INNOVATIV und sportlich: Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern für die Mitarbeitenden eines öffentlichen Auftraggebers

von Thomas Ax

Der Auftraggeber will durch die Einbindung des Auftragnehmers interessierten Mitarbeitenden im Rahmen eines sogenannten Dienstrad-Leasingmodells Fahrräder überlassen. Der Auftragnehmer soll dem Auftraggeber sämtliche Leistungen wie Leasing und Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen (Wartung/Reparatur) sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse zur Verfügung stellen bzw. vermitteln und die vorgenannten Beziehungen und Leistungen koordinieren und managen, sowie für eine kontinuierliche Leistungserbringung sorgen.

VERTRAG

Vertragsbeziehungen

Der Auftraggeber und der Auftragnehmer schließen einen Rahmenvertrag über zu erbringende Dienstleistungen, für die an den Auftragnehmer keine Vergütung von Seiten des Auftraggebers zu zahlen ist. Dieser umfasst die Schaffung und das Management der Leistungsprozesse insgesamt und auch von Bestellung bis Beendigung eines jeden Einzel-Leasingvertrages wie auch Rücknahme und Schadensabwicklung nach den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung und der übrigen Vertragsunterlagen.

Ansprechpartner für die Mitarbeitenden des Auftraggebers, die an einem Leasing-Fahrrad interessiert sind oder bereits ein Leasing-Fahrrad nutzen, ist in Vertrags-, Versicherungs- oder Wartungsfragen regelhaft der Auftragnehmer.

Darüber hinaus schließt der Auftraggeber auf der Grundlage der Vorgaben der Leistungsbeschreibung und der übrigen Vertragsunterlagen einen Leasingrahmenvertrag mit dem Auftragnehmer oder einer vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggesellschaft, in welchem die Rahmenbedingungen für alle künftigen Einzel-Leasingverträge festgelegt werden.

Der Auftraggeber schließt für jedes von einem Mitarbeitenden bestellte Fahrrad einen Einzel-Leasingvertrag mit dem vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggeber.

Für jeden Einzel-Leasingvertrag schließt der Auftraggeber einen Überlassungsvertrag mit dem jeweiligen Mitarbeitenden, im welchem dessen Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Gehaltsumwandlung geregelt wird. Die überlassenen Fahrräder können von den teilnehmenden Mitarbeitenden sowohl im dienstlichen sowie im privaten Kontext genutzt werden. Alle geleasten Fahrräder sind gegen Verlust und Beschädigung zu versichern. Hierzu wird zu jedem Einzelleasingvertrag eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, die der Auftragnehmer obligatorisch in seinem Dienstleistungsangebot mit einzubeziehen hat.

Nutzung

Die Fahrräder können sowohl zu dienstlichen als auch zu privaten Zwecken genutzt werden. Dementsprechend müssen auch die Leasing- und Versicherungsverträge ausgestaltet sein.

Anforderungen an das Händlernetz und die Fahrräder

Ziel ist es, den Mitarbeitenden ihr Wunsch-Fahrrad zu ermöglichen. Zur Gewährleistung der Attraktivität ist daher durch den Auftragnehmer ein umfangreiches Fahrradangebot bei verschiedenen Fahrradfachhändlern anzubieten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Angebot für die Mitarbeitenden eine große Bandbreite unterschiedlicher Fahrradtypen (u.a. City-Bike, Mountain-Bike, Trekking-Bike, Lastenfahrrad, Rennrad) und Fahrradmarken umfasst. Die Mitarbeitenden des Auftraggebers können auf Wunsch ein Fahrrad ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h – sogenannte E-Bikes/Elektro-Fahrräder oder Pedelec (Pedal Electric Cycle – ohne Kennzeichen- und Versicherungspflicht) zur dienstlichen und privaten Nutzung, im Rahmen einer Dienstrad-Überlassung, nutzen. Es sollen ausschließlich neue Fahrräder und Pedelecs angeboten werden. Das Leasingangebot muss sich auf Fahrräder mit einem Verkaufspreis in einer bestimmten Spannbreite erstrecken. Die Beträge enthalten bereits die Umsatzsteuer und beziehen sich auf den tatsächlichen Kaufpreis des Fahrrades, der der oder dem Mitarbeitenden durch den Fahrradhändler angeboten wurde, einschließlich der aus dem gültigen Produktangebot konfigurierbaren Ausstattungsvarianten und Sonderausstattungen. Die Fahrräder sind nach der jeweils geltenden Straßenverkehrszulassungsordnung auszustatten. Dazu gehören insbesondere mindestens bestimmte Ausrüstungsteile.

Versicherungspaket

Voraussetzung für den Abschluss des Rahmenvertrags bzw. der Einzel-Leasingverträge ist eine gültige Vollkaskoversicherung, unter Ausschluss eines Selbstbehaltes für den Leasingnehmer und den Fahrradnutzer. Diese Fahrradversicherung wird vom Auftragnehmer unter Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft gestellt und läuft während der gesamten Laufzeit des Einzel-Leasingvertrages. Der Versicherungsschutz muss jeweils spätestens ab Gefahrübergang auf den Auftraggeber und / oder den Mitarbeitenden bestehen.

Gewährleistung / Wartung / Inspektion / Reparatur

Für das Leasingobjekt gelten die Gewährleistungsbedingungen und fabrikatsgebundenen Garantiebestimmungen uneingeschränkt. Der Auftragnehmer unterstützt den Nutzer (Mitarbeitenden) während der Laufzeit des Einzel-Leasingvertrages bei der Durchsetzung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen. Der Auftragnehmer hat für notwendige Reparaturaufträge, im Online-Portal eine Liste der Vertragswerkstätten/Generalvertretungen der Fahrradanbieter zur Verfügung zu stellen. Im Regelfall ist dies der Händler, bei dem das Fahrrad übernommen wurde; bei der Fahrradbestellung über Online-Händler sind Vertragswerkstätten zu benennen. Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehört für jeden Einzelleasingvertrag ein Inspektions-Wartungsvertrag. Dieser muss mindestens eine jährliche Inspektion umfassen, bei der eine Sachkundige / ein Sachkundiger die Verkehrssicherheit des Fahrrads prüft.

Rückgabe vor Ablauf der Leasingzeit

Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch den Mitarbeitenden und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab definierten Nutzungszeitraums ist grundsätzlich nicht möglich. Nur in begründeten Ausnahmefällen (sog. Störfall) besteht die Möglichkeit einer vorzeitigen Rückgabe und damit auch der vorzeitigen Beendigung des Einzel-Leasingvertrages.

Rückgabe nach Ablauf der Leasinglaufzeit

Sollte der Auftragnehmer dem Mitarbeitenden nach Ablauf der Leasingzeit ein Angebot zur Übernahme des Fahrrads machen, sorgt der Auftragnehmer für die Übermittlung dieses Angebots an den Mitarbeitenden. Der Auftraggeber ist in den Prozess zum Laufzeitende nicht involviert.

Bestellprozess und Übergabe

Die Bestellung der Fahrräder wird den Mitarbeitenden über ein kostenfreies, benutzerfreundliches und idealerweise browserbasiertes Portal ermöglicht, das den allgemein gültigen datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht. Der Bestellprozess erfolgt papierfrei.

Auftragnehmer Zuständigkeiten

Der Auftragnehmer übernimmt sämtliche Leistungen wie z.B. Abwicklung aller Prozesse und Anfragen, Bestellung, Beendigung, Übernahmen des Leasinggegenstandes, Rückführung, Schadensfallabwicklung, Geltendmachung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen, Abschluss von Rücknahmevereinbarungen, Generierung von Leasinganträgen und Übernahmebestätigungen sowie Durchführung der Übernahmevereinbarung für den Mitarbeitenden inkl. Abführung der Pauschalversteuerung auf eigene Kosten.

Implementierungsphase und Kommunikation

Nach Zuschlagserteilung findet im Gebäude des Auftraggebers eine Kickoff-Veranstaltung statt, in der insbesondere der konkrete Ablauf der Implementierung zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber abgestimmt wird. In der Implementierungsphase schult der Auftragnehmer die Mitarbeitenden des Auftraggebers, die für die operative Durchführung des Dienstradleasings zuständig sind.

Rechnungserstellung und Zahlungsvarianten

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Abrechnung gegenüber deren Mitarbeitenden.

VERGABE

Verfahrensart
Offenes Verfahren

Teilnahmebedingungen

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Präqualifizierte Unternehmen können den Eignungsnachweis durch ihren Eintrag in einem amtlichen Verzeichnis (sog. Präqualifikationsverzeichnis) oder über eine Zertifizierung, ergänzt durch geforderte auftragsbezogene Einzelnachweise, erbringen. Beim Einsatz von Nachunternehmern ist auf gesondertes Verlangen deren Präqualifikation ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise nachzuweisen. Die präqualifizierten Bieter haben auf jeden Fall ihrem Angebot das Formblatt 01a, als Bietergemeinschaft das Formblatt 01b auszufüllen, dem Angebot beizufügen und die Präqualifizierungsstelle sowie ihre Präqualifikationsnummer anzugeben. Darüber hinaus haben sie darauf zu achten, ob die bei der Präqualifizierungsstelle hinterlegten und für den Auftraggeber einsehbaren Nachweise, die im Folgenden geforderten Nachweise mit abdecken. Soweit dies nicht der Fall ist, sind dem Angebot neben der Angabe der Präqualifizierungsstellen und der Präqualifizierungsnummern die entsprechenden Nachweise der Aufzählung unten beizufügen. Nicht präqualifizierte Bieter haben dem Angebot in jedem Fall die folgenden Nachweise beizufügen. a) Bei Einzelbietern: Die Angaben zum Unternehmen des Bieters auf dem Vordruck „Unternehmensangaben Einzelbieter“ (Formblatt zu Anlage 01a). Der Anlage 01a ist vom Bieter ein Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens beizufügen; dieser Nachweis muss die aktuellen Verhältnisse bei Absendung des Angebots wiedergeben und darf nicht älter als 2 Monate vor Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes sein. b) Bei Bietergemeinschaften: Jede Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot als dessen Anlage 01b eine Bietergemeinschaftserklärung einzureichen, in der die Angaben zu den Unternehmen der Mitglieder und eine Bevollmächtigung eines der Mitglieder für das Vergabeverfahren und im Auftragsfall für die Vertragsdurchführung enthalten sind. c) Vom Bieter erstellte Unternehmensbeschreibung, der für den Ausschreibungsgegenstand relevanten Bereiche, der aktuellen Geschäftstätigkeit und der aktuellen Marktpositionierung. Der Bieter hat die Unternehmensbeschreibung als Anlage 02 seinem Angebot beizufügen. Der Auftraggeber stellt für die Unternehmensbeschreibung keinen Vordruck zur Verfügung. Der Bieter hat die Unternehmensbeschreibung selbst zu erstellen und dem Angebot beizufügen. d) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und ggf. zur Selbstreinigung / Zusicherung der Einhaltung von Ausführungsbedingungen. e) Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß einschlägigem Landes-Vergabegesetz.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: a) Eigenerklärung des Bieters zur Betriebshaftpflichtversicherung (bestehende Haftpflichtversicherung oder eine verbindliche Zusage des Bieters, im Auftragsfall eine Haftpflichtversicherung mit der geforderten Deckungssumme abzuschließen oder die Deckungssummen der bestehenden Versicherung zu erhöhen. Bankerklärung der Hausbank des Bieters. b) Eigenerklärung des Bieters über den Gesamtumsatz seines Unternehmens sowie zusätzlich den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich, der Gegenstand dieser Vergabe, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Betriebshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen von 1,0 Mio. EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden je Schadensfall bei doppelter Maximierung.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: a) Erfahrungsnachweis in Form einer vom Bieter gefertigten Referenzliste über mit dem Ausschreibungsgegenstand in Art und Umfang vergleichbare, in den letzten höchstens drei Jahren erbrachte Leistungen. b) Eigenerklärung bzw. Nachweis zum Qualitätsmanagement des Bieters. Der Auftraggeber stellt für den QM-Nachweis Vordrucke zur Verfügung; die dortigen Hinweise sind zu beachten. Verfügt der Bieter über ein QM-Zertifikat, ist dieses dem Formblatt in Kopie beizufügen. Hat der Bieter allgemeine QM-Maßnahmen für alle Geschäftsabläufe in seinem Unternehmen implementiert, sind diese auf dem Formblatt detailliert zu beschreiben. Bietergemeinschaften oder Bieter, die sich privilegierter Nachunternehmer bedienen wollen haben zusätzliche Erklärungen auf einem weiteren Vordruck „Qualitätsmanagement Zusatzerklärung“ abzugeben; die dortigen Hinweise sind zu beachten c) Eigenerklärung des Bieters / der Bietergemeinschaft, ob er/sie sich privilegierter Nachunternehmer bedienen will. Falls ja, ist in der Liste privilegierter Nachunternehmer der vollständige Name (Firma) und Adresse des privilegierten Nachunternehmers anzugeben und dessen Verpflichtungserklärung für den Auftragsfall abzugeben

Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Mindestanforderung ist, dass mindestens drei Referenzen über mit dem Ausschreibungsgegenstand in Art und Umfang vergleichbare, erbrachte Leistungen vorgelegt werden. Ein Referenzauftrag wird nur dann als vergleichbar anerkannt, wenn das auftraggebende Unternehmen mindestens über … Mitarbeiter verfügt, von denen in der Auftragslaufzeit mindestens 10 % von dem Dienstrad-Leasing-Angebot des Bieters Gebrauch gemacht haben.

Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium – Name: Konzept Bestellprozess / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium – Name: Umsetzungskonzept / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium – Name: Implementierungskonzept / Gewichtung: 10
Kostenkriterium – Name: Preis / Gewichtung: 50