Ca. 0,4 % der Briefsendungen werden ins Ausland und mehr als 90 % der nationalen Briefsendun[1]gen werden im regionalen Einzugsbereich des Auftraggebers versendet. Die Sendungen werden adressiert übergeben. Die Adressierung erfolgt in ca. 90% der Sendungen maschinengeschrieben. Für die Kalkulation ist von den bei der jeweiligen Position angegebenen Mengen auszugehen. Diese wurden auf Basis der Monate Januar 2023 bis Dezember 2023 ermittelt und bilden die Men[1]gen der monatlichen Volumina ab. Sie dienen lediglich als Kalkulationshilfe. Sie begründen keine Abnahmeverpflichtung durch den Auftraggeber. Die Mengen können über- oder unterschritten wer[1]den.
I.3 Abholung der Postsendungen und Postversand Bestandteil der Ausschreibung ist die Beförderung von Postsendungen. Hierzu hat der Auftragnehmer täglich (montags – freitags) den Auftraggeber … anzufahren und die Postsendungen abzuholen. Ausgeschlossen hiervon sind gesetzliche Feiertage (Bundesland Niedersachsen). Die Abholung hat regelmäßig im Zeitfenster bis spätestens 15 Uhr; freitags bis 13 Uhr zu erfolgen.
I.4 Weiterleitung von Postsendungen Der Auftragnehmer gewährleistet, dass mind. 95 % der eingesammelten Briefpost an dem dritten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 99 Prozent an dem vierten auf den Einliefe[1]rungstag folgenden Werktag (siehe § 18, (1) PostG). zugestellt wird.
I.5 Frankierung Die Sendungen sind anforderungsgerecht zu frankieren. Es ist nicht vorgesehen, ein Logo des Auftraggebers anzubringen. Neben den erforderlichen Kennzeichnungen gemäß möglicher Einlie[1]ferungsbedingungen des Beförderungs- und Zustellunternehmens bzw. einer Kodierung zur Sen[1]dungsverarbeitung ist der Auftragsnehmer nicht berechtigt, die Briefsendungen mit einem Hinweis auf das eigene Zustellunternehmen zu versehen.
I.6 Besonderheiten – Vertragskonforme Sendungen Bei Sendungen mit unvollständiger Anschrift hat die Rückgabe an den Auftraggeber kos[1]tenfrei, spätestens am übernächsten auf die Abholung folgenden Werktag (ausgenommen samstags), zu erfolgen. – Unzustellbare Postsendungen Werden Postsendungen als unzustellbar deklariert sind sie dem Auftraggeber unverzüglich zurückzugegeben.
I.7 Wertung der Angebote Die Wertung der Angebote erfolgt unter Berücksichtigung der nachfolgend aufgeführten Punkte.
1. Formale und inhaltliche Prüfung der Angebote Im Rahmen der Prüfung werden die wegen formeller oder inhaltlicher Mängel auszuschließenden Angebote ermittelt. Dabei werden Angebote gemäß § 57 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Es werden Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle geforderten Unterlagen enthalten, nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Die ausschreibende Stelle behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehler[1]hafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu ver[1]vollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterla[1]gen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständi[1]gen. Ein Ausschluss von der Wertung erfolgt, wenn durch die vorgelegten Unterlagen nicht sicher[1]gestellt ist, dass die Leistung vertragsgemäß erfüllt wird.
2. Eignungsnachweise und Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend § 122 GWB nur die Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) besitzen, bei denen keine zwingenden Ausschlussgründe vorliegen und keine fakultativen Ausschlussgründe zum Tragen kommen. Bei der Beurteilung der Leistungsfähigkeit können z.B. auch Unterauftragnehmer oder konzernver[1]bundene Unternehmen berücksichtigt werden. Anbieter für die die Übergangsregelung nach § 112 PostG zutrifft, müssen nachweisen, dass Sie die Voraussetzungen nach § 4 ff. PostG erfüllen. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit wird gemäß § 46 VgV auf Grundlage der vorgelegten Referenzen (Anlage) und Lizenz (Nachweis Anbieterverzeichnis) geprüft: • Lizenz zur gewerbsmäßigen Beförderung nach § 4 PostG • Mindestens drei Referenzen über die Abholung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen für öffentliche Auftraggeber. Die Referenzen müssen für mindestens zwei Jahre aus den Kalenderjahren 2022 bis 2023 stammen (es gilt die Summe der Referenzen).
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen Das Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen wird entsprechend den Nachweisen ge[1]prüft. In diesen ist vom Bieter das Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen gemäß § 124 Abs. 1 und 4 GWB sowie das Nichtvorliegen von fakultativen Ausschlussgründen gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB zu bestätigen. Sofern der Bieter das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 Abs. 1 und 4 GWB oder gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB nicht bestätigt und zudem gemäß § 125 Abs. 1 GWB bzw. aufgrund besonderer Umstände des Einzelfalls nicht von einem Ausschluss abgesehen werden kann, wird das Angebot des Bieters zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Sofern der Bieter das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 1,3 und GWB nicht bestätigt, behält sich der Auftraggeber – unter Berücksichtigung des Grundsatzes 13 der Verhältnismäßigkeit – den Ausschluss des Angebotes des Bieters ausdrücklich vor. § 125 GWB gilt entsprechend. Die ausschreibende Stelle behält sich die Prüfung der weiteren fakultativen Ausschlussgründe ge[1]mäß § 124 Abs. 1 GWB ausdrücklich vor. Soweit vorliegend oder bekannt, werden auch weitere Erkenntnisse berücksichtigt, welche die Zuverlässigkeit des Bieters in Frage stellen. Dies sind u. a. Eintragungen in das Wettbewerbsregister, Strafverfahren, Verstöße gegen die Zahlung von Mindestlöhnen oder Ähnliches. Ob ein entsprechender Ausschlussgrund vorliegt, wird im Einzelfall geprüft. Ein Unternehmen kann, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis der wirtschaftli[1]chen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Es muss in diesem Fall dem Auftraggeber nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem es beispielsweise eine entsprechende Ver[1]pflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt (§ 47 Abs. 1 VgV). Dabei kann ein Unternehmen für den Nachweis der erforderlichen beruflichen Leistungsfähigkeit (hier: Referenzen zum Nachweis der einschlägigen Berufserfahrung) die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (§ 47 Abs. 1 S. 3 VgV). Unternehmen, deren Kapazitäten für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch genommen werden, haben zusätzlich das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den Regelungen der Vergabeunterlagen nachzuweisen (§ 47 Abs. 2 VgV). Bei Bietergemeinschaften werden Nachweise zur Leistungsfähigkeit in technischer und beruflicher sowie in wirtschaftlicher und finanzieller Hinsicht kumulativ gewertet und sind somit nicht zwingend von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen, während der Nachweis zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Bietererklärung D1) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen ist.
3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise In diesem Prüfpunkt werden die Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotspreise überprüft. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotsent[1]gelten der Ausschreibung auch der Marktpreis. Der Auftraggeber behält sich zudem im Rahmen der Angebotsprüfung die Anforderung der Kalkulation vor. Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, wird in jedem Einzelfall gesondert getroffen werden.
4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt unter den Angeboten, die in den vorange[1]gangenen Prüfpunkten nicht ausgeschlossen wurden. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot. Für das alleinige Zuschlagskriterium Angebotspreis erfolgt die Bewertung wie folgt: Die preisliche Auswertung erfolgt durch einen Vergleich der angebotenen Preise (inklusive der zu zahlenden Mehrwertsteuer) für die gesamte Vertragslaufzeit von drei Jahren (ohne Verlängerungsoptionen) auf Basis des ausgeschriebenen Leistungsverzeichnis. Möglicherweise angebotene optionale Leistungen des Bieters werden nicht gewertet.
5. Aufklärungsgespräche Im Rahmen der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung Aufklärungsgespräche zu führen, um eventuelle Zweifel über die Eignung der Bieter oder der Angebote im Interesse der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes zu beseitigen (vgl. § 15 Abs. 5 VgV). Nachverhandlungen finden nicht statt.
6. Information an die Bieter Der Auftraggeber wird entsprechend § 134 Abs. 2 GWB erst zehn Kalendertage nach der elektronischen Absendung der Information über die Nichtberücksichtigung der Angebote an die jeweiligen Bieter den Zuschlag auf das Angebot des Bestbieters erteilen. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.
Vertrag zur Ausschreibung der Postdienstleistungen 2024 des Auftraggebers …. zwischen: dem Auftraggeber … Vertreten durch … -nachstehend als Auftraggeber bezeichnet[1]und Firma Muster XX Musterstr.1 11111 Musterhausen vertreten durch Herr/Frau Muster -nachstehend als Auftraggeber bezeichnet-
§ 1 Vertragsgegenstand Der Auftragnehmer hat die Postdienstleistung für den Auftraggeber zu erbringen. Dies umfasst die Zu[1]stellung der Briefe und Pakete entsprechend der Leistungsbeschreibung.
§ 2 Vertragsbestandteil Nach Vertragsabschluss werden die folgenden Regelungen in der nachstehenden Reihenfolge Vertragsbestandteil: • Die Vergabeunterlagen • Das vom Bieter vorgelegte Angebot • Das aktuell gültige Postgesetz Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters sind ausgeschlossen und wer[1]den nicht Vertragsbestandteil.
§ 3 Leistungen des Auftragnehmers • Abholen von Postsendungen • Frankierung und Konsolidierung • Weiterleitung von Postsendungen an ein Logistikzentrum eines selbst beauftragten Beförde[1]rungs- und Zustellunternehmen bzw. eigene Beförderung und Zustellung • Die nicht vertragskonformen Sendungen und unzustellbaren Postsendungen sind wie im Leis[1]tungsverzeichnis unter I.6 zu behandeln.
§ 4 Personal Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Arbeitskräfte. Er verpflichtet sich, nur eigenes, fachkundi[1]ges und zuverlässiges Personal einzusetzen. Der Auftraggeber ist berechtigt, sich entsprechende Nachweise der eingesetzten Arbeitskräfte zeigen zu lassen.
§ 5 Datenschutz (1) Der Auftragnehmer ist hinsichtlich der zu erbringenden Postdienste zur Wahrung des Postgeheim[1]nisses gemäß Abschnitt 2, § 64 bis § 66 PostG verpflichtet. Außerdem unterliegt er den datenschutz[1]rechtlichen Regelungen des am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die durch die Vorschrif[1]ten der Abschnitt 3, § 67 bis 71 Postgesetz (PostG) ergänzt werden. Er verpflichtet sich insbesondere zur Einhaltung der Regelungen der EU-DSGO und des BDSG bezüglich der Verschwiegenheit und des Sozialdatenschutzes. (2) Der Auftraggeber stellt eine Verpflichtungserklärung zur Verfügung, welche vor Aufnahme der Ar[1]beit zu unterschreiben ist. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle ihm zur Kenntnis gelangenden internen Angelegenheiten des Auftraggebers vertraulich zu behandeln, insbesondere Vorkehrungen zu treffen, dass solche Kenntnisse anderen Personen, außer den mit der Ausführung Beauftragten, nicht bekannt werden. (4) Er hat ferner die Pflicht, die mit der Ausführung beauftragten Personen gemäß Art. 32 Abs. 1 lit. b) 2. Var. EU-DSGVO auf die Vertraulichkeit zu verpflichten. Dies kann auch durch eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß § 53 BDSG bewirkt werden. In beiden Fällen ist eine schriftliche Erklä[1]rung zu verlangen.
§ 6 Entgelte (1) Die vereinbarten Entgelte lt. Preisblatt gelten als Festpreise; sie können frühestens nach einem Jahr und nur mit Zustimmung des Auftraggebers erhöht werden, wenn – der Abschluss neuer Lohn- und Rahmenverträge, die für den Auftragnehmer gelten, dies er[1]forderlich machen sollte. – eine Anpassung der Portokosten erfolgt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber rechtzeitig, mindestens jedoch 4 Wochen vor[1]her, schriftlich von einer derartigen Änderung zu unterrichten. Eine rückwirkende Anpassung kann nicht erfolgen. Änderungen der Entgelte bedürfen der schriftlichen Vereinbarungen. (2) Werden Leistungen durch den Auftragnehmer nicht oder nur als Teilleistung erbracht, ist der Auf[1]traggeber berechtigt, die Vergütung angemessen herab zu setzen.
§ 7 Abholung Die Abholung beim Auftraggeber … hat wie folgt zu erfolgen: – Von Montag bis Freitag muss die Post täglich einmal abgeholt werden. – Ausgeschlossen hiervon sind gesetzliche Feiertage (Bundesland Niedersachsen). – Zeitfenster: bis spätestens 15 Uhr; freitags bis 13 Uhr.
§ 8 Sonstige Pflichten des Auftragnehmers Mängel und Schäden, die während der Dienste festgestellt oder verursacht werden, sind unverzüglich dem Auftraggeber zu melden.
§ 9 Zahlungen (1) Der Auftraggeber zahlt nach Erfüllung der Leistung binnen eines Monats nach Eingang der prüfba[1]ren Rechnung bargeldlos auf das vom Auftragnehmer anzugebende Konto. Die Zahlungsfrist gilt als gewahrt, wenn der Auftraggeber sein Kreditinstitut angewiesen hat, den Rechnungsbetrag zu überwei[1]sen. (2) Die Rechnungslegung des Auftragnehmers erfolgt monatlich nachträglich, bis spätestens zum 10. des Folgemonats. Die Rechnung beinhaltet eine detaillierte Übersicht in der nachgewiesen werden muss, welche Leistungen des Auftragnehmers erbracht wurden. (3) Die tatsächlichen Mengenangaben ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis. Die vom Auftrag[1]geber übergebene Mengenübersicht wird vom Auftragnehmer innerhalb von 4 Wochen überprüft. Sie wird verbindlich, wenn sie von beiden Seiten akzeptiert wird. (4) Mehr- oder Minderforderungen werden grundsätzlich mit einer neuen, korrigierten Rechnung aus[1]gewiesen.
§ 10 Haftung Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die durch ihn oder sein Personal sowie durch Dritte an[1]lässlich seines Betriebes verursacht werden. Er ist verpflichtet, eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500.000,00 € für Sachschäden abzuschließen und dem Auftragge[1]ber den Abschluss der Versicherung innerhalb von 4 Wochen nach Vertragsunterzeichnung nachzu[1]weisen.
§ 11 Kündigung des Vertrages (1) Der Auftraggeber ist zur Kündigung des Vertrages mit sofortiger Wirkung berechtigt, wenn, a. der Auftragnehmer Dienstkräften der Verwaltung Geschenke und andere Vorteile im Sinne der §§ 331 ff StGB und § 12 des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb anbietet, verspricht oder gewährt. b. dem Vertrag unter Verletzung der Vorschriften des Gesetzes zur Wettbewerbsbeschränkung zu[1]stande gekommen ist. c. der Auftragnehmer Personal einsetzt, welches nicht sozialversichert ist. d. der Auftragnehmer die Bestimmungen des Vertrages nicht nur geringfügig verletzt und seine Leis[1]tungen nach zweimaliger Abmahnung nicht ordnungsgemäß erbringt, bzw. den Forderungen des Auf[1]traggebers nicht nachkommt. e. der Auftragnehmer gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verstößt. f. über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung man[1]gels Masse abgelehnt wurde. g. der Abschluss der Haftpflichtversicherung nicht binnen der in § 10 genannte Frist nach einer Mah[1]nung unverzüglich nachgewiesen wird. (2) Bei der Kündigung mit sofortiger Wirkung ist der Auftraggeber berechtigt, vom Auftragnehmer Er[1]satz des ihm hierdurch entstandenen Schadens zu verlangen.
§ 12 Vertragsdauer Dieser Vertrag beginnt mit Zuschlag ab 01.01.2025 und endet- unter Beachtung des § 11 – mit Ablauf des 31.12.2027. Es wird eine Probezeit von 6 Monaten vereinbart. Innerhalb der Probezeit kann der Auftraggeber ohne Angabe von Gründen und mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag bis zu vier Monate vor Vertragsende um ein weiteres Jahr zu verlängern. In jedem Falle endet der Vertrag nach einer Vertragsdauer von vier Jahren am 31.12.2028.
§ 13 Sonstiges Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, die Rechte und Pflichten aus dem Vertrag an Dritte zu übertra[1]gen. Der Auftraggeber darf Einsicht in Unterlagen, insbesondere in Lohn- und Meldeunterlagen, Bücher und andere Geschäftsunterlagen und Aufzeichnungen, nehmen, aus denen Umfang, Art, Dauer und tatsächliche Entlohnung der Beschäftigten hervorgehen oder abgeleitet werden, um die Einhaltung der vergaberechtlichen Verpflichtungen nach §14 NTVergG zu überprüfen, die sich auf die Beschäftigten beziehen.
§ 14 Erfüllungsort, Gerichtsstand (1) Erfüllungsort ist der in der Leistungsbeschreibung genannte Standort. (2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Auftraggebers …
§ 15 Schriftform (1) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. (2) Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder unwirksam wer[1]den, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Vertragspartner werden jedoch unwirksame Bestimmungen unverzüglich durch solche Vereinbarungen ersetzen, die dem Zweck der unwirksamen Bestimmungen am nächsten kommen.
