Autor: Dr. jur. Thomas Ax

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die der betreffende öffentliche Auftraggeber nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, die Mindestfristen einzuhalten, die für das offene und das nicht offene Verfahren sowie für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgeschrieben sind.

Von einem Teilnahmewettbewerb kann nur dann abgesehen werden, wenn die Mindestfristen des Regelverfahrens – in diesem Fall die verkürzten Fristen nach § 17 Abs. 3 und 8 VgV – nicht eingehalten werden können. Gemäß § 15 Abs. 3 VgV beträgt die verkürzte Angebotsfrist beim offenen Verfahren 15 Kalendertage. Bei einem nicht offenen Verfahren beträgt die verkürzte Teilnahmefrist nach § 16 Abs. 3 VgV 15 Tage, die sich daran anschließende Angebotsfrist 10 Tage (vgl. § 16 Abs. 7 VgV). Hinsichtlich des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gelten dieselben Fristen wie beim nicht offenen Verfahren. Bei allen genannten Verfahrensarten kommt die Frist für die Vorabinformation gem. § 134 Abs. 2 GWB hinzu, welche noch einmal 10 Tage beträgt. Voraussetzung für den Fristenlauf ist jedoch jeweils, dass die entsprechenden Vergabeunterlagen „Ausschreibungsreife“ haben, das heißt dass die Eignungsanforderungen für die Bewerber/Bieter festgelegt wurden, die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ermittelt und die vollständigen Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung etc.) erstellt sind.

Zu den vorgenannten gesetzlichen Mindestfristen kommen somit noch der für die Ausschreibung notwendige Zeitrahmen hinzu sowie die vorherige Erstellung der hierfür erforderlichen Unterlagen (Vergabevermerk, Bedarfsprüfung, Prüfung/Bereitstellung der Haushaltsmittel sowie Vertragserstellung). Bei den Mindestfristen nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV muss noch Zeit für Bieter-fragen und die Auswertung der Angebote einbezogen werden. Gleiches gilt für die notwendige Rüstzeit für den bezuschlagten Auftragnehmer bezüglich des Ausführungsbeginns.

Nach Erfahrungswerten aus vergleichbaren Fällen ist für eine Vergabe der betreffenden Dienstleistung im offenen Verfahren eine Verfahrensdauer von bis zu einem Jahr einzuplanen.

Grundsätzlich dürfen die Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit dem öffentlichen Auftraggeber nicht zuzurechnen sein. Eine Ausnahme hiervon stellt die Interimsvergabe in dem Bereich der Daseinsvorsorge dar.

In der obergerichtlichen Rechtsprechung und Literatur ist überwiegend anerkannt, dass eine Vergabe nach den Grundsätzen des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV (Interimsvergabe) dann zulässig ist, wenn es um Beschaffungen geht, welche in einem übergeordneten Interesse notwendig sind.

Dies betrifft solche Leistungen, die im Interesse der Allgemeinheit, insbesondere unter Gesichts-punkten der Daseinsvorsorge, unverzichtbar sind. Eine Vergabe im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist bei solchen für die Allgemeinheit unverzichtbaren Leistungen auch dann möglich, wenn die Dringlichkeit auf Versäumnisse der Vergabestelle zurückzuführen ist; der Aspekt der Zurechenbarkeit und Vorhersehbarkeit tritt dann hinter der Notwendigkeit der Kontinuität der Leistungserbringung zurück (vgl. OLG Frankfurt am Main in dem Beschluss vom 24.11.2022 – 11 Verg 5/22; OLG Düsseldorf Beschluss vom 15.02.2023 – VII-Verg 9/22; BayObLG, Beschluss vom 31.10.2022 – Verg 13/22; OLG Frankfurt, Be-schlüsse vom 31.10.2022 – 11 Verg 7/21 und vom 30.1.2014 – 11 Verg 15/13; OLG Celle, Beschluss vom 24.09.2014, 13 Verg 9/14).

In der wert- und insbesondere grundrechtsgebundenen Ordnung des Grundgesetzes und der Unionsverträge, so das OLG Frankfurt am Main in dem Beschluss vom 24.11.2022 – 11 Verg 5/22, muss der Staat immer und unabhängig von früheren Versäumnissen in rechtmäßiger Weise in der Lage sein, auf Notlagen zu reagieren oder sie abzuwenden sowie unverzichtbare Leistungen zu erbringen.

Dies betrifft insbesondere Leistungen zur Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung einschließlich der Daseinsvorsorge.

Die Interimsvergabe ist dementsprechend eine „Überbrückungsvergabe“ für den Fall, dass eine im Wettbewerb ausgeschriebene Leistung nicht pünktlich vergeben werden kann und ein vertragsloser Zustand droht. Das gilt auch bei unmittelbaren Gefährdungen der Versorgungssicherheit im Bereich der Daseinsvorsorge.

Eine Interimsvergabe kommt demnach zum eigentlichen Vergabeverfahren hinzu.

Die Rechtsprechung begrenzt zulässige Interimsvergaben auf den Zeitraum, der erforderlich ist, um ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren durchzuführen und abzuschließen.

Eine Vertragsdauer von einem Jahr trägt der notwendigen Beschränkung auf den Interimsbedarf Rechnung. Interimsbeauftragungen sind auf den Zeitraum zu befristen, bis ein normales Verfahren bei Ausnutzung aller Möglichkeiten zur Beschleunigung vorbereitet und abgeschlossen sein kann. Sie sind deshalb zeitlich bis zum frühestmöglichen Abschluss des vergaberechtlich vorgeschriebenen europaweiten Vergabeverfahrens befristet. Eine Laufzeit von einem Jahr ist bei einer Interimsvergabe als verhältnismäßig und zulässig anzusehen (VK Rheinland-Pfalz, Beschl. v. 22.05.2014, VK 1-7/14 = BeckRS 2015, 15353; VK Arnsberg, Beschl. v. 25.08.2008, VK 14/08 = IBRRS 2008, 2849; VK Sachsen, Beschl. v. 27.04.2015, 1/SVK/012-15 = BeckRS 2015, 16420; OLG Dresden, Beschl. v, 11.11.2008, Verg 006-08; VK Lüneburg, Beschl. v. 03.07.2009, VgK-30/2009).

Die Interimsvergabe stellt an sich bereits das mildeste Mittel dar. Die Rechtsprechung hat durch die Interimsvergabe ein Rechtsinstitut geschaffen, welches auf der einen Seite den Zielen des EU-Vergaberechts gerecht wird und auf der anderen Seite die Gewährleistung der Aufgaben im Bereich der Daseinsvorsorge und die Funktionsfähigkeit erhalten und sicherstellen soll. Dies geht insbesondere daraus hervor, dass nach der Rechtsprechung, zum einen eine Interimsvergabe nur für einen begrenzten Zeitraum zulässig und zum anderen akzessorisch zu einem bereits begonnenen oder anstehenden Vergabeverfahren ist.

Die in Art. 14 AEUV normierte Funktionsgewährleistungspflicht legt fest, dass die Mitgliedstaaten und die Union eine positive Verpflichtung trifft, durch geeignete Gestaltung der Rahmenbedingungen dafür zu sorgen, dass die Träger von Diensten im allgemeinen wirtschaftlichen Interesse ihren Aufgaben angemessen nachkommen können (Jung in Calliess/Ruffert, EUV/AEUV, 6. Aufl. 2022, AEUV Art. 14 Rn. 22). Der Begriff „Dienste von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse“, entspricht dem der Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse in Art. 106 Abs. 2 und Art. 36 der Grundrechtecharta (Calliess/Ruffert/Jung, 6. Aufl. 2022, AEUV Art. 14 Rn. 12; Definitionen auch bei Europäische Kommission, Leistungen der Daseinsvor-sorge in Europa, ABl. 2001 Nr. C 17/4, Anhang II). In Zusammenhang mit Diensten von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse wird der Begriff der „Daseinsvorsorge“ in den deutschen Sprachfassungen der offiziellen Doku-mente verwendet (Groeben, von der/Schwarze/Philipp Voet van Vormizeele, AEUV Art. 14 Rn. 8, 9; Jung in Calliess/Ruffert, EUV/AEUV, 6. Aufl. 2022, AEUV Art. 14 Rnrn. 12, 13, Art. 106 Rn. 36).

Somit ergibt sich ein Spannungsverhältnis zwischen Art. 32 Abs. 2 lit. C Richtlinie 2014/24/EU und Art. 14 AEUV.

Die Auslegung des Sekundärrechts erfolgt immer im Lichte des höherrangigen Primärrechts. Art. 32 Abs. 2 lit. c Richtlinie 2014/24/EU ist deshalb da-hingehend einschränkend auszulegen, dass die höherwiegende Leistungs-erbringung im Bereich der Daseinsvorsorge nach Art. 14 AEUV gewährleistet werden kann (Funktionsgewährleistungspflicht).

Nach den gesetzlichen Vorschriften der Klärschlammverordnung sind alle Betreiber einer Kläranlage verpflichtet, den Klärschlamm möglichst hochwertig zu verwerten und ab 2029 eine Rückgewinnung von Phosphor aus dem Klärschlamm sicher zu stellen, sofern dieser 20g oder mehr Phosphor pro kg Trockenmasse enthält.

Phosphor: Wichtiger Rohstoff für die Landwirtschaft

Klärschlamm enthält Phosphor und Stickstoff – wichtige Nährstoffe für Pflanzen in der Landwirtschaft. Allerdings sind im Abfallprodukt unserer Kläranlagen auch Stoffe enthalten, die dem Boden nicht unkontrolliert zugeführt werden sollten, etwa Mikroplastik oder organische Schadstoffe.

Phosphor im Klärschlamm muss zurückgewonnen werden

Die Verordnung soll sicherstellen, dass Phosphor im Klärschlamm zurückgewonnen wird – für Städte und größere Kommunen gilt dies ab 2029, für kleinere Gemeinden mit eigenen Kläranlagen ab 2032. Sie alle müssen sicherstellen, dass aus den Klärschlämmen oder ihrer Asche bis zu 80 Prozent des Phosphors zurückgewonnen, also recycelt, werden.

Phosphor ist für alle biologischen Organismen lebenswichtig und z.B. an der Funktion zentraler Bereiche wie der DNA und der Energieversorgung der Zellen beteiligt. Auf natürlichem Wege gelangt Phosphor einerseits über Verwitterung in den Boden oder andererseits über die Zersetzung von organischen Stoffen.

Über Kunstdünger wird in der Landwirtschaft der Phosphoranteil im Boden erhöht, um das Wachstum und die Erträge zu steigern. Die gleiche Funktion hat das Ausbringen von Klärschlamm auf den Feldern, in dem unter anderem auch Phosphor enthalten ist. Da die landwirtschaftliche Verwertung von Klärschlamm aufgrund der erwähnten Schadstoffbelastung durch die Düngemittelverordnung (DüMV) inzwischen stark reduziert wurde, verringert sich auch die Phosphor-Menge, die dadurch auf die Felder eingebracht wird.

80 Prozent der Vorkommen von Mineralien, in denen Phosphor enthalten ist, liegen in Afrika, China und den USA. Deutschland verfügt über keine nennenswerten Vorkommen und muss Phosphor zu 100 Prozent importieren. Ein Recycling ist deshalb notwendig, um dem steigenden Bedarf einerseits gerecht zu werden und andererseits dem Gedanken der Nachhaltigkeit Rechnung zu tragen. Der wichtige Stoff Phosphor wird schließlich aus einem Abfallprodukt der kommunalen Kläranlagen gewonnen und hilft uns, die Abhängigkeit von Phosphorimporten zu verringern. Denn durch konsequentes Phosphorrecycling aller Klärschlämme in Deutschland könnten bis zu 40 Prozent der Importe ersetzt werden.

Mitverbrennung nur noch für phosphorarme Klärschlämme

Der Schwellenwert erlaubt ab 2029 eine Mitverbrennung nur noch für phosphorarme Klärschlämme.

Die bisher genutzte Mitverbrennung von Klärschlamm in Zementwerken ist ab 2029 nicht mehr zulässig.

Phosphor-Rückgewinnung aus der anfallenden Asche erforderlich

Die ebenfalls praktizierte Mitverbrennung von Klärschlamm in Kohlekraftwerken führt zu einer Asche und bleibt weiterhin erlaubt, macht aber ab 2029 die Phosphor-Rückgewinnung aus der anfallenden Asche erforderlich und bietet durch den geplanten Ausstieg aus der Kohleverstromung langfristig keine Entsorgungssicherheit.

Klärschlammverbrennung ab 2029 zur Vorbehandlung des Klärschlammes vor der Phosphor-Rückgewinnung erforderlich

Da die Klärschlammverbrennung ab 2029 zur Vorbehandlung des Klärschlammes vor der Phosphor-Rückgewinnung erforderlich ist und die Verbrennungskapazitäten deutschlandweit nicht ausreichen, ist der Neubau von Klärschlammverbrennungsanlagen in ganz Deutschland bereits vor Jahren angelaufen. Dennoch wird die Verbrennungskapazität ab 2029 nach Einschätzung von Experten in ganz Deutschland wie auch in Baden-Württemberg bei weitem nicht ausreichen.

Angesichts dieser absehbaren Problematik sind Klärschlammentsorgungskapazitäten frühzeitig langfristig zu sichern.

Ziel ist es, die Klärschlammentsorgung weiterhin über Dienstleistungsunternehmen gesetzeskonform zu bewerkstelligen und auszuschreiben.

Längerfristige Entsorgungsverträge als bisher erforderlich

Um die erforderliche Planungssicherheit auf beiden Seiten herzustellen, sind längerfristige Entsorgungsverträge als bisher erforderlich. Nur so können die erforderlichen Verbrennungs- und Rückgewinnungsanlagen von privatwirtschaftlicher Hand gebaut werden und die Kläranlagenbetreiber sichern sich frühzeitig den Zugang zu den neu entstehenden Kapazitäten.

Die Leistungen müssen europaweit ausgeschrieben werden. Sinnvoll ist die Bildung von Verbünden und kooperatives Vorgehen. Viele Kommunen müssen sich an diesem gemeinsamen Vorgehen beteiligen, ein Alleingang macht hier keinen Sinn.

Wir verfügen über langjährige Erfahrung und verstehen deshalb im besonderen Maße die komplexen Herausforderungen, denen Kommunen gegenüberstehen.

Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, diesen Prozess so effizient, rechtskonform und kosteneffektiv wie möglich zu gestalten. Unsere langjährige Erfahrung, unser umfassendes Fachwissen sowie unser Engagement für höchste Standards machen uns zu einem vertrauenswürdigen Partner.

Kommunen deutschlandweit gehören zu den erfolgreich unterstützten Auftraggeber-Kunden.

Wir sind in der Lage, für Ihre besondere Ausgangslage und die anspruchsvollen Rahmenbedingungen passende Lösungen mit Ihnen für Sie zu entwickeln, zu kommunizieren und umzusetzen. Wir sind kommunikationsstark und überzeugen durch Fachwissen, Erfahrung und eine Portion Pragmatismus. Die Inanspruchnahme unserer Vergabeunterstützung bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht es, in der vorgegebenen Zeit zum Ergebnis zu kommen. Darüber hinaus sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, indem Sie die komplexen Aufgaben der Beschaffung an uns als erfahrene Experten auslagern. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig die Effizienz und Qualität Ihrer Beschaffungsprozesse zu verbessern. Das von uns entwickelte Leistungsbild umfasst alle -wirklich alle- für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen.

Insbesondere:

Zielorientierte Abstimmung über den Beschaffungsbedarf/ Bestimmung des Beschaffungsbedarfes

Durchführung und Auswertung einer Markterkundung

Sachgerechte Strukturierung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten

Interessengerechte Ausrichtung und Gestaltung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten

Erstellung einer Leistungsbeschreibung

Festlegung der Eignungskriterien und deren Gewichtung

Festlegung der Auswahlkriterien und deren Gewichtung

Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Festlegung von Bewertungsmatrizes

Umfassende Beratung in allen relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen:

Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (formal und fachlich)

ggf. Erstellung der Verträge (bei Bedarf)

Erstellung der notwendigen Bekanntmachung

Verfahrensbegleitung:

Veröffentlichung der Ausschreibung auf einer Vergabeplattform und Bewerber-/ Bieterkommunikation, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen

Durchführung der Bewerbungs-/ Angebotsöffnung

Bewerbungs-/ Angebotsprüfung und -wertung

Erarbeitung und Vorstellung und Abstimmung des Vergabevorschlags

Durchführung der Zuschlagserteilung, Information der nicht erfolgreichen Bieter

ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen oder Angebotspräsentationen

Dokumentation des kompletten Vergabeverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben

Unsere Kommunikation

ist einfach, zielgerichtet und anforderungsgerecht.

Federführend und Ihr persönlicher Ansprechpartner

ist Rechtsanwalt Dr. Thomas Ax.

Kurzum:

Wir organisieren alles Notwendige rechtzeitig und zuverlässig.

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Sprechen sie uns gerne an.

von Thomas Ax

Der öffentliche Auftraggeber kann nicht davon ausgehen, dass die Bieter die Kosten für den ausgeschriebenen Auftrag in gleicher Höhe oder niedriger als er selbst kalkulieren. Bei der Kostenermittlung handelt es sich um eine Schätzung, von der die nachfolgenden Ausschreibungsergebnisse erfahrungsgemäß mitunter nicht unerheblich abweichen (BGH, Urteil v. 08.09.1998, X ZR 99/96, juris Rn. 23). Diesem Umstand muss der öffentliche Auftraggeber Rechnung tragen, indem er für die Ermittlung des Kostenbedarfs einen Aufschlag auf den sich nach der Kostenschätzung ergebenen Betrag vornimmt (so auch: OLG Celle, Beschluss v. 10.03.2016, 13 Verg 5/15, juris Rn. 29; OLG Celle, Beschluss v. 13.01.2011 – 13 Verg 15/10, juris Rn. 21; KG, Beschluss v. 17.10.2013 – Verg 9/13, juris Rn. 44; Portz in Ingenstau/Korbion, VOB Teil A und B, 20. Aufl., § 17 VOB/A Rn. 29). Dabei stehen dem öffentlichen Auftraggeber mehrere auch miteinander kombinierbare Möglichkeiten zur Verfügung.

Der Sicherheitsaufschlag kann in der Kalkulation selbst enthalten sein, so etwa in den veranschlagten Mengen und Einheitspreisen. Er kann aber auch als prozentualer Aufschlag auf die Kostenschätzung ausdrücklich ausgewiesen sein. In welcher Höhe ein Sicherheitsaufschlag vorzunehmen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Soweit in der Rechtsprechung unter Bezugnahme auf das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 20.11.2012 (Az. X ZR 108/10) ein “ganz beträchtlicher Aufschlag” auf den sich nach der Kostenschätzung ergebenden Betrag gefordert wird (OLG Celle, Beschluss v. 10.03.2016, 13 Verg 5/15, juris Rn. 27, max. 10 %; KG, Beschluss v. 17.10.2013, Verg 9/13, VergabeR 2014, 229), ergibt sich aus der genannten Entscheidung dieses Erfordernis nicht. Die Ausführungen des Bundesgerichtshofs betreffen die Frage, wann die Ausschreibung zu keinem wirtschaftlich akzeptablen Angebot geführt hat, mithin von einem unwirtschaftlichen Ausschreibungsergebnis auszugehen ist. Voraussetzung dafür ist – so der Bundesgerichtshof -, dass das Ausschreibungsergebnis “ganz beträchtlich” über dem Schätzergebnis liegt. Über die Höhe eines Sicherheitszuschlags verhalten sich die Ausführungen nicht.

von Thomas Ax

Liegt ein die Aufhebung rechtfertigender Grund vor, führt dies nicht automatisch zur Aufhebung des Verfahrens. Der Auftraggeber hat vielmehr zu überlegen und abzuwägen, ob er die Ausschreibung aufhebt (BGH, Beschluss v. 10.11.2009, X ZB 8/09; OLG Karlsruhe, Beschluss v. 27.09.2013, 15 Verg 3 /13, juris Rn. 47 ff.). Zu prüfen ist in diesem Zusammenhang auch, ob weniger einschneidende Alternativen zur Aufhebung in Betracht kommen und ob der zu beachtende Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht weniger einschneidende Maßnahmen als die Aufhebung des Verfahrens insgesamt rechtfertigt oder fordert.

Öffentliche Aufträge dürfen nur vergeben werden, wenn sie haushaltsrechtlich abgesichert sind. Ermessenspielräume bestehen deshalb nur dahingehend, ob ein milderes Mittel als die Aufhebung des Verfahrens in Betracht kommt.

von Thomas Ax

Es werden unterschiedliche Ansichten dazu vertreten, ob und unter welchen Voraussetzungen ein versehentlich falsch angegebener Preis nach Angebotsöffnung korrigiert werden kann. Teilweise wird bei offensichtlichen preislichen Falschangaben eine Berichtigung für zulässig gehalten und ein Verstoß gegen das Nachverhandlungsverbot (§ 15 Abs. 3 VOB/A EG) verneint (Vavra in Ziekow/Völlink, Vergaberecht, 2. Aufl., VOB/A § 15 Rn. 19; § 16 Rn. 9; OLG Saarbrücken IBR 2009, 407). Teilweise wird eine Berichtigung von “falschen” Preisen oder auch gemäß § 119 Abs. 1 BGB wegen Erklärungsirrtums anfechtbaren Preisen abgelehnt (Planker in Kapellmann/Messerschmidt,VOB/A und VOB/B, 3. Aufl., § 15 VOB/A Rn. 22). Entscheidend ist in diesem Zusammenhang, dass eine Klarstellung des Angebotsinhalts zulässig, hingegen eine nachträgliche Änderung des Angebots durch das Einfügen eines neuen Preises unstatthaft ist. Von einer zulässigen Klarstellung des Angebotsinhalts ist auszugehen, wenn der tatsächlich gemeinte (richtige) Preis durch Auslegung des Angebotsinhalts gemäß §§ 133, 157 BGB zu ermitteln ist. Sind Nachforschungen über das wirklich Gewollte beim Bieter erforderlich, sind diese Anforderungen nicht erfüllt. Anderenfalls hätte es der Bieter in der Hand, den angebotenen Preis nachträglich gegen einen anderen auszutauschen (Senatsentscheidung vom 16.03.2016, VII-Verg 48/15). Bei der Auslegung ist dabei maßgeblich darauf abzustellen, wie der Empfänger das Angebot im Zeitpunkt des Zugangs der Erklärung verstehen musste. Nachträgliches Verhalten oder Willensbekundungen einer Partei sind bei der Auslegung von Rechtsgeschäften nur insoweit berücksichtigungsfähig, als sie Rückschlüsse auf den tatsächlichen Willen und auf das Verständnis des Erklärungsempfängers im Zeitpunkt des Zugangs zulassen (BGH, Versäumnisurteil vom 7.12.2006, VII ZR 166/05, NJW-RR 2007, 529).

Die Darlegungslast für das Vorliegen einer fehlerhaften Preisangabe obliegt dem Auftraggeber (Senatsbeschluss vom 31. Oktober 2007, VII-Verg 24/07 – juris Rn. 38; OLG Naumburg NZBau 2006, 129; OLG Frankfurt a.M. VergabeR 2006, 126; Dicks in Kulartz/Marx/Portz/Prieß, Kommentar zur VOB/A, 2. Aufl. 2014, § 16 Rn. 91; Stoye/Gielen in Müller-Wrede, GWB Vergaberecht, 2016, § 175 Rn. 33; kritisch aber Opitz in Burgi/Dreher, Vergaberecht, 3. Auflage 2019, § 16 VOB/A-EU Rn. 25 und 98; zur Beweislastverteilung bei Unsicherheiten über die Vollständigkeit des Angebots Senatsbeschluss vom 19.11.2003, VII-Verg 47/03). Bloße Vermutungen und Zweifel an der Richtigkeit der Preisangaben genügen nicht. Auf der anderen Seite obliegt dem Bieter die Mitwirkung an der Aufklärung seines Angebots (OLG Frankfurt a.M. VergabeR 2006, 126; OLG Rostock, Beschluss vom 8. März 2006, 17 Verg 16/05 – juris, Rn. 65; OLG Dresden, Beschluss vom 1. Juli 2005, WVerg 7/05 – juris, Rn. 5; Opitz in Burgi/Dreher, Vergaberecht, 3. Auflage 2019, § 16 VOB/A-EU Rn. 98). Liegen konkrete Anhaltspunkte für die Annahme fehlerhafter Preise vor, sind diese vom Bieter mit substantiellen Auskünften zu entkräften (OLG Brandenburg, Beschluss vom 30. November 2004, Verg W 10/04 – juris Rn. 47 ff.; OLG Dresden, Beschluss vom 1. Juli 2005, WVerg 7/05 – juris, Rn. 5).

Nach § 16 Nr. 3 VOB/A sind solche Angebote von der Ausschlussfolge ausgenommen, bei denen lediglich in einer einzelnen unwesentlichen Position der Angabe des Preises fehlt und durch die Außerachtlassung dieser Position der Wettbewerb und die Wertungsreihenfolge nicht beeinträchtigt werden. Der Ausnahmetatbestand ist nicht einschlägig, wenn keine Preisangabe fehlt. Dass der Ausnahmetatbestand entgegen seinem Wortlaut auch bei einer fehlerhaften Preisangabe zur Anwendung kommen soll, ist nicht ersichtlich. Ferner ist der Ausnahmetatbestand auch dann nicht einschlägig, wenn die Preisangabe nicht nur bei einer Position, sondern bei vielen Positionen fehlerhaft ist.

von Thomas Ax

Nach § 21 Abs. 1 S. 2 VgV hat der Auftraggeber das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich ermitteln und bekanntzugeben, ohne dies abschließend festzulegen. Da regelmäßig der Zweck einer Rahmenvereinbarung ist, das genaue Auftragsvolumen nicht von Beginn an definieren zu können, kann der Auftraggeber keine verbindliche Angabe zum Auftragsvolumen abgeben. § 21 Abs. 1 S. 2 VgV stelle dies in seinem Wortlaut klar heraus, da das Auftragsvolumen gerade nicht abschließend festgelegt werden müsse (Senat, Beschl. v. 28.03.2012 – VII-Verg 90/11, IBRRS 2012, 2199). Bei Rahmenvereinbarungen gelten die Gebote der Bestimmtheit, Eindeutigkeit und Vollständigkeit der Leistungsbeschreibung nur eingeschränkt. Das in Aussicht genommene Auftragsumfang ist lediglich “so genau wie möglich zu ermitteln” (und bekannt zu geben), es “braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden” (Senat, Beschl. v. 11.05.2016 – VII-Verg 2/16, IBRRS 2016, 2511; Senat, Beschl. v. 28.03.2012 – VII-Verg 90/11, juris Rn. 12). Diese Abschwächung des vergaberechtlichen Bestimmtheitsgebotes trägt dem Umstand Rechnung, dass Rahmenvereinbarungen auch weiterreichende Unsicherheiten immanent sein können, die das Auftragsvolumen und damit die Preiskalkulation der Bieter betreffen (Senat, Beschl. v. 11.05.2016 – VII-Verg 2/16, IBRRS 2016, 2511). Der Auftraggeber ist aber zumindest verpflichtet, ihm bekannte, zugängliche oder zumutbar zu beschaffende Informationen über den voraussichtlichen Auftragsumfang zur Verfügung zu stellen. Den Bietern ist eine belastbare Kalkulationsgrundlage bereitzustellen, die auf einer gründlichen Schätzung der durchschnittlich zu erwartenden Leistungen oder – sofern vorhanden – Vergleichswerten aus der Vergangenheit beruht (vgl. auch Biemann, in: Beck’scher Vergaberechtskommentar, 3. Aufl., § 21 VgV Rn 16).

Darüber hinaus hat der Europäische Gerichtshof mit Entscheidung vom 17.06.2021 erkannt, dass Art. 49 der Richtlinie 2014/24 sowie deren Anhang V Teil C Nrn. 7 und 10 lit. a) in Verbindung mit deren Art. 33 und den in Art. 18 Abs. 1 dieser Richtlinie genannten Grundsätzen der Gleichbehandlung und der Transparenz dahin auszulegen sind, dass die Schätzmenge und / oder der Schätzwert sowie eine Höchstmenge und/oder ein Höchstwert der gemäß der Rahmenvereinbarung zu liefernden Waren als Gesamtmenge oder -wert in der Bekanntmachung anzugeben sind und dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, wenn diese Menge oder dieser Wert erreicht ist (EuGH, Urt. 17.06.2021 – C 23/20, zitiert nach juris Rn 68 und 80). Dass der öffentliche Auftraggeber die Schätzmenge und / oder den Schätzwert sowie eine Höchstmenge und / oder einen Höchstwert der gemäß einer Rahmenvereinbarung zu liefernden Ware angebe, sei für den Bieter von erheblicher Bedeutung, da er auf der Grundlage dieser Schätzung seine Leistungsfähigkeit zur Erfüllung der Verpflichtung aus der Rahmenvereinbarung beurteilen könne (EuGH, Urt. v. 17.06.2021 – C 23/20, zitiert nach juris Rn 63). Zudem werde durch die Pflicht zur Angabe einer Höchstmenge der von einer Rahmenvereinbarung erfassten Leistungen das Verbot konkretisiert, das Instrument der Rahmenvereinbarung missbräuchlich oder in einer Weise anzuwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht werde (EuGH, Urt. v. 17.06.2021 – C 23/20, zitiert nach juris Rn 67).

von Thomas Ax

Vertragsklauseln werden von den Vergabenachprüfungsinstanzen grundsätzlich nicht aufIhre zivilrechtliche Wirksamkeit geprüft, da sie keine Bestimmungen über das Vergabeverfahren im Sinne des § 97 Abs. 6 GWB sind. Außerhalb des Vergabeverfahrens und des Anwendungsbereichs vergaberechtlicher Vorschriften liegende Rechtsverstöße sind im Vergabenachprüfungsverfahren grundsätzlich nicht zu überprüfen. Sie können ausnahmsweise nur dann zum Gegenstand eines solchen Verfahrens gemacht werden, wenn es eine vergaberechtliche Anknüpfungsnorm gibt, die im Nachprüfungsverfahren entscheidungsrelevant ist (vgl. Senat, Beschl. v. 06.09.2017 – VII Verg 9/17; Senat, Beschl. v. 13.08.2008 – VII-Verg 42/07, juris Rn. 22; Senat, Beschl. v. 19.10.2015 -VII-Verg 30/13, juris Rn. 59; jeweils mwN).

Eine solche Anknüpfungsnorm war das in § 8 Abs. 3 VOL/A 2006 normierte Verbot, dem Auftragnehmer ein ungewöhnliches Wagnis aufzubürden für Umstände und Ereignisse, auf die er keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im Voraus schätzen kann. Nach dem Wegfall dieses Verbots können Vertragsklauseln nur noch unter dem Gesichtspunkt der Unzumutbarkeit einer für den Bieter oder Auftragnehmer kaufmännisch vernünftigen Kalkulation beanstandet werden (Senat, Beschl. v. 06.09.2017 – VII Verg 9/17; Senat, Beschl. v. 10.04.2013 -VII-Verg 50/12, juris Rn. 37; Senat, Beschl. v. 18.04.2012 -VII-Verg 93/11, juris Rn. 20), wobei hier dahinstehen kann, ob dies aus dem Rechtsgedanken von Treu und Glauben oder dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz herzuleiten ist.

Den Bietern muss eine vernünftige kaufmännische Kalkulation möglich sein. Ihnen ist aber zuzumuten, gewisse Preis- und Kalkulationsrisiken zu tragen (Senat, Beschl. v. 06.09.2017  – VII Verg 9/17).

von Thomas Ax

Nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Vergaberechtsverstöße, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Die Erkennbarkeit eines Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist objektiv zu bestimmen. Eine die Rügeobliegenheit auslösende Erkennbarkeit eines Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist – immer bezogen auf den konkreten Einzelfall – zu bejahen, wenn der Verstoß von einem durchschnittlichen fachkundigen Bieter des angesprochenen Bieterkreises bei üblicher Sorgfalt und üblichen Kenntnissen erkannt werden kann (Senat, Beschl. v. 03.04.2019 – VII Verg 49/18, juris Rn 183; Beschl. 26.07.2018 – VII Verg 23/18; Beschl. v. 28.03.2018 – VII Verg 54/17, juris Rn 17 und Beschl. v. 15.01.2020 – VII Verg 20/19, BeckRS 2020, 1327 Rn 37). Dabei muss sich die Erkennbarkeit sowohl auf die den Verstoß begründenden Tatsachen als auch auf deren rechtliche Beurteilung beziehen (Dicks, in: Ziekow/Völlink, Vergaberecht, 4. Aufl., § 160 Rn 49). In Bezug auf die zu rügenden Vergaberechtsverstöße, welche sich aus den Vergabeunterlagen ergeben (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB) ist für eine Präklusion mithin erforderlich, dass der Inhalt der Unterlagen bei laienhafter rechtlicher Bewertung, also ohne Bemühung besonderen Rechtsrats, auf einen Vergaberechtsverstoß hindeutet. Das setzt regelmäßig voraus, dass die Rechtsvorschriften, gegen die verstoßen wird, zum allgemeinen und grundlegenden Wissen der beteiligten Bieterkreise gehören (Senat, Beschl. v. 26.07.2018 – VII Verg 23/18; Beschl. v. 15.01.2020 – VII Verg 20/19, BeckRS 2020, 1327 Rn 37; OLG München, Beschl. v. 22.10.2015 – Verg 5/15, juris Rn 43). Eine Rügepräklusion kommt damit in der Regel nur für auf allgemeiner Überzeugung der Vergabepraxis beruhende und ins Auge fallende Rechtsverstöße in Betracht (vgl. Dicks, in: Ziekow/Völlink, Vergaberecht, 4. Aufl., § 160 Rn 49). Der Verstoß muss so offensichtlich sein, dass er einem durchschnittlich erfahrenen Bieter bei der Vorbereitung seines Angebotes beziehungsweise seiner Bewerbung auffallen muss (Senat, Beschl. v. 03.08.2011 – VII Verg 16/11, ZFBR 2021, 72, 74). Daher genügt es nicht, wenn die gerügten Verstöße gegen das Transparenz und Wirtschaftlichkeitsgebot bereits in der Leistungsbeschreibung angelegt waren (Senat, Beschl. v. 02.05.2018 – VII Verg 3/18, zitiert nach juris Rn 24 ff.). So können etwa von einem durchschnittlich fachkundigen Bieter, auf den abzustellen ist (vgl. Wiese, in: Kulartz / Kus / Portz / Prieß, Kommentar zum GWB-Vergaberecht, 4. Auflage, § 160 GWB Rn. 157 mwN), etwa vertiefte Rechtskenntnisse, die es erlauben, die Vergaberechtskonformität eines Bewertungssystems zu beurteilen, nicht zu erwartet werde (vgl. auch OLG Düsseldorf, Beschluss v. 29.04.2015, VII-Verg 35/14, juris Rn. 59).

Bekanntmachung

Vertragspartei und Dienstleister
Beschaffer
Verfahren
Zweck
Rechtsgrundlage
Beschreibung
Umfang der Auftragsvergabe
Hauptklassifizierung (CPV-Code)		CPV-Code Hauptteil: 71541000-2
Angaben zum Erfüllungsort
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Ausschlussgründe		Grund: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren (Konkurs nach nationalem Recht) Beschreibung: Siehe auch “Zusätzliche information (BT-300)” Grund: Insolvenz (Konkurs) Beschreibung: — Grund: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung Beschreibung: — Grund: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren (Einigung mit Gläubigern) Beschreibung: — Grund: Bildung krimineller Vereinigungen Beschreibung: — Grund: Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen Beschreibung: — Grund: Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: — Grund: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung Beschreibung: — Grund: Betrug oder Subventionsbetrug Beschreibung: — Grund: Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung Beschreibung: — Grund: Zahlungsunfähigkeit Beschreibung: — Grund: Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: — Grund: Insolvenz (Verwaltung durch einen Insolvenzverwalter) Beschreibung: — Grund: Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens Beschreibung: — Grund: Interessenkonflikt Beschreibung: — Grund: Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung Beschreibung: — Grund: Schwere Verfehlung Beschreibung: — Grund: Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags Beschreibung: — Grund: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen Beschreibung: — Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen Beschreibung: — Grund: Einstellung der beruflichen Tätigkeit Beschreibung: — Grund: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben Beschreibung: — Grund: Bildung terroristischer Vereinigungen Beschreibung: —
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften
Verfahren		Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zusätzliche Informationen		Zusätzliche Informationen: Hinweis zu den Ausschlussgründen (BT-67): Es gelten sämtliche gesetzliche Ausschlussgründe. Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich “Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)” muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Er dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.

Beschaffungsinformationen (allgemein)
Vergabeverfahren
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, …)
Bedingungen der Auktion	Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Auftragsvergabeverfahren	Rahmenvereinbarung geschlossen: Entfällt
	Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Entfällt
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eignungskriterien
	Eignung zur Berufsausübung Beschreibung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich folgender Auflagen: (1) Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung; (2) Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister für die ausgeschriebene Leistung; (3) Nichtvorliegen einer Freiheitsstrafe in den letzten drei Jahren von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbuße von mehr als 2.500 € (a) gemäß § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz oder (b) gemäß § 19 Mindestlohngesetz oder (c) gemäß § 21 Absatz 1 Satz 1 und 2 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz; (4) Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung; (5) es wurde kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet, keine Eröffnung beantragt und kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt; (6) das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation; (7) es liegen keine weiteren Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vor. Oben aufgeführte Eigenerklärungen werden mit Abgabe des Teilnahmeantrages abgegeben. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Beschreibung: Eigenerklärung über eine Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Absatz 4 Nummer 2 VgV oder Erklärung über den Abschluss im Auftragsfall. Der Versicherungsnachweis muss im Rahmen der Vertragsabwicklung eingereicht werden. Die Deckungssummen der Berufshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers nach § 16 AVB müssen mindestens betragen: – 5.000.000,00 Euro (netto) für Personenschäden – 5.000.000,00 Euro (netto) sonstige Schäden Oben aufgeführte Eigenerklärung wird mit Abgabe des Teilnahmeantrages abgegeben. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: 1.Personelle Ausstattung Der/die verantwortliche Projektleiter*in oder der/die verantwortliche Stellvertreter*in (Büroinhaber*in, und/oder festangestellte*r Beschäftigte*r) muss mindestens 5 Jahre Berufserfahrung nach dem Studienabschluss (Studium mit Abschluss im Fachbereich Architektur, Bauingenieurwesen oder vergleichbar) in der Bearbeitung der ausgeschriebenen Dienstleistung vorweisen. 2. Referenzprojekte 2.1 Mindeststandards Gefordert ist der Nachweis von drei vergleichbaren Referenzen hinsichtlich Schwierigkeit und Leistungsumfang in vergleichbarer Aufgabenstellung und ähnlicher Auftragshöhe gemäß § 46 Absatz 3 Nummer 1 VgV. Die ausschreibende Stelle behält sich vor, Kontakt mit den Auftraggebern/Bauherren der Referenzprojekte aufzunehmen, um Informationen über dieProjektabwicklungen einzuholen. Folgende Anforderungen müssen die Referenzprojekte mindestens erfüllen, damit die Eignung für die anstehende Aufgabe nachgewiesen ist: Als vergleichbares Projekt anerkannt werden Projektsteuerungsleistungen für Hochbauprojekte, deren Komplexität mindestens: a) Honorarzone III für die Objektplanung Gebäude und Innenräume gemäß HOAI b) Fertigstellung der Projekte nicht vor dem Jahr 2014 (als Fertigstellung gilt die erfolgte Abnahme). Der Betrachtungszeitraum ist Januar 2014 bis einschließlich Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge c) Größenordnung mindestens 80 Millionen € netto Gesamtkosten (Kostengruppe 200-700 nach DIN 276-1 oder vergleichbarer landesspezifischer Kostengruppen) d) Mindestens zwei der drei Referenzprojekte müssen Neubauprojekte sein e) Mindestens zwei der drei Referenzprojekte müssen eine weiterführende Schule sein f) Mindestens ein Referenzprojekt muss während des laufenden Betriebs hergestellt worden sein. g) Mindestens ein Referenzprojekt muss für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht worden sein. h) Die wesentlichen Grundleistungen der Handlungsbereiche A (Organisation, Information, Koordination und Dokumentation), B (Qualitäten und Quantitäten), C (Kosten und Finanzierung) und D (Termine, Kapazitäten und Logistik) gemäß § 2 AHO-Schriftenreihe Nummer 9, Stand 2014, für die Projektstufen 2 bis 5 müssen durchgängig erbracht worden sein. Eine Referenz kann auch für mehr als ein Kriterium gewertet werden. Referenzprojekte, die vom vorgesehenen Teammitglied für ein anderes Büro erbracht wurden, werden nicht anerkannt. Der Bewerber muss die einzelnen Projekte auf jeweils maximal drei Seiten in Form von Text sowie Fotos oder Skizzen darstellen. 2.2 Auswahlkriterien (Begrenzung der Anzahl der Bewerber) Hinweis: Die nachfolgenden objektiven Auswahlkriterien kommen erst in dem Fall zur Anwendung, in dem mehr geeignete Bewerber die Teilnahme beantragen als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In diesem Fall wird die Rangfolge der Bewerber mittels der Auswahlkriterien gemäß der in der Bekanntmachung dargestellten Bewertungskriterien festgelegt. Die mindestens 3 und höchstens 5 Bewerber mit der jeweils höchsten Punktzahl werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Folgende Kriterien sind für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern ausschlaggebend: Wertungskriterien für die Projektsteuerung der drei Referenzprojekte: • Größenordnung der drei vergleichbaren Referenzprojekte (maximal 5 Punkte pro Referenzprojekt größer/gleich 100 Millionen Euro netto Gesamtkosten (Kostengruppe 200-700 nach DIN 276-1 oder vergleichbarer landesspezifischer Kostengruppen), insgesamt maximal 15 Punkte. Bei Projekten die kleiner sind als 100 Millionen Euro (netto) für die vor genannten Kosten, verringert sich die Punktzahl entsprechend linear bis zur Mindestanforderung von 80 Millionen Euro (netto) (gemäß der Forderung unter der Technischen Leistungsfähigkeit). • Referenzprojekte Neubau (zwei Projekte: 0 Punkte, da Mindestanforderung, drei Projekte: 10 Punkte). • Referenzprojekte von Schulen (zwei Projekte: 0 Punkte, da Mindestanforderung, drei Projekte: 10 Punkte) • Referenzprojekte die während des laufenden Betriebs erstellt wurden (ein Projekt: 0 Punkte, da Mindestanforderung, zwei Projekte: 10 Punkte, drei Projekte: 20 Punkte) • Referenzprojekte, die für einen öffentlichen Auftraggeber durchgeführt wurden (ein Projekt: 0 Punkte, da Mindestanforderung, 5 Punkte für zwei Projekte, drei Projekte: 10 Punkte) Maximal sind 65 Punkte erreichbar für die Wertungskriterien. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja
Vorgehen zur Teilnehmerauswahl	Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden: Ja Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5 Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Zuschlag auf das Erstangebot	Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor: Ja
Weitere Bedingungen zur Qualifizierung	Nachforderung von Unterlagen: Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen. Zusätzliche Informationen: Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet
	Vorbehaltene Auftragsvergabe Die Teilnahme ist Organisationen vorbehalten, die zur Erfüllung von Gemeinwohlaufgaben tätig werden und andere einschlägige Bestimmungen der Rechtsvorschriften erfüllen: Nein Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein
Nebenangebote	Nebenangebote sind zulässig: Nein
Regelmäßig wiederkehrende Leistungen
	Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nein
Anforderungen für die Ausführung des Auftrags	Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein Elektronische Rechnungsstellung: Ja Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die … ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Anforderungen	Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Verfahren nach der Vergabe	Aufträge werden elektronisch erteilt: Nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: Nein
Organisation, die Angebote entgegennimmt	oben genannte Kontaktstelle
Informationen zur Einreichung
Fristen I
	Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge:
Bindefrist
Sprachen der Einreichung	Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU
Öffnung der Angebote
	-ENTFÄLLT-
Einreichungsmethode	Elektronische Einreichung: Ja Adresse für die Einreichung (URL):
Auftragsunterlagen	Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Ad-hoc-Kommunikationskanal
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt	oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung
Fristen für Nachprüfungsverfahren	Informationen über die Überprüfungsfristen: Siehe § 160 Absatz 3 GWB – innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren – spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung – spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind – spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind – innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB – 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die … Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren	Offizielle Bezeichnung:
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt
Schlichtungsstelle
Beschaffungsinformationen (speziell)
Vergabeverfahren
Beschreibung der Beschaffung		Beschreibung: Lage: Bestandsgebäude: Bauphasen Auftragsbeschreibung Leistungen der Projektsteuerung in Anlehnung an AHO Heft Nummer 9. Die Handlungsbereiche A, B, C, D und E in den Projektstufen 1 bis 5 sind zu berücksichtigen. Auf Grund der vorgesehenen Beauftragung von einem Totalunternehmer (TU) wurden die Projektstufen 2 (Planung) und 3 (Ausführungsvorbereitung) im zeitlichen Ablauf getauscht. Die Projektstufe 3 (Ausführungsvorbereitung) soll vor der Beauftragung des TU durchgeführt werden. Die Projektstufe 2 (Planung) nach der Beauftragung des TU. Neben den Leistungen der Projektsteuerung sollen zusätzlich projektübergreifende Leistungen für das Beschleunigungspaket weiterführende Schulen erbracht werden. Neben dem Neubau der Gesamtschule Holweide beinhaltet das Paket auch die Generalinstandsetzung und Erweiterung der Kaiserin-Theophanu-Schule und den Neubau der Heinrich-Böll-Gesamtschule durch General- oder Totalunternehmen. Um die Information der politischen Gremien sicherzustellen, sollen halbjährlich Berichte der Einzelprojekte zu einem einheitlichen Statusbericht zusammengefasst werden. Dem Auftragnehmer obliegt dabei neben der Erstellung eines eigenen Berichts die Koordinierung und Zusammenführung der Berichte der Projektsteuerer der beiden anderen Projekte zu einem einheitlichen Statusbericht aller drei Projekte. BIM Die Bauherrschaft wird die Planung und/oder Realisierung des Bauvorhabens mit der BIM-Methodik umsetzen lassen. Die vom Bauherrn zur Verfügung gestellten Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) sind zur Kenntnis zu nehmen. Die in den AIA aufgeführten Koordinations- und Integrationsleistungen sind vom Auftragnehmer einzukalkulieren und zu erbringen. Kosten Die anrechenbaren Kosten (KG 200-700) wurden im Rahmen einer Machbarkeitsstudie mit etwa …Millionen Euro angenommen. Laufzeit Die angenommene Laufzeit beträgt … Monate. Der Auftragsbeginn ist unmittelbar nach Auftragsvergabe. Die Beauftragung der Leistungen erfolgt stufenweise. Der Auftraggeber überträgt dem Auftragnehmer zunächst die Leistungen der Projektstufe 1. Der Auftraggeber beabsichtigt, dem Auftragnehmer bei Fortsetzung der Planung und Durchführung der Baumaßnahme weitere Leistungen- einzeln oder im Ganzen zu übertragen. Die Übertragung erfolgt schriftlich. Die vollständige Beschreibung der Beschaffung ist in Anlage 1 zur Auftragsbekanntmachung aufgeführt und ist zu beachten. Für den Teilnahmeantrag ist ein Bewerbungsformular (Anlage 2 Teilnahmeantrag/ Bewerbungsbogen zur Auftragsbekanntmachung) zu verwenden.
Umfang der Auftragsvergabe		Diese Auftragsvergabe ist besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Ja Besonders geeignet für Freiberufler
Art der Auftragsvergabe		Art der strategischen Beschaffung:
Geschätzte Laufzeit		Beginn: … Ende: …
Verlängerungen und Optionen		Beschreibung der Optionen: Die Beauftragung erfolgt Stufenweise, zunächst die Leistungen der Projektstufe 1 der Grundleistungen. Der Auftraggeber beabsichtigt, dem Auftragnehmer bei Fortsetzung der Planung und Durchführung der Baumaßnahme weitere Leistungen- einzeln oder im Ganzen zu übertragen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Beauftragung weiterer Stufen und im Falle der Nichtbeauftragung auch keinen Vergütungs- und/oder Schadensersatzanspruch. Aus der stufenweisen Beauftragung allein kann der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Erhöhung des Honorars oder auf Schadensersatz ableiten.
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen		Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja
Verwendung von EU-Mitteln		Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Zusätzliche Informationen		Zusätzliche Informationen: Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Zuschlagskriterien		Qualitätskriterium Name: 1. Darstellung der Einarbeitung und der Abwicklung, Gewichtung: 30,00 Name: 2. Darstellung der Qualitätssicherung für alle Leistungen, Gewichtung: 10,00 Name: 3. Darstellung des Zeit- und Kostencontrollings, Terminsicherung, Gewichtung: 10,00 Name: 4. Darstellung der besonderen Anforderungen des Projektes, Gewichtung: 20,00

INHALTSVERZEICHNIS

Vorbemerkungen 5

1. Geltungsbereich 6
2. Rechtliche Grundlagen 6
3. Vergabegrundsätze 8
4. Wertgrenzen für europaweite Vergabeverfahren und nationale Verfahren 10
5. Unterscheidung VOB- und UVgO-Vergaben 10
6. Nebenangebote 11
7. Losbildung 11
8. Binnenmarktrelevanz 11
9. Zuständigkeiten Zentrale Vergabestelle und Bedarfsstellen 12
10. Bedarfsermittlung [Bedarfsstelle] und Festlegung der Art der Ausschreibung [ZentraleVergabestelle] 15
11. Leistungsbeschreibung [Bedarfsstelle] 15
12. Auftragswertschätzung [Bedarfsstelle] 16
13. Wahl der Verfahrensart [Zentrale Vergabestelle] 16
14. Direktauftrag [Bedarfsstelle] 17
15. Wahl der Bewerbenden bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren 18
16. Zuschlagskriterien 19
17. Rahmenvereinbarungen 19
18. Bietendenvoraussetzungen 20
19. Eignungsleihe 21
20. Unterauftragnehmende 22
21. Einholung von Angeboten und Teilnahmeanträgen 23
22. Behandlung der Angebote und Teilnahmeanträge 23
23. Öffnung der Angebote (Submission) 24
24. Prüfung der Angebote 2525. Urkalkulation 26
25. Aufhebung des Vergabeverfahrens 26
26. Sicherheitsleistungen 27
27. Vertragsstrafen 27
28. Auftragserteilung 28
29. Vergabevermerk 28
30. Bekanntmachungspflichten 29
31. Unterrichtung der Bewerbenden und Bietenden 30
32. Auftragsänderungen und Nachträge 31
33. Abnahme 3235. Auftragsabrechnung 33

Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung

36. Gewährleistung 33
37. Geheimhaltung und Datenschutz 34
38. Rechtliche Wirkung 34
39. Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung (falls vorhanden) 34
40. In Kraft treten 35

Anlage 1: Wertgrenzentabelle 37

Anlage 2: Abkürzungsverzeichnis 38

Anlage 3: Prozessablaufdarstellung 39

Dienstanweisung über die Durchführung von Vergabeverfahren

bei der <<Musterkommune>>

Vorbemerkungen

Die <<Musterkommune>> hat als öffentliche Auftraggeberin bzw. Auftraggeber bei der Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sowie bei der Erteilung von Konzessionen die einschlägigen Vorschriften des Haushalts- und Vergabewesens zu beachten. Die damit verbundene Formstrenge soll eine bestmögliche Rechts- und Verfahrenssicherheit für Vergaben beider <<Musterkommune>> gewährleisten. Gemäß § 2 i.V.m. § 4 LGG haben die Verwaltungen der Gemeinden und Gemeindeverbände die sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu beachten. Wir verwenden daher in dieser Dienstanweisung geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen. Sofern es diese im Einzelfall nicht gibt, verwenden wir die weibliche und die männliche Sprachform. Diese Dienstanweisung soll sicherstellen, dass alle Vergabeverfahren bei der <<Musterkommune>> rechtmäßig und einheitlich, diskriminierungsfrei, transparent und im Sinne einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung sowie entsprechend den vergaberechtlichen Grundlagen abgewickelt werden. Sie soll Bewerbende und Bietende vor wettbewerbsverfälschenden Manipulationen und die Auftraggebenden vor ungerechtfertigten Vorhaltungen der Bietenden schützen und insbesondere auch der Korruptionsbekämpfung dienen. Diese Dienstanweisung soll keine Wiederholung normierter Vergabe- und Verfahrensregeln sein. Vielmehr sind die internen Regelungen Gegenstand dieser Dienstanweisung, die zum Vergabeverständnis der an der Vergabe Beteiligten ergänzend zu den gesetzlichen Vorschriftennotwendig sind. Die Regelungen dieser Dienstanweisung gelten entsprechend auch für Vergabeverfahren ober-halb der EU-Schwellenwerte, soweit einzelne Vorschriften des GWB, der VgV sowie der VOB/AEU dem nicht entgegenstehen. Die in dieser Dienstanweisung genannten Wertgrenzen oder Schwellenwerte verstehen sich als Netto-Beträge. Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung Geltungsbereich

1.1 Die Dienstanweisung ist für alle Fachbereiche und Ämter der <<Musterkommune>>eine verbindliche Handlungsgrundlage und gilt für alle Liefer-, Dienst1- und Bauleistungen sowie für die Erteilung von Konzessionen, die die <<Musterkommune>>vergibt.

1.2 Im Interesse einer einheitlichen Verwaltungsführung gilt diese Dienstanweisung gemäß § 6 Abs. 2 EigVO NRW auch für eigenbetriebsähnliche Einrichtungen der<<Musterkommune>> nach § 107 Abs. 2 GO NRW.

1.3 Für die Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme gelten ohne Rücksicht auf die Herkunft der Finanzierungsmittel die normierten Vergabebestimmungen der Europäischen Union, des Bundes und des Landes Nordrhein-Westfalen in den jeweils gültigen Fassungen sowie die ergänzenden Regelungen dieser Dienstanweisung.

1.4 Bei der Vergabe von Lieferungen oder Leistungen, die mit Mitteln der Europäischen Union, des Bundes bzw. des Landes oder sonstigen Fördermitteln gefördert werden, sind vorrangig die Nebenbestimmungen des jeweiligen Bewilligungsbescheidesmaßgebend.

2. Rechtliche Grundlagen

2.1 Für Vergaben sind im Wesentlichen die nachfolgend aufgeführten Vorschriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden:

2.1.1 Vergabe oberhalb der EU-Schwellenwerte Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung –VgV) Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU(VOB/A – EU) Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV) Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserverordnung und der Energieversorgung (SektVO)

2.1.2 Vergabe unterhalb der EU-Schwellenwerte1 Hierzu zählen auch die freiberuflichen Leistungen. Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 Kommunalhaushaltsverordnung NRW (Kommunale Vergabegrundsätze) Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW) Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) Kommunalhaushaltsverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (KomHVONRW) Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz) Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung(SchwarzArbG) Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (AentG) Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung (KorruptionsbG) Gesetz zur Einrichtung und zum Betrieb eines Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentliche Aufträge und Konzessionen (WRegG) Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (SaubFahrzeugBeschG) Eignungsnachweise durch Präqualifikation bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und bei Freihändiger Vergaben (Präqualifikationsrichtlinie) 22 Gemeinsamer Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, des Ministeriums des Innern, des Ministeriums der Finanzen und des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung  Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben bei der Vergabe öffentlicher Aufträge3 EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, deren Änderung und die „Allgemeinen Genehmigung Nr. 31“ zur Vergabe öffentlicher Aufträge undKonzessionen4 Anwendung einer Schutzklausel zur Abwehr von Einflüssen der Scientology-Organisation und deren Unternehmen bei der Vergabe von öffentlichen Auf-trägen über Beratungs- und Schulungsleistungen5 Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) Grundsätze der Prävention (DGUV Regel 100-01) des Spitzenverbandes„ Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“ ab dem 01. Januar 2023: Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (LkSG)

2.2 Zur Sicherstellung einer einheitlichen Verfahrensweise im Vergabeverfahren sind für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen die Formulare aus dem Vergabehandbuch des Landes Nordrhein-Westfalen (VHB NRW) und für die Vergabe von Bauaufträgen die Formulare aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch für Baumaßnahmen des Bundes (VHB) bzw. des Handbuchs für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB) zu verwenden.

3. Vergabegrundsätze

3.1 Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung Die Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen muss den Grundsätzen einer wirtschaftlichen, effizienten und sparsamen Haushaltsführung gemäߧ 75 GO NRW entsprechen und die Interessen der <<Musterkommune>> berück-sichtigen.

3 Gemeinsamer Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales, des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung und des Ministeriums der Finanzen4 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, Verordnung (EU) 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und Bekanntmachung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) der Allgemeinen Genehmigung Nr. 31 (Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen5 Gemeinsamer Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie und des Ministeriums des Innern(MBl. NRW. 2018 S. 504) Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung

3.2 Wettbewerbsgrundsatz

Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zwischen mehreren Bietenden zu vergeben.

3.3 Vorrang offener Vergabeverfahren

Der Vergabe von Aufträgen muss ein Offenes Verfahren oder ein Nicht-Offenes Verfahren im Oberschwellenbereich bzw. im Unterschwellenbereich eine ÖffentlicheAusschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eineAusnahme rechtfertigen (§ 26 Abs. 1 KomHVO NRW). Wenn Ausnahmetatbeständevorliegen, kann die Leistung im Oberschwellenbereich im Wege eines Verhandlungsverfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs und im Unterschwellenbereichim Wege einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, einer Verhandlungsvergabe bzw. Freihändigen Vergabe oder eines Direktauftrages vergeben
werden. Das Vorliegen des jeweiligen Ausnahmetatbestandes im konkreten Einzelfall ist in der Vergabedokumentation festzuhalten. Mögliche Ausnahmetatbestände ergeben sich aus den einschlägigen Vergabeverordnungen (VgV, UVgO undVOB/A), den Kommunalen Vergabegrundsätzen oder dieser Dienstanweisung.
3.4 Wirtschaftlichkeitsgrundsatz
Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend.
3.5 Transparenzgebot
Die Vergabeverfahren müssen in allen Verfahrensschritten nachvollziehbar sein. Die Verfahren sind umfassend zu dokumentieren und in einer Vergabeakte zusammenzufassen.
3.6 Gleichbehandlungsgrundsatz
Bei der Vergabe von Aufträgen darf kein Unternehmen benachteiligt werden.
3.7 Vergabe nur an geeignete Unternehmen
Die Auftragnehmenden sind nach Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit auszuwählen.
3.8 Mittelstandsprinzip und Gebot der Losaufteilung
Bei der Vergabe von Aufträgen sind mittelständische Interessen zu berücksichtigen (§ 2 Abs. 4 UVgO, § 5 Abs. 2 VOB/A und VOB/A-EU bzw. § 97 Abs. 4 GWB). Mittelständischen Interessen kann vornehmlich durch Losbildung in Fach- oder Teillose entsprochen werden.
3.9 Stückelungsverbot
Die Wertgrenzen und Schwellenwerte dürfen nicht dadurch umgangen werden, dass ein sachlich zusammenhängender Bedarf durch getrennte Aufträge geteilt bzw. gestückelt wird.
3.10 Einbeziehung strategischer Ziele
Bei der Beschaffung sind die Qualität der Leistungen, Innovationen sowie Sozial- und Nachhaltigkeitskriterien zu berücksichtigen. Die Auftraggebenden können in je-– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
der Phase des Vergabeverfahrens, von der Definition der Leistung über die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien bis hin zur Vorgabe von Ausführungsbedingungen, qualitative, soziale, innovative sowie nachhaltige Aspekte einbeziehen.
Aspekte der Energieeffizienz sind bei allen Beschaffungsvorgängen, die energieverbrauchsrelevante Leistungen betreffen, einzubeziehen. Ebenfalls sind die Belange
von Menschen mit Behinderungen sowie Waren aus fairem Handel bei der Definition der Leistung zu berücksichtigen.
4. Wertgrenzen für europaweite Vergabeverfahren und nationale Verfahren
4.1 Für alle Auftragsvergaben, die die Schwellenwerte der Europäischen Union erreichen oder oberhalb liegen, sind die einschlägigen gesetzlichen Regelungen des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) sowie die Vertragsordnung für Bauleistungen Abschnitt 2 (VOB/A-EU) zwingend anzuwenden. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der EU neu festgesetzt. Die derzeit geltenden EU-Schwellenwerte sind der Wertgrenzentabelle (Anlage 1: Wertgrenzentabelle) zu entnehmen.
4.2 Für Auftragsvergaben, die unterhalb der EU-Schwellenwerte liegen, sind die Teile A (Abschnitt 1), B und C der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), die VOL Teil B, die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Kommunalen Vergabegrundsätze, jeweils in der gültigen Fassung6, anzuwenden.
5. Unterscheidung VOB- und UVgO-Vergaben
5.1 Bei der Abgrenzung zwischen Bauleistungen zu Liefer- und Dienstleistungen sind § 103 GWB, § 1 VOB/A 2. Abschnitt und §§ 1 und 2 VgV sowie § 1 VOB/A – 1. Abschnitt und § 1 UVgO zu beachten.
5.2 Bauaufträge sind Verträge über die Ausführung oder die gleichzeitige Planung und Ausführung von Bauvorhaben für öffentliche Auftraggebenden, die das Ergebnis von Tief- oder Hochbauarbeiten sind und eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen. Des Weiteren ist eine Bauleistung, eine den Auftraggebenden unmittelbar wirtschaftlich zugutekommende Bauleistung, die von Dritter Seite erbracht wird, wobei die Auftraggebenden einen entscheidenden Einfluss auf Art und Planung der Leistung haben.
6 Die Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung NRW (Kommunale Vergabegrundsätze) sehen ein intendiertes Ermessen zur Anwendung der UVgO sowie der VOB/A im Unterschwellenbereich vor. Die Kommunen dürfen in begründeten Ausnahmefällen davon abweichen, wenn die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände dies rechtfertigen. Ggf. sind Ausnahmen zusätzlich aufzuführen.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung

5.3 Lieferaufträge sind Verträge zur Beschaffung von Waren, die insbesondere Kauf,
Leasing-, Miet- oder Pachtverhältnisse mit oder ohne Kaufoption betreffen.

5.4 Dienstleistungsaufträge7 sind Verträge über Leistungen, die weder Bau- noch Lieferleistungen sind, z.B. Reinigungsleistungen.

5.5 Aufträge, die verschiedene Leistungen wie Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen zum Gegenstand haben, werden nach den Vorschriften vergeben, denen der Hauptgegenstand des Auftrags zuzuordnen ist.
6. Nebenangebote
Die Bedarfsstelle wägt im Vorfeld einer Beschaffung ab, ob Nebenangebote zugelassen werden oder nicht.
Nebenangebote sollten aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und um innovative Entwicklungen einbeziehen zu können, möglichst zugelassen werden. Die Bedarfsstelle hat den Verzicht auf die Zulassung von Nebenangeboten daher individuell und maßnahmenbezogen zu begründen und zu dokumentieren.

7. Losbildung
Bei der Vergabe sind mittelständische Interessen zu berücksichtigen (§ 2 Abs. 4 UVgO, § 5
Abs. 2 VOB/A und VOB/A-EU bzw. § 97 Abs. 4 GWB). Das Mittelstandsprinzip findet seine Ausprägung insbesondere in der Verpflichtung der Auftraggebenden, Leistungen grundsätzlich in Losen zu vergeben. Durch die Aufteilung der Leistung in Teillose (in der Menge aufgeteilt) oder Fachlose (getrennt nach Art oder Fachgebiet) wird kleineren und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geboten, sich auch an komplexeren Beschaffungen zu beteiligen.
Lose sind durch die Bedarfsstelle zu bilden und in der Leistungsbeschreibung zu berücksichtigen.
Von der Losbildung kann abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Dies ist durch die Bedarfsstelle zu begründen und zu dokumentieren.
8. Binnenmarktrelevanz
Binnenmarktrelevanz bedeutet, dass die Erteilung eines öffentlichen Auftrags für Mitgliedstaaten aus dem EU-Binnenmarkt interessant sein kann.
Letztlich hat jeweils eine Einzelfallprüfung stattzufinden, wobei Sachverhalte wie
7 Hierzu zählen auch die freiberuflichen Leistungen.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– der Auftragsgegenstand,
– der geschätzte Auftragswert,
– die Besonderheiten des betreffenden Sektors (z.B. Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten) sowie
– die geografische Lage des Ortes der Leistungserbringung
zu berücksichtigen sind.
Liegt Binnenmarktrelevanz vor, ergeben sich Bekanntmachungspflichten. Darüber hinaus haben die Auftraggebenden die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts, mithin das Wettbewerbs- und Transparenzprinzip sowie das Diskriminierungsverbot zu beachten und zwar unabhängig davon, ob das nationale Vergaberecht Anwendung findet.
– Sie können für das Bestehen der Binnenmarktrelevanz auch konkrete Wertgrenzen festlegen, ab denen eine solche grundsätzlich anzunehmen ist, beispielsweise ab 25.000 Euro netto. Die Wertgrenze darf aber nicht das alleinige Merkmal für das Vorliegen einer Binnenmarktrelevanz sein. Bei Vergaben mit Fördermittelbezug sollte die Wertgrenze regelmäßig niedriger liegen. Wir empfehlen, hier eine Wertgrenze von 5.000 Euro netto anzunehmen.
9. Zuständigkeiten Zentrale Vergabestelle und Bedarfsstellen
9.1 Alle Ausschreibungs- und Vergabeverfahren sind grundsätzlich über die Zentrale Vergabestelle abzuwickeln.
9.2 Die Zentrale Vergabestelle hat folgende Aufgaben:
– Fachämter bei vergaberechtlichen Fragestellungen beraten
– Vollständigkeit der Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens sicherstellen
– Vergabedatenbank führen und auswerten
– Bietendendatenbank einrichten und pflegen
– Vergabedienstanweisung erstellen und aktualisieren
– Erforderliche Formulare und Vordrucke für die Durchführung der Vergabeverfahren erstellen und pflegen
– Vergabeverfahren durchführen– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– Durchführung des Vergabeverfahrens dokumentieren
– Fachamt für Finanzen (Kämmerei) über beabsichtigte Ausschreibungen informieren
– Vergabeverfahren auswählen bzw. dem von der Bedarfsstelle vorgeschlagenen Vergabeverfahren zustimmen
– Leistungsbeschreibung vergaberechtlich prüfen
– Angaben zur Losbildung prüfen
– Ergänzung bzw. Änderung der Bietendenlisten ergänzen bzw. ändern sowie bei nichtöffentlichen Vergabearten den endgültigen Bietendenkreis festlegen
– Zuschlagskriterien und deren Gewichtung in Abstimmung mit der Bedarfsstelle festlegen
– Bekanntmachungen veröffentlichen gemäß §§ 27, 28, 30 UVgO, §§ 12, 20 Abs. 3 VOB/A, §§ 37 – 40 VgV, §§ 12, 18, 19 VOB/A (EU)
– Informationen aufgrund des Vorliegens von Binnenmarktrelevanz bzw. bei Bauleistungen gemäß § 20 Abs. 4 VOB/A veröffentlichen (Ex-Ante-Veröffentlichung)
– Bietendenanfragen beantworten
– Vergabeunterlagen anlegen, zusammenstellen und (elektronisch) versenden
– Angebote in Papierform unter Verschluss sammeln und verwahren, Angebotsöffnung/formellen Eröffnungstermine durchführen einschließlich
Kennzeichnung (Perforierung) der Angebote in Papierform und erste Plausibilitätskontrolle sämtlicher Angebote
– elektronische Angebote durch Authentifizierung (Vieraugen-Login) auf dem Vergabeportal öffnen und erste Plausibilitätskontrolle
– Angebote formell und rechnerisch prüfen und Preisspiegel erstellen
– Vergabevorschlag erstellen (auf Grundlage der Ergebnisse aus der formellen und rechnerischen Prüfung und des Ergebnisses der wirtschaftlichen und fachtechnischen Prüfung durch die zuständige Bedarfsstelle)– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– Anfrage gemäß § 6 Wettbewerbsregistergesetz WRegG bei Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro netto
– Die Abfrageverpflichtung beim Gewerbezentralregister ist mit der verpflichtenden Anwendung der Abfragepflicht beim Wettbewerbsregister seit dem 01. Juni 2022 entfallen. Eine Überführung von Daten aus dem Gewerbezentralregister in das Wettbewerbsregister ist nicht vorgesehen. Um eine Informationslücke für Auftraggebende zu verhindern, besteht die Möglichkeit, das Gewerbezentralregister auf freiwilliger Basis für drei Jahre bis zum 31. Mai 2025 abzufragen. Wir empfehlen, parallel weiterhin einen Gewerbezentralregisterauszug anzufordern.
– Bewerbende und Bietende gemäß § 19 Abs. 1 VOB/A, § 46 Abs. 1
UVgO, § 62 VgV, § 134 GWB unterrichten
– Auftragsschreiben fertigen, Zustimmung der örtlichen Rechnungsprüfung einholen, die erforderlichen Unterschriften einholen und das Auftragsschreiben versenden
– Auftragsänderungen /-erweiterungen bzw. Nachträge vergaberechtlich prüfen und erfassen
– Vergabebeschwerden federführend bearbeiten und die örtliche Rechnungsprüfung einbinden
– Vergaben gemäß § 8 Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) melden
9.3 Die Bedarfsstellen haben folgende Aufgaben:
– Bedarf feststellen
– geschätzten Auftragswert nachvollziehbar ermitteln (z.B. durch ein bepreistes
Leistungsverzeichnis)
– Mittelbereitstellung/Finanzierung klären
– Leistungsbeschreibung inklusive der Eignungskriterien und Nachweise erstellen
– Vergabeart vorschlagen
– Bietendenkreis bei nicht öffentlichen Vergabearten vorschlagen
– Zuschlagskriterien und deren Gewichtung vorschlagen
– Losbildung vorschlagen bzw. begründet verneinen
– Angebote wirtschaftlich und fachlich prüfen– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– Durchführung der Maßnahme begleiten
– Auftragsänderungen bzw. -erweiterungen / Nachträge abwickeln inklusive Vorlage bei der Zentralen Vergabestelle und der örtlichen Rechnungsprüfung gemäß den festgelegten Wertgrenzen (siehe auch Ziffer 33.7).
– erbrachte Leistung abnehmen
– Mängelfeststellung vor Ablauf der Gewährleistungsfrist kontrollieren und ggf. Gewährleistungsansprüche verwirklichen
– aufgeführte Aufgaben bzw. Verfahrensschritte umfassend und nachvollziehbar begründen und dokumentieren
– Alternativ kann die Kommune auf eine Auflistung der Zuständigkeiten von Zentraler Vergabestelle und Bedarfsstelle verzichten und stattdessen auf die tabellarische Darstellung unter Anlage 3 verweisen. Dadurch vermindert sich der Pflegeaufwand bei organisatorischen Änderungen.
10. Bedarfsermittlung [Bedarfsstelle] und Festlegung der Art der Ausschreibung [Zentrale Vergabestelle]
10.1 Gemäß § 75 Abs. 1 GO NRW ist die Haushaltswirtschaft der <<Musterkommune>> wirtschaftlich, effizient und sparsam zu führen. Damit ist vor jeder Beschaffung sorgfältig zu prüfen, ob der Bedarf tatsächlich besteht und in welcher Quantität und Qualität der Bedarf besteht.
10.2 Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass der Bedarf nicht aus bereits vorhandenen Ressourcen der <<Musterkommune>> gedeckt werden kann.
10.3 Die Bedarfsermittlung ist durch die zuständige Bedarfsstelle durchzuführen und zu dokumentieren.
10.4 Auf Grundlage der Bedarfsermittlung ist von der Zentralen Vergabestelle festzulegen, ob es sich bei der Ausschreibung um Liefer-, Dienst- oder Bauleistungen handelt.
11. Leistungsbeschreibung8 [Bedarfsstelle]
11.1 Die Leistungsbeschreibung muss die zu beschaffende Liefer-, Dienst- oder Bauleistung eindeutig und erschöpfend beschreiben.
8 vgl. § 23 UVgO, §§ 7 ff. VOB/A, § 31 VgV– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
11.2 Die gewünschte Leistung muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbenden im gleichen Sinne verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können.
11.3 Die Leistung ist grundsätzlich produktneutral zu beschreiben. Produkt- oder fabrikatsspezifische Beschreibungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig. Diese sind durch die Bedarfsstelle zu begründen und zu dokumentieren.
11.4 Soweit die geforderten Nachweise nicht in den übrigen Vergabeunterlagen aufgeführt sind, sind diese in die Leistungsbeschreibung mit aufzunehmen.
12. Auftragswertschätzung9 [Bedarfsstelle]
12.1 Zu Beginn eines jeden Vergabeverfahrens ist der Auftragswert zu schätzen. Bei der Schätzung des Auftragswertes nach § 3 VgV ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der Leistung ohne Mehrwertsteuer auszugehen.
12.2 Als Grundlage für die Auftragswertschätzung dient die zuvor erstellte Leistungsbeschreibung.
12.3 Der Wert eines beabsichtigen Auftrags darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, ihn der Anwendung des europäischen oder nationalen Vergaberechts oder dieser Dienstanweisung zu entziehen oder bestimmte Wertgrenzen nach diesen Vorschriften zu unterschreiten (Stückelungsverbot).
12.4 Die Auftragswertschätzung ist nachvollziehbar zu dokumentieren und beispielsweise über ein bepreistes Leistungsverzeichnis zu belegen.
13. Wahl der Verfahrensart [Zentrale Vergabestelle]
13.1 Das anzuwendende Vergaberecht richtet sich nach dem Gegenstand der Beschaffung und der Auftragswertschätzung.
13.2 Bei der Vergabe wird hinsichtlich der anzuwendenden Vergabeordnung zwischen
– Lieferleistung,
– Dienstleistung,
– soziale und andere besondere Dienstleistungen,
9 vgl. § 1 UVgO i.V.m. § 106 GWB i.V.m. § 3 VgV– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– freiberuflichen Leistungen10 und
– Bauleistungen unterschieden.
13.3 Auf Grundlage der Auftragswertschätzung wird festgelegt, ob die Ausschreibung EU-weit oder national zu erfolgen hat. Die Wertgrenzen für ein europaweites oder nationales Vergabeverfahren sowie zur zulässigen Verfahrensart sind unter Ziffer 4 bzw. Anlage 1 aufgeführt.
Die Wertgrenzentabelle unter Anlage 1 orientiert sich an den aktuellen Vorgaben der Kommunalen Vergabegrundsätze. Aufgrund des grundsätzlichen Vorrangs öffentlicher Verfahren ist es auch zulässig, unterhalb der aufgeführten Wertgrenzen eine Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Zudem können Sie in Ihrer Vergabedienstanweisung niedrigere Wertgrenzen festlegen. Eine Festlegung höherer Wertgrenzen ist nicht zulässig.
13.4 Die Zentrale Vergabestelle legt die Verfahrensart fest. Die Wahl des Vergabeverfahrens ist zu dokumentieren.
14. Direktauftrag11 [Bedarfsstelle]
14.1 Leistungen, die den sich aus der anliegenden Wertgrenzentabelle (Anlage 1) ergebenden voraussichtlichen Auftragswert nicht überschreiten, können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens direkt vergeben werden.
14.2 Bei Vergaben mit Fördermittelbezug können sich aus den Nebenbestimmungen des jeweiligen Bewilligungsbescheides niedrigere Wertgrenze ergeben. Vor der Auftragserteilung ist ein Direktauftrag mit Fördermittelbezug der örtlichen Rechnungsprüfung zur Prüfung vorzulegen.
14.3 Der Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gilt als erfüllt, wenn bei Direktaufträgen ab 500 Euro mindestens drei Angebote formlos eingeholt werden.
14.4 Bei Direktaufträgen bis 3.000 Euro kann auch auf allgemein, zum Beispiel im Internet, zugängliche Angebote zurückgegriffen werden. Zudem kann die Angebotseinholung per E-Mailanhang erfolgen. Auch Online-Beschaffungen sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. (Nähere Angaben hierzu unter Ziffer 21).
14.5 Es soll zwischen den beauftragten Unternehmen gewechselt werden.10 Freiberufliche Leistungen sind selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder sehr ähnlich gelagerte Tätigkeiten (vgl. hierzu § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und § 1 Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehörender Freier Berufe (PartGG)11 § 14 UVgO i.V.m. § Ziff. 5.2 der Kommunalen Vergabegrundsätze Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung Seite 18 von 4014.6 Die Bedarfsstelle holt die Angebote ein, wertet die Angebote, erteilt den Direktauftrag und dokumentiert die Vergabe.15. Wahl der Bewerbenden bei nicht öffentlichen Verga-beverfahren15.1 Bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sol-len mehrere, grundsätzlich mindestens drei, geeignete Bewerbende zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Sollen ausnahmsweise weniger Bewerbende zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist dies von den Bedarfsstellennachvollziehbar zu begründen. Die Kommune kann die Mindestanzahl der einzuholenden Angebote auch erhöhen. Die Er-höhung kann auch an Wertgrenzen gekoppelt werden. Beispiel: Bis zu einem geschätzten Auftragswert von 50.000 Euro netto sind mindestens drei, darüber mindestens fünf Bewerbende zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.15.2 Bei wiederholten Aufträgen soll auch Unternehmen, die bei früheren Aufträgen nichtberücksichtigt wurden, Gelegenheit gegeben werden, sich am Wettbewerb zu betei-ligen.15.3 Eine Beschränkung des Bewerbenden- oder Bietendenkreises auf eine bestimmte Region oder gar auf einen bestimmten Ort ist nicht zulässig. Daher berücksichtigt die Bedarfsstelle unter Abstimmung mit der Zentralen Vergabestelle auch stets mindestens einen auswärtigen Bieter bzw. Bieterin bei Ausschreibungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb. Der § 6 Abs. 1 VOB/A regelt, dass der Wettbewerb nicht auf Unternehmen beschränkt wer-den darf, die in bestimmten Regionen oder Orten ansässig sind. In der Kommentierung wird als Region beispielsweise ein Kreis, ein Regierungsbezirk oder ein Bundesland angegeben. Der räumliche Einzugsbereich richtet sich insbesondere nach der Bedeutsamkeit der Vergabe. In der Regel ergibt sich bei wertmäßig kleinen und alltäglichen Vergaben ein räumlich beschränkterer Einzugsbereich, weil außerhalb oder weiter entfernt ansässige Bietende allein aus Wettbewerbsgründen nicht in der Lage sind, sich mit einem wirtschaftlichen Ange-bot an einer derartigen Vergabe zu beteiligen. Um einem möglichen Anschein von Diskriminierung vorzubeugen und Bietendenabsprachen zu erschweren, empfehlen wir, die Vergaberegelungen zu ergänzen, so dass bei bedeutsamen Vergaben mindestens ein Unternehmen aus einem anderen Regierungsbezirk oder so-gar Bundesland in den Bietendenkreis aufzunehmen ist. Die Berücksichtigung eines größeren räumlichen Einzugsbereichs ist insbesondere bei geförderten Maßnahmen empfehlenswert und sollte ggf. im Vorfeld dezidiert mit den Zuwendungsgebenden abgestimmt werden.15.4 Welche Bewerbenden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, liegt im Er-messen der Zentralen Vergabestelle. Diese ändert oder ergänzt den von der Bedarfsstelle vorgeschlagenen Bietendenkreis regelmäßig aus der von ihr geführten Bietendendatenbank.

Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung

Zuschlagskriterien
(vgl. § 43 UVgO, § 16d Abs. 1 Ziff. 4 VOB/A, § 58 VgV)
16.1 Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine Beschränkung auf den Preis als einzigem Zuschlagskriterium ist zulässig.
16.2 Neben dem Preis können qualitative, soziale und umweltbezogene (nachhaltige) Aspekte als Zuschlagskriterien festgelegt werden.
16.3 Hat die Qualität des eingesetzten Personals erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung, so sind als Zuschlagskriterien auch Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals mit aufzunehmen.
16.4 Es sind nur solche Zuschlagskriterien zu wählen, die einen zwingenden Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen. Die Zuschlagskriterien müssen diskriminierungs- und willkürfrei sein.
16.5 Gibt es mehr Zuschlagskriterien als den Preis, ist eine Gewichtung vorzunehmen.
16.6 Eine Preisgewichtung von 80 Prozent und mehr kommt nur bei sehr hoch standardisierten Beschaffungen zur Anwendung. Eine Preisgewichtung von unter 30 Prozent kann ebenfalls nur in besonderen Ausnahmefällen und mit einem entsprechend hohen Begründungserfordernis zum Tragen kommen.
16.7 Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen zu benennen.
16.8 Die Zuschlagskriterien werden von der Zentralen Vergabestelle in Absprache mit der zuständigen Bedarfsstelle festgelegt und gewichtet. Diese sind in die Vergabeunterlagen aufzunehmen und mit bekannt zu machen.
17. Rahmenvereinbarungen
17.1 Sofern die Menge und der Umfang einer Leistung nicht vollständig ermittelt werden kann, bzw. eine flexible Reaktion auf nicht absehbare Änderungen begründet notwendig ist, ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung anzustreben.
17.2 In solchen Fällen wird der Rahmen des Beschaffungsgegenstandes einem Preiswettbewerb unterstellt. Die konkrete Leistungspflicht hingegen wird erst mit dem Er-
teilen des Einzelabrufs der Leistung begründet.
17.3 Rahmenvereinbarungen sind über die Gesamtleistung oder einen Mindestteil davon und stets über einen bestimmten Zeitraum abzuschließen. Sie dürfen nicht dazu dienen, den Wettbewerb langfristig auszuschließen.
17.4 Für Bauleistungen oberhalb und unterhalb des Schwellenwertes darf die Laufzeit höchstens vier Jahre betragen. Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb des Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung Schwellenwertes darf die Laufzeit höchsten sechs Jahre und oberhalb des Schwellenwertes höchstens vier Jahre betragen.
17.5 Für den Abschluss einer Rahmenvereinbarung ist das voraussichtliche Auftragsvolumen (Liefer- und Leistungsmenge) so genau wie möglich zu ermitteln und bei Rahmenvereinbarungen im Oberschwellenbereich ist zudem die abrufbare Höchstmenge anzugeben. Mit Erreichen der Höchstmenge erlischt die Rahmenvereinbarung.
17.6 Eine konkrete Rahmenvereinbarung muss mindestens enthalten:
· den vorgesehenen Preis unter Offenlegung der Berechnungsgrundlage, z.B. nach Menge der Leistung/des Stundenansatzes, ggf. Preisgleitklausel,
· das voraussichtliche Auftragsvolumen und
· die Festlegung der Laufzeit, innerhalb der die Einzelaufträge vergeben werden sollen.
17.7 Für Rahmenvereinbarungen gelten ansonsten die gleichen Vorschriften wie für die Erteilung anderer öffentlicher Aufträge.
17.8 Der Zuschlag muss auf das im Vergabeverfahren definierte wirtschaftlichste Angebot erfolgen.
18. Bietendenvoraussetzungen
(vgl. § 31 UVgO, § 16b VOB/A, §§ 42 ff. VgV)
18.1 Es dürfen nur fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue Unternehmen berücksichtigt werden.
18.2 Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen.
Sie müssen sich auch auf die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die
wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit beziehen.
18.3 Bei freiberuflichen Leistungen sind die Eignungskriterien so zu wählen, dass kleinere Büroeinheiten und Berufsanfangende sich beteiligen können (vgl. Ziffer 8.3 a)
der Kommunalen Vergabegrundsätze).
18.4 Für den Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind im nationalen Bereich grundsätzlich Eigenerklärungen zu verlangen, deren Angaben durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sind.
18.5 Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Bietenden bei Bauleistungen sind die Umsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre als Nachweise heranzuziehen, sofern diese mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
18.6 Zur Beurteilung der Fachkunde Bietender von Bauleistungen sind vergleichbare Leistungen der letzten fünf Kalenderjahre nachzuweisen. Die Zentrale Vergabestelle kann in Einzelfällen entscheiden, ob sie nach entsprechendem Hinweis in den Vergabeunterlagen auch einschlägige Bauleistungen berücksichtigt, die mehr als fünf Jahre zurückliegen.
18.7 Bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit der Bietenden von Bauleistungen sind Selbstreinigungsmaßnahmen in entsprechender Anwendung der § 6a Abs. 1 S. 2 und § 6f Abs. 1 und 2 VOB/A-EU zu berücksichtigen.
18.8 Bei der Vergabe von Bauleistungen entfällt die spezielle Eignungsprüfung, wenn das Unternehmen seine auftragsunabhängige Eignung durch die von der Vergabestelle direkt aufrufbare Eintragung in der allgemein zugänglichen Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. nachweist.
18.9 Bei Bauleistungen unter einem geschätzten Auftragswert von 10.000 Euro kann auf die Einholung von Eignungsnachweisen verzichtet werden.
18.10 Bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen entfällt die spezielle Eignungsprüfung, wenn Unternehmen im amtlichen „Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für Liefer- und Dienstleistungen“ des Deutschen Industrie- und Handelskammertags registriert sind und die auftragsunabhängige Leistung nachweisen können.
18.11 Bei Beratungs- und Schulungsleistungen ist sicherzustellen, dass die eingesetzten Personen bei der Erfüllung des Auftrags nicht den Einflüssen der Scientology-Organisation unterliegen. Die Zentrale Vergabestelle stellt sicher, dass bei der Ausschreibung von Beratungs- und Schulungsleistungen eine Verpflichtungserklärung mit einer Scientology-Schutzklausel eingeholt wird.
18.12 Die Entscheidung, ob auf die Einholung von Eignungsnachweisen verzichtet werden kann, liegt bei der Zentralen Vergabestelle.
18.13 Die Eignungskriterien und die verlangten Nachweise sind abschließend in den Vergabeunterlagen anzugeben.
18.14 Die Eignung des Unternehmens wird im Rahmen der Angebotsauswertung geprüft.
18.15 Bei Nicht-Vorliegen der verlangten Nachweise bei Öffnung des Angebots können diese innerhalb einer angemessenen Frist nachgefordert werden, sofern in den Vergabeunterlagen durch die Zentrale Vergabestelle nicht auf die Nachforderung verzichtet wurde. Die Frist soll sechs Kalendertage nicht überschreiten.
18.16 Das Unternehmen, welches die verlangten Nachweise nicht eingereicht hat bzw. der Nachforderung nicht nachgekommen ist, ist vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen.
19. Eignungsleihe
(§ 34 UVgO, § 47 VgV, § 6d Abs. 1 VOB/A-EU)– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
19.1 Im Rahmen der Eignungsleihe nehmen die Bewerbenden oder die Bietenden zur Erfüllung der geforderten wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch. Dadurch ist es den betreffenden Bietenden erst möglich, die geforderten Eignungskriterien zu erfüllen.
19.2 Die Bewerbenden oder die Bietenden, die sich auf die Eignungsleihe berufen, haben zu garantieren, dass ihnen die zugesagten Kapazitäten des dritten Unternehmens für die Auftragsausführung tatsächlich zur Verfügung stehen. Dies haben die Bietenden durch eine Erklärung zu dokumentieren.
19.3 Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im Unterschwellenbereich ist durch die Bedarfsstelle zu bestimmen, ob die Eignungsleihe zugelassen wird. Wird die Eignungsleihe zugelassen, hat die Bedarfsstelle weiter zu bestimmen, welche Aufgaben der Leistungserbringung durch die Auftragnehmenden selbst auszuführen sind (Eigenleistungsanteil).
19.4 Bei Bauleistungen im Unterschwellenbereich ist die Eignungsleihe aufgrund des Selbstausführungsgebots nicht zulässig.
19.5 Im Oberschwellenbereich kann die Bedarfsstelle für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen bei kritischen Aufgaben bestimmen, dass diese von den Auftragnehmenden selbst durchzuführen sind. Kritische Aufgaben sind solche von herausragender Bedeutung für den Gesamtauftrag und dessen erfolgreicher Umsetzung. Dies ist in der Leistungsbeschreibung anzugeben.
19.6 Die Bedarfsstelle hat spätestens vor Zuschlagserteilung sicherzustellen, dass auch Drittunternehmende die Nachweise für die Anforderungen aus Ziffer 18 erbringen.
20. Unterauftragnehmende
(vgl. § 26 UVgO, § 36 VgV)
20.1 Bei Vergabeverfahren über Liefer- und Dienstleistungen sowie über Bauaufträge im Oberschwellenbereich hat die Bedarfsstelle festzulegen, ob Unterauftragnehmende zugelassen werden.
20.2 Werden durch die Bedarfsstelle Unterauftragnehmende zugelassen, hat sie zu bestimmen, welche Aufgaben durch die Bietenden selbst durchzuführen sind.
20.3 Die Bietenden haben die vorgesehenen Unterauftragnehmenden in den Angebotsunterlagen zu benennen und festzulegen, mit welchen Leistungen die Unterauftragnehmenden betraut werden sollen.
20.4 Die Bietenden haben vor Zuschlagserteilung nachzuweisen, dass den Unterauftragnehmenden die erforderlichen Mittel zur Erfüllung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Dies ist mit einer Verpflichtungserklärung durch die Bietenden sicherzustellen.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
20.5 Die Bedarfsstelle hat sicherzustellen, dass die Unterauftragnehmenden ebenfalls die Nachweise für die Anforderungen der Bietendenvoraussetzungen aus Ziffer 18 erbringt.
21. Einholung von Angeboten und Teilnahmeanträgen
(§ 37 UVgO, § 13 VOB/A, § 52 VgV)
21.1 Die Angebotseinholung bzw. die Einholung von Teilnahmeanträgen ist grundsätzlich
elektronisch über <<Bezeichnung des Vergabeportals bzw. der Vergabemanagementsoftware>> durchzuführen.
21.2 Bei Verhandlungsvergaben, Beschränkten Ausschreibungen, Freihändigen Vergaben oder Direktaufträgen von Bauleistungen kann von der Zentralen Vergabestelle
festgelegt werden, dass die Übermittlung postalisch zu erfolgen hat.
21.3 Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb von Dienst- und Lieferleistungen, deren geschätzter Auftragswert 25.000 Euro netto nicht überschreitet, kann ebenfalls von der Zentralen Vergabestelle festgelegt werden, dass eine Übermittlung postalisch zu erfolgen hat.
21.4 Im Falle von Direktaufträgen kann die Angebotseinholung per E-Mailanhang erfolgen. Der Anhang ist über einen geschützten Link anzufordern.
21.5 Online-Beschaffungen sind ausschließlich bei seriösen12 Internethändlern für Lieferleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert im Bereich des Direktauftrags möglich.
21.6 Die Einholung von Angeboten und Teilnahmeanträgen darf aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes nicht auf mehrere Tage verteilt werden.
22. Behandlung der Angebote und Teilnahmeanträge
(vgl. § 39 UVgO, §§ 14, 14a VOB/A, § 54 VgV)
22.1 Elektronisch übermittelte Angebote und Teilnahmeanträge werden ausschließlich über das <<Bezeichnung des Vergabeportals bzw. der Vergabemanagementsoftware>> entgegengenommen und bis zum Submissionstermin dort verschlüsselt aufbewahrt.
12 Merkmale für seriöse Internethändler sind z. B.:
– Impressum mit konkreter Anschrift des Anbietenden sowie mit Angabe von Kontaktmöglichkeiten
– Gütesiegel vorhanden (z.B. Trusted Shops, TÜV Süd, EHI geprüfter Onlineshop)
– Onlineshop wird im Unternehmensregister www.Unternehmensregister.de geführt
– sichere Verschlüsselung durch SSL-Verschlüsselung
– Kauf auf Rechnung als Zahlungsmethode möglich
Siehe Anlage 1.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
22.2 Sofern abweichend die postalische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen zugelassen wurde, sind diese in einem fest verschlossenen Umschlag entgegenzunehmen.
22.3 Der Umschlag der Angebote ist mit Eingangsdatum und -uhrzeit, sowie mit der Paraphe des Annehmenden zu versehen.
22.4 Die Angebote sind anschließend unverzüglich und ungeöffnet der Zentralen Vergabestelle zu übergeben.
22.5 Die Zentrale Vergabestelle hat die Angebote ungeöffnet unter Verschluss sicher aufzubewahren.
22.6 Wird ein Angebot irrtümlich bei Eingang geöffnet, ist es wieder unverzüglich zu verschließen. Auf dem Umschlag ist mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift des Bediensteten, der das Angebot irrtümlich geöffnet hat, zu vermerken, dass das Angebot versehentlich geöffnet wurde.
23. Öffnung der Angebote (Submission)
(vgl. § 40 Abs. 2 UVgO, §§ 14, 14a VOB/A, § 55 VgV)
23.1 Die Angebotsöffnung führt die Zentrale Vergabestelle unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durch.
23.2 Sind im Rahmen einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung von Bauleistungen auch schriftliche Angebote zugelassen, dürfen am Eröffnungstermin auch Bietende und/oder ihre Bevollmächtigten zugegen sein.
23.3 Nach Abschluss der Öffnung von postalisch eingegangenen Angebote sind diese durch die Zentrale Vergabestelle zu stanzen, so dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen nicht möglich sind.
23.4 Bei der Angebotsöffnung im elektronischen Vergabeverfahren über <<Bezeichnung des Vergabeportals bzw. der Vergabemanagementsoftware>> müssen zwei Bedienstete der <<Musterkommune>> sich getrennt voneinander innerhalb der Angebotsöffnung mit ihren jeweiligen Zugangsdaten authentifizieren (Vieraugen-Login) und die Submission unter Wahrung des Vieraugenprinzips durchführen.
23.5 Über die Submission ist eine Niederschrift zu fertigen. Diese Niederschrift ist von den teilnehmenden Bediensteten zu unterzeichnen.
23.6 Die Zentrale Vergabestelle stellt bei Bauleistungen den Bietenden das Submissionsergebnis gemäß den Vorgaben des § 14 Abs. 6, des § 14a Abs. 7 VOB/A bzw. des
§ 14 Abs. 6 VOB/A-EU zur Verfügung.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
24. Prüfung der Angebote
(vgl. §§ 41 ff. UVgO, §§ 16ff. VOB/A, §§ 56ff. VgV)
24.1 Bei allen Verfahren sind die eingegangenen Angebote dahingehend zu prüfen, ob diese formell, rechnerisch richtig und technisch den Anforderungen der Leistungsbeschreibung genügen und wirtschaftlich sind.
24.2 Bei der formellen und rechnerischen Prüfung sind die Angebote durch die Zentrale Vergabestelle auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
24.3 Leistungsbezogene Unterlagen dürfen nicht nachgefordert werden, wenn sie die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen und somit die Wertungsreihenfolge beeinflussen.
24.4 Die Zentrale Vergabestelle kann auf die Nachforderung von Unterlagen oder Preisangaben verzichten, wenn sie dies in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vorab so festgelegt hat.
24.5 Besonderheiten bei der Prüfung von Bauleistungsangeboten Wird bei der formellen Prüfung von Bauleistungsangeboten festgestellt, dass Unterlagen von in Betracht kommenden Bietenden, fehlen oder fehlerhaft sind, sind die Bietenden von der Zentralen Vergabestelle unter Nennung einer Frist aufzufordern, diese Unterlagen nachzureichen oder zu korrigieren. Die Frist sollte sechs Kalendertage nicht überschreiten. Werden diese Unterlagen nicht nachgereicht, so ist das Angebot für das weitere Verfahren auszuschließen.
24.6 Besonderheiten bei der Prüfung von Liefer- und Dienstleistungsangeboten
Die Zentrale Vergabestelle legt bei der Ausschreibung fest, ob Unterlagen nachgefordert werden können. Bei der formellen Prüfung von Liefer- und Dienstleistungen
entscheidet die Zentrale Vergabestelle in dem vorher definierten Rahmen, ob fehlende oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen sind. Sie bestimmt eine angemessene, nach Kalendertagen bestimmte Frist, zu der die Bietenden und Teilnehmen-
den die Unterlagen nachreichen müssen.
24.7 Unangemessene Angebote
Wird bei der rechnerischen Prüfung der Angebote festgestellt, dass Angebote unangemessen hoch oder niedrig in Bezug zu anderen Angeboten oder der Auftragswertschätzung sind, ist von den Bietenden schriftlich die Angemessenheit bzw. die Auskömmlichkeit der Preise innerhalb einer vorgegebenen Frist darzulegen.
Ein Angebot ist in der Regel dann als zu hoch oder zu niedrig anzusehen, wenn es
mehr als zehn Prozent14 vom nächsten Angebot und/oder von der Auftragswertschätzung abweicht. Sind die Preise für einzelne Teilleistungen erkennbar ungewöhnlich hoch oder niedrig, so kann dies ebenfalls Zweifel an einer sachgerechten
Preisermittlung begründen. Derartiges macht dann eine Aufklärung nach § 15
VOB/A und eine Prüfung der Einzelansätze erforderlich.
Siehe das VHB Bund, das HVA B-StB sowie das K VHB NRW– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
Die Bedarfsstelle prüft und stellt die Angemessenheit und Auskömmlichkeit der Preise fest. Die Zentrale Vergabestelle fordert die Unterlagen an bzw. führt die Aufklärung durch. Kommen die Bietenden der Aufforderung nicht nach oder ergibt sich aus der nachgeforderten Preisermittlung, dass das Angebot unangemessen ist, so ist das Angebot auszuschließen.
24.8 Fachlich/technische Prüfung
Bei der technischen Prüfung werden die Angebote von der Bedarfsstelle auf die technischen Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung sowie die erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Bietenden geprüft. Wird bei der technischen Prüfung festgestellt, dass Angebote nicht den technischen und/oder fachlichen Anforderungen entsprechen, so sind diese Angebote ebenfalls vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen.
24.9 Abschließende Beurteilung
Unter den verbliebenen Angeboten ist unter Berücksichtigung der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Wertungskriterien das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Das Ergebnis ist in einer Bewertungsmatrix einzutragen und mit der in den Vergabeunterlagen festgelegten Gewichtung zu verrechnen.
24.10 Die Ergebnisse der formellen und rechnerischen Prüfung sind durch die Zentrale Vergabestelle zu dokumentieren und die Ergebnisse der technischen Prüfung sind durch die Bedarfsstelle zu dokumentieren.
24.11 Bietende, deren Angebote ausgeschlossen worden sind oder die den Zuschlag nicht erhalten haben, sind unverzüglich durch die Zentrale Vergabestelle zu unterrichten.
25. Urkalkulation
(vgl. § 16 Abs.1 Nr.3 i.V.m. § 13 Abs. 1 Nr.3 VOB/A 2. Abschnitt)
25.1 Ab einer Auftragssumme von 50.000 Euro sollte vor Auftragsvergabe vom künftigen Auftragnehmenden von Bauleistungen die Angebotskalkulation, die sogenannte Urkalkulation, in verschlossener Form angefordert werden.
25.2 Die Urkalkulation ist zur Preisprüfung von Nachträgen sinnvoll. Über die Anforderung entscheidet die Bedarfsstelle nach Abstimmung mit der Zentralen Vergabestelle.
25.3 Die Urkalkulation ist wie eine Wertsache zu behandeln. Die Bedarfsstelle hat die ordnungsgemäße Aufbewahrung und die fristgerechte Rückgabe sicherzustellen.
26. Aufhebung des Vergabeverfahrens
(vgl. § 48 UVgO, § 17 VOB/A, § 63 VgV)– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
26.1 Führt die Prüfung und Wertung der Angebote zum Ergebnis, dass kein wirtschaftliches Angebot vorliegt oder dass kein Angebot den Bewerbungsbedingungen der Leistungsbeschreibung entspricht, ist das Vergabeverfahren aufzuheben.
26.2 Die Entscheidung über die Aufhebung trifft die Bedarfsstelle gemeinsam mit der Zentralen Vergabestelle und unter Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung (falls vorhanden).
26.3 Die Entscheidung ist zu dokumentieren.
26.4 Über die Aufhebung des Vergabeverfahrens sind die Bietenden unter Angabe der Gründe unverzüglich zu informieren. Die Unterrichtung erfolgt durch die Zentrale Vergabestelle elektronisch über <<Bezeichnung des Vergabeportals bzw. der Vergabemanagementsoftware>> oder schriftlich.
27. Sicherheitsleistungen
(vgl. § 21 Abs. 5 UVgO, § 9c VOB/A)
27.1 Als Sicherheitsleistungen sind grundsätzlich selbstschuldnerische Bürgschaften von in der Europäischen Gemeinschaft zugelassenen Kreditinstituten oder Kreditversicherern anerkannt.
27.2 Auf Sicherheitsleistungen bei Bauleistungen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn Mängel der Leistung voraussichtlich nicht eintreten werden. Bei Auftragsvergaben mit einem geschätzten Auftragswert unter 250.000 Euro ist auf Sicherheitsleistungen grundsätzlich zu verzichten.
27.3 Auf Sicherheitsleistungen bei Liefer- und Dienstaufträgen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn davon auszugehen ist, dass die sach- und fristgerechte Durchführung der verlangten Leistung eintreten wird. Auf Sicherheitsleistungen soll bei Leistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 50.000 Euro grundsätzlich verzichtet werden.
27.4 Die Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen bei Liefer-, Dienst- und Bauleistungen aus dem Vertrag soll fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten.
27.5 Die Bedarfsstelle entscheidet in Abstimmung mit der Zentralen Vergabestelle, ob und in welcher Höhe Sicherheitsleistungen für die vertragsgemäße Auftragserfüllung und Gewährleistung erforderlich sind. Das Ergebnis ist in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren.
28. Vertragsstrafen
(vgl. § 9a Abs. 1 VOB/A)– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
28.1 Bei Vergaben von Bauleistungen sollte von der Möglichkeit Vertragsstrafen zu vereinbaren nur Gebrauch gemacht werden, wenn durch eine Fristüberschreitung erhebliche Nachteile entstehen.
28.2 Die Strafe ist in angemessenen Grenzen zu halten.
28.3 Die Bedarfsstelle entscheidet in Abstimmung mit der Zentralen Vergabestelle, ob und in welcher Höhe Vertragsstrafen zu vereinbaren sind und dokumentiert die Entscheidung.
29. Auftragserteilung
(vgl. § 46 UVgO, § 18 VOB/A, § 62 VgV)
29.1 Der Auftrag ist grundsätzlich schriftlich von der Zentralen Vergabestelle zu erteilen. Ist in begründeten Ausnahmefällen eine mündliche oder fernmündliche Auftragserteilung nicht zu vermeiden, ist diese aktenkundig zu machen. Dieser Vermerk ist unverzüglich dem oder der direkten Vorgesetzten zuzuleiten. Eine schriftliche Bestätigung des mündlich oder fernmündlich erteilten Auftrags ist unverzüglich vorzunehmen, spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen.
29.2 Die Aufträge müssen handschriftlich unterschrieben werden. Das Vieraugenprinzip ist auch hierbei zu beachten.
29.3 Die Zeichnungsbefugnis ergibt sich aus der Unterschriftenordnung der <<Muster- kommune>>.
– Alternativ kann die Kommune hier eine nach Wertgrenzen gestaffelte Unterschriftenregelung einfügen.
30. Vergabevermerk
(vgl. § 6 UVgO, § 20 VOB/A, § 8 VgV)
30.1 Für jede Vergabe ist ein standardisierter Vergabevermerk anzufertigen.
30.2 In diesem Vergabevermerk müssen die einzelnen Schritte des Verfahrens, die Maßnahmen, Feststellungen, Begründungen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sein.
15 Nach der aktuellen Rechtsprechung darf der Höchstwert der Vertragsstrafen fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten; pro Werktag gelten 0,1 bis 0,2 Prozent als angemessen.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
30.3 Der Vergabevermerk ist begleitend zur Maßnahme durch die jeweils für den Verfahrensschritt zuständige Stelle fortlaufend fortzuschreiben und muss stets den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens widerspiegeln. Die Zentrale Vergabestelle ist für die Vollständigkeit des Vergabevermerks zuständig.
30.4 Der Vergabevermerk ist bedeutsam für die Kontrolle durch die Nachprüfungsbehörden und bei Aufforderung diesen zu übermitteln.
31. Bekanntmachungspflichten
(vgl. §§ 27 ff. UVgO, §§ 12, 20 Abs. 3 VOB/A, § 18 Abs. 3 VOB/A EU §§ 37 ff., 66 VgV)
31.1 Beabsichtigte Auftragsvergaben von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen im Wege einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bzw. Freihändigen Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb sind bei Vorliegen einer Binnenmarktrelevanz (Ziffer 8) auf dem <<Bezeichnung des Vergabeportals>> zu veröffentlichen.
Bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben von Bauleistungen ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb hat jedoch unabhängig vom Vorliegen einer Binnenmarktrelevanz ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 Euro eine Veröffentlichung der Beschaffungsabsicht zu erfolgen.
Die Auftragsbekanntmachung muss alle Informationen enthalten, die für die Entscheidung der Bietenden über die Teilnahme relevant sind. Insbesondere ist eine elektronische Adresse anzugeben, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich,
uneingeschränkt und vollständig direkt angefordert werden können.
31.2 Nachdem der Zuschlag erteilt wurde, hat eine Bekanntmachung über den erteilten Auftrag von Liefer- und Dienstleistungen, die als Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder als Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurden, über <<Bezeichnung des Vergabeportals>> zu erfolgen. Die Bekanntmachung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
– Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebenden und der Vergabestelle,
– Name des beauftragten Unternehmens; soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder deren Name zu anonymisieren,
– die Verfahrensart,
– Art und Umfang der Leistung,
– den Zeitraum der Leistungserbringung.
Die Veröffentlichung der Bekanntmachung erfolgt für eine Dauer von drei Monaten.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
Von der Bekanntmachung kann abgesehen werden, wenn der geschätzte Auftragswert unter 25.000 Euro liegt.
31.3 Nachdem der Zuschlag erteilt wurde, hat eine Bekanntmachung über den erteilten Auftrag von Bauleistungen über <<Bezeichnung des Vergabeportals>> zu erfolgen, wenn die Auftragsvergabe als Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder als Freihändige Vergabe erfolgt ist. Die Bekanntmachung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
– Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und E-Mail-Adresse der Auftraggeberin
bzw. des Auftraggebers,
– gewählte Verfahrensart,
– Auftragsgegenstand,
– Ort der Auftragsausführung,
– Name des beauftragten Unternehmens.
Von der Bekanntmachung kann abgesehen werden, wenn der Auftragswert bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb 25.000 Euro oder der Auftrags wert bei Freihändigen Vergaben 15.000 Euro nicht übersteigt.
Die Veröffentlichung der Bekanntmachung erfolgt für eine Dauer von sechs Monaten.
31.4 Die Bekanntmachungen werden von der Zentralen Vergabestelle durchgeführt.
32. Unterrichtung der Bewerbenden und Bietenden
(vgl. § 46 UVgO, § 19 Abs. 1 VOB/A, § § 62 Abs. 1 und 2 VgV i.V.m. § 134 GWB)
32.1 Nach der Zuschlagserteilung von Liefer- und Dienstleistungen sowie von freiberuflichen Leistungen, des Abschlusses einer Rahmenvereinbarung oder der Aufhebung eines Vergabeverfahrens von Liefer- und Dienstleistungen sowie von freiberuflichen Leistungen im Unterschwellenbereich sind die Bewerbenden und Bietenden unverzüglich zu unterrichten. Auf Verlangen der Bietenden und Bewerbenden sind die Gründe für den Ausschluss bzw. der Nicht-Berücksichtigung innerhalb von 15 Kalendertagen in Textform zu benennen. In der Begründung sind sowohl der Name des Bieters oder der Bieterin zu nennen, welcher bzw. welche den Zuschlag erhalten hat, als auch die Gründe für die Nicht-Berücksichtigung und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots mitzuteilen.
32.2 Die Bewerbenden und Bietenden, deren Angebote ausgeschlossen wurden oder deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sind bei Vergaben von Bauleistungen im Unterschwellenbereich unverzüglich zu unterrichten. Die übrigen Bewerben-
den und Bietenden sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erfolgt ist. Auf Antrag– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung der Bietenden oder Bewerbenden sind die Gründe für den Ausschluss bzw. der Nicht-Berücksichtigung innerhalb von 15 Kalendertagen in Textform zu benennen. In der Begründung sind sowohl der Name des Bieters oder der Bieterin zu nennen, welcher oder welche den Zuschlag erhalten hat, als auch die Gründe für die Nicht-Berücksichtigung in Textform mitzuteilen. Die übrigen Bietenden sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist.
32.3 Bei Vergaben im Oberschwellenbereich sind die Bewerbenden und Bietenden unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem zu unterrichten.
32.4 Bei Bauleistungen im Oberschwellenbereich darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Zuschlagsinformation geschlossen werden.
32.5 Sofern eine Auftragsbekanntmachung oder Vorabinformation veröffentlicht wurde,
sind den Bewerbenden und Bietenden die Aufhebung oder die Neueinleitung eines Vergabeverfahrens nebst Gründen mitzuteilen.
32.6 Zusätzlich sind alle Bewerbenden und Bietenden über den Verlauf und die Fortschritte der Verhandlungen und des wettbewerblichen Dialogs zu informieren.
32.7 Die Zentrale Vergabestelle nimmt die Unterrichtung der Bewerbenden und Bietenden vor.
33. Auftragsänderungen und Nachträge
(vgl. § 47 UVgO, § 22 VOB/A, § 132 GWB)
33.1 Bei Auftragsänderungen und -erweiterungen sowie Nachträgen ist grundsätzlich ein neues Vergabeverfahren durchzuführen, wenn:
– sich die zusätzliche Leistung vom ursprünglichen Auftrag ohne fachliche oder wirtschaftliche Nachteile trennen lässt oder
– der bestehende Auftrag wesentlich geändert wird.
33.2 Wesentliche Änderungen können insbesondere vorliegen, wenn:
– der Änderungswert selbst den maßgeblichen EU-Schwellenwert übersteigt,
– erhebliche inhaltliche Unterschiede zum ursprünglichen Auftrag bestehen,
– der Umfang des Auftrags erheblich ausgeweitet wird,
– ein Wechsel des Auftragnehmers oder der Auftragnehmerin erfolgen soll,– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
– im Unterschwellenbereich bei Liefer- und Dienstleistungen sowie bei freiberuflichen Leistungen der ursprüngliche Auftragswert um mehr als 20 Prozent erhöht wird und bei Bauleistungen, die nicht zur Erfüllung des Vertragszwecks des Hauptauftrages erforderlich sind,
– und im Oberschwellenbereich bei Liefer- und Dienstleistungen sowie bei freiberuflichen Leistungen der ursprüngliche Auftragswert um mehr als zehn Prozent;
bei Bauleistungen um mehr als 15 Prozent erhöht wird.
33.3 Die Bedarfsstelle hat die fachliche und technische Notwendigkeit von Nachträgen und Auftragsänderungen zu prüfen, nachvollziehbar zu begründen und in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren.
33.4 Die Zentrale Vergabestelle hat die vergaberechtliche Zulässigkeit von Nachträgen und Auftragsänderungen zu prüfen und im Vergabevermerk zu dokumentieren.
33.5 Erforderliche Änderungen und Ergänzungen sind schriftlich zu erteilen und zu dokumentieren.
33.6 Wesentliche Änderungen eines öffentlichen Auftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens sind zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 132 Abs.
2 GWB bei Vergaben im Oberschwellenbereich und i.V.m. § 47 UVgO bei Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen im Unterschwellenbereich vorliegen.
33.7 Der örtlichen Rechnungsprüfung (falls vorhanden) sind vor Auftragserteilung die Unterlagen und Begründungen zu den Auftragsänderungen und Nachträgen zur Genehmigung vorzulegen. Dies gilt, sofern die Änderung mehr als zehn Prozent des Ursprungsauftrags oder mehr als 5.000 Euro ausmacht. Bei mehreren Auftragsänderungen oder Nachträgen gilt diese Voraussetzung als erfüllt, wenn diese in Summe die Wertgrenzen erreichen.
– Die Kommune kann auch andere als die oben genannten Wertgrenzen für die Beteiligungspflicht der örtlichen Rechnungsprüfung festlegen.
34. Abnahme
(vgl. Vergabehandbuch (VHB NRW) „Allgemeine Vorbemerkungen“ Seite 3)
34.1 Für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung und Einhaltung der Fristen zur Anzeige und Geltendmachung von Mängeln ist die Bedarfsstelle verantwortlich. Ihr obliegt die Abnahme der Leistungen sowie die vollständige Vertragsabwicklung. Hierzu zählt insbesondere die Überwachung der Mängelbeseitigung und die Realisierung von Ansprüchen.
Jede Lieferung ist sofort – ggf. durch Stichproben – auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den geforderten Qualitätsmerkmalen zu prüfen. Sind schon bei der Übergabe wesentliche Mängel erkennbar, sind die Leistungen wegen nicht vertragsgemäßer Erfüllung zurückzuweisen.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
34.2 Das Ergebnis der Prüfung ist in einem Abnahmeprotokoll festzuhalten. Beanstandungen sind im Abnahmeprotokoll anzugeben.
34.3 Bei Beanstandungen, die im Abnahmeprotokoll aufgeführt sind, ist die anschließende Mängelverfolgung und –beseitigung zu dokumentieren. Eine erneute Abnahme ist gegebenenfalls erforderlich.
34.4 Bei Baumaßnahmen ist eine förmliche Abnahme durchzuführen und eine Niederschrift zu erstellen. Ein Abnahmeprotokoll ist bei jedem abgewickelten Auftrag anzufertigen. Bei Beanstandungen, die im Abnahmeprotokoll aufgeführt sind, ist die anschließende Mängelverfolgung und –beseitigung zu dokumentieren. Falls erforderlich ist eine erneute Abnahme durchzuführen.
35. Auftragsabrechnung
35.1 Alle von den Auftragnehmenden eingereichten Rechnungen werden von der Bedarfsstelle geprüft.
35.2 Werden bei der Prüfung Änderungen gegenüber Forderungen vorgenommen, ist dies den Auftragnehmenden unverzüglich bekannt zu geben.
35.3 Abschlagszahlungen werden nur auf schriftlichen Antrag der Auftragnehmenden in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen gewährt. Die vertragsgemäß erbrachten Leistungen sind durch prüfbare Aufstellungen und/oder Nachweise durch die Auftragnehmenden nachzuweisen.
35.4 Auftragnehmende von Bauleistungen sind durch die Bedarfsstelle über Schlusszahlungen mit Hinweis auf die Ausschlusswirkung schriftlich zu unterrichten.
36. Gewährleistung
36.1 Die Bedarfsstelle hat grundsätzlich spätestens einen Monat vor Ablauf der Gewährleistungsfrist eine Kontrolle zur Mängelfeststellung durchzuführen.
36.2 Das Ergebnis ist in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren.
36.3 Werden bei der Kontrolle Mängel festgestellt, veranlasst die Bedarfsstelle die notwendigen Schritte zur Verwirklichung der Gewährleistungsansprüche.
36.4 Bürgschaften sind bei ordnungsgemäßer Erfüllung zeitnah zurückzugeben.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
37. Geheimhaltung und Datenschutz
37.1 Generell sind alle Beschäftigten der <<Musterkommune>> zur Geheimhaltung über Inhalte aus Vergabeverfahren verpflichtet. Auch verwaltungsintern dürfen Informationen nur insoweit weitergegeben werden, als dies zur Abwicklung des Verfahrens oder aus Rechtsgründen erforderlich ist.
37.2 Bei Bauleistungen erhalten nur die bei formalen Verfahren beteiligten Bietenden Auskünfte zum Submissionsergebnis. Ansonsten dürfen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen keine Ergebnisse mitgeteilt werden, auch nicht an Herstellungs- oder Lieferbetriebe.
37.3 Dritte erhalten nur Informationen, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dabei sind Dienst- oder Geschäftsgeheimnisse zu wahren sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten.
37.4 Während des gesamten Vergabeverfahrens sind alle Daten und Informationen der Bietenden und Teilnehmenden vertraulich zu behandeln. Daten und Informationen, insbesondere personenbezogene, sind nach Abschluss des Vergabeverfahrens zu löschen, soweit diese für die Dokumentationspflichten und Vertragsabwicklung nicht erforderlich sind.
38. Rechtliche Wirkung
Die Bestimmungen dieser Dienstweisung regeln das verwaltungsinterne Verfahren der Vergabe von Lieferungen und Leistungen. Sie werden nicht Vertragsbestandteil und geben somit weder den Bietenden noch den Auftraggebenden ein einklagbares Recht.
39. Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung (falls vorhanden)
39.1 Die Beteiligung zur Prüfung von Vergabeverfahren der örtlichen Rechnungsprüfung der <<Musterkommune>> richtet sich nach der Rechnungsprüfungsordnung der <<Musterkommune>>, dieser Dienstanweisung sowie der von der örtlichen Rechnungsprüfung erlassenen Vorlageregelungen.
39.2 Die örtliche Rechnungsprüfung erhält mit dem Anlegen des Verfahrens im <<Bezeichnung des Vergabeportals bzw. der Vergabemanagementsoftware>> einen Zugang zum Verfahren. Damit kann sich die örtliche Rechnungsprüfung über die beabsichtigten Ausschreibungen, die Submissionstermine und die durchgeführten Vergaben informieren.
39.3 Die örtliche Rechnungsprüfung wird bereits präventiv ab zu bestimmenden Wertgrenzen nach der Erstellung des Leistungsverzeichnisses bzw. der Leistungsbeschreibung und vor der Auftragsbekanntmachung (Veröffentlichung der Ausschreibung) beteiligt.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
39.4 Der örtlichen Rechnungsprüfung ist auf Wunsch die Teilnahme an (Er-)Öffnungsterminen zu ermöglichen.
39.5 Zur Prüfung der Vergaben sind der örtlichen Rechnungsprüfung die vollständigen Vergabeunterlagen, bestehend aus der Vergabeakte und dem Vergabevermerk einschließlich der nicht berücksichtigten Angebote zur Verfügung zu stellen. Falls es sich um eine Vergabe mit Fördermittelbezug handelt, ist auch der Zuwendungsbescheid mit vorzulegen.
39.6 Die örtliche Rechnungsprüfung wird vor der Erteilung des Zuschlags ab zu bestimmenden Wertgrenzen beteiligt.
39.7 Direktaufträge mit Fördermittelbezug sind der örtlichen Rechnungsprüfung vor der Auftragserteilung vorzulegen.
39.8 Vor der Beauftragung eines Nachtrags oder einer Auftragsänderung sind diese der örtlichen Rechnungsprüfung vorzulegen. Dies gilt, sofern die Änderung mehr als zehn Prozent des Ursprungsauftrags oder mehr als 5.000 Euro ausmacht. Bei mehreren Auftragsänderungen oder Nachträgen gilt diese Voraussetzung als erfüllt, wenn diese in Summe die Wertgrenzen erreichen.
39.9 Die Entscheidung über die Aufhebung eines Vergabeverfahrens ist vor der Aufhebung der örtlichen Rechnungsprüfung vorzulegen.
39.10 Die Unterlagen sind so rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, dass der örtlichen Rechnungsprüfung eine sachgerechte Prüfung ermöglicht wird.
39.11 Werden bei der Vergabe und/oder Ausführung von Leistungen Verfehlungen i.S.v. §
3 KorruptionsbG NRW bekannt, so sind diese unverzüglich der örtlichen Rechnungsprüfung anzuzeigen.
39.12 Vergabebeschwerden sind der örtlichen Rechnungsprüfung unverzüglich anzuzeigen.
39.13 Schlussrechnungen von Bauleistungen sind der örtlichen Rechnungsprüfung vor der Leistung der Schlusszahlung vorzulegen.
39.14 Die örtliche Rechnungsprüfung ist über die geplante Abnahme von Baumaßnahmen
zu informieren. Ihr ist auf Wunsch die Teilnahme an den Terminen zu ermöglichen.
Die Regelungen zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung sowie die hierfür zu bestimmenden Wertgrenzen sind vorab mit der örtlichen Rechnungsprüfung abzustimmen und können von der Kommune auch in modifizierter Form und den örtlichen Begebenheiten entsprechend gefasst werden.
40. In Kraft treten
40.1 Diese Dienstanweisung tritt sofort/am TT.MM.JJJJ in Kraft.– Muster für die Erstellung einer Vergabedienstanweisung
40.2 Hiermit tritt die bisherige Dienstanweisung Vergabe vom TT.MM.JJJJ außer Kraft.
<< Musterkommune>>, TT.MM.JJJJ
Die Bürgermeisterin/Der Bürgermeister bzw. Der Landrat/Die Landrätin