Komplette Durchführung oder Unterstützung bei der Beschaffung von Hardware für Schulen

Gerne teilen wir mit, dass wir im Bereich Vergabeverfahren als Dienstleistung für öffentliche Auftraggeber auch die Beschaffung von Hardware (Notebooks, Tablets, interaktive Displays, Server, PC, Dokumentenkameras etc.) durchführen. wir haben jüngst erfolgreich Vergabeverfahren für die Stadt Ludwigshafen, dort für alle sozialen Einrichtungen wie Schulen und Kindergärten, verschiedene Jobcenter wie das Jobcenter Mainz und für Schulen verschiedener anderer Kommunen durchgeführt und abgeschlossen. Wir beschaffen Großrechner und Hardware für Forschungseinrichtungen wie das KIT. Wir betreuen zZt Gemeinden bei der Sicherstellung der Fördermittelfähigkeit von Beschaffungen im IT – Bereich. Gerne können Sie uns mit der kompletten Durchführung oder Unterstützung bei der Beschaffung von Hardware für Schulen beauftragen.

Gerne bieten wir an die komplette Durchführung (nicht nur Unterstützung) bei der Beschaffung wie folgt:

Beschaffung für Schulen:

Los 1 Tablets (iPads), Apple-Pencil, Tastatur-Cases, Tablet-Ladekoffer und Tablet-Ladewagen

Los 2 Notebooks, Notebook-Ladewagen

Los 3 Dokumentenkameras

Los 4 Interaktive Displays (hier ggf. Rahmenvertrag)

Los 5 Schulserver (hier ggf. Rahmenvertrag)

Los 6 PC, Monitor, Maus, Tastatur (hier ggf. Rahmenvertrag)

Los 7 Beleuchtungs-, Visualisierungs- und Beschallungstechnik (Beamer, Leinwand, LED-Leinwand, Lautsprecher, Beleuchtung, z.B. für Aula/Veranstaltungen/Theatervorstellungen)

zu je Los pauschal …  Euro zzgl. MWSt..

Stundensatz ist … Euro zzgl. MWSt..

Was bspw Notebooks anbelangt lassen wir uns von den folgenden Erwägungen und Überlegungen leiten:

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Produktneutralität als rechtliche Vorgabe

Im Vergaberecht gilt eine Pflicht zur Gleichbehandlung von Anbietern und angebotenen Produkten. Die gesetzlichen Grundlagen fordern eine Beschreibung des Beschaffungsgegenstands nach sachlichen und diskriminierungsfreien Kriterien, d. h. eine produktneutrale Leistungsbeschreibung (vgl. § 97 Abs. 2 GWB und § 31 Abs. 6 VgV für EU-weite Vergabeverfahren sowie § 55 Abs. 1 BHO und § 2 Abs. 2 UVgO für die Unterschwellenvergabe). Bestimmte Produktbezeichnungen oder Markennamen dürfen in Ausschreibungen nur in begründeten Ausnahmefällen verwendet werden, wenn eine hinreichend genaue Beschreibung durch verkehrsübliche Bezeichnungen oder allgemeine Kriterien nicht möglich ist. Produktneutrale Ausschreibungen können aber auch als Chance gesehen werden. Denn sie gewährleisten einen fairen und offenen Wettbewerb, verhindern technische Vorfestlegungen und dadurch drohende Lock-In-Effekte. Erfolgt die Beschaffung allein nach allgemeinen, sachlichen und technischen Kriterien, erhöht sich die Anzahl konkurrierender Anbieter. Dadurch ergeben sich bessere Wahl- und Einsparmöglichkeiten bei Einkaufsprozessen und Marktchancen durch Anbieterwechsel lassen sich ohne größere Schwierigkeiten nutzen. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist die Vergabestelle im Übrigen gehalten, Kriterien für das anzuschaffende Produkt aufzustellen, die einen Vergleich zwischen verschiedenen Angeboten zulassen und insoweit eine hinreichende Differenzierung ermöglichen. Ein öffentlicher Auftraggeber entscheidet frei, anhand welcher Kriterien er die zu beschaffende Ware oder Leistung auswählt, die Zuschlagskriterien müssen jedoch bedarfsbezogen, produktneutral und transparent sein. Gerade im Bereich der Beschaffung von IT-Produkten ist eine produktneutrale Ausschreibung aber keine leichte Aufgabe und für die betreffenden öffentlichen Stellen häufig mit erheblichen Unsicherheiten verbunden. Die technische Komplexität der Materie, die rasche Abfolge der Produktzyklen und vor allem die Schwierigkeit, die gewünschte Leistungsfähigkeit eines Systems unter Einbeziehung aller technischen Anforderungen abzuschätzen und punktgenau zu beschreiben, stellen öffentliche Beschaffer vor große Herausforderungen.

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Benchmarks zur Evaluierung des Beschaffungsgegenstands

Mit der stetigen Weiterentwicklung der Computertechnologie ist es immer schwieriger geworden, die Leistungsfähigkeit einzelner Computersysteme ausschließlich auf der Grundlage ihrer technischen Spezifikationen zu vergleichen. So liefert zum Beispiel ein Prozessor mit einer höheren Taktfrequenz nicht notwendigerweise auch mehr Rechenleistung. Da die Taktfrequenz allein nicht mehr ausreicht, um die Leistungsfähigkeit verschiedener Prozessoren und die Produkte verschiedener Hersteller mit unterschiedlicher interner Architektur zu vergleichen, wurden Tests, so genannte Benchmarks entwickelt, um die Leistungsfähigkeit besser vergleichen zu können. Die Leistung von Notebooks kann mit Hilfe von Benchmarks funktional erfasst werden. Benchmarks sind Programme, die die Gesamtleistung eines Systems oder einzelner Komponenten wie Grafikeinheit, Arbeitsspeicher, Festplatte o. ä. messen. Das Benchmarkprogramm führt dabei eine Reihe standardisierter Tests aus, die bestimmte, für den Anwendungsfall typische Aufgaben simulieren, und generiert abschließend einen Messwert (Score) für die Leistungsfähigkeit dieses Systems. Dieser Messwert spiegelt die momentane Leistungsfähigkeit dieses Systems für den gemessenen Anwendungsfall wider und ermöglicht damit eine objektive, datenbasierte Vergleichbarkeit. Der Benchmark sollte von allen Wettbewerbern (z.B. Hardwareherstellern) anerkannt sein und von unabhängigen Industriekonsortien bzw. Softwareherstellern entwickelt worden sein. Der Vorteil von solchen Benchmarks liegt darin, dass sie eine standardisierte, auf die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Systemarchitekturen ausgerichtete und reproduzierbare Methode für die objektive Leistungsmessung eines Notebooks bieten. Angesichts der rasanten Entwicklung der Notebooktechnologie, der zugrundeliegenden Mikroprozessor-Architekturen und der Anwendungssoftware müssen Benchmarks in der Regel jährlich aktualisiert werden. Die von Bitkom empfohlen Benchmarks sind:  SYSmark®2018 – Leistungstest für die Büro-Umgebung basierend auf Microsoft Office und anderen bekannten Anwendungen. Das Gesamtergebnis (»overall score«) setzt sich aus den Teilen »Productivity«, »Creativity« und »Responsiveness« zusammen, wobei jeder der Tests einen eigenen Wert erzeugt.  Mobilemark®2018 – Batterielaufzeit in Minuten mit einem dazugehörenden Leistungswert für die Büro-Umgebung basierend auf Microsoft Office und anderen bekannten Anwendungen. Der Test setzt sich aus den Teilen »Productivity«, »Creativity« und »Web-Browsing« zusammen, wobei jeder der Tests einen eigenen Wert erzeugt (Batterieverbrauch als auch Leistungswert). Ein weiterer Test, der angeboten wird und autark abläuft, ist Video-Playback.  UL PCMark(R) 10 Benchmark – »Der komplette Benchmark für das moderne Büro« Szenario bestehend aus Essentials-, Produktivitäts- und Digital Content Creation-Tests  UL PCMark(R) 10 Batterie-Benchmark – »Modernes Office« Szenario bestehend aus realistischen Aufgaben – Balance aus Schreiben, Webbrowsen und Videokonferenz. Für speziellere Anwendungsszenarien (z.B. CAD-Workstations) sind unter Umständen auch andere, auf diese Anwendungen ausgerichtete Benchmarks notwendig.

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Kaufmännische Modelle der Beschaffung

Eine Beschaffung von Notebooks kann über Miete, Kauf oder Leasing erfolgen. Im Unterschied zur Miete erhält der Auftraggeber beim Leasing am Ende der vertraglichen Nutzungsdauer im Regelfall eine Kaufoption für den Leasinggegenstand. Welche Vorgehensweise der Beschaffer wählt, hängt nicht zuletzt davon ab, ob ihm ein einmaliges Budget oder ein Budget über mehrere Jahre zur Verfügung steht. Die Entscheidung für eines der genannten Beschaffungsmodelle ist im Regelfall bereits im Vorfeld der Beschaffungsmaßnahme im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu treffen. Dabei ist auch zu entscheiden, ob Hardware und Betriebssystem aus einer Hand auf einheitlicher vertraglicher Grundlage (Bundling) oder von verschiedenen Anbietern bezogen werden sollen. Software-Hersteller bieten für Software, die in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden soll, teilweise besondere Lizenzmodelle an. Nach ertragsteuerlichen Vorschriften ist eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Notebooks von drei Jahren anerkannt. Die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software sieht eine Mindestnutzungsdauer für Notebooks in der öffentlichen Verwaltung von ebenfalls 3 Jahren vor. Die Beschaffungskalkulation kann sich also an dieser Nutzungsdauer orientieren. Eine nicht unwesentliche Konsequenz aus der Wahl des Beschaffungsmodells betrifft die Umsatzsteuer. Bei Miete fällt die Umsatzsteuer auf die jeweiligen Mietraten an und ist zusammen mit den Mietraten zu zahlen. Beim Kauf fällt die komplette Umsatzsteuer bei Lieferung (= Überlassung des Gerätes an den Auftraggeber) an. Die gesamte Umsatzsteuer entsteht auch dann bei Lieferung des Gerätes, wenn das Eigentum an dem Gerät nach dem Vertrag erst nach Zahlung mehrerer Raten übergehen soll. Hängt der Eigentumsübergang bei einem Mietkauf von der Ausübung einer Kaufoption ab, ist Umsatzsteuer auf den gesamten Gerätepreis bei vertragsgemäßer Ausübung der Option zu zahlen. Wurden vor Ausübung der Option bereits Mietraten geleistet, sind die darauf angefallenen Umsatzsteuerzahlungen rückabzuwickeln, wenn die Mietraten auf den Kaufpreis angerechnet werden. Beim Leasing fällt die Umsatzsteuer in dem Zeitpunkt an, zu dem nach den steuerlichen Vorschriften das geleaste Gerät dem Auftraggeber zuzurechnen ist.

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Services

Das Leistungsportfolio des Anbieters muss nicht auf die Lieferung von Hardware und Software beschränkt sein, sondern kann auch weitere, mit dem Liefergegenstand in Zusammenhang stehende Leistungen umfassen. Denkbar wäre z.B. ein Angebot, auf der Grundlage eines separaten Service-Vertrages oder über eine Garantieverlängerung die gelieferte Hardware und die ggf. mitgelieferte Software zu warten und auf aktuellem Stand zu halten. Des Weiteren können zusätzliche Service-Dienstleistungen wie Störungsbeseitigung oder Hotline-Dienste zusätzlich zur reinen Hardware- oder Software-Beschaffung in Auftrag gegeben werden. Bei Notwendigkeit sollte der entsprechende Support mit der Spezifikation der Reaktionszeiten/ Instandsetzungszeiten vereinbart werden. Marktübliche Angebote unterscheiden sich nach:  Dauer des Vertrages  Reaktionszeiten (Zeit zwischen Störungsmeldung und erster Reaktion des Supports)  Wiederherstellungszeit (Zeit zwischen Störungsmeldung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft des Systems)  Ersatzteillogistik  Zusätzlich angebotenen technischen Dienstleistungen (Abrechnung nach Aufwand in Stundensätzen und Reisekosten). Anforderungen können je nach Bedarf sein:  3, 4 oder 5 Jahre vor-Ort-Service  Vor-Ort-Service mit einer Reaktionszeit von x Stunden. Üblich ist eine Reaktionszeit von einer Stunde (kann auch als Auto-Response erfolgen) innerhalb der üblichen Bürozeiten (z.B. 8 bis 17 Uhr). Ansonsten nächster Arbeitstag.  Vor-Ort-Service mit einer Wiederherstellungszeit von x Stunden (Art und Umfang ergeben sich aus dem Einsatzzweck. Geringerer Aufpreis bei Wiederherstellungszeit von zwei Arbeitstagen, kürzere Zeiten sind möglich, wirken sich aber auf die Preisgestaltung aus).  Verfügbarkeit der deutschsprachigen Hotline x Stunden y Tage die Woche.  Ersatzteillieferung ohne Austausch durch den Servicetechniker.  Ersatzteilvorhaltung beim Kunden.  Nach Zusendung eines Ersatzdatenträgers sollte die auftraggeberseitige Vernichtung defekter Datenträger ohne Rückgabe (je nach Sicherheitsanforderungen) ermöglicht werden.

Im Rahmen von Beschaffungen von hochverfügbaren oder sicherheitsrelevanten Lösungen lassen sich individuelle Vereinbarungen treffen. Hier muss eine Abwägung zwischen Notwendigkeit der Anforderungen und den dadurch verursachten Kosten vorgenommen werden. Für den Kauf von Notebooks können beispielsweise bei Bedarf folgende zusätzliche Spezifikationen festgelegt werden:  maximale Lieferzeit  Lieferung frei Haus  Lieferung ins Ausland  Lieferung zu verschiedenen Standorten  Lieferung in einzelne Räume  Vorinstallation des mitzuliefernden Betriebssystems  Vorinstallation zusätzlicher Software  Erstellung von Sicherheitskopien des mitzuliefernden Betriebssystems.

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Nutzerprofile als Abbild des Arbeitsplatzes

Bei Notebooks ist neben der Rechenleistung auch die Mobilität ein wichtiges Kriterium. Daher empfehlen wir die Einordnung des ermittelten Bedarfs in unterschiedliche Leistungsklassen. Die empfohlenen Leistungsklassen entsprechen dabei häufigen Nutzungsszenarien in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung. Innerhalb der empfohlenen Anforderungen der Leistungsklassen kann auf ein vielfältiges Angebot von Geräten auf dem freien Markt zurückgegriffen werden.

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Technische Kriterien und Anforderungen

Die ausschreibende Stelle hat den Beschaffungsgegenstand nach allgemeinen Merkmalen so zu beschreiben, dass ein Vergleich zwischen den daraufhin eingehenden Angeboten möglich ist. In diesem Leitfaden werden in Tabellenform verschiedene Kriterien aufgelistet, die als Parameter für die Beschreibung von Notebooks geeignet sind. Um diese Parameter bewertbar und vergleichbar zu machen, werden den Kriterien technische Anforderungen zugeordnet. Mindestanforderungen addieren sich zu einem Standard, der nach aktuellem Stand der Technik zu erwarten ist, von allen aktuell am Markt angebotenen Geräten neuerer Bauart erreicht wird und bei Ausschreibungen nicht unterschritten werden sollte. In der letzten Spalte werden weitere Hinweise und Konkretisierungen zu den technischen Anforderungen gegeben. Über die hier empfohlenen Mindestanforderungen hinaus können weitere Anforderungen im Rahmen von gewichteten Bewertungskriterien formuliert werden. Der Auftraggeber kann darüber hinaus in den Vergabeunterlagen weitere Kriterien und weitere Anforderungen definieren, wenn er besondere Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand stellt. Bei Notebooks sind bestimmte Anforderungen besonders relevant. Sie werden im Folgenden in ihren jeweiligen technischen Aspekten im Einzelnen betrachtet.