Aus unserer Beratung: Essensversorgung für die Schule: Problemlage mit flexibler Lösung 

Die Mensa der Schule wird bis spätestens September an einen neuen Standort umziehen. Dort würden genügend Kapazitäten zur Verfügung stehen um das Essen zu kühlen und könnte somit die wöchentliche Anlieferung gewährleistet werden. Sollte der Plan allerdings nicht aufgehen, bestünde nur die Möglichkeit der täglichen Anlieferung. Wäre es möglich, zwei Fachlose für die Schule zu bilden, sodass die tägliche Lieferung und die wöchentliche Lieferung angeboten wird?

Lösung

Wir können uns verbindlich nur das eine oder andere anbieten lassen und müssen dann bezogen auf das eine oder andere angebotene das wirtschaftlichste Angebot ermitteln.

Hier würden wir uns verbindlich anbieten lassen und zum Gegenstand der Prüfung und Wertung machen was am wahrscheinlichsten ist: Die Mensa der Schule wird wahrscheinlich bis spätestens September umziehen. Dort würden genügend Kapazitäten zur Verfügung stehen um das Essen zu kühlen und könnte somit die wöchentliche Anlieferung gewährleistet werden. Als Eventualposition lassen wir uns anbieten die Konditionen für den Fall, dass der Plan nicht aufgeht. Es handelt sich um ein verbindliches Angebot, das wir aber nicht zum Gegenstand der Prüfung und Wertung machen. Das wird transparent kommuniziert.

Vergaberechtlicher Hintergrund

Sog. „Bedarfs-“ bzw. „Eventualpositionen“ sind Leistungen, bei denen zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung noch nicht feststeht, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang sie überhaupt zur Ausführung kommen sollen. Solche Positionen enthalten nur eine im Bedarfsfall erforderliche Leistung, über deren Ausführung erst nach Auftragserteilung und nicht bereits bei Erteilung des Zuschlags entschieden wird.

Vgl VK Bund, Beschl. v. 23.02.2017 – VK 1-11/17

Demgegenüber handelt es sich bei sog. „Alternativ-“ bzw. „Wahlpositionen“ um Leistungspositionen, bei denen sich der Auftraggeber noch nicht auf eine bestimmte Art der Leistungserbringung festgelegt hat, sondern mehrere Alternativen ausschreibt, von denen er nach Kenntnisnahme der Angebotsinhalte eine Alternative für den Zuschlag auswählt.

Vgl VK Bund, Beschl. v. 23.02.2017 – VK 1-11/17

Da sich der Unterschied zwischen „Bedarfs-“ bzw. „Eventualpositionen“ und „Alternativ-“ bzw. „Wahlpositionen“ auf die Kalkulation der Angebote auswirken kann, gebietet es der Grundsatz der Transparenz und der Bestimmtheit der Leistungsbeschreibung, dass der öffentliche Auftraggeber den Bietern eindeutig mitteilt, was für Positionen er ausschreibt.

Vgl VK Bund, Beschl. v. 23.02.2017 – VK 1-11/17

In Anknüpfung an die bisherige Rechtsprechung stellte die Vergabekammer insbesondere klar, dass die Auftraggeber den Bietern vorab klare Kriterien für die Entscheidung zwischen den beiden Wahlpositionen hätten bekannt geben müssen. Daran fehlte es aber. Zwar ließ die Baubeschreibung erkennen, dass die Auftraggeber ein optisch ansprechendes Erscheinungsbild bevorzugten. Auch war für die Ausführung in SB 4 neben dem Einheitspreis auch ein Gesamtbetrag anzugeben und Musterflächen herzustellen. All dies waren jedoch lediglich unzureichende Indizien für die gewünschte Ausführung. Die Bieter konnten daran allerdings noch nicht das für die Auftraggeber letztlich entscheidende Auswahlkriterium erkennen. Vorliegend sollte dies das verfügbare Budget sein. Insbesondere, da allein der Preis als Zuschlagskriterium benannt worden war, mussten die Bieter aber nicht damit rechnen, dass die Auftraggeber auch bereit waren, die grundsätzlich teurere Ausführung in SB 4 zu beauftragen, solange diese nur innerhalb des Budgetrahmens lag.

VK Bund, Beschl. v. 23.02.2017 – VK 1-11/17

Vermeidbare Fehler vermeiden –  deshalb bieten wir an die rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren

Schulträger, Verpflegungsdienstleister/-innen, Schulgemeinde und Eltern sind gemeinsam für eine qualitätsorientierte und zielgruppengerechte Schulverpflegung verantwortlich. Dafür ist es notwendig, dass sich alle Beteiligten mit Qualitätskriterien auseinandersetzen und diese in Verträgen festschreiben. Nur so wird eine Verpflegungsdienstleistung überprüf- und modifizierbar. Wenn es um die Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge geht, ist die Anwendung des Vergaberechts vorgeschrieben. Hier ergeben sich für Verantwortliche oftmals viele Fragen zur richtigen Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften – gerade auch dann, wenn es darum geht, qualitative Aspekte der Schulverpflegung unterzubringen.

VERGABEKAMMER MÜNCHEN, BESCHLUSS V. 23.08.2017 – Z3-3 …

Im streitgegenständlichen Vergabeverfahren Schulverpflegung der Grund- und … Gegenstand der Vergabe ist nach Ziffer 1 des Leistungsverzeichnisses die …