundlage, insbesondere bei einem Abfallentsorgungsvertrag, sein (in diese Richtung etwa OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 117 [zum Altpapierverwertungsvertrag]).

Ob das Festhalten am Vertrag bei stark veränderten Preisen dann gleichwohl zuzumuten ist, ist unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles, insbesondere der vertraglichen oder gesetzlichen Risikoverteilung zu beurteilen (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 118). Die Möglichkeit, eine Vertragspflicht unter dem Gesichtspunkt des Wegfalls oder der Änderung der Geschäftsgrundlage an die veränderten Verhältnisse anzupassen, besteht wie gesehen nur unter ganz eng begrenzten Voraussetzungen. § 313 BGB ist dagegen nicht anwendbar, wenn sich durch die Veränderung ein Risiko verwirklicht, das eine Partei zu tragen hat. Wie die Risikosphären der Parteien gegeneinander abzugrenzen sind, ergibt sich aus dem Vertrag, dem Vertragszweck und dem anzuwendenden dispositiven Recht (vgl. BGH, NJW 2000, 1714). Der Sachleistungsschuldner trägt grundsätzlich das Risiko von Leistungserschwerungen (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 119).

Eine stillschweigende Risikoübernahme liegt etwa in der Vereinbarung eines Festpreises (vgl. BGHZ 129, 236, 253). Der vereinbarte Festpreis bleibt grundsätzlich auch bei unerwarteten Kostenerhöhungen bindend (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 119). Steigende Selbstkosten können die Annahme einer Änderung der Geschäftsgrundlage insbesondere dann nicht begründen, wenn der Sachleistungsgläubiger die Steigerung der Selbstkosten hätte voraussehen können und er sich durch die Gestaltung der jeweiligen Verträge bewusst sein musste, ein großes Risiko durch Preissteigerungen während der Vertragszeit auf sich zu nehmen, und er insoweit Vorsorge hätte treffen können, d.h. er die Möglichkeit hatte, ein für ihn untragbares und unzumutbares Ergebnis zu vermeiden (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 119 m.w.N.). Dies gilt auch für den Fall, dass der Vertragspreis für den Sachleistungsschuldner nicht mehr kostendeckend ist, d.h. er im Falle der Durchführung des unveränderten Vertrages durch die Steigerung der Selbstkosten statt eines Gewinns nunmehr einen Verlust zu verkraften hat; dieser fällt allein in sein unternehmerisches Risiko (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 10. März 2011 – 21 U 123/10 –, juris, Rn. 119 m.w.N.).

Zu berücksichtigen ist auch, dass eine fehlerhafte Kalkulation bei Ausschreibungen im Risikobereich des Bieters liegt; grundsätzlich hat der Bieter das Risiko seiner Fehlkalkulation zu tragen (vgl. BGH, NJW 1998, 3192, 3195).

cc) Aus der genannten ober- und höchstrichterlichen Rechtsprechung folgt indes zugleich, dass bei Vertragsschluss bestehende Vorstellungen – was von der Geschäftsgrundlage abzugrenzen ist – auch Inhalt des Rechtsgeschäfts geworden sein können. Ihre Geltung zwischen den Vertragsteilen hängt dann von der vertraglichen Ausgestaltung ab, die gegebenenfalls mittels Auslegung gewonnen wird; der Vertrag und seine weitere Ausgestaltung durch das Gesetz bestimmen dann auch die Durchsetzung des Inhalts und die Folgen gegebenenfalls eintretender Vertragsstörungen (vgl. Böttcher in: Erman, BGB, 16. Aufl. 2020, § 313 Rn. 2 m.w.N.). Eine Anpassung nach § 313 BGB scheidet demnach aus, wenn bereits der Vertrag nach seinem gegebenenfalls durch Auslegung zu ermittelnden Inhalt Regelungen über das Fehlen, den Wegfall oder die Veränderung bestimmter Umstände enthält (vgl. BGH, NZM 2014, 722 Rn. 18).

dd) Die Parteien können sich insbesondere in ihrem Vertrag über die Zuweisung von Risiken einigen. Hierfür können sie mit flexiblerer Rechtsfolge Anpassungsklauseln wie etwa Preisanpassungsklauseln in Form von Indexklauseln wählen. Besteht dergestalt eine ausdrückliche vertragliche Regelung für das eingetretene Risiko, ist das Vertragsgleichgewicht geregelt und daher grundsätzlich ein Rückgriff auf § 313 BGB nicht zu rechtfertigen (vgl. MüKoBGB/Finkenauer, 8. Aufl. 2019, § 313 Rn. 61; Böttcher in: Erman, BGB, 16. Aufl. 2020, § 313 BGB Rn. 19; s.a. BeckOK BGB/Lorenz; § 313 Rn. 41; zur Regelung einer Ertragsverteilung etwa BGH, NZG 1998, 501, 503; ferner BGH, NJW 1993, 1856, 1359). Angesichts eines im Vertrag gewählten Maßstabs für die Anpassung entsprechender Preise kann etwa die Geschäftsgrundlage nicht deshalb entfallen sein, weil später die Preise eines anderen Maßstabes eine stärkere Steigerung erfahren haben als der im Vertrag gewählte Maßstab (vgl. BGH, Urt. v. 11. Mai 1973 – V ZR 129/71, BeckRS 1973, 31123624).

Gerade vertragliche Abreden in Gestalt von Preisanpassungsklauseln und gesetzliche Sonderregelungen genießen demnach Vorrang vor § 313 BGB (vgl. Weller/Lieberknecht/Habrich, NJW 2020, 1017, 1021; Thume, in: Schmidt, COVID-19, § 14 Vertriebsrecht Rn. 22). Vereinbaren die Parteien eine (wirksame) Preisanpassungsklausel, die sich dann aus Sicht einer Partei als unzureichend erweist, so haben sie in Erkenntnis des Risikos eine autonome Risikoverteilung getroffen, die grundsätzlich einer weitergehenden Abhilfe nach Treu und Glauben im Wege steht (vgl. MüKoBGB/Finkenauer, § 313 Rn. 200). Mit solchen Klauseln wird erkennbar das Risiko eingegangen, dass sich der Marktpreis abweichend vom vereinbarten Preis entwickelt und sich der vereinbarte Preis damit für die eine oder andere Partei im Nachhinein als unvorteilhaft erweist; derartige Preisschwankungen gehören zum unternehmerischen Risiko der davon benachteiligten Partei, das diese mit der Preisvereinbarung bewusst eingegangen ist (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 11. Oktober 2013 – 12 U 15/13, BeckRS 2013, 20587 [zu einer Vertragsklausel, nach der das vereinbarte Entgelt der Preisgleitung in Höhe der Inflationsrate unterliegt]).

Wir betrachten die Betreuung von kommunalen Versicherungen als Herausforderung.

Kommunen müssen ihre Versicherungen auf der Grundlage einer fundierten Risikoanalyse abschließen.
Kommunen müssen ihren Versicherungsbestand zentral verwalten.
Kommunen müssen ihre Versicherungsleistungen im Zweifel ordnungsgemäß ausschreiben.

Die Kommunen sind verpflichtet, ihre Vermögensgegenstände pfleglich und wirtschaftlich zu verwalten. Die Haushaltswirtschaft ist sparsam und wirtschaftlich zu führen. Diese Pflichten schließen die Vorsorge vor unvorhersehbaren finanziellen Schäden für das eigene Vermögen mit ein. Die Kommunen dürfen ihre Vermögensgegenstände und Risiken gegen Schadenseintritte versichern. Sie können den Umfang ihrer freiwilligen Versicherungen im Rahmen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung selbst festlegen.

Kommunen müssen die Risiken systematisch betrachten und

o den Umfang des Versicherungsschutzes,

o die Vergabe von Versicherungsleistungen,

o die Ausgaben für den Versicherungsschutz und

o die Organisation des Versicherungswesens transparent abbilden.

Zu vermeiden sind Doppelversicherungen und fehlende Schadensregulierungen in Unkenntnis des Versicherungsschutzes. Zu führen sind eigene Statistiken zum Schadens- und Versicherungsverlauf. Kommunen müssen regelmäßig ihre bestehenden Versicherungen überprüfen, Handlungsempfehlungen ableiten und ihren Versicherungsschutz anpassen.

Kommunen müssen Versicherungsleistungen wegen Überschreitens der Wertgrenzen öffentlich ausschreiben. Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss ein Wettbewerb vorausgehen, wenn nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Bei Neuabschluss einer Versicherung besteht grundsätzlich eine Ausschreibungspflicht. Bei bestehenden Versicherungen besteht diese, wenn sich wesentliche Inhalte ändern.

Generell sollten die Kommunen die Fortdauer von Versicherungen überdenken, bei denen Prämie zu Schadenshäufigkeit und -höhe in einem für die Kommune ungünstigen Verhältnis stehen. Sie sollten dann Alternativen wie Nichtversicherung oder Selbstversicherung über Rücklagen in Erwägung ziehen. Die Kommunen sollten ihre Risiken nach pflichtgemäßem Ermessen systematisch und vollständig bewerten und im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Alternativen zu Fremdversicherungen prüfen, wie Eigenversicherung über Rücklagen oder gar Verzicht auf Absicherung.

Eine Versicherung sollte grundsätzlich befristet abgeschlossen werden. Sie sollte dann regelmäßig auf Aktualität und Notwendigkeit überprüft werden. Das Vergaberecht ist bei Änderungen und einem Neuabschluss von Versicherungen einzuhalten.

Durch ein gut organisiertes Versicherungswesen können die Kommunen ihre Wirtschaftlichkeit verbessern.

Wir können und wollen gerne die Frage der Ausschreibungsnotwendigkeit klären.

Es gibt keine gesetzliche Regelung zu zeitlichen Höchstgrenzen bei der Vergabe von Leistungsverträgen. Die Festlegung obliegt der autonomen Entscheidung des öffentlichen Auftraggebers. Laufzeiten werden regelmäßig nur durch den Wettbewerbsgrundsatz begrenzt.

Der Sinn und Zweck der Festlegung der Laufzeit von Verträgen ist vielschichtiger Natur. Durch die Festlegung von Vertragslaufzeiten soll bewirkt werden, dass andere Bieter nicht über einen sehr langen Zeitraum oder gar auf unbegrenzte Zeit von der Leistung und dem Wettbewerb ausgeschlossen werden. Daneben soll die regelmäßige Ausschreibung von Leistung auch deren Wirtschaftlichkeit gewährleisten. Außerdem soll durch die begrenzte Vertragslaufzeit ein Ausgleich der Kosten der Vergabe erreicht werden. Hinsichtlich der dynamischen Preisentwicklung sorgen begrenzte Vertragslaufzeiten für eine stetige Anpassung an die haushaltsrechtlichen Vorgaben. Die Festlegung von Laufzeitgrenzen ist demnach an die Umstände des Einzelfalles anzupassen und die vergaberechtliche Grenze für jede Beschaffung gesondert festzulegen.

Sowohl im europäischen als auch im nationalen Vergaberecht hat der Gesetzgeber keine Regelung in Bezug auf eine verbindliche Grenze für die Dauer der Vertragslaufzeit bei Leistungsverträgen erlassen. Daraus folgt, dass es keine „starre“ Regelung gibt, bis zu welcher Grenze Aufträge vergeben werden dürfen. Es obliegt also dem öffentlichen Auftraggeber zu bestimmen, welche Vertragslaufzeit aus seiner autonomen Entscheidung heraus als notwendig für seinen Bedarf anzusehen ist.

Als ungeschriebene Grenze kann lediglich der Wettbewerbsgrundsatz gesehen werden. Ein Verstoß gegen diesen ist dann anzunehmen, wenn die künftige Vergabe durch eine lange Vertragslaufzeit vermieden werden soll. Aus praktischer Sicht scheint ein Verstoß jedoch schwer nachweisbar.

In der Literatur wird eine Ansicht vertreten, nach der der EuGH der Dienstleistungsfreiheit gemäß Art. 56 AEUV eine allgemeine Grenze für Vertragslaufzeiten entnommen habe. Diese Ansicht basiert allerdings auf einer Einzelfallentscheidung und lässt sich daher nicht allgemein gültig vertreten. Entnommen werden kann der Entscheidung aber, dass das Erbringen der Dienstleistung durch ein in einen anderen Mitgliedstaat ansässigen Unternehmen nicht behindert oder unmöglich gemacht werden darf.

Besonders lange Laufzeiten können gerechtfertigt werden, wenn sie zwingenden Gründen des Gemeinwohls dienen und den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wahren. Der Begründungsaufwand und die Dokumentationspflicht stehen dabei proportional zur Länge der Vertragslaufzeit. Nach der Rechtsprechung sind diese Grundsätze auch auf andere Grundfreiheiten übertragbar. In Bezug auf unbefristete Verträge äußerte der EuGH in einer anderen Entscheidung Bedenken. Er machte jedoch deutlich, dass dem Abschluss von öffentlichen Dienstleistungsverträgen in unbestimmter Dauer kein aus dem Gemeinschaftsrecht zu entnehmendes Verbot entgegensteht.

In vielen Bereichen gibt es bei Kommunen Dienstleistungsverträge, die teilweise schon seit langer Zeit bestehen und deren Laufzeit sich durch Option oder Nichtkündigung verlängert.

Vergaberecht
Grundsätzlich müssen öffentliche Aufträge für Dienstleistungen ab den EU-Schwellenwerten im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben werden (§ 97 Abs. 1 GWB i.V.m. § 119 GWB). Dabei sind die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gleich zu behandeln, es sei denn, eine Ungleichbehandlung ist aufgrund des GWB ausdrücklich geboten oder gestattet. Die Unternehmen haben zudem einen Rechtsanspruch auf Einhaltung der Vergabevorschriften durch die Auftraggeber (§ 97 Abs. 2 und 6 GWB).
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nach § 31 Abs. 1 GemHVO landesrechtlich der Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung bzw. seit 28.02.2019 gleichberechtigt der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb.
Die in der Praxis häufig schwierige Frage nach dem Vorliegen eines Beschaffungsvorgangs, also ob eine Dienstleistung neu beschafft oder lediglich ein bestehendes Vertragsverhältnis fortgesetzt wurde, war in der Rechtsprechung lange nicht eindeutig geklärt.
Die am 18.04.2016 in Kraft getretene Vergaberechtsreform hat nun auch erstmals für den Oberschwellenbereich die Beurteilung von Vertragslaufzeiten und deren Änderungen im 4. Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) kodifiziert. Für den Unterschwellenbereich können hierzu die Regelungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) herangezogen werden.

Oberschwellenbereich
Für die Bewertung bei Verlängerungen von Dienstleistungsaufträgen sind im Oberschwellenbereich die gesetzlichen Vorgaben in § 132 GWB einschlägig. Ergänzend wird auf verweisende bzw. modifizierende Regelungen für soziale und andere Dienstleistungen (§ 130 Abs. 2 GWB), für den Sektorenbereich (§ 142 GWB) und bei Konzessionen (§ 154 Nr. 3 GWB) hingewiesen. Die durch Rechtsprechung entwickelte Rechtsauslegung im Oberschwellenbereich wurde im Wesentlichen durch die nationalen Regelungen in § 132 GWB fortgeführt, teilweise aber auch fortentwickelt. Ziel ist weiterhin, eine Umgehung des Wettbewerbs zu verhindern. § 132 GWB enthält erstmals klare Vorgaben, wann Auftragsänderungen (auch Laufzeitverlängerungen) während der Vertragslaufzeit wesentlich sind und ein neues Vergabeverfahren erfordern und wann nicht. Dabei vom Gesetzgeber eingeräumte Auslegungsspielräume bleiben bei der Prüfung unangetastet, sofern eine nachvollziehbare Dokumentation erfolgt.

Bei der Prüfung, ob eine wesentliche Änderung ein neues Vergabeverfahren erfordert, gelten zwei Grundregeln:

(1) Immer dann, wenn sich die Vertragsparteien eigens über die Verlängerung des laufenden Vertrags neu einigen müssen, kommt dies der Vergabe eines neuen Auftrags gleich und es entsteht prinzipiell die Ausschreibungspflicht.
(2) Die Nichtausübung eines Kündigungsrechts stellt keinen vergaberechtlich relevanten Vorgang dar, wenn mit der Kündigung nur ein bestehendes Auftragsverhältnis verkürzt würde.

Zur Vermeidung unnötiger Prüfungsschritte kann im konkreten Anwendungsfall folgende Prüfungsreihenfolge gewählt werden:

(1) Ist die de-minimis-Grenze nach § 132 Abs. 3 GWB überschritten?
Dies ist der Fall, wenn der Wert der Änderung (§ 3 VgV) den entsprechenden EU-Schwellenwert nach § 106 GWB übersteigt oder mehr als 10 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts beträgt. Bei mehreren aufeinander folgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maßgeblich. Bei einer Indexierung gilt der höhere Preis als Referenzwert (§ 132 Abs. 4 GWB). Ist diese Grenze nicht überschritten, ist die Änderung ohne Neuausschreibung vergaberechtlich zulässig, sofern sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert (geringfügige Auftragsänderung). Sofern die de-minimis-Grenze überschritten wird, ist der zweite Prüfungsschritt vorzunehmen.

(2) Liegt einer der Rechtfertigungsgründe des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 1-4 GWB und somit ein besonderer Ausnahmetatbestand vor?
Dann kann selbst eine wesentliche Änderung ohne Ausschreibung vorgenommen werden, sofern sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändert. Bei der Verlängerung von Dienstleistungsaufträgen kommt hier insbesondere der Rechtfertigungsgrund nach § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Betracht, wonach eine Änderung dann zulässig ist, wenn in den ursprünglichen Vergabeunterlagen klare, präzise formulierte Überprüfungsklauseln oder Optionen zur Laufzeit enthalten sind, die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen für eine Änderung des Vertrags enthalten und beim Zuschlag verbindlich berücksichtigt wurden. Die Wahrnehmung einer solchen Option, die beim Abschluss des ursprünglichen Vertrags vergaberechtlich berücksichtigt ist, muss nicht erneut dem Vergaberecht unterworfen werden. Eine später verabredete Vertragsverlängerung aber auch Verlängerungsoptionen, die dauerhaft genutzt werden und auf Dauer einen Wettbewerb verhindern, können nicht als Rechtfertigungsgrund gewertet werden und sind somit grundsätzlich dem Vergaberecht zu unterstellen und dem dritten Prüfungsschritt zu unterziehen.
Die Wesentlichkeitsprüfung nach § 132 Abs. 1 GWB kommt somit nur für Vertragsverlängerungen in Betracht, die weder unter § 132 Abs. 2 GWB (Rechtfertigungsgrund) noch unter § 132 Abs. 3 GWB (de-minimis-Grenze) fallen.
Wesentliche Änderungen im Sinne dieser Vorschrift erfordern ein neues Vergabeverfahren. In § 132 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1-4 GWB werden explizit Fallkonstellationen benannt, bei denen eine wesentliche Änderung vorliegt, ohne dass diese Fälle als abschließend zu verstehen sind. Dabei können für die Fallkonstellation der Vertragsverlängerung, insbesondere die Einführung von geänderten Bedingungen, die abweichende Verfahrensergebnisse ermöglichen, Änderungen des wirtschaftlichen Gleichgewichts zugunsten des Auftragnehmers oder eine erhebliche Ausweitung des Umfangs einschlägig sein. In anderen Fallkonstellationen hat eine offene Wesentlichkeitsprüfung nach § 132 Abs. 1 S. 2 GWB im Einzelfall zu erfolgen.
Sofern nach den vorstehenden Prüfungsschritten eine wesentliche, unzulässige (vergaberechtlich fehlerhafte) Vertragsverlängerung vorliegt, so stellt dies eine rechtlich angreifbare de-facto-Vergabe dar. Mögliche Rechtsfolgen sind einmal die Kündigung (§ 133 Abs. 1 Nr. 1 GWB) sowie die Unwirksamkeit des Folgevertrags (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB).

Unterschwellenbereich
Ähnlich der Regelung im Oberschwellenrecht (§ 132 GWB s.o.) wird auch im Unterschwellenbereich der Handlungsspielraum für Kommunen bei der Entscheidung, ob bei Auftragsänderung eine Neuausschreibung erfolgen muss, erweitert (§ 47 UVgO). Dies gilt insbesondere auch für Vertragserweiterungen vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie.
Im Übrigen wird auf die obigen Hinweise unter „1. Oberschwellenbereich“ verwiesen, mit der besonderen Maßgabe, dass die de-minimis-Grenze hier 20% beträgt und somit ein großzügigerer Prozentsatz gilt. Der Wert der Änderung darf demnach hier nicht mehr als 20% des ursprünglichen Auftragswertes betragen. Bei mehreren aufeinanderfolgenden Änderungen ist der Gesamtwert der Änderungen maßgeblich, wobei sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändern darf.

Haushaltsrecht
Neben den vergaberechtlichen Bestimmungen ist stets auch das Haushaltsrecht zu beachten.
In den Fällen der Vertragsverlängerung stehen die Interessen öffentlicher Auftraggeber gegen diejenigen potenzieller Auftragnehmer. Einerseits kann es kaum sinnvoll sein, bei jeder Fortsetzung eines bestehenden Vertragsverhältnisses ein erneutes Ausschreibungsverfahren durchzuführen, andererseits muss eine Zementierung bestehender Vertragsverhältnisse unter Ausschluss von Mitbietern unterbleiben. Durch länger andauernde Verträge darf jedenfalls der Wettbewerb nicht behindert oder gar ausgeschlossen werden.

Hier muss sich nicht unbedingt ein harter Handlungsbedarf aus den haushaltsrechtlichen Vorschriften ergeben. Der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit verlangt nämlich, dass für Leistungen nur marktgerechte Preise gezahlt werden. Wenn diese über einen längeren Zeitraum nicht mehr dem Wettbewerb unterworfen wurden, muss der Nachweis der Wirtschaftlichkeit der Leistung nicht unbedingt als nicht (mehr) erbracht angesehen werden. Es ist dann nicht zwingend (erneut) ein Wettbewerb durchzuführen.

Es reicht aus, die Marktgerechtigkeit festzustellen bzw wenn diese nicht festzustellen ist, über eine unwesentliche Anpassung des Vertrages die Marktgerechtigkeit wiederherzustellen.

Wir sind gerne bereit, Sie entsprechend zu unterstützen.

Wir haben in den Jahren 2000 bis 2022 zahlreiche Kommunalversicherungsdienstleistungssituationen bewertet und Kommunen beraten in Bezug auf die Notwendigkeit von Anpassungs- und/ oder Ausschreibungsnotwendigkeiten.

Etablierte und gut funktionierende qualitätvolle Leistungsbeziehungen soll(t)en vielfach vorschnell nur um der Ausschreibung willen nicht nur auf den Prüfstand, sondern ausgeschrieben werden.

Das macht vielfach keinen Sinn.

Der Ausschreibungsaufwand ist erheblich.

Feststellbar ist, dass in dem Bereich der Ausschreibungen eine geringe Bieterbeteiligung zu verzeichnen ist.   

Feststellbar ist auch, dass sich die Wirtschaftlichkeit allein mit einer Ausschreibung nicht verbessern lässt.

Das Versprechen mancher Berater von geringeren Prämien auf dem Papier wird erkauft durch Abschläge bei der qualitätvollen Leistungserbringung.

Wir können bei der ggf anstehenden Ausschreibung unterstützen.

Wir beraten und vertreten insbesondere in folgenden Bereichen:

• Konzeption und Durchführung kompletter Vergabeverfahren als externe Vergabestelle
• Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
• Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
• Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Wir beraten öffentliche wie private Auftraggeber bei der rechtssicheren und marktgerechten Strukturierung, Konzeption und Abwicklung von Vergabeverfahren – immer mit dem erforderlichen Weitblick und mit Kreativität. Für jedes Projekt entwickeln wir die optimale Vergabestrategie. Dabei stellen wir sicher, dass die Vorgaben des europäischen und des nationalen Rechts einschließlich der Landesvergabegesetze eingehalten und Gestaltungsspielräume zugunsten unserer Mandanten ausgeschöpft werden. Im Fall einer öffentlichen Förderung behalten wir zudem alle damit verbundenen Auflagen sehr genau im Auge.

Unternehmen unterstützen wir bei der rechtssicheren und wirtschaftlich optimierten Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten; wir prüfen auch Vergabeunterlagen auf mögliche Rechtsverstöße und beraten zum optimalen Umgang mit erkannten Verstößen. Selbstverständlich vertreten wir regelmäßig öffentliche Auftraggeber ebenso wie Bieter in Nachprüfungs- und Vorlageverfahren vor Vergabekammern, deutschen Gerichten und dem EuGH.

Unser Beratungskonzept VergMan ® umfasst grundsätzlich alle möglichen Beschaffungsgegenstände. Wir entwickeln jeweils das optimale Vergabekonzept und strukturieren den Vergabeprozess gemeinsam mit unseren Mandanten. Vorbereitung und Durchführung komplexer Vergabeverfahren gehören für uns zum Tagesgeschäft. Unsere Beratung folgt einem ganzheitlichen Ansatz.

Das bedeutet: Über alle Vergabephasen hinweg begleiten wir unsere Mandanten umfassend. Strukturierung und Durchführung rechtssicherer Vergabeverfahren sind selbstverständlich – wir kennen aber auch den Markt und schaffen Wettbewerb für Sie, der sich auszahlt, insbesondere in Spezialverfahren wie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog oder beim Abschluss von Rahmenverträgen.

Wenn Sie möchten, erstellen wir alle notwendigen Vergabe- und Vertragsunterlagen für Ihr Projekt – orientiert nur an Ihren individuellen Bedürfnissen, um das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen.

Wir nutzen intensiv und sichern ab zulässige Ausnahmetatbestände wie das Leistungsbestimmungsrecht, zulässige produktbezogene Leistungsbeschreibungen und zulässige Ausnahmeverfahrensarten.   

Wir übernehmen für Sie die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses.

Die entsprechenden Maßgaben werden im Einzelfall analysiert.

Den Maßgaben wird anforderungsgerecht entsprochen.

Sie sind nicht daran gehindert, sich zur Durchführung eines Vergabeverfahrens ganz oder teilweise der Hilfe externer Unterstützung zu bedienen, die über qualifizierten Sachverstand verfügen. Nicht zulässig ist es indessen, die Verantwortung für die Vergabe komplett auf diese übertragen. Der Auftraggeber muss das Vergabeverfahren eigenverantwortlich durchführen, also auch die Angebote prüfen und eigenverantwortlich über mögliche Ausschlussgründe und den Zuschlag entscheiden. Dieser Pflicht und Verantwortung im Hinblick auf die Vergabeentscheidung genügt der Auftraggeber aber, wenn er die Wertung durch externen Sachverstand und deren Zuschlagsvorschlag genehmigt. Diese Genehmigung soll zumindest durch einen billigenden Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift zum Ausdruck kommen. Wir stellen sicher, dass Sie bzw die zuständigen Stellen Ihres Hauses im Rahmen der von uns durchgeführten Vergabeverfahren in diesem Sinne anforderungsgerecht einbezogen werden. Unser Motto ist: das Verfahren in die Hand nehmen, nicht aber dem Auftraggeber und schon gar nicht: völlig aus der Hand nehmen.

Das von uns entwickelte Leistungsbild für Beschaffungsverfahren umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen.

Insbesondere:

• Zielorientierte Abstimmung über den Beschaffungsbedarf/ Bestimmung des Beschaffungsbedarfes
• Durchführung und Auswertung einer Markterkundung
• Sachgerechte Strukturierung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Interessengerechte Ausrichtung und Gestaltung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Erstellung einer Leistungs-/ Aufgabenbeschreibung
• Festlegung der Eignungskriterien und deren Gewichtung
• Festlegung der Auswahlkriterien und deren Gewichtung
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Festlegung von Bewertungsmatrizes
• Umfassende Beratung des Auftraggebers in allen relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen: z. B. zu einer möglichen Aufteilung in Fach- und/ oder Teillose
• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (formal und fachlich)
• ggf. Erstellung der Verträge (bei Bedarf)
• Erstellung der notwendigen Bekanntmachung
• Verfahrensbegleitung: Veröffentlichung der Ausschreibung auf einer Vergabeplattform und Bewerber-/ Bieterkommunikation, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen
• Durchführung der Bewerbungs-/ Angebotsöffnung (gemeinsam mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen per Videokonferenz); Bewerbungs-/ Angebotsbewertung
• Erarbeitung und Vorstellung und Abstimmung des Vergabevorschlags
• Durchführung der Zuschlagserteilung nach Rücksprache mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen, Information der nicht erfolgreichen Bieter
• ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens
• optional: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen, Bemusterungen oder Angebotspräsentationen
• Dokumentation des kompletten Vergabeverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben

Daneben bieten wir an

• Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
• Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
• Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Der Unterzeichner ist bei diesem wichtigen Projekt Ihr persönlicher Ansprechpartner.

Lediglich zur Unterstützung und zur Abbildung einer zuverlässigen Vertretungsregelung im Krankheitsfalle wird eingebunden weiterer Sachverstand aus unserem Hause.

Die Kommunikation erfolgt zügig und ergebnisorientiert, gerne per Email, telefonisch, per ZOOM odgl..

Wir werden insgesamt tätig zu einem attraktiven Stundensatz.

Der für Beschaffungsverfahren jeweils zu betreibende Aufwand wird verfahrensbezogen jeweils vorher abgeschätzt und pauschaliert.

Das ist fair und transparent.

Gerne unterbreiten wir ein unverbindliches Angebot über

• alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen

oder

• Beratung zu Fragestellungen des Vergaberecht
• Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlage
• Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Die E DIN 14502-2 fordert für alle Sitzplätze im Mannschaftsraum 3-Punkt-Automatiksicherheitsgurt. Diese über die Vorgaben der StVZO hinausgehende Forderung sollte für die bestmögliche Sicherheit unserer Einsatzkräfte immer ausdrücklich gefordert werden.

Rechtliche und technische Anforderungen

Die Beschaffung von Einsatzfahrzeugen stellt besondere Anforderungen an die Vergabestellen und die Feuerwehren als Bedarfsträger, aber auch an die Bieter.

Lernen Sie mit uns, wie Sie die Vorgaben des Vergaberechts mit den technischen und taktischen Anforderungen in Einklang bringen:

• Feuerwehr-Bedarfsplan und Fahrzeugkonzept
• Normen und Richtlinien
• Vergaberechtliche Grundsätze
• EU-weite und nationale Vergabeverfahren
• Rahmenvereinbarungen
• Verfahrensarten
• Leistungsbestimmungsrecht
• Produktbezogenheit der Leistungsbeschreibung
• Fachlose
• Eignungskriterien, Bewertungsmethoden
• Auswahlkriterien
• Zuschlagskriterien, Bewertungsmethoden
• Rechtsschutz
• Auftragsabwicklung

Termine

19.1.23

9 Uhr bis 16 Uhr

Veranstaltungsort
AxAkademie Veranstaltungszentrum Neckargemünd

Teilnahmegebühr
1099,- Euro zzgl. MwSt. pro Person

Die Teilnahmegebühr beinhaltet
– Intensivschulungsunterlagen (ausgedruckt und digital)
– Verpflegung
– Teilnahmezertifikat

Anmeldung
Haben Sie Fragen zur Anmeldung oder zu Reservierungen und Buchungen?
Schreiben Sie einfach eine Email an die AxAkademie.

Teilnahme- und Stornierungskonditionen

Es gelten die folgenden Teilnahme- und Stornierungskondition:
§ 1 Anwendungsbereich

Diese Teilnahme- und Stornierungskonditionen gelten für sämtliche mit der AxAkademie abgeschlossenen Verträge für Präsenzveranstaltungen.

§ 2 Anmeldung

(1) Die Anmeldung zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung der AxAkademie ist per E-Mail bei der AxAkademie möglich.

(2) Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Soweit die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung berücksichtigt werden kann und die Präsenzveranstaltung noch über freie Plätze verfügt, erhält der Teilnehmer per E-Mail eine Anmeldebestätigung.

(3) Wird für die jeweilige Veranstaltung nicht die erforderliche Mindestteilnehmerzahl erreicht, so hat die AxAkademie gem. § 4 das Recht vom Vertrag zurückzutreten.

(4) Kann die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung mangels freier Plätze nicht berücksichtigt werden, informiert die AxAkademie den Teilnehmer hierüber und weist ggf. auf alternative Veranstaltungen oder Termine hin.

§ 3 Teilnahmegebühr

(1) Die Teilnahmegebühr ist dem aktuellen Seminarprogramm der AxAkademie zu entnehmen. Der dort genannte Betrag umfasst die Teilnahme an der Veranstaltung und alle weiteren Leistungen von der AxAkademie im Rahmen der gebuchten Veranstaltung (Tagungsunterlagen, Kaffeepausen und Mittagessen etc.). Übernachtungs- und Reisekosten sind nicht in der Teilnahmegebühr enthalten.

(2) Die Teilnahmegebühr versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Der in der Rechnung von der AxAkademie ausgewiesene Betrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen wurden.

§ 4 Durchführung der Veranstaltung, Rücktritt durch AxAkademie

(1) Die Veranstaltung wird von qualifizierten Referenten vorbereitet und durchgeführt. Der Teilnehmer hat Anspruch darauf, dass die Veranstaltung von dem oder der auf der Webseite der AxAkademie angekündigten Referenten geleitet wird.

(2) Die AxAkademie haftet nicht für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Tagungsunterlagen bzw. des Veranstaltungsinhaltes, sofern kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden durch die AxAkademie oder ihrer Erfüllungsgehilfen vorliegt. Die AxAkademie leistet dem Teilnehmer ferner keine Gewähr für den Eintritt eines bestimmten Erfolges aufgrund seiner Teilnahme.

(4) Die AxAkademie ist berechtigt, die Veranstaltung wegen Verhinderung des Referenten oder Schließung der Veranstaltungsräume räumlich und / oder zeitlich zu verlegen oder das Programm der Veranstaltung zu ändern. Die Rechte des Teilnehmers bei einer solchen Änderung sind in § 5 Ziff. 3 geregelt.

(4) Kann eine Veranstaltung aus Gründen, die die AxAkademie nicht zu vertreten hat (z. B. Verhinderung des Referenten, Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl oder Schließung der Veranstaltungsräume), ganz oder teilweise nicht stattfinden, ist die AxAkademie berechtigt, von dem Vertrag zurückzutreten.

(5) Im Fall eines Rücktritts durch die AxAkademie erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

§ 5 Rücktritt durch den Teilnehmer

(1) Der Teilnehmer ist berechtigt, von diesem Vertrag bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn zurückzutreten. Ist der Rücktritt fristgerecht erfolgt, erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück.

(2) Geht eine Rücktrittserklärung später als vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein oder nimmt der Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teil, so hat die AxAkademie Anspruch auf Zahlung der vollen Vergütung.

(3) Der Teilnehmer ist darüber hinaus bei einer wesentlichen Änderung von Zeit, Ort oder Inhalt der Veranstaltung berechtigt, innerhalb von einer Woche nach Erhalt einer entsprechenden Mitteilung von dem Vertrag zurückzutreten. Eine wesentliche Änderung liegt insbesondere dann vor, wenn die Veranstaltung nicht an dem angekündigten Tag oder in der angekündigten Stadt stattfindet. Der Wechsel eines Referenten stellt dagegen keine wesentliche Änderung dar. Im Fall des Rücktritts erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

(4) Gegebenenfalls bestehende gesetzliche Widerrufsrechte des Teilnehmers bleiben unberührt.

§ 6 Hausordnung, Anreise, Unterkunft

(1) Der Teilnehmer verpflichtet sich, die Hausordnung und Brandschutzordnung der Gebäude, in denen die Veranstaltung stattfindet, sowie etwaige Rauchverbote zu beachten. Auf Wunsch wird die AxAkademie diese dem Teilnehmer zusenden.

(2) Die Buchung einer etwaigen Anreise und Unterkunft hat der Teilnehmer selbst zu besorgen. Die AxAkademie informiert den Teilnehmer auf Wunsch über Unterkunftsmöglichkeiten.

§ 7 Haftung

(1) Die AxAkademie haftet unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet die AxAkademie, sofern eine Pflicht verletzt ist, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszweckes wesentlich ist („Kardinalpflicht“). Kardinalpflichten sind dabei solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der AxAkademie.

(4) Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Teilnehmers beträgt ein Jahr, soweit der Beginn der Frist von der Kenntnis des Teilnehmers abhängig ist; in den übrigen Fällen bleibt es bei den gesetzlichen Regelungen.

(5) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie die Haftung für Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleiben von den vorstehenden Abs. (1) bis (4) unberührt.

§ 8 Urheberrecht

Die Seminarunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne vorherige schriftliche Einwilligung durch die AxAkademie und den Referenten vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Ein Mitschnitt der Veranstaltung, z.B. auf Ton- oder Videobänder, ist nicht zulässig.

§ 9 Information zur Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die Sie unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/finden.

Unsere E-Mail-Adresse lautet: info@AxAkademie.de
Information zur Verbraucherstreitbeilegung nach § 36 VSBG: AxAkademie ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes nicht verpflichtet und nicht bereit.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

(2) Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Teilnehmers wird hiermit widersprochen.

(3) Gerichtsstand im Verkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Neckargemünd.

Datenschutzhinweise:
Wir weisen darauf hin, dass Sie die Verwendung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzbestimmungen selbstverständlich jederzeit widerrufen können.

» Überwachung und Auswertung der Alarm- und Kontrollsysteme

» Sicherstellung des störungsfreien Ablaufs der Taschengeldauszahlungen

» Begleitdienste innerhalb der Liegenschaft » Kontrollgänge » Zutrittsregelung zur Essenausgabe (Mengenbegrenzung der Essenteilnehmer je nach Raum-/ Tischkapazität)

» Aufsichtsdienste » Beförderung zur und Betreuung bei der Erstuntersuchung

Öffentliche Aufträge zum Schutz von Flüchtlingsunterkünften durch private Sicherheitsdienstleister sind im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren zu vergeben:

» Öffentliche Aufträge zum Schutz von Flüchtlingsunterkünften durch private Sicherheitsdienstleister sind im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren zu vergeben.

» Bei der Vergabe sind Aspekte der Qualität zu berücksichtigen.

» Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Grundlage dafür ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Die Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes hat auf der Grundlage einer dem Vertragsgegenstand entsprechenden angemessenen Gewichtung zwischen Preis und Leistung zu erfolgen.

» Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen.

» Die Zuschlagskriterien müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird, der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprüfung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote die Zuschlagskriterien erfüllen.

» Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung müssen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aufgeführt werden.

» Eine Objektbegehung ist zwingende Grundvoraussetzung zur Angebotsabgabe

» Schulungen müssen dokumentiert und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Die Beurteilung eines dem Vertragsgegenstand entsprechend angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnisses bestimmt sich in Gewichtung und Berücksichtigung von Qualitätsaspekten in Höhe von mindestens 60 Prozent.

Qualitätskriterien (Eignungskriterien):

Qualitätskriterien (Eignungskriterien) sind » Vorhandensein eines qualifizierten Qualitätsmanagement-Systems

» Tägliche, 24-Stunden dauernde ununterbrochene Besetzung der Einsatzleitung mit Führungspersonal

» Festlegung von Reaktionszeiten der Einsatzleitung mit Führungspersonal sowie der Reserven zur Verstärkung vor Ort bzw. zur Ersatzstellung im Sicherheitskonzept des Sicherheitsdienstleisters

» Einsatz und entsprechende Vergütung von qualifiziertem Personal; Nachweis des Unterrichtungsverfahrens bzw. der erforderlichen Sachkundeprüfung (IHK) für das eingesetzte Personal. Beim Führungspersonal bzw. beim Objekt- und Wachleiterpersonal liegen qualifizierte Ausbildungen in Form der Geprüften Werkschutzfachkraft (IHK) bzw. der Geprüften Schutz- und Sicherheitskraft (IHK) vor

» Vorhandensein eines Ausbildungsstandards für Erstqualifikation und Weiterqualifikation (bi-modulares Qualifizierungssystem mit Basis- und Erweiterungsmodul)

» Vorhandensein von Sprachkenntnissen, die eine Kommunikation mit Flüchtlingen ermöglichen spezielle Fortbildungen in Deeskalationstechniken und interkulturelle Kompetenzen

» Verfassungsschutzmäßige Überprüfung des eingesetzten Personals (Regelabfrage) gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen

» Regelmäßige Zuverlässigkeitsüberprüfung des eingesetzten Personals, mindestens 1x jährlich » Referenzen/Erfahrungen, die sowohl der vergleichbaren Größe der Unterkunft (Anzahl Flüchtlinge und Anzahl der eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter:innen) entsprechen, hierfür ist eine Eigenerklärung des Sicherheitsdienstleisters und bei Auftragsvergabe ein Referenzschreiben vorzulegen » Implementierungskonzept

» Sicherheitskonzept mit Angaben zum Regelbetrieb » Ausreichender Versicherungsschutz und Nachweis durch standardisierte Versicherungsbestätigung » Hygiene und Pandemiekonzepte » Verweis auf konkrete Inhalte der DIN 77200- 1:2017 und DIN 77200-2:2019 in den Anforderungskriterien der Leistungsbeschreibung

Trennung zwischen der Ausschreibung der Betreuung der Liegenschaft und der Vergabe der Sicherheitsaufgaben:

Es sollte eine Trennung zwischen der Ausschreibung der Betreuung der Liegenschaft und der Vergabe der Sicherheitsaufgaben vorgenommen werden. Sollte dies nicht möglich sein, muss das Generalunternehmen vertraglich dazu verpflichtet werden, bei der Vergabe an einen privaten Sicherheitsdienstleister dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zwingend zu verlangen.

Rechtlicher Rahmen zur europaweiten Ausschreibung:

Durchgeführt wird ein Offenes Verfahren nach GWB/VgV.

Öffentliche Auftraggeber können nach europäischem Vergaberecht und § 14 Abs. 2 S. 1 VgV zwischen zwei Arten des Vergabeverfahrens wählen: das offene und das nicht offene Verfahren. Bei beiden Verfahren soll ein möglichst großer Wettbewerb unter den Bietern erreicht werden; das erste beginnt mit einem Aufruf, sich unmittelbar mit einem Angebot zu beteiligen, das zweite mit einem Aufruf, sich für die Angebotsabgabe zu bewerben; damit stellt sich der Bewerber einer Vorauswahl, bevor er zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.

Offenes Verfahren:

Das offene Verfahren ist streng formal aufgebaut. Es läuft nach festen Vorgaben und Schritten ab. Es ist bewusst transparent und überprüfbar gestaltet. Bieter können den in den §§ 155 ff. GWB vorgesehenen Rechtsschutz in Anspruch nehmen und Vergabeverfahren durch die Vergabekammern und – in zweiter Instanz – durch die Vergabesenate der Oberlandesgerichte überprüfen lassen. Die wichtigsten Verfahrensgrundsätze im offenen Verfahren sind gemäß § 97 GWB:

► Pflicht zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb

► Pflicht zur Gleichbehandlung der Bieter (Diskriminierungsverbot)

► Transparenzgebot

► Verhandlungsverbot, insbesondere über die Angebotspreise.

Der öffentliche Auftraggeber muss den Auftrag europaweit ausschreiben, wenn der Auftragswert die maßgeblichen Schwellenwerte erreicht oder übersteigt. Deshalb muss er vor der Ausschreibung den künftigen Auftragswert schätzen.

Beginn der Vergabe:

Das eigentliche Vergabeverfahren beginnt mit der Versendung der Vergabebekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der EU. Sie ist mit elektronischen Mitteln vom öffentlichen Auftraggeber zu übermitteln. In der Vergabebekanntmachung gibt der öffentliche Auftraggeber die Absicht der Auftragsvergabe und weitere Informationen bekannt. Die Vergabebekanntmachung ist vom Auftraggeber nach dem im Anhang II der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 enthaltenen Muster zu erstellen. In diesem Muster sind alle Informationen über den zu vergebenden Auftrag und das Vergabeverfahren vorgegeben, die der Auftraggeber mit der Vergabebekanntmachung zu veröffentlichen hat. Die europäische Internetseite http://simap.ted.europa.eu/ stellt das entsprechende Formular zur Bekanntmachung der Vergabe eines öffentlichen Auftrags kostenlos zum Download zur Verfügung. Dieses Formular kann der öffentliche Auftraggeber am Computer selbst ausfüllen und direkt auf elektronischem Wege per E-Mail an das Amt für Veröffentlichungen der EU weiterleiten.

Dokumentation:

Das Vergabeverfahren ist von Anfang an fortlaufend zu dokumentieren. Die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen im Vergabeverfahren hat der Auftraggeber in einer umfassenden Vergabedokumentation, auch Vergabevermerk genannt, fortlaufend festzuhalten. Die Verpflichtung zur Erstellung einer Vergabedokumentation dient auch der transparenten Gestaltung des gesamten Vergabeverfahrens. Die Vergabedokumentation soll eine Überprüfbarkeit der im Rahmen des Vergabeverfahrens getroffenen Maßnahmen, Feststellungen und Entscheidungen gewährleisten. Darüber hinaus kommt ihr eine wesentliche Beweisfunktion zu, die in einem möglichen Nachprüfungsverfahren von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Auftraggebers sein kann.

Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen bestehen aus

► dem Anschreiben,

► ggf. den Bewerbungsbedingungen und

► den Vertragsunterlagen. Die Vertragsunterlagen bestehen aus

► der Leistungsbeschreibung (einschließlich des Leistungsverzeichnisses),

► den Vertragsbedingungen und

► den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen Teil B (VOL/B – Ausgabe 2003).

Der Auftraggeber sollte für die Preisangebote und alle gewünschten Angaben der Bieter Formulare in den Vergabeunterlagen vorgeben, die die Bieter auszufüllen haben. Auf diese Weise ist die Vollständigkeit und Vergleichbarkeit der Angebote am besten gewährleistet. Folgende Formulare ergeben sich aus den Bestimmungen der VgV und haben sich in der Praxis bewährt:

Checkliste zu den Formularen in den Vergabeunterlagen

► Angebot (Formblatt)

► Preisblatt

► Eigenerklärung zur Eignung

► Eigenerklärung zum Unternehmen

► Liste der Referenzen

► Ggf. Erklärung einer Bietergemeinschaft

► Ggf. Erklärung zur beabsichtigten Beauftragung von Unterauftragnehmern

Der Auftraggeber hat bei einer europaweiten Ausschreibung in den Vergabeunterlagen oder in der Vergabebekanntmachung alle Zuschlagskriterien anzugeben und zu gewichten. Die Kenntnis der Zuschlagskriterien ist für die Bieter zwingende Voraussetzung, ihr Angebot zu erstellen. Um die Zuschlagskriterien für die Bieter so transparent wie möglich zu machen, sollte der Auftraggeber sie sowohl in der Vergabebekanntmachung als auch in der Leistungsbeschreibung angeben. Das wesentliche Kriterium ist das des wirtschaftlichsten Angebotes. Dies bedeutet, dass bei der Zuschlagserteilung nicht zwingend nur der angebotene Preis zu berücksichtigen ist. Es können weitere Kriterien aufgestellt werden, nach denen das wirtschaftlichste Angebot ermittelt und die Zuschlagsentscheidung getroffen werden soll. Die Festlegung der Zuschlagskriterien in der Vergabebekanntmachung und/oder den Vergabeunterlagen ist für den öffentlichen Auftraggeber bindend. Bei der Wertung der Angebote berücksichtigt der Auftraggeber entsprechend der bekannt gegebenen Gewichtung vollständig und ausschließlich die Kriterien, die er in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt hat. Eine Änderung der Zuschlagskriterien im Vergabeverfahren ist unzulässig.

Termine

20.1.23

9 Uhr bis 16 Uhr

Veranstaltungsort
AxAkademie Veranstaltungszentrum Neckargemünd

Teilnahmegebühr
1099,- Euro zzgl. MwSt. pro Person

Die Teilnahmegebühr beinhaltet
– Intensivschulungsunterlagen (ausgedruckt und digital)
– Verpflegung
– Teilnahmezertifikat

Anmeldung
Haben Sie Fragen zur Anmeldung oder zu Reservierungen und Buchungen?
Schreiben Sie einfach eine Email an die AxAkademie.

Teilnahme- und Stornierungskonditionen

Es gelten die folgenden Teilnahme- und Stornierungskondition:
§ 1 Anwendungsbereich

Diese Teilnahme- und Stornierungskonditionen gelten für sämtliche mit der AxAkademie abgeschlossenen Verträge für Präsenzveranstaltungen.

§ 2 Anmeldung

(1) Die Anmeldung zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung der AxAkademie ist per E-Mail bei der AxAkademie möglich.

(2) Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Soweit die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung berücksichtigt werden kann und die Präsenzveranstaltung noch über freie Plätze verfügt, erhält der Teilnehmer per E-Mail eine Anmeldebestätigung.

(3) Wird für die jeweilige Veranstaltung nicht die erforderliche Mindestteilnehmerzahl erreicht, so hat die AxAkademie gem. § 4 das Recht vom Vertrag zurückzutreten.

(4) Kann die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung mangels freier Plätze nicht berücksichtigt werden, informiert die AxAkademie den Teilnehmer hierüber und weist ggf. auf alternative Veranstaltungen oder Termine hin.

§ 3 Teilnahmegebühr

(1) Die Teilnahmegebühr ist dem aktuellen Seminarprogramm der AxAkademie zu entnehmen. Der dort genannte Betrag umfasst die Teilnahme an der Veranstaltung und alle weiteren Leistungen von der AxAkademie im Rahmen der gebuchten Veranstaltung (Tagungsunterlagen, Kaffeepausen und Mittagessen etc.). Übernachtungs- und Reisekosten sind nicht in der Teilnahmegebühr enthalten.

(2) Die Teilnahmegebühr versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Der in der Rechnung von der AxAkademie ausgewiesene Betrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen wurden.

§ 4 Durchführung der Veranstaltung, Rücktritt durch AxAkademie

(1) Die Veranstaltung wird von qualifizierten Referenten vorbereitet und durchgeführt. Der Teilnehmer hat Anspruch darauf, dass die Veranstaltung von dem oder der auf der Webseite der AxAkademie angekündigten Referenten geleitet wird.

(2) Die AxAkademie haftet nicht für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Tagungsunterlagen bzw. des Veranstaltungsinhaltes, sofern kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden durch die AxAkademie oder ihrer Erfüllungsgehilfen vorliegt. Die AxAkademie leistet dem Teilnehmer ferner keine Gewähr für den Eintritt eines bestimmten Erfolges aufgrund seiner Teilnahme.

(4) Die AxAkademie ist berechtigt, die Veranstaltung wegen Verhinderung des Referenten oder Schließung der Veranstaltungsräume räumlich und / oder zeitlich zu verlegen oder das Programm der Veranstaltung zu ändern. Die Rechte des Teilnehmers bei einer solchen Änderung sind in § 5 Ziff. 3 geregelt.

(4) Kann eine Veranstaltung aus Gründen, die die AxAkademie nicht zu vertreten hat (z. B. Verhinderung des Referenten, Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl oder Schließung der Veranstaltungsräume), ganz oder teilweise nicht stattfinden, ist die AxAkademie berechtigt, von dem Vertrag zurückzutreten.

(5) Im Fall eines Rücktritts durch die AxAkademie erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

§ 5 Rücktritt durch den Teilnehmer

(1) Der Teilnehmer ist berechtigt, von diesem Vertrag bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn zurückzutreten. Ist der Rücktritt fristgerecht erfolgt, erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück.

(2) Geht eine Rücktrittserklärung später als vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein oder nimmt der Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teil, so hat die AxAkademie Anspruch auf Zahlung der vollen Vergütung.

(3) Der Teilnehmer ist darüber hinaus bei einer wesentlichen Änderung von Zeit, Ort oder Inhalt der Veranstaltung berechtigt, innerhalb von einer Woche nach Erhalt einer entsprechenden Mitteilung von dem Vertrag zurückzutreten. Eine wesentliche Änderung liegt insbesondere dann vor, wenn die Veranstaltung nicht an dem angekündigten Tag oder in der angekündigten Stadt stattfindet. Der Wechsel eines Referenten stellt dagegen keine wesentliche Änderung dar. Im Fall des Rücktritts erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

(4) Gegebenenfalls bestehende gesetzliche Widerrufsrechte des Teilnehmers bleiben unberührt.

§ 6 Hausordnung, Anreise, Unterkunft

(1) Der Teilnehmer verpflichtet sich, die Hausordnung und Brandschutzordnung der Gebäude, in denen die Veranstaltung stattfindet, sowie etwaige Rauchverbote zu beachten. Auf Wunsch wird die AxAkademie diese dem Teilnehmer zusenden.

(2) Die Buchung einer etwaigen Anreise und Unterkunft hat der Teilnehmer selbst zu besorgen. Die AxAkademie informiert den Teilnehmer auf Wunsch über Unterkunftsmöglichkeiten.

§ 7 Haftung

(1) Die AxAkademie haftet unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet die AxAkademie, sofern eine Pflicht verletzt ist, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszweckes wesentlich ist („Kardinalpflicht“). Kardinalpflichten sind dabei solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der AxAkademie.

(4) Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Teilnehmers beträgt ein Jahr, soweit der Beginn der Frist von der Kenntnis des Teilnehmers abhängig ist; in den übrigen Fällen bleibt es bei den gesetzlichen Regelungen.

(5) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie die Haftung für Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleiben von den vorstehenden Abs. (1) bis (4) unberührt.

§ 8 Urheberrecht

Die Seminarunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne vorherige schriftliche Einwilligung durch die AxAkademie und den Referenten vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Ein Mitschnitt der Veranstaltung, z.B. auf Ton- oder Videobänder, ist nicht zulässig.

§ 9 Information zur Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die Sie unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/finden.

Unsere E-Mail-Adresse lautet: info@AxAkademie.de
Information zur Verbraucherstreitbeilegung nach § 36 VSBG: AxAkademie ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes nicht verpflichtet und nicht bereit.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

(2) Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Teilnehmers wird hiermit widersprochen.

(3) Gerichtsstand im Verkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Neckargemünd.

Datenschutzhinweise:
Wir weisen darauf hin, dass Sie die Verwendung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzbestimmungen selbstverständlich jederzeit widerrufen können.