von Thomas Ax
Hochschulinformationssysteme (HIS) oder Campus-Management-Systeme (CMS) sind IT-Systeme, die der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus (Studierenden-, Kurs- und Prüfungsverwaltung etc.) sowie weiterer Aufgabenfelder der Hochschulverwaltung dienen. Die Verarbeitung und Präsentation studien-, lehr- oder prüfungsbezogener Informationen erfolgt dabei im Sinne des E-Campus zunehmend durch internetbasierte Hochschulportale mit Selbstbedienungsfunktionen. Die Nachfrage nach einer IT-gestützten Abwicklung hochschulischer Geschäftsprozesse zur Entlastung von Hochschulverwaltungen hat im Zuge der Modularisierung der Studiengänge und weiterer Reformschritte an europäischen Hochschulen zu Beginn des 21. Jahrhunderts deutlich zugenommen.
Leistungsumfang
Der Leistungsumfang der modular strukturierten Hochschul-Management-Systeme unterschiedlicher Anbieter weicht erheblich voneinander ab. Zu den Kernanwendungen werden häufig folgende Geschäftsprozesse gerechnet, deren internetgestützte Bearbeitung durch Studierende, Lehrende oder Bedienstete moderne Hochschulinformationssysteme auf der Basis eines differenzierten Rechtesystems ermöglichen:
- Bewerbungs- und Zulassungsverfahren
- Studierendenverwaltung
- Studiengangs- und Prüfungsordnungsmodellierung
- Veranstaltungsplanung (u. a. Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses sowie der Regel- und individuellen Stundenpläne)
- Lehrraummanagement
- Teilnehmermanagement (An- und Abmeldung, Zulassung und Verteilung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen)
- Studiengangskoordination (u. a. Planung des Semesterangebots und Sicherstellung der Studierbarkeit)
- Prüfungsmanagement (u. a. Notenverbuchung, Anrechnung von Leistungen, Verwaltung von Abschlussarbeiten)
- Organisationsdatenverwaltung (z. B. Gebäude- und Hörsaal-Pläne, E-Mail- und Telefonverzeichnis der Fakultäten, Institute, Abteilungen, Bediensteten etc.).
Auch zur Abbildung von Verwaltungsprozessen in den Bereichen Human Resources, Rechnungswesen, Controlling oder Computer-Aided Facility Management (CAFM) werden Hochschul-Management-Systeme herangezogen. Im Zuge einer Ausdifferenzierung der Anforderungen an den Hochschulen werden ergänzende Funktionen wie Alumniverwaltung und Marketing, Kursevaluation, Praktikumsmanagement oder überschneidungsfreie Stundenplanung in das Leistungsspektrum etablierter Systeme aufgenommen. Angesichts der wachsenden Komplexität der verzweigten IT-Landschaft an Hochschulen ist eine stärkere Integration von Hochschul-Management-Systemen mit weiteren IT-Applikationen erforderlich.
Krankenhausinformationssysteme (KIS) sind das Rückgrat des digitalen Gesundheitswesens, indem sie eine effiziente Patientenversorgung, Datenmanagement und administrative Prozesse ermöglichen. Die jüngste Ankündigung von SAP, die Unterstützung für das etablierte IS-H System bis Ende 2030 einzustellen, hat viele Krankenhäuser vor die Herausforderung gestellt, nach neuen, zukunftsfähigen KIS-Lösungen zu suchen.
Das Verfahren und der Auftragsgegenstand HIS/CMS und KIS sind komplex unter den folgenden Gesichtspunkten:
Komplexität des Beschaffungsvorhabens
Es handelt sich um hochkomplexe Softwarelösungen mit individuellen Anforderungen, die eine intensive Abstimmung zwischen Anbieter und Auftraggeber erfordert. Lösungen müssen angepasst und spezifische Anforderungen berücksichtigt werden können.
Anpassungsbedarf an individuelle Anforderungen
Der AG Hochschule/ Krankenhaus hat spezifische Prozesse und Workflows, die berücksichtigt werden müssen. Anbieter müssen ihre Lösungen detailliert präsentieren und an die Anforderungen des AG anpassen können.
Mangel an Standardlösungen
Für HIS und KIS gibt es keine universellen Standardlösungen, die alle Anforderungen abdecken. Unterschiedliche Ansätze und Technologien müssen verglichen werden können.
Integration in bestehende Systeme
HIS und KIS müssen nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden. Technische Kompatibilitäten und Schnittstellen müssen intensiv besprochen werden können.
Notwendigkeit des Dialogs mit Anbietern
HIS-/ KIS-Anbieter bieten oft unterschiedliche technische Ansätze und Module an. Es ist wichtig, diese im Dialog zu bewerten und Details zu klären.
Innovationspotenzial
Die IT-Branche entwickelt sich schnell. Innovative Lösungen müssen diskutiert, verglichen und berücksichtigt werden können.
Budget- und Wirtschaftlichkeitsfragen
Es muss die Möglichkeit bestehen, im Dialog Kostenmodelle zu diskutieren, um sicherzustellen, dass die Lösung wirtschaftlich tragfähig ist und das Budget optimal genutzt wird.
Sicherstellung von Datenschutz und IT-Sicherheit
Da HIS-/CIS-/KIS-Lösungen besonders hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit haben und die Sicherheit nicht nur produktinhärente Aspekte hat, müssen Anbieter genauer überprüft werden können.
Daraus ergeben sich nicht lediglich Aufklärungs- sondern Verhandlungs- und Dialognotwendigkeiten.
Ein Offenes Verfahren und ein Nichtoffenes Verfahren kommen nicht in Betracht.
Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Frist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf.
Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Bei einem nicht offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.
Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Teilnahmefrist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf.
Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Angebot einreichen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen. Die Angebotsfrist beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Mit Ausnahme oberster Bundesbehörden kann der öffentliche Auftraggeber die Angebotsfrist mit den Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, im gegenseitigen Einvernehmen festlegen, sofern allen Bewerbern dieselbe Frist für die Einreichung der Angebote gewährt wird. Erfolgt keine einvernehmliche Festlegung der Angebotsfrist, beträgt diese mindestens zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Angebotsfrist gemäß Absatz 5 unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht unterschreiten darf. Der öffentliche Auftraggeber kann die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig.
Als Verfahrensart empfehlen wir ein Verhandlungsverfahren mit TW nach GWB/ VgV.
Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.
Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot einreichen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen. Die Frist für den Eingang der Erstangebote beträgt beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Der öffentliche Auftraggeber kann die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert.
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.
Der öffentliche Auftraggeber kann den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, wenn er sich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung diese Möglichkeit vorbehalten hat.
Sofern der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hingewiesen hat, kann er die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. In der Schlussphase des Verfahrens müssen noch so viele Angebote vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist, sofern ursprünglich eine ausreichende Anzahl von Angeboten oder geeigneten Bietern vorhanden war.
Der öffentliche Auftraggeber stellt sicher, dass alle Bieter bei den Verhandlungen gleichbehandelt werden. Insbesondere enthält er sich jeder diskriminierenden Weitergabe von Informationen, durch die bestimmte Bieter gegenüber anderen begünstigt werden könnten. Er unterrichtet alle Bieter, deren Angebote nicht gemäß Absatz 12 ausgeschieden wurden, in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs über etwaige Änderungen der Leistungsbeschreibung, insbesondere der technischen Anforderungen oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen, die nicht die Festlegung der Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien betreffen. Im Anschluss an solche Änderungen gewährt der öffentliche Auftraggeber den Bietern ausreichend Zeit, um ihre Angebote zu ändern und gegebenenfalls überarbeitete Angebote einzureichen. Der öffentliche Auftraggeber darf vertrauliche Informationen eines an den Verhandlungen teilnehmenden Bieters nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergeben. Eine solche Zustimmung darf nicht allgemein, sondern nur in Bezug auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen erteilt werden.
Beabsichtigt der öffentliche Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet er die verbleibenden Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest. Er vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet über den Zuschlag auf der Grundlage der Zuschlagskriterien.
In einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Absatz 4 Nummer 3 ist der öffentliche Auftraggeber von den Verpflichtungen der §§ 9 bis 13, des § 53 Absatz 1 sowie der §§ 54 und 55 VgV befreit.
Denkbar wäre auch ein Wettbewerblicher Dialog.
In der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zur Durchführung eines wettbewerblichen Dialogs beschreibt der öffentliche Auftraggeber seine Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung. Gleichzeitig nennt und erläutert er die hierbei zugrunde gelegten Zuschlagskriterien und legt einen vorläufigen Zeitrahmen für den Dialog fest.
Der öffentliche Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.
Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung.
Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können am Dialog teilnehmen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Teilnahme am Dialog aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen.
Der öffentliche Auftraggeber eröffnet mit den ausgewählten Unternehmen einen Dialog, in dem er ermittelt und festlegt, wie seine Bedürfnisse und Anforderungen am besten erfüllt werden können. Dabei kann er mit den ausgewählten Unternehmen alle Aspekte des Auftrags erörtern. Er sorgt dafür, dass alle Unternehmen bei dem Dialog gleichbehandelt werden, gibt Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines Unternehmens nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Unternehmen weiter und verwendet diese nur im Rahmen des jeweiligen Vergabeverfahrens. Eine solche Zustimmung darf nicht allgemein, sondern nur in Bezug auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen erteilt werden.
Der öffentliche Auftraggeber kann vorsehen, dass der Dialog in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen geführt wird, sofern der öffentliche Auftraggeber darauf in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen hingewiesen hat. In jeder Dialogphase kann die Zahl der zu erörternden Lösungen anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien verringert werden. Der öffentliche Auftraggeber hat die Unternehmen zu informieren, wenn deren Lösungen nicht für die folgende Dialogphase vorgesehen sind. In der Schlussphase müssen noch so viele Lösungen vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist, sofern ursprünglich eine ausreichende Anzahl von Lösungen oder geeigneten Bietern vorhanden war.
Der öffentliche Auftraggeber schließt den Dialog ab, wenn er die Lösungen ermittelt hat, mit denen die Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung befriedigt werden können. Die im Verfahren verbliebenen Teilnehmer sind hierüber zu informieren.
Nach Abschluss des Dialogs fordert der öffentliche Auftraggeber die Unternehmen auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot vorzulegen. Die Angebote müssen alle Einzelheiten enthalten, die zur Ausführung des Projekts erforderlich sind. Der öffentliche Auftraggeber kann Klarstellungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten verlangen. Diese Klarstellungen oder Ergänzungen dürfen nicht dazu führen, dass wesentliche Bestandteile des Angebots oder des öffentlichen Auftrags einschließlich der in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedürfnisse und Anforderungen grundlegend geändert werden, wenn dadurch der Wettbewerb verzerrt wird oder andere am Verfahren beteiligte Unternehmen diskriminiert werden.
Der öffentliche Auftraggeber hat die Angebote anhand der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien zu bewerten. Der öffentliche Auftraggeber kann mit dem Unternehmen, dessen Angebot als das wirtschaftlichste ermittelt wurde, mit dem Ziel Verhandlungen führen, im Angebot enthaltene finanzielle Zusagen oder andere Bedingungen zu bestätigen, die in den Auftragsbedingungen abschließend festgelegt werden. Dies darf nicht dazu führen, dass wesentliche Bestandteile des Angebots oder des öffentlichen Auftrags einschließlich der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festgelegten Bedürfnisse und Anforderungen grundlegend geändert werden, der Wettbewerb verzerrt wird oder andere am Verfahren beteiligte Unternehmen diskriminiert werden.
Der öffentliche Auftraggeber kann Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.
Der Vorteil des wettbewerblichen Dialogs besteht insbesondere darin, dass der Auftraggeber den Beschaffungsvorgang ergebnisoffen angehen kann und die Unternehmen ihrerseits eigene Ideen einbringen und (im Fall der Auftragserteilung) selbst realisieren können.
Üblicherweise hat der Auftraggeber Vergabereife soweit herzustellen, dass eine bestimmte Leistung ausgeschrieben werden kann. Dies gilt streng im offenen und nicht offenen Verfahren. Aber selbst im Verhandlungsverfahren darf sich der wesentliche Gegenstand der Beschaffung nicht ändern. Kennt der Auftraggeber die Lösung für seinen Bedarf noch nicht genau genug, muss er daher zwecks Entscheidungsfindung bereits vor Erteilung des eigentlichen öffentlichen Auftrags einen gesonderten Auftrag erteilen (und gegebenenfalls ausschreiben). Dabei kann es sich bei Bauaufträgen und anderen immobilienbezogenen Geschäften um eine Machbarkeitsstudie oder einen Architektenwettbewerb handeln. Bei Dienstleistungen und Lieferleistungen können je nach dem Gegenstand der Beschaffung spezifische Beratungsleistungen in Anspruch genommen werden.
Dies erspart sich der Auftraggeber beim wettbewerblichen Dialog. Sofern ihm die Beschreibung des Auftragsgegenstands objektiv unmöglich ist, kann er die Ideen der Unternehmen ins Verfahren miteinbeziehen. Oder, wie es Erwägungsgrund 42 der neuen Vergaberichtlinie von 2014 zutreffend ausdrückt: „Der wettbewerbliche Dialog hat sich in Fällen als nützlich erwiesen, in denen öffentliche Auftraggeber nicht in der Lage sind, die Mittel zur Befriedigung ihres Bedarfs zu definieren oder zu beurteilen, was der Markt an technischen, finanziellen oder rechtlichen Lösungen zu bieten hat.“
Für die Unternehmen besteht der Vorteil, dass sie ihren Lösungsvorschlag selbst realisieren dürfen. Gerade Investoren, die oftmals Teilnehmer im wettbewerblichen Dialog sind, werden ihre guten und praktikablen Ideen verständlicherweise nur dann preisgeben, wenn sie auch im Zuge der Realisierung davon profitieren können, statt dies einem anderen zu überlassen.
Neudeutsch eine win-win-Situation also: Der Auftraggeber kauft eine praktikable Leistung aus einer Hand ein, die Unternehmen können ihre Vorstellungen und ihr Know-how einbringen.
Aus dem wettbewerblichen Dialog ergeben sich in der Dialogphase erhebliche Vorteile.
Diese Vorteile werden in der Angebotsphase verspielt, weil hier notwendige Verhandlungen nicht möglich sind.
Die Europäische Kommission bezeichnet den Spielraum des öffentlichen Auftraggebers nach Vorlage der Angebote als eher gering. Dabei wird auf das allgemeine Verhandlungsverbot und auf den letzten Satz des 31. Erwägungsgrundes der VKR verwiesen, welcher den Wettbewerb unter den Bietern und deren Gleichbehandlung in diesem Verfahrensstadium schützt, „Erläuterungen – Wettbewerblicher Dialog – Klassische Richtlinie“ der Europäischen Kommission vom 05.10.2005, 1 (Dok. CC/2005/04_rev1) abrufbar unter: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/explan-notes/classic-dir-dialogue_de.pdf, im Folgenden: „Erläuterungen der Europäischen Kommission“. Ein generelles Verhandlungsverbot nach Einreichung der Angebote war in Art 30 Abs. 1 letzter Satz des Erstvorschlags der VKR deutlich festgehalten. Dazu ist auch in der Begründung des Erstvorschlags der VKR unter Punkt 3.8. letzter Satz festgehalten: „Die Angebote werden anhand der Zuschlagskriterien geprüft, und der Auftrag wird ohne jede weitere Möglichkeit zur Verhandlung vergeben.“ Zusammenfassend muss man zu dem Schluss kommen, dass sich beim wettbewerblichen Dialog kein Spielraum für Verhandlungen nach Einreichung der endgültigen Angebote der Bieter eröffnet. Einerseits ist in den zitierten Bestimmungen der VKR ein Verhandeln nicht ausdrücklich vorgesehen. Hätte diese Möglichkeit eröffnet werden sollen, wäre ein ausdrückliches Festlegen die logische Konsequenz gewesen. Andererseits reicht die Erlaubnis zur Präzisierung, Klarstellung und Ergänzung nicht aus, um ein Verhandeln über Angebote zu rechtfertigen. Unter Präzisierung ist nämlich die nähere Bestimmung von bereits ausgeführten Inhalten zu verstehen. Durch Klarstellungen sollen wiederum mehrdeutige Verständnismöglichkeiten vermieden werden und das Ergänzen soll lediglich Feinjustierungen zulassen. Nun stellt mit Sicherheit die Dialogphase eine Komponente der gewonnenen Flexibilität durch den wettbewerblichen Dialog dar. Doch wäre zu wünschen, dass auch beim wettbewerblichen Dialog Nachverhandlungen über eingereichte Angebote wie beim Verhandlungsverfahren als zulässig erachtet werden, um die durch die Dialogphase erhaltenen Vorteile des wettbewerblichen Dialoges nicht in der Angebotsphase des Verfahrens wieder zu verspielen. Aus dem Nachverhandlungsverbot folgt nämlich, dass der Auftraggeber– um sicher zu gehen, in allen Belangen zufriedenstellende Angebote zu erhalten – sämtliche Detailfragen des Vorhabens, auch wenn sie nicht besonders komplexe Punkte betreffen, in der Dialogphase mit den Teilnehmern erörtern muss. Dies führt zu einer unerwünschten Verfahrensverzögerung bei einem Verfahren, das ohnehin schon einen hohen Zeit- und Kostenaufwand für alle Beteiligten erwarten lässt. Das diesbezügliche Gegenargument, für das Fine-Tuning sollten beim wettbewerblichen Dialog sogar noch engere Grenzen als beim offenen und nicht offen Verfahren gelten, da der Kontakt zwischen Auftraggebern und Bietern schon vor Einreichung der Angebote in ausreichendem Maß stattgefunden habe, geht daher ins Leere.
Das Verhandlungsverfahren mit TW kann für zulässig gehalten werden unter den folgenden Gesichtspunkten des § 14 Abs. 3 VgV. Danach kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben, wenn 1. die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können, 2. der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst, 3. der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann, … Die Ausnahmetatbestände für die Wahl eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 – 3 VgV sind eng auszulegen. Sie betreffen nur besonders komplexe oder konzeptionelle/innovative Beschaffungen. Vorliegend handelt es sich um eine besonders komplexe und konzeptionelle/innovative Beschaffung.
Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erforderlich (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 VgV)
Die Wahl des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb ist insbesondere dann zulässig und sinnvoll, wenn zwar grundsätzlich klar ist, welche Leistung im Einzelfall benötigt wird, diese aber auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers im Einzelfall angepasst werden muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 VgV).
Die Möglichkeit von Verhandlungen ermöglicht in diesem Fall insbesondere die Einbeziehung von Markt-Know-how der Anbietermärkte, etwa durch die Möglichkeit der Anpassung von Inhalten der Leistungsbeschreibung und der Vertragsbedingungen im Vergabeverfahren und auch nach Angebotsabgabe. Bei entsprechender Verfahrensstrategie, -gestaltung und -führung unter Berücksichtigung der Vergabegrundsätze können in geeigneten Fällen über Verhandlungen auch preisliche Optimierungen für den Auftraggeber erreicht werden.
Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV)
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist auch dann zulässig, wenn der zu vergebende Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV). Lösungen sind insbesondere dann innovativ, wenn es um die Realisierung von neuen oder deutlich verbesserten IT-Lösungen geht. Um konzeptionelle Lösungen geht es oftmals in komplexeren IT-Projekten, wenn den Bietern/Auftragnehmern Freiräume bei der Angebotsgestaltung/Auftragsausführung verbleiben (beispielsweise im Rahmen eines im Vergabeverfahren von den Bietern geforderten Implementierungs- oder Migrationskonzepts). Konzeptionelle Lösungen der Bieter sind außerdem regelmäßig bei funktionalen und teilfunktionalen Leistungsbeschreibungen relevant, die oftmals Gegenstand von IT-Beschaffungen sind.
Auftrag kann aufgrund konkreter Umstände nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV)
Das Verhandlungsverfahren ist zudem dann zulässig, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV). Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Auftragsgegenstand komplexe IT-Projekte der Informations- und Kommunikationstechnologie sind.
Die Durchführung einer Markterkundung vor der Ausschreibung eines neuen HIS/CIS/KIS ist ein entscheidender Schritt, der auf der Grundlage der strategischen Planung des Krankenhauses basiert. Diese vorbereitende Maßnahme ermöglicht es den Verantwortlichen, ein tiefgreifendes Verständnis des Marktes, der verfügbaren KIS-Produkte, Dienstleistungen und der potenziellen Anbieter zu gewinnen. Sie dient dazu, die Spezifikationen und Anforderungen der Ausschreibung präzise zu definieren und sicherzustellen, dass diese realistisch und für das spezifische Umfeld des Krankenhauses geeignet sind.
Indem sich die Entscheidungsträger ein klares Bild von der aktuellen Marktsituation verschaffen, können sie die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Ausschreibung erhöhen und potenzielle Risiken minimieren. Eine gründliche Markterkundung trägt somit wesentlich dazu bei, die Grundlage für eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie für das HIS/CIS/KIS zu legen, die nicht nur auf den gegenwärtigen Bedürfnissen, sondern auch auf der langfristigen Vision und den Zielen des Krankenhauses basiert.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden von den Anbietern zunächst Informationen über ihre Qualifikationen, Referenzen und möglicherweise erste Lösungskonzepte eingereicht. Anhand dieser Unterlagen erfolgt eine Vorauswahl, bei der die Krankenhäuser die Anbieter identifizieren, die in die engere Auswahl kommen und zur Abgabe eines detaillierten Angebots aufgefordert werden. Dieser Schritt ermöglicht es, den Fokus auf die Anbieter zu legen, die am besten geeignet sind, die spezifischen Anforderungen des Krankenhauses zu erfüllen.
Die Verhandlung im Verhandlungsverfahren ist so wettbewerblich wie möglich zu gestalten.
Begrenzt ist der mögliche Inhalt von Verhandlungen in Verhandlungsverfahren stets durch den Inhalt der europaweiten Bekanntmachung. Beispielsweise können wesentliche Leistungen, die dort aufgeführt waren, nicht ohne weiteres im Verhandlungsweg entfallen. Ebenso können Kerninhalte der Vergabeunterlagen und vor allem der Leistungsbeschreibung nicht wesentlich modifiziert, reduziert oder erweitert werden. Dies gilt vor allem dann, wenn Bieter, die aufgefordert wurden, Angebote abzugeben, von einer Angebotsabgabe aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Machbarkeit Abstand genommen haben und später eben diese Machbarkeitsprobleme Verhandlungsgegenstand werden.
Es empfiehlt sich aufgrund der erkennbaren Abgrenzungsmöglichkeiten, dass der Auftraggeber in den Bewerbungsbedingungen selbst klarstellt, worüber er in dem Verhandlungsverfahren verhandeln wird und worüber nicht. Dabei sollte nicht nur der Verhandlungsgegenstand inhaltlich näher konkretisiert werden (z.B. Leistungsbereich Softwareentwicklung oder Preisanpassungsmodell). Es sollte auch klargestellt werden, welche Bestandteile der Vergabeunterlagen im Zuge des Verhandlungsverfahrens gegebenenfalls angepasst werden. Sofern hierzu keine klaren Aussagen getroffen werden, führt dies regelmäßig zu Diskussionen, wie etwa zur Frage, ob Ausschlusskriterien modifiziert oder gar gestrichen werden können oder nicht, ob man das Preisblatt anpassen darf oder nicht oder ob man eine Hauptleistung in eine optionale Leistung umwandeln darf oder nicht. Im Zweifel sollte man sich in den Bewerbungsbedingungen eher weit gefasste Handlungsspielräume ausbedingen.
Es ist auch daran zu denken, solche Handlungsspielräume bereits in der Bekanntmachung auszuführen. Dies verhindert, dass potenzielle Bieter, die sich nicht am Verfahren beteiligen, später nach konkreter Kenntnis über Verhandlungsgegenstände beanstanden, der Verhandlungsspielraum sei überschritten worden.
Keinesfalls darf im Weg der Verhandlung der eigentliche Vergabegegenstand in seinem Wesenskern geändert werden. Schließlich ist stets zu beachten, dass auch im Verhandlungsverfahren der Grundsatz der Selbstbindung des Auftraggebers Geltung hat. Danach hat sich der Auftraggeber an die selbst gesetzten Grundsätze zu halten. Teilt der Auftraggeber etwa mit, Ausschlusskriterien seien kein Gegenstand der Verhandlung, so kann er später auch keine Ausschlusskriterien modifizieren oder wegfallen lassen. Würde er dennoch diesen Weg beschreiten, so wäre ihm ein Verstoß gegen den Grundsatz der Selbstbindung vorzuwerfen.
Zur Wahrung der Gleichbehandlung ist darauf zu achten, dass die Verhandlungen mit allen Bietern gleich lange dauern und alle Bieter dieselben Fristen für die Abgabe modifizierter Angebote erhalten. Auf diese Weise ist eine gleich lange Vorbereitungszeit für jeden Bieter gewährleistet.
Zu der geplanten Verhandlung könnten die Bewerbungsbedingungen z.B. folgende Ausführungen enthalten:
„Verhandlungsverfahren
Von den insgesamt möglichen fünf Angeboten werden die drei Bieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten zu einer ersten Verhandlungsrunde eingeladen. Die viert- und fünftplatzierten Angebote scheiden aus.
Die Verhandlungsrunde besteht aus einer anfänglichen mündlichen Leistungsprüfung und der eigentlichen Verhandlung.
In der ersten Verhandlungsrunde präsentieren die Bieter das Projektteam, das der Bieter für die Leistungen im Projekt zur Verfügung stellt und das die Schlüsselpositionen im Sinne des EVB-IT Systemvertrages einnimmt.
Nach der Beendigung der ersten Verhandlungsrunde findet eine erneute Angebotsbewertung unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse statt. Der vorläufige Termin der ersten Verhandlungsrunde ergibt sich aus …. Es wird gebeten sicherzustellen, dass im angegebenen Zeitraum personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.
Die Bieter haben sicherzustellen, dass die sie bei der Präsentation vertretenden Personen über umfangreiche Verhandlungsvollmachten verfügen.
Es besteht die Möglichkeit, die Verhandlung in verschiedenen, aufeinander folgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, oder die zu erörternden Lösungen anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Sofern erforderlich, wird daher eine zweite Verhandlungsrunde mit mindestens zwei Bietern mit den wirtschaftlichsten Angeboten durchgeführt. Der Bieter mit dem drittplatzierten Angebot scheidet aus dem Verfahren aus.
Teilnehmer an den Verhandlungen
Auf Seiten der Vergabestelle werden mindestens teilnehmen:
Verantwortlicher für das Vergabeverfahren als Verhandlungsführer
• Geschäftsführer
• Justiziar
• Projektmanager
Auf Seiten des Bieters sollen bei der ersten Verhandlung mindestens folgende Personen teilnehmen.
• Geschäftsführer oder Prokurist oder sonstiges bevollmächtigtes Mitglied der Geschäftsleitung
• Der Projektmanager
• Ein Mitarbeiter, der für das Customizing maßgeblich verantwortlich ist
• Ein Mitarbeiter, der für die Programmierung maßgeblich verantwortlich ist
Gegenstand der Verhandlungen
Gegenstand der Verhandlungen ist die ausgeschriebene Leistung mit Ausnahme:
• der Liste der Ausschlusskriterien gem. Anlage A
• der rechtlichen Vorgaben des EVB-IT Systemvertrages
• der Ziele gemäß Ziffer … der Leistungsbeschreibung in Anlage A
• der geforderten Mindestfunktionalitäten gemäß Anlage …
Bewertung der Verhandlungen
Vor der eigentlichen Verhandlung hat der Bieter zunächst einen Fragenkatalog mündlich zu beantworten. Diese Fragen werden entweder zuvor allen Bietern mitgeteilt oder erst vor Ort übermittelt. Die Vergabestelle fertigt über das Ergebnis der Verhandlungsrunden ein Ergebnisprotokoll, das vor Ort von den Parteien unterschrieben wird.
Für die Beantwortung der Fragen können maximal … Leistungspunkte (LP) erzielt werden. Die Bewertungskriterien werden zuvor bekannt gegeben.
Das Ergebnis der mündlichen Befragung fließt in die Gesamtbewertung ein, indem die hier erzielten Leistungspunkte zu den bereits aufgrund der Angebote erhaltenen Leistungspunkte hinzu addiert werden.
Es erfolgt eine Neubewertung gemäß Ziffer ….
Sofern sich aufgrund der Verhandlung Bewertungskriterien der Anlage A und/oder der Preis ändern, erfolgt ebenfalls eine Neubewertung gemäß Ziffer ….“
Im Verhandlungsverfahren ist die Abfrage von initialen Vertragsangeboten als verbindlichen oder unverbindlichen (indikative) Angeboten möglich. Dies ermittelt sich durch Auslegung des für das Verhandlungsverfahren beachtlichen Art. 30 Abs. 2 Vergabekoordinierungsrichtlinie der EU (VKR).
„In den in Absatz 1 genannten Fällen verhandelt der öffentliche Auftraggeber mit den Bietern über die von diesen unterbreiteten Angebote, um sie entsprechend den in der Bekanntmachung, den Verdingungsunterlagen und etwaigen zusätzlichen Unterlagen angegebenen Anforderungen anzupassen und das beste Angebot im Sinne von Artikel 53 Absatz 1 zu ermitteln.“
Art 30, Abs. 2 VKR fordert also eine Verhandlung über von den Unternehmen unterbreitete „Angebote“ („Der Auftraggeber verhandelt“). Diese „Angebote“ können den Ausgangspunkt weiterer Verhandlungsgespräche bilden. Soweit sie im zivilrechtlichen Sinne hinreichend bestimmt sind, ist auch die Zuschlagserteilung auf einen solchen Vertragsvorschlag denkbar (siehe hierzu unten unter Ziffer 9 ). Ein Anspruch auf Nachverhandlung besteht nicht, wenn der Auftraggeber das Angebot in zulässiger Weise angenommen hat. Dies gilt erst Recht, wenn der Auftraggeber die Verfahrensteilnehmer ausdrücklich zur Abgabe eines abschließenden Angebots auffordert („last call“ oder “Best and Final Offer (BAFO”). Diese abschließenden Angebote sind grundsätzlich nicht mehr nachverhandelbar, es sei denn, gewichtige Gründe sprechen für eine Lösung der Selbstbindung des Auftraggebers. Dann muss aber mit allen Verfahrensteilnehmern erneut verhandelt werden. Ein gewichtiger Grund liegt etwa in einer vom Vergabevorschlag des Auftraggebers abweichenden Auffassung einer Aufsichtsbehörde. Nach einer getroffenen und den Verfahrensteilnehmern mitgeteilten Zuschlagsentscheidung sind infolge des weiter gefestigten Vertrauens der Verfahrensteilnehmer verschärfte Anforderungen an eine Durchbrechung der Selbstbindung zu stellen. Nur wenn besondere, außergewöhnliche Umstände vorliegen, ist die Möglichkeit erneuter Verhandlungen eröffnet.
Werden die Verfahrensteilnehmer ausdrücklich zur Abgabe indikativer (unverbindlicher Angebote) aufgefordert, ist es dem Auftraggeber verwehrt, eines der Angebote ohne weitere Verhandlung anzunehmen. Fehlen hingegen gegenteilige Äußerungen des Auftraggebers, müssen die Verfahrensteilnehmer auch im Verhandlungsverfahren damit rechnen, dass ein abgegebenes Angebot ohne weitere Verhandlungen angenommen wird Es besteht aber Uneinigkeit darüber, ob eine solche Annahme des Angebotes ohne Verhandlung zulässig ist und eine vergaberechtliche Verpflichtung der Vergabestelle zur Aufnahme von Verhandlungen besteht.
So führt das OLG Naumburg in seinem Beschluss vom 12.04.2012, Az. 2 Verg 1/12 aus: „Ein Verhandlungsverfahren ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass in seinem Verlauf (interaktive) Verhandlungen zwischen dem Auftraggeber und dem Bieter über die Inhalte der Leistungen des künftigen Auftragnehmers, über die Vertragsbedingungen und auch über die Höhe und Zahlungsmodalitäten der durch den Auftraggeber zu zahlenden Vergütung nicht nur zulässig, sondern erforderlich sind, um den Vertragsinhalt, den der Auftraggeber nicht bereits in den Ausschreibungsunterlagen in allen Einzelheiten festschreiben konnte oder wollte, sukzessive zu fixieren (vgl. nur Kulartz in: Kulartz/ Marx/ Portz/ Prieß, VOL/A, a.a.O., § 3 EG Rn. 42). Ein Verhandlungsverfahren ohne Verhandlungen mit den Bietern „über die von diesen unterbreiteten Angebote, um sie … anzupassen und das beste Angebot i.S. von Art. 53 Abs. 1 VKR zu ermitteln“ (so ausdrücklich Art. 30 Abs. 2 VKR, ähnlich § 101 Abs. 5 GWB), ist kein Verhandlungsverfahren. Mit anderen Worten: Wählt der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren als Vergabeart aus, so dürfen die Bieter davon ausgehen, dass es zumindest eine Verhandlungsrunde gibt (vgl. dazu ausführlich VK Baden-Württemberg, Beschluss v. 14.10.2011, 1 VK 51/11 und 53/11). Diese Besonderheit des Verfahrens führt auch dazu, dass sich der Begriff des Angebots im Verhandlungsverfahren von demjenigen des Angebots im offenen oder nicht offenen Verfahren unterscheidet: Das Angebot ist nicht allein durch den Inhalt der ursprünglichen, oft schriftlich einzureichenden Erklärung des Bieters bestimmt, sondern wird dynamisch entwickelt und in den – oft mündlichen – Verhandlungsrunden aus- und umgestaltet. Es darf abgeändert werden (vgl. OLG Celle, Beschluss v. 16.01.2002, 13 Verg 1/02 „Hochleistungsrechner“; OLG Naumburg, Beschluss v. 13.10.2008, 1 Verg 10/08 „Bordcomputer ÖPNV“; vgl. auch Ganske in: Reidt/ Stickler/ Glahs, VergabeR, 3. Aufl. 2010, § 101 Rn. 34, 37 m.w.N.). Zwar ist der Auftraggeber berechtigt, in der Vergabebekanntmachung, in den Vergabeunterlagen oder in etwaigen zusätzlichen Unterlagen spezielle Regeln für den Ablauf seines Verhandlungsverfahrens aufzustellen, und zwar sowohl inhaltlicher Natur, z.B.. in Gestalt der Vorgabe eines Mindestinhalts des (ersten) schriftlichen Angebots, der Definition von Ausschlusskriterien oder der Festlegung der Unverhandelbarkeit der Auftragsbedingungen, als auch formeller Natur, so durch Bestimmung von Formanforderungen und Ausschlussfristen, durch Beschränkung der Zahl der Verhandlungsrunden oder durch Ankündigung eines sukzessiven Ausscheidens von Bietern nach jeder Verhandlungsrunde. Hiervon hat der Antragsgegner im vorliegenden Verhandlungsverfahren auch Gebrauch gemacht. Die Ausschreibungsbedingungen des Antragsgegners sind jedoch – entgegen der Auffassung der Vergabekammer – nicht dahin auszulegen, dass den Bietern eine selbstständige, nicht durch eine ausdrückliche Aufforderung des Antragsgegners initiierte Angebotsänderung vollständig untersagt worden ist.“
Etwas andere sehen das wiederum das OLG Naumburg im Beschluss v. 13.5.2008 – 1 Verg 3/08 und die Vergabekammer des Bundes im Beschluss v. 29.7.2008 – VK 1 – 81/08. Offen gelassen wurde die Frage vom OLG Düsseldorf im Beschluss v. 5.7.2006 – Verg 21/06.
Einigkeit besteht wohl dahin gehend, dass die Annahme des Angebotes ohne Verhandlung möglich ist, wenn es verbindlich und die Möglichkeit der unmittelbaren Annahme in den Vergabebedingungen vermerkt ist. (So OLG Düsseldorf in obigen , Beschluss vom 5. Juli 2006 •, und OLG Brandenburg in seinem Beschluss vom 20. September 2011 • Az. Verg W 11/11 ).
Das OLG Düsseldorf führt hierzu aus:
„Der öffentliche Aufraggeber kann die zum vorangegangenen offenen Verfahren eingegangen Angebote als die (ersten) zum nachfolgenden Verhandlungsverfahren eingereichten Angebote behandeln, sofern er den Bietern diese Absicht vor Abgabe eines im Verhandlungsverfahren anzubringenden und eine erste Verhandlungsrunde eröffnenden Angebots unzweideutig bekannt gibt. Dem Erfordernis der Transparenz ist in diesem Fall genügt. Das Verhandlungsverfahren kennt nicht die Formenstrenge des offenen Verfahrens (und auch noch des nicht offenen Verfahrens). Die Verfahrensgestaltung unterliegt keinen besonderen formalen Anforderungen, sondern ist im Wesentlichen nur den materiellen Prinzipien des Vergaberechts unterworfen. In diesen Grenzen kann der öffentliche Auftraggeber, der nach Aufhebung des vorangegangenen Vergabeverfahrens den unverändert fortbestehenden Leistungsbedarf in einem Verhandlungsverfahren decken will, frei entscheiden, ob er sich in diesem Verfahren die vervollständigten, preislich aber unveränderten Angebote formal nochmals unterbreiten lässt und erst in einem weiteren Verfahrensschritt über eventuelle Preisnachlässe verhandelt oder ob er auf diesen ersten Schritt im Interesse der Effizienz und Beschleunigung des Verfahrens verzichtet. Das Vergaberecht errichtet – wenn nur die Gebote des Wettbewerbs, der Gleichbehandlung der Bieter und der Transparenz vom öffentlichen Auftraggeber beachtet werden – vor einer solcherart raschen und effizienten Auftragsvergabe keine verfahrensmäßigen Hürden. Auch Art. 30 Abs. 2 der Richtlinie 2004/18/EG verbietet nicht, den materiellen Inhalt der Angebote aus dem aufgehobenen Verfahren im anschließenden Verhandlungsverfahren gelten zu lassen und sogleich über den Inhalt zu verhandeln. Der Bieter muss wissen, ob er ausnahmsweise auch mit einem Zuschlag auf das Erstangebot ohne vorherige Verhandlungen rechnen muss.“
Vor der eigentlichen Verhandlung können ein Prüfungsgespräch und eine Präsentation durchgeführt werden.
Die Bieter erhalten hier die Gelegenheit, Lösungsmöglichkeiten darzustellen und leistungsbezogene Prüfungsaufgaben zu lösen. Hierfür erhalten Sie weitere Leistungspunkte, die Kriterien, Bewertungspunkte und Gewichtungen für die Bewertung dieser Leistung müssen dem Bieter vor der ersten Verhandlung aber noch nicht mit den Vergabeunterlagen mitgeteilt werden.
Achtung:
Es ist dabei streng darauf zu achten, dass die an die Bieter gestellten Fragen keine Fragen zur Eignung des Bieters darstellen. Die Eignung der Bieter ist alleine im Teilnahmewettbewerb zu bewerten und darf nicht mehr bei der Bewertung der Leistung des Bieters erneut berücksichtigt werden.
Die in der Prüfung erzielten Punkte werden auf die für das bereits vorliegende Angebot erteilten Punkte aufaddiert und nach der in den Vergabebestimmungen mitgeteilten Methoden für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigt.
Auch können in den der Verhandlung vorgelagerten Gesprächen Fragen der Vergabestelle zu unverständlichen oder missverständlichen Passagen aus den jeweiligen Angeboten erfolgen. Auch hier führen die jeweiligen Antworten eventuell zur Neubewertung der bereits vorliegenden Angebote nach der dem Bieter mitgeteilten Methode.
Entsprechend der Agenda und den zeitlichen Vorgaben wird mit jedem Bieter ein Verhandlungsgespräch durchgeführt. Die zeitlichen Vorgaben aus der Agenda sind als Orientierungswerte zu verstehen, von denen je nach Verhandlungsbedarf abgewichen werden kann. Dies ist jedoch im Vorfeld anzukündigen. Grund für die unterschiedlichen Verhandlungszeiträume kann der unterschiedliche Klärungsbedarf pro Verhandlungsteilnehmer sein. Hierin liegt für sich genommen kein Gleichbehandlungsverstoß, denn wesentlich Ungleiches wird auch ungleich behandelt. (Zu diesem Aspekt des Gleichbehandlungsgrundsatzes EuGH, Urteil v. 3.3.2005 – C-21/03.) Will sich die Vergabestelle aber nicht angreifbar machen, beraumt sie alle Verhandlungsgespräche gleichlang an.
Das Verhandlungsgespräch ist bezüglich des Ablaufs und der Ergebnisse für die Vergabeakte zu dokumentieren (Protokollierung). Es sollte eine Teilnehmerliste erstellt werden, in der sich jeder Teilnehmer einträgt und unterzeichnet. Die Protokollierung erfolgt regelmäßig für die Vergabeakte. Die Vergabestelle ist somit nicht verpflichtet, das Protokoll an die Bieter zu verteilen. Schafft sie es aber, dass Protokoll direkt nach Abschluss der Verhandlung fertig gestellt und ausgedruckt vorliegen zu haben, ist es aus Transparenzgründen anzuraten, dann auch die Teilnehmer aufzufordern, das Protokoll gleich zu unterschreiben. In diesem Fall sollte das jeweilige Ergebnis laut vorgelesen und die Zustimmung des Bieters eingeholt werden. Ein derartiges Ergebnisprotokoll muss auch an den jeweiligen Bieter verteilt werden.
Während der Durchführung von Verhandlungsgesprächen ist in besonderem Maße auf die Wahrung der Gleichbehandlung zu achten. Dies betrifft insbesondere Fragen von Bietern und die Antworten darauf. Sofern beispielsweise in einem Verhandlungsgespräch einem Bieter weitergehende Informationen zum Leistungsgegenstand mitgeteilt werden, sind diese im Nachhinein aus Gründen der Gleichbehandlung auch allen anderen Bietern schriftlich mitzuteilen.
Am Ende einer Verhandlungsrunde werden dem Bieter regelmäßig Informationen zum Verfahrensstand und ein Ausblick auf das weitere Vorgehen mitgeteilt. Bei den Informationen zum Verfahrensstand wird meist nur ein allgemeiner und unbestimmter Hinweis zur Einordnung des Angebotes im Preis- und Leistungsgefüge gegeben. Konkrete Informationen zur Rangfolge des Angebotes werden dabei regelmäßig nicht mitgeteilt, um den Wettbewerb der Bieter nicht zu beeinträchtigen. Sofern Bieter Hinweise zum Verfahrensstand erhalten, ist streng auf die Gleichbehandlung der Bieter hinsichtlich des Informationsgehalts zu achten.
Als Nachbereitung muss regelmäßig eine Auswertung und Umsetzung der Verhandlungsergebnisse erfolgen. Etwaiger Aufklärungsbedarf sowie Verhandlungsergebnisse werden abschließend zusammengetragen. Dies führt gegebenenfalls zu einer Anpassung und Ergänzung der Listen zu Aufklärungspunkten und Verhandlungsthemen.
Weiterhin erfolgt eine Auswertung der Erörterungen zu Verhandlungsvorschlägen und ggf. eine (positive oder negative) Entscheidung darüber.
Soweit die Verhandlungsergebnisse dies bedingen, erfolgt eine Anpassung der Vergabeunterlagen, also insbesondere der Leistungsbeschreibung oder des Vertrags. Dies kann durch das Verfassen ergänzender Unterlagen oder (besser) durch die Erzeugung von neuen Fassungen von bereits vorhandenen Dokumenten erfolgen. Die so angepassten Unterlagen sind allen noch im Verfahren befindlichen Bietern zu übermitteln.
Schließlich erfolgt entweder eine nicht förmliche Aufforderung zur Überarbeitung von Angebotsteilen als Grundlage zur Fortsetzung der Verhandlungsgespräche oder die förmliche schriftliche Aufforderung zur erneuten Angebotsabgabe bzw. Angebotsergänzung. Dabei sind alle ergänzenden Informationen mit zu übersenden (etwaig angepasste Vergabeunterlagen, konsolidierte Listen zu Aufklärungspunkten und Verhandlungsthemen, Stellungnahmen zu Verhandlungsvorschlägen etc.). Es ist sorgfältig zwischen bieterspezifischen und allgemeingültigen Informationen zu differenzieren. Allgemeingültige Verhandlungsergebnisse wie etwa Anpassungen im Inhalt der Leistungsbeschreibung werden allen Bietern mitgeteilt. Im Übrigen enthalten die Angebotsaufforderungen bieterspezifische Hinweise. Aus dem übermittelten Aufforderungsschreiben muss klar hervorgehen, was der Bieter zu tun hat (z.B. förmliche Einreichung eines neuen, vollständigen Angebotes oder Einreichung einer Angebotsergänzung oder informelle Überarbeitung von Angebotsteilen bzw. Beantwortung übersandter Fragen) und wie das weitere Verfahren sich gestaltet (z.B. Durchführung weiterer Verhandlungsrunden, Ankündigung des last calls). Gegebenenfalls sollte von Bietern – neben einer Reinschrift – eine Änderungskennzeichnung des ergänzten Angebotes verlangt werden. Bieter sind weiterhin aufzufordern, Präsentationsinhalte entweder gesondert einzureichen oder diese in das neue Angebot zu überführen (letzteres empfiehlt sich aus Gründen der Konsolidierung).
Eine förmliche schriftliche Angebotsaufforderung zur Einreichung eines Folgeangebotes mit einer Angebotsfrist wird allen noch im Verfahren verbliebenen Bietern übersandt.
Es erfolgt die Beantwortung etwaiger schriftlicher Bieterfragen zur Angebotsaufforderung rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist für das Folgeangebot.
Nach dem beschriebenen Vorgehen können mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Je nach Verhandlungsstand können weitere Folgeangebote zur schrittweisen Angebotskonkretisierung eingefordert werden. Dies muss aber nicht nach jeder Verhandlungsrunde geschehen.
Wenn alle Verhandlungsthemen behandelt wurden und zuschlagsreife Angebote erwartet werden können, erfolgt eine letzte schriftliche Angebotsaufforderung als so genannter last call mit einer Angebotsfrist zur Einreichung des Schlussangebotes (BAFO).
Wird das Verhandlungsverfahren sorgfältig vorbereitet, gut protokolliert und straff geführt, ist es das probate Verfahren, um verwertbare Angebote für komplexe IT-Dienstleistungen zu erhalten. Zur guten Vorbereitung und Führung gehören eine ausgefeilte, zumindest funktionale Leistungsbeschreibung, ein Preisblatt, das für die Vergleichbarkeit aller Preise sorgt und ein Vertrag, der die zu beschaffende Leistung bereits so weit wie möglich rechtlich festlegt.
Liegen diese Voraussetzungen aber nicht vor, kann so ein Verhandlungsverfahren am Ende zu nicht mehr vergleichbaren Angeboten führen und eine für die Vergabestelle und die Bieter unzumutbar lange Zeit in Anspruch nehmen oder sogar am Ende scheitern.
Wir schlagen vorläufig den folgenden Verfahrensbrief zur Verwendung vor:
V E R F A H R E N S B R I E F
ZUM VERHANDLUNGSVERFAHREN
MIT TEILNAHMEWETTBEWERB
INHALTSVERZEICHNIS
1.0 Übersicht Seite …
1.1 Ausschreibungsgegenstand Seite …
1.2 Verfahrensart Seite …
1.3 Anwendbares Recht Seite …
1.4 Vergabestelle – Auftraggeber Seite …
1.5 Zeitplan Seite …
1.6 Auftragsbekanntmachung Seite …
2.0 Verfahrensbedingungen Seite …
2.1 Kommunikation im Vergabeverfahren Seite …
2.2 Verwendung der Vergabeunterlagen Seite …
2.3 Verschwiegenheit Seite …
2.4 Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen / Bewerberfragen Seite …
2.5 Kostenerstattung für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren
mit Teilnahmewettbewerb Seite …
3.0 Teilnahmeantrag Seite …
3.1 Form und Frist des Teilnahmeantrages Seite …
3.2 Inhalt des Teilnahmeantrages / Nachfordern von Nachweisen /
Bewerberauswahl Seite …
3.3 Bewerbergemeinschaft Seite …
3.4 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer Seite …
3.5 Checkliste Seite …
4.0 Angebots- und Verhandlungsverfahren Seite …
4.1 Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe Seite …
4.2 Form und Frist zur Einreichung des (Erst-)Angebotes Seite …
4.3 entfallen Seite …
4.4 Inhalt des (Erst-)Angebotes Seite …
4.5 Eröffnungstermine Seite …
4.6 Nebenangebote Seite …
4.7 Prüfung und Wertung der Angebote Seite …
4.8 Zuschlags- und Bindefrist Seite …
4.9 Weitere Verfahrensbedingungen für die Angebotsabgabe Seite …
5.0 Rügepflicht und rechtliche Grundlagen einschließlich Datenschutz Seite …
5.1 Zulässigkeit Nachprüfungsantrag Seite …
5.2 Vergabekammer Seite …
5.3 Rechtsgrundlagen Seite …
5.4 Weiterleitung von Vergabeunterlagen Seite …
5.5 Datenschutz Seite …
1.0 Übersicht
1.1 AUSSCHREIBUNGSGEGENSTAND
Gegenstand der Ausschreibung sind …
Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Kurzbeschreibung, die Aufgabenbeschreibung, die Leistungsbeschreibungen sowie den Entwurf des Dienstleistungsvertrages verwiesen.
1.2 VERFAHRENSART
Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistungen erfolgt die Ausschreibung der … europaweit in einem Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb.
Der Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl der Bewerber, die vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl erfolgt anhand der bekanntgemachten Auswahl- und Eignungskriterien und der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeunterlagen. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erfolgt mit den ausgewählten Bewerbern das Verhandlungsverfahren. Das Verhandlungsverfahren besteht aus der Einreichung von Erst-Angeboten, mindestens einem Bieter- und Verhandlungsgespräch sowie der endgültigen Angebotsabgabe. Die Angebotsprüfung und Wertung erfolgen anhand der geforderten Nachweise und Erklärungen, den eingereichten Angebotsunterlagen sowie den bekanntgemachten Zuschlagskriterien.
1.3 ANWENDBARES RECHT
Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und den weiteren einschlägigen Bestimmungen durchgeführt.
1.4 VERGABESTELLE – AUFTRAGGEBER
Vergabestelle ist …
1.5 ZEITPLAN
Die verbindliche Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge ist der
…
Der vorläufige Terminplan für die weiteren Verfahrensschritte nach Eingang der Teilnahmeanträge sieht wie folgt aus:
Termin Verfahrensschritt
… Aufforderung der ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe
… Frist für die Angebotsabgabe (Erst-Angebote)
… bis … Bieter- und Verhandlungsgespräche
… Aufforderung zur Abgabe der endgültigen Angebote
… Frist zur Einreichung der endgültigen Angebote
… Versendung der Vorab-Informationen nach § 134 GWB
… Zuschlagserteilung
Der vorgenannte Zeitplan für die weiteren Verfahrensschritte nach Eingang der Teilnahmeanträge ist nur indikativ. Der Auftraggeber behält sich Terminänderungen ausdrücklich vor.
1.6 AUFTRAGSBEKANNTMACHUNG
Das Verfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichung der EU zur europaweiten Bekanntmachung („Auftragsbekanntmachung“) übersandt. Die Auftragsbekanntmachung ist nach Veröffentlichung auf der Homepage http://ted.europa.eu abrufbar.
2.0 Verfahrensbedingungen
2.1 KOMMUNIKATION IM VERGABEVERFAHREN
Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt über die Vergabeplattform gemäß Auftragsbekanntmachung. Jeder Bewerber / Bieter ist verpflichtet, sich über die Vergabeplattform regelmäßig und selbstständig über zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Dokumente und Beantwortungen von Bewerber- / Bieterfragen zu informieren, unabhängig davon, ob er als registrierter Bewerber von der Vergabeplattform zusätzlich automatisch generierte Benachrichtigungsmails an seine hinterlegte Mail-Adresse erhält oder nicht. Nachrichten gelten bei nicht registrierten Bewerbern mit Einstellung auf der Vergabeplattform, bei registrierten Bewerbern spätestens mit Einstellung auf der Vergabeplattform und Erhalt der von der Vergabeplattform automatisch generierten Benachrichtigungsmail an die vom Bewerber hinterlegte Mail-Adresse als zugegangen.
Teilnahmeanträge und Angebote sind in deutsche Sprache abzufassen und in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform einzureichen.
Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen. Abweichendes gilt im Rahmen der Erstangebote, sofern es nicht um Änderungen an den Mindestbedingungen geht, die auch bereits bei der Erst-Angebotsabgabe zwingend einzuhalten sind. Zu den bereits im Rahmen der Erstangebote zwingend einzuhaltenden Mindestbedingungen gehören neben der form- und fristgerechten Angebotsabgabe auch die mit den Erst-Angeboten einzureichenden Unterlagen zu den Zuschlagskriterien B bis C des Dokuments „Zuschlagskriterien“.
Etwaige Änderungen an den Eintragungen des Bewerbers/Bieters müssen zweifelsfrei und dokumentenecht sein.
Bitte achten Sie darauf, dass Dateien, sofern es sich nicht um auszufüllende Excel-Dateien handelt, grundsätzlich im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden sollten.
2.2 VERWENDUNG DER VERGABEUNTERLAGEN
Die Vergabeunterlagen des Auftraggebers dürfen nur zur Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des evtl. folgenden Auftrags verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln. Jede Verwendung für andere Zwecke, jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers untersagt.
2.3 VERSCHWIEGENHEIT
Jeder Bewerber hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten. Mit dem Teilnahmeantrag ist von den Bietern das Formblatt „Vertraulichkeits- und Einwilligungserklärung“ ausgefüllt und in Textform einzureichen. Bei Bewerbergemeinschaften ist die „Vertraulichkeits- und Einwilligungserklärung“ von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft in Textform dem Teilnahmeantrag beizufügen.
2.4 UNKLARHEITEN IN DEN AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN / BEWERBERFRAGEN
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, insbesondere solche, die den Teilnahmeantrag oder das spätere Angebot einschließlich deren Wertung beeinflussen, so hat der Bewerber den Auftraggeber umgehend darauf hinzuweisen. Der Bewerber hat den Auftraggeber ebenso unverzüglich auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen und eine eventuelle Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistungen aufmerksam zu machen.
Bewerber haben die Möglichkeit auf die Vergabeunterlagen oder das Vergabeverfahren bezogene Rückfragen mittels der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zu stellen. Für Fragen, die den Teilnahmewettbewerb betreffen, müssen etwaige Fragen bis
…
gestellt sein. Für Fragen die nach Ablauf der vorgenannten Frist eingehen, kann der Auftraggeber nicht gewährleisten, dass die Beantwortung noch rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für den Teilnahmeantrag erfolgt, auch wenn er um rechtzeitige Beantwortung bemüht bleibt.
Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Vergabeunterlagen, welche sämtliche Bewerber betreffen, werden vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt. Für die Abgabe des Teilnahmeantrages ebenso wie für die spätere Abgabe des Angebots ist jeweils die aktuellste Version der auf der Vergabeplattform eingestellten Vergabeunterlagen maßgebend. Die Bewerber müssen daher sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrages oder ihres späteren Angebots prüfen, ob seitens des Auftraggebers zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt oder Bewerberfragen beantwortet wurden, welche für Abgabe des Teilnahmeantrages / Angebotes zu beachten sind.
2.5 KOSTENERSTATTUNG FÜR DIE TEILNAHME AM VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT TEILNAHMEWETTBEWERB
Für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wird keine Entschädigung / Aufwendungsersatz gewährt. Dies gilt sowohl für die Erstellung des Teilnahmeantrages, als auch für die spätere Angebotsbearbeitung nebst Teilnahme an etwaigen Ortsterminen und Angebotsverhandlungen sowie alle übrigen Leistungen der Bewerber aus Anlass dieses Vergabeverfahrens.
3.0 Teilnahmeantrag
3.1 FORM UND FRIST DES TEILNAHMEANTRAGES
Der Teilnahmeantrag muss elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung bis spätestens
…
vollständig mit allen Nachweisen und Anlagen eingereicht werden. Bei der Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge unterliegen dem Ausschlussgrund nach § 57 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 VgV.
Es ist ausschließlich die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrages mindestens in Textform nach § 126b BGB über die in der Auftragsbekanntmachung genannte Vergabeplattform zugelassen. Andere Abgaben oder andere Übermittelungsarten des Teilnahmeantrages, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen. In diesem Fall wäre der Teilnahmeantrag schon mangels Formwahrung gemäß § 57 Abs. 1, 3 VgV zwingend auszuschließen, ohne dass eine Nachforderungsmöglichkeit besteht. Bei der Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ist zu berücksichtigen, dass aufgrund einer gegebenenfalls großen Datenmenge eine vollständige Übertragung des Teilnahmeantrages längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Es ist daher vom Bewerber ausreichend Zeit für das Hochladen des Teilnahmeantrages auf die Vergabeplattform einzukalkulieren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass für die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ein kostenloses Tool erforderlich ist, welches eine separate Installation notwendig macht. Es wird deshalb empfohlen, rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für den Teilnahmeantrag die Übermittlung des Teilnahmeantrages zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang sind auf der Vergabeplattform weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support benannt.
3.2 INHALT DES TEILNAHMEANTRAGES / NACHFORDERN VON NACHWEISEN / BEWERBERAUSWAHL
3.2.1 Mit dem Teilnahmeantrag ist von den Bewerbern die Eignung gemäß den Vorgaben in der Auftragsbekanntmachung nachzuweisen. Zum Beleg der bekanntgemachten Eignungsanforderungen ist das ausgefüllte Formblatt „Teilnahmeantrag“ zusammen mit den weiteren Anlagen und Nachweisen vorzulegen. Wegen der mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen wird auch auf die Checkliste unter Ziffer 3.5 dieses Verfahrensbriefes verwiesen.
3.2.2 Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Nachweise gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Zu beachten ist allerdings, dass vorgelegte Eignungsnachweise die zwar vollständig sind, nicht aber den inhaltlichen Anforderungen gemäß der Auftragsbekanntmachung entsprechen, nicht nachgebessert und deshalb auch nicht nachgefordert werden können.
3.2.3 Die Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, erfolgt in einem mehrstufigen Verfahren.
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen.
Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz gegebenenfalls erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Wegen einer möglichen Nachforderung von Unterlagen wird auf die vorstehenden Ausführungen unter Ziffer 3.2.2 verwiesen.
Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach seinen vorgelegten Eigenerklärungen und Nachweisen die bekanntgemachten Eignungskriterien einschließlich der Mindestanforderungen erfüllt.
Überschreitet die Zahl der geeigneten Bewerber die geplante Höchstzahl von 5 Bewerbern, erfolgt die Auswahl der Bewerber anhand folgender objektiver Kriterien: Anzahl der wertungsfähigen vergleichbaren Referenzen.
Die wertungsfähigen Referenzen werden unter Berücksichtigung der Anzahl gewertet. Ein Bewerber mit 1 wertungsfähigen Referenz erhält 1 Punkt. Ein Bewerber mit 2 wertungsfähigen Referenzen erhält 2 Punkte. Ein Bewerber mit 3 wertungsfähigen Referenzen erhält 3 Punkte.
Ein Bewerber mit 4 wertungsfähigen Referenzen erhält 4 Punkte. Ein Bewerber mit 5 wertungsfähigen Referenzen erhält 5 Punkte. Ein Bewerber mit 6 wertungsfähigen Referenzen erhält 6 Punkte, ein Bewerber mit 7 wertungsfähigen Referenzen erhält 7 Punkte. Ein Bewerber mit 8 wertungsfähigen Referenzen erhält 8 Punkte. Ein Bewerber mit 9 wertungsfähigen Referenzen erhält 9 Punkte. Ein Bewerber mit 10 und mehr wertungsfähigen Referenzen erhält 10 Punkte.
Die maximal zu erzielende Punktzahl bei dem Auswahlkriterien liegt danach bei 10 Punkten. Die fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus dem Auswahlkriterium werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollte auch nach Anwendung des vorgenannten Auswahlkriteriums die Höchstzahl überschritten werden, weil Bewerber dieselbe Punktzahl aufweisen, entscheidet die höhere Anzahl der eingereichten wertungsfähigen Referenzen und bei gleicher Anzahl die größere Aktualität der Referenzen. Falls auch nach Anwendung dieser objektiven Auswahlkriterien die Höchstzahl weiterhin überschritten wird, weil Bewerber dieselbe Punktzahl, dieselbe Anzahl an Referenzen mit derselben Aktualität aufweisen, behält sich der Auftraggeber vor, die Auswahl zwischen den betroffenen Bewerbern durch Los gemäß § 75 Abs. 6 VgV zu treffen. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der bekannt gemachten Mindestzahl von drei Bewerbern liegt, kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren nach § 51 Abs. 3 Satz 2 VgV fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen. Alternativ kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren wegen Unterschreitung der Mindestzahl von drei geeigneten Bewerbern aber auch gemäß § 63 VgV aufheben und gegebenenfalls ein neues Vergabeverfahren durchführen.
3.3 BEWERBERGEMEINSCHAFT
Bewirbt sich eine Bewerbergemeinschaft, hat sie im Formblatt „Teilnahmeantrag“ die Angaben unter A Ziffer 2.0 auszufüllen und zusätzlich das Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ zusammen mit allen anderen Nachweisen und Erklärungen einzureichen. Beim Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ muss zur Erfüllung der Textform von allen Mitgliedern der Bewerber- / Bietergemeinschaft die Person des jeweils Erklärenden genannt sein.
Sofern mit dem Teilnahmeantrag weitergehende Nachweise zwingend von jedem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorzulegen sind, wird dies in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen jeweils ausdrücklich erwähnt. Andernfalls genügt es, wenn die Bewerbergemeinschaft als solche die Eignungsanforderungen erfüllt und nachweist.
3.4 EIGNUNGSLEIHE / UNTERAUFTRAGNEHMER
Sofern der Bewerber sich für den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten anderer Unternehmen beruft (Eignungsleihe), hat er die Verpflichtungserklärung gemäß Formblatt „Verpflichtungserklärung“ auszufüllen und in Textform, d.h. es muss die Person des jeweils Erklärenden des anderen Unternehmens genannt sein, dem Teilnahmeantrag beizufügen sowie für das andere Unternehmen die bekanntgemachten Eignungsanforderungen nachzuweisen, die sich der Bewerber zu eigen machen möchte. Gleiches gilt, wenn sich eine Bewerber- / Bietergemeinschaft zum Zwecke des Nachweises der wirtschaftlichen und finanziellen oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeiten auf Kapazitäten anderer Unternehmen beruft, die nicht Mitglied der Bietergemeinschaft sind.
Beabsichtigt der Bewerber im Auftragsfall Teile der Leistung an Unterauftragnehmer zu vergeben, ohne dass sich der Bewerber zugleich zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten der Unterauftragnehmer beruft, sind vom Bewerber mit dem Teilnahmeantrag noch keine Angaben zum Unterauftragnehmer und zu dessen Leistungsumfang zu machen. Solche Angaben werden erst mit der Angebotsabgabe und damit nur von den Bewerbern zu machen sein, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
ie bereits mit dem Teilnahmeantrag geforderte Nachweispflicht zur Eignungsleihe gemäß vorstehenden Ausführungen kommt mithin nur zur Anwendung, wenn sich der Bewerber neben der beabsichtigten Unterauftragsvergabe auch zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten des Unterauftragnehmer berufen möchte.
3.5 CHECKLISTE
Als Teilnahmeantrag sind vom Bewerber folgende Unterlagen ausgefüllt und teils mit Angabe des Namens des Erklärenden (= Textform i.S.v. § 126b BGB) einzureichen:
…
4.0 Angebots- und Verhandlungsverfahren
4.1 AUFFORDERUNG ZUR ERST-ANGEBOTSABGABE
Die – maximal – fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus dem Teilnahmewettbewerb gemäß Ziffer 3.0 dieses Verfahrensbriefes werden zur Erst-Angebotsabgabe aufgefordert. Die Aufforderung erfolgt über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung mit gesondertem Schreiben. Aus dem Aufforderungsschreiben ergeben sich ergänzend zu den nachfolgenden Ausführungen weitere Informationen zur Erst-Angebotsabgabe.
4.2 FORM UND FRIST ZUR EINREICHUNG DES (ERST-)ANGEBOTES
Das Angebot ist mindestens in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung einzureichen. Andere Angebotsabgaben oder andere Übermittlungsarten des Angebotes, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen.
Die voraussichtliche Angebotsabgabefrist kann dem indikativen Zeitplan gemäß Ziffer 1.3 dieses Verfahrensbriefes entnommen werden. Die verbindliche Angebotsabgabefrist wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt.
Nicht form- und/oder nicht fristgerecht eingereichte (Erst-)Angebote können nicht berücksichtigt werden und sind zwingend gemäß § 57 VgV von der weiteren Angebotsprüfung und -wertung auszuschließen.
4.3 entfallen
4.4 INHALT DES (ERST-)ANGEBOTES
Von den Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sind mit dem Erstangebot die Unterlagen gemäß nachfolgender Checkliste einzureichen.
…
Die vorstehende Auflistung ist zunächst nur indikativ. Die finale Auflistung geht den zur Angebotsabgabe ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Erst-Angebotsabgabe zu.
4.5 ERÖFFNUNGSTERMINE
Zu den Eröffnungsterminen der Angebote, gleich ob Erst-Angebote oder endgültige Angebote, sind Bieter oder deren Bevollmächtigte nicht zugelassen.
4.6 NEBENANGEBOTE
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
4.7 PRÜFUNG UND WERTUNG DER ANGEBOTE
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt anhand des nachfolgend dargestellten
Wertungssystems:
Formale Prüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote zunächst anhand der in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen in formaler Hinsicht überprüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass bei einem Angebot Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, wird der Auftraggeber im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV den betroffenen Bieter auffordern, Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, sofern dies vergaberechtlich zulässig sein sollte.
Angemessenheitsprüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote rechnerisch, technisch und wirtschaftlich prüfen. Hierzu wird der Auftraggeber die von den Bietern angegebenen Preise auf deren Angemessenheit überprüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass ein Angebot unangemessen hoch bzw. unangemessen niedrig erscheint, wird der Auftraggeber den Bieter auffordern, die angebotenen Preise aufzuklären. Der Auftraggeber behält sich vor, dazu von den Bietern Kalkulationsunterlagen anzufordern.
Wertung anhand der Zuschlagskriterien: Die weitere Wertung der Angebote erfolgt anhand der von den Bietern zu den nachfolgend genannten Zuschlagskriterien einzureichenden Unterlagen.
Oberkriterium Gewichtung
…
Wegen der Zuschlagskriterien nebst Unterkriterien, Gewichtung und Bewertung wird auch auf das Dokument „Zuschlagskriterien“ verwiesen.
4.8 ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST
Die Zuschlags- und Bindefrist beträgt drei Monate ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote. Bis zum Ende dieser Zuschlags- und Bindefrist sind die Bieter an ihr Angebot gebunden. Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor Zuschlagserteilung gemäß § 134 GWB informiert.
4.9 WEITERE VERFAHRENSBEDINGUNGEN FÜR DIE ANGEBOTSABGABE
Wegen der weiteren Verfahrensbedingungen für die Angebotsabgabe wird auf Ziffer 1.0 und 2.0 dieses Verfahrensbriefes verwiesen. Die genannten Verfahrensbedingungen gelten sowohl für den Teilnahmewettbewerb, als auch für die anschließende Angebotsabgabe.
5.0 Rügepflicht und rechtliche Grundlagen einschließlich Datenschutz
5.1 ZULÄSSIGKEIT NACHPRÜFUNGSANTRAG
Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.2 VERGABEKAMMER
Der Bieter kann sich zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße an folgende Stelle wenden:
…
5.3 RECHTSGRUNDLAGEN
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des GWB:
§ 134 Informations- und Wartepflicht
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.
§ 135 Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.4 WEITERLEITUNG VON VERGABEUNTERLAGEN
Der Auftraggeber ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Teilnahmeanträge und Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Gemäß § 165 GWB haben die Verfahrensbeteiligten unter Umständen Anspruch auf Akteneinsicht und können sich gegebenenfalls Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen. Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist. Es ist daher im Interesse des Bewerbers oder Bieters, bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags oder des Angebotes eine entsprechende Kennzeichnung der Stellen vorzunehmen, die Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.
5.5 DATENSCHUTZ
Bei der Durchführung von Vergabeverfahren verarbeitet die Vergabestelle und der Auftraggeber Daten von Bietern und deren Mitarbeitern wie folgt:
1. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
Durchführung eines Vergabeverfahrens, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c i.V.m. Artikel 6 Absatz 3 DSGVO und §§ 97ff des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
2. Empfänger von personenbezogenen Daten:
Die Vergabestelle / der Auftraggeber ist die zentrale Stelle, bei der alle Angebote und Teilnahmeanträge europaweiter Ausschreibungen eingehen. Diese Angebote und Teilnahmeanträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, wie z.B. Referenzen, berufliche Qualifikationen des vom Bieter bzw. Bewerber zur Leistungserbringung vorgeschlagenen Personals etc., die zur Auswertung und Begründung der Auswahl und Zuschlagsentscheidungen benötigt werden. Diese Auswertung erfolgt in den Fachbereichen, die Bedarfsträger sind. Der Kreis der Personen, die Einblick in diese Unterlagen erhalten, ist auf den Kreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschränkt, die zur Auswertung der Unterlagen zwingend erforderlich sind. Die Vergabestelle / der Auftraggeber ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz,
§ 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach
§ 150a der Gewerbeordnung anzufordern. Nach § 134 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen informiert die Vergabestelle / der Aufraggeber die Bieter,deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Nach § 62 Absatz 1 Satz 1 Vergabeverordnung teilt die Vergabestelle / der Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit. Nach § 62 Absatz 2 Nummer 3 Vergabeverordnung unterrichtet die Vergabestelle / der Auftraggeber auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Nach § 39 Absatz 1 Vergabeverordnung übermittelt die Vergabestelle / der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. Hier werden auch Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht. Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer hat die Vergabestelle nach § 163 Absatz 2 Satz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für das Verfahren der sofortigen Beschwerde vor dem zuständigen Oberlandesgericht nach § 171 GWB. In diesen Verfahren werden personenbezogene Daten ggf. auch an andere Verfahrensbeteiligte weitergegeben.
3. Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten:
Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsund vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen; die Vergabestelle / der Auftraggeber speichert die eingegangen Teilnahmeanträge und Angebote nicht länger als 10 Jahre.
4. Rechte der betroffenen Personen:
Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle / dem Auftraggeber verarbeiteten personenbezogenen Daten. Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/ Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (siehe oben Dauer der Speicherung).
Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen. Es besteht ein Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers / Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.
– Ende Verfahrensbrief –
