von Thomas Ax

Bsp

Bewirtschaftungssystem

Bewirtschaftungsform: Mischbewirtschaftung

Die Speisen (Vollverpflegung, einzelne Mahlzeiten, Einzelkomponenten) werden von dem Auftragnehmer geliefert.

Das für die Leistungserbringung erforderliche Personal sowie die Küche und sämtliche für die Leistungserbringung notwendigen Utensilien (z. B. Geschirr, Reinigungsmittel etc.) werden vollständig durch den Auftraggeber gestellt.

Dies umfasst sowohl das Küchen- als auch das Servicepersonal sowie die Bereitstellung aller erforderlichen Räumlichkeiten, Geräte und Arbeitsmittel.

Bsp

Verpflegungssystem

Folgende Verpflegungssysteme sind aufgrund der technischen und örtlichen Gegebenheiten in der Einrichtung realisierbar:

Warmverpflegung, kochen und warmhalten (Cook & Hold)

Als Cook & Hold bezeichnet man ein Verpflegungssystem, bei dem die fertigen Speisen meist in einer Zentralküche zubereitet und unter Heißhaltung und Kühlung an den Ort der Ausgabe, z.B. einer Kita oder Schule geliefert und ausgegeben werden. Bei der Zubereitung ist darauf zu achten, dass vorwiegend

frische, tiefgekühlte, saisonale und ökologisch erzeugte Produkte verwendet werden. Genetisch

veränderte Lebensmittel sind entsprechend zu kennzeichnen.

Im Rahmen einer standortbezogenen Prüfung aller betroffenen Einrichtungen wurden alternative

Verpflegungssysteme, auf ihre technische, bauliche, personelle und wirtschaftliche Umsetzbarkeit

untersucht.

Die Prüfung hat ergeben, dass in keiner der Einrichtungen die infrastrukturellen Voraussetzungen für alternative Systeme erfüllt sind. Insbesondere fehlen geeignete Produktions- und Regenerationsflächen, Kühlkapazitäten, fachlich geschultes Personal sowie ggf. erforderlichen baulichen Genehmigungen.

Eine Anpassung der Einrichtungen zur Umsetzung alternativer Systeme würde einen unverhältnismäßig hohen finanziellen, organisatorischen und baulichen Aufwand erfordern und stünde im Missverhältnis zum Umfang des Auftrags.

Zur Sicherstellung eines einheitlichen, hygienisch kontrollierbaren und organisatorisch verlässlich umsetzbaren Betriebsablaufs wird daher ausschließlich das Verpflegungssystem Cook & Hold zugelassen.

Diese Vorgabe dient der sachgerechten, wirtschaftlichen und sicheren Umsetzung der Verpflegung in allen betroffenen Einrichtungen.

Bsp

Ausgabesystem

Folgende Ausgabesysteme werden für das Mittagessen und den Randmahlzeiten gewünscht:

􀁸 Buffetform für Frühstück, Obst/Gemüse und Vesper

Hier soll eine Komponentenlieferung erfolgen. Weitere Erläuterungen siehe Punkt 18 Verpflegungsleistungen.

􀁸 Tischgemeinschaft für das Mittagessen

Das fertige Essen wird durch die technischen Kräfte, des Auftragnehmers, ausgegeben.

Bsp

Bestell- und Abrechnungssystem

Art des Bestell- und Abrechnungssystem – Rechnungslegung

Die Rechnungslegung erfolgt durch den Auftragnehmer, die Be- und Abbestellung erfolgt durch die jeweilige Einrichtung.

Sämtliche Kosten der Verpflegung sind dem Auftraggeber getrennt nach den einzelnen Einrichtungen in Rechnung zu stellen. Es gelten die Preise gemäß dem vom Auftragnehmer beizufügenden Preisblatt.

In der Rechnungslegung sind die Verkaufspreise pro Portion sowie die Gesamtsumme wie folgt differenziert auszuweisen.

Die Rechnungslegung erfolgt in zwei getrennten Rechnungen für Vesper- und Frühstück sowie für die Mittagsversorgung. In dieser ist die Anzahl der Gesamtportionen pro Woche und Einrichtung anzugeben. Mit der Einrichtungsleitung sind vor Rechnungslegung die abzurechnenden Portionen abzugleichen.

Die täglich mitgelieferten Lieferscheine über die Anzahl der Portionen sind die Grundlage der Rechnungslegung.

Bestellsystem für die Bestellung durch die Einrichtung

Es existiert ein internetbasiertes System zur Vor- und Abbestellung per App oder Internetseite. Der Auftraggeber übermittelt tagesaktuelle Abmeldungen von der Essensversorgung automatisiert an den Auftragnehmer.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich über eine digitale Schnittstelle, die eine sichere, strukturierte und maschinenlesbare Datenübertragung gewährleistet.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese Abmeldungen unverzüglich zu berücksichtigen und die Essensversorgung entsprechend anzupassen. Personenbezogene Daten dürfen nur in dem für die Durchführung der Essensversorgung erforderlichen Umfang übermittelt und müssen jederzeit datenschutzkonform verarbeitet

werden.

Alternativ können Ab- und Vorbestellungen telefonisch abgegeben werden. Hierzu wird den Einrichtungen eine direkte und dauerhafte besetzte Durchwahl (Geschäftszeiten 6:30 Uhr – 15:00 Uhr) bekanntgegeben.

Stornierungen erfolgt für das Mittagessen und Vesper durch die (jeweilige) Kindertageseinrichtung bis frühstens 08:00 Uhr des jeweiligen Liefertages. Im Falle von Schließtagen oder -zeiten sowie Ausflügen von Gruppen der Kita erfolgt in rechtzeitige Abmeldemitteilung durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer.

Für durch den Kita-Ausschuss beschlossene Schließzeiten erfolgt die Bekanntgabe nach deren Beschlussfassung, für alle anderen Tage mindestens 1 Woche vor Termin. Der Speiseplan wird der/den Einrichtungen vom Auftragnehmer spätestens einen Monat im Voraus zur Verfügung gestellt.

Zur Sicherstellung einer bedarfsgerechten Planung übermittelt jede Einrichtung dem Auftragnehmer monatlich im Voraus eine unverbindliche Prognose über die voraussichtlich benötigten Portionszahlen für den Folgemonat.

Die verbindliche Mitteilung der tatsächlich benötigten Portionszahlen erfolgt für das Frühstück frühstens sieben Kalendertage vor dem jeweiligen Liefertag. Eine Mitteilung, idealerweise bis zu zwei Kalendertage vor dem Liefertag, wird angestrebt.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass sowohl die prognostizierten als auch die fristgerecht verbindlich gemeldeten Mengen im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigt werden können. Abweichungen zwischen Prognose und tatsächlichem Bedarf sind im üblichen Rahmen zu tolerieren und dürfen nicht zu Einschränkungen der Versorgung führen.

Bsp

Lieferbedingungen

Die Anlieferungszeiten richten sich nach den jeweiligen Erfordernissen der Einrichtungen und erfolgen nach entsprechender Abstimmung.

Die Anlieferung muss sich den Bedürfnissen der Kita unterordnen und hat ohne Beeinträchtigung des laufenden Kitabetriebes zu erfolgen. Die Warmhaltezeiten der Mahlzeiten vom Zeitpunkt des Abfüllens in Transportbehälter (gemäß DGE – Qualitätsstandard oder vergleichbar) bis zur Ausgabe der letzten Mahlzeit vor Ort beträgt maximal 3 Stunden (180 Minuten).

Der Transport erfolgt in Spezialbehältnissen (Thermophoren), die aktiv beheizbar oder zur Vermeidung von Wärmeverlusten gut isoliert sind. 

Bei nicht rechtzeitiger, nicht ausreichender Lieferung oder sonstiger Leistungsstörung hat der Auftragnehmer auf seine Kosten sicher zu stellen, dass die Leistungsstörung zeitnah beseitigt wird.

Die Lager-, Transport-, und Ausgabetemperatur von kalten Speisen beträgt maximal 7 Grad Celsius.

Die Lager-, Transport und Ausgabetemperatur von warmen Speisen beträgt mindestens 65 Grad Celsius.

Bsp

Transport und Anlieferung

Der Auftraggeber sichert eine freie Zufahrt zu der/den Versorgungseinrichtung/en und stellt eine rechtzeitige Information über zeitweilige Beeinträchtigungen sicher. Das Befahren der Einrichtung/en regelt sich nach der StVO.

Bei der Anlieferung obliegt dem Auftragnehmer eine besondere Sorgfaltspflicht.

Bsp

Essensausgabe in der Einrichtung

Die Ausstattung der Räume mit den für die Essensausgabe und den Verzehr erforderlichen Mobiliar und dem Geschirr, Bestecke und Küchenhilfsmaterialien (wie Kellen etc.) obliegt dem Auftraggeber. Der Auftraggeber trägt auch die Kosten der Instandhaltung für den normalen Verschleiß der Ausstattung.

Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für fahrlässige, grob fahrlässige und vorsätzliche Beschädigung der Ausstattung die im Zusammenhang mit der Anlieferung des Essens entstehen.

Bsp

Zuschlagskriterien